Et strategisk perspektiv på offentlige anskaffelser

Transkript

1 Et strategisk perspektiv på offentlige anskaffelser

2 Anskaffelsesmodellen - veien til det gode innkjøp Rammevilkår Styrende prosesser Kjerne og støtteprosesser Formål

3 Difi som endringsagent TEKNOLOGI KOMPETANSE RESSURSER

4 Ny veiledning bygger på modell Veileder for anskaffelsesstrategi Veileder for internkontroll Prosjektveiviseren for innføring av e-handel Selvevalueringsverktøy (kommer) God innkjøpspraksis eksempler (kommer)

5 Strategi En strategi er en plan av handlinger med hensikt å nå et spesifikt mål. Strategi handler mer om hva som skal gjøres enn om hvordan noe skal gjøre. Ordet kommer fra gresk «strategia» som har betydningen «generalkunst», eller «hærføring». I dag brukes begrepet om langsiktig planlegging generelt, særlig når det er snakk om planer for å oppnå bestemte mål, og det skiller seg dermed fra begrepet taktikk. Beskrivelsen strateg blir gjerne brukt om en person som har utført hensiktsmessige handlinger og valg for å nå et mål. Direktoratet for forvaltning og IKT

6 De viktigste handlingene Mandat Målsetting Nå-situasjon Strategiske valg ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet Handlingsplan - operasjonalisering Vedtak i ledermøtet/styret Oppfølging, gjennom styring og kontroll opplæring, forpliktelse, registrere avvik og korrigere avvik Direktoratet for forvaltning og IKT

7 De viktigste valgene Organisering av innkjøpsfunksjonen Fullmaktsregime Etikk og etiske regler i anskaffelsesprosessen Miljø- og samfunnsansvar Kompetanse Styring og kontroll E-handel Leverandørutvikling Direktoratet for forvaltning og IKT

8 Anskaffelsesstrategiens mål En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon.

9 Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i kommunen Innkjøpspolitikk Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhetsleder Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Dato Anskaffelser Drift og investering Anskaffelsesstrategi Direktoratet for forvaltning og IKT Strategielementer Handlingsplan Øvrig organisasjon

10 Forutsetter Endringer Prosjektleveranser Gir Ønskede leveranser Målt i Kan forårsake Bieffekter og konsekvenser Kan resultere i Negative effekter Realiserer ytterligere Direktoratet for forvaltning og IKT Gevinster Bidrar til å oppnå ett eller flere Strategiske mål

11 Grådighet - Tysk politi rullet opp en større korrupsjonssak hos MAN i MAN har utbetalt 1,1 og 3,1 millioner kroner til innkjøpssjef og teknisk sjef i 2004/05-8 ansatte er siktet, deriblant adm. dir Direktoratet for forvaltning og IKT

12 Mangel på styring? - Mottok pr buss mot at MAN vant over Volvo og Scania - Toppsjefen skal ha pusset opp huset for UNIBUSS regning Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Godt innkjøp mister sin verdi Innkjøp er en viktig del av mange prosesser i en offentlig virksomhet og bør derfor være gjenstand for kontroll og styring på samme måte som andre funksjoner som for eksempel personalpolitikk, organisering og ledelse. Ethvert innkjøp som det offentlige gjør skal dekke et helt konkret behov avhengig av hva publikum og brukere etterspør og har krav på. Innkjøp må ses som en integrert del av virksomhetens funksjon og skal styrke den offentlige tjenesteproduksjonen.

14 En god innkjøpskompetanse- og praksis skal bidra til å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, definert kvalitet, ønsket innovasjon og lavets mulig miljøbelastning - når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester

15 God anskaffelsesfunksjon Verdiskaping God forvaltningsskikk Handlingsplaner for anskaffelsesområdet Optimal organisering for å allokere riktige ressurser Etablere e-handelsløsninger og anskaffe elektroniske verktøy Innkjøpssamarbeid Internkontrollsystem Risiko- og sårbarhetsanalyser Etablere en fullstendig fullmaktsstruktur Ansvarsdeling/ fullmakter Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Evaluering av resultatet av de konkrete anskaffelsene Evaluere behovsdekning Resultatmåling Kontraktsoppfølging Fortløpende forbedringer mht uttak av økonomiske gevinster Avviks-håndtering Stor integritet Kvalitetssystem Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og god service Definere ressursbehov Etablere effektog resultatmål Ledelsen

16 Hva kjennetegner en god anskaffelsesfunksjon? kartlegging av brukere og publikums og andre interesseparters behov og forventninger til tjenesteproduksjonen etablering av egen anskaffelsespolitikk/anskaffelsesstrategi og fastsetting av mål fastsetting av prosessen og ansvarsfordeling som er nødvendig for å oppnå målene avklaring av ressursbehovet og framskaffing av de ressursene som er nødvendige for å oppnå målene etablering av metoder for å måle virkningen og effektiviteten av de besluttede anskaffelsene og analyse av resultatene fra disse målingene fastsetting av måter å unngå avvik på og fjerning av årsaker som fører til avvik som brudd på regelverk og interne prosedyrer og rutinebeskrivelser etablering og anvendelse av en prosess for kontinuerlig forbedring av anskaffelsesfunksjonen/systemet kvalitetssikring av anskaffelsesfunksjonen, gjerne ved bruk av ISO 9001 og ISO 14001som er gjenomarbeidede standarder for kvalitet og miljø

17 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Definert behov Behovsdekning Konkurranselovgivningen

18 Åpenhet Ville vi brukt pengene på en annen måte om leverandørreskontro ble offentliggjort?

19 Anskaffelser er prosess Planlegging Veileder er under utvikling Gjennomføring LOA&FOA Oppfølging Veileder er under utvikling Behovsanalyse Universalitet Miljø- og samfunnsansvar Levesykluskostnader Markedsanalyse Spesifikasjon Kontrakt/strategi (skal gjenspeile anskaffelsens gjenstand) Konkurranse- grunnlag Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbudsbehandling Tildeling Kontrakts- inngåelse Opprettholde behovsdekning i hele kontraktsperioden Evaluere anskaffelsen, herunder: Måle miljøgevinster

20 Anskaffelsesprosessen i praksis Planlegging Gjennomføring Oppfølging Behovsanalyse Universalitet Miljø- og samfunnsansvar Levesykluskostnader Markedsanalyse Spesifikasjon Kontrakt/strategi (skal gjenspeile anskaffelsens gjenstand) Konkurranse- grunnlag Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbudsbehandling Tildeling Kontrakts- inngåelse Opprettholde behovsdekning i hele kontraktsperioden Evaluere anskaffelsen, herunder: Måle miljøgevinster

21 En strategi eller en plan er betydningsløs om den ikke får påvirke organisasjonen. For å påvirke organisasjonen må den virkeliggjøres i alle relevante deler av organisasjonen Internkontroll Innkjøp Innkjøp Risikostyring

22 Resultater som strategien kan gi Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsbruk gjennom mer effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling

23 Anskaffelsesstrategi for hvem? 1. For publikum og brukere 2. For leverandørmarkedet 3. For virksomheten jeg representerer og dens troverdighet og omdømme 4. For å lykkes med miljø- og kosteffektive anskaffelser 5. For å organisere virksomhetens anskaffelsesfunksjon på beste måte Organisere kommer av det greske ordet organon som betyr verktøy

24 Anskaffelsesstrategi steg-for-steg veilederen

25 En god anskaffelsesstrategi gir: En overordnet tenkning og adferd Oversikt over hva pengene går til Mer for pengene Bedre varer og tjenester Tydelig fordeling av roller og ansvar Direktoratet for forvaltning og IKT

26 Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i kommunen Innkjøpspolitikk Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhetsleder Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Dato Anskaffelser Drift og investering Anskaffelsesstrategi Direktoratet for forvaltning og IKT Strategielementer Handlingsplan Øvrig organisasjon

27 Definisjoner Anskaffelsesstrategi En anskaffelsesstrategi er et sett av grunnleggende langsiktige mål for anskaffelser. Den fastsetter retningen for støttende aktiviteter og nødvendige ressurser for å nå målene. Innkjøpsstrategi Strategi for den enkelte anskaffelse eller det enkelte innkjøpsbehov Direktoratet for forvaltning og IKT

28 Illustrasjon på det gode innkjøp Det er enkelt å se hvor og hvordan man skal kjøre Veien er godt skiltet Valg av byggematerialer og utforming samsvarer med bruken av veien Det er fotobokser slik at råkjørerne blir oppdaget Den er bygget i henhold til lover og regler Det finnes gode kart av veien Direktoratet for forvaltning og IKT

29 Direktoratet for forvaltning og IKT

30 Oppbygning av veilederen Veilederen består av 4 faser: Oppstart Kartlegge og fastsette mål Utarbeide handlingsplan Implementere strategien Hver fase i veilederen har arbeidssteg som inneholder: Generell veiledningstekst Informasjonskilder Aktiviteter som skal gjennomføres Anbefalte leveranser som bør produseres som følge av hvert steg Ressurser Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

31 Direktoratet for forvaltning og IKT

32 Aktiviteter: Kartlegg og få en overordnet oversikt over følgende: Finnes det mål for anskaffelsesfunksjon? Finnes det en anskaffelsesstrategi? Hvor stor andel av budsjettet som utgjør anskaffelser av varer og tjenester? Hvilke enheter har de største anskaffelsesbudsjettene? Hvor mye tid og ressurser bør og kan virksomheten sette av til arbeidet med anskaffelsesstrategier? Ressurser: Mal: Grunnleggende anskaffelsesinformasjon Direktoratet for forvaltning og IKT

33 Aktiviteter: Utarbeide notat til ledermøtet Utarbeide forslag til agenda på ledermøtet og melde inn saken til ledermøtet Utarbeide forslag til mandat Gjennomføre interessentanalyse Ressurser: Beste praksis: Eksempel fra hvordan andre virksomheter har sikret ledelsesforankring Mal: Notat til ledermøte Mal: Mandat Verktøy: Interessentanalyse Direktoratet for forvaltning og IKT

34 Aktiviteter: Informere ledelsen gjennom å oversende notatet Presentere forslag til mandat for strategiprosessen i møte med ledelsen, innkjøpsledere og de største interne kundene for å få godkjennelse for å sette i gang strategiarbeidet Presentere interessentmatrise Ressurser: Verktøy: Presentasjon med tips til hvordan skape forståelse og forankring i ledergruppen for behovet for en anskaffelsesstrategi Direktoratet for forvaltning og IKT

35 Aktiviteter: Fylle ut mal for organisering av strategiarbeidet Fylle ut fremdriftsplan Utarbeide kommunikasjonsplan Kvalitetssikre interessentmatrise Ressurser: Mal: Organisering av strategiarbeidet Mal: Fremdriftsplan Mal: Kommunikasjonsplan Direktoratet for forvaltning og IKT

36 Hvordan ser din virksomhets anskaffelsesvei ut? Hvordan ønsker dere at virksomhetens anskaffelsesvei skal se ut? Direktoratet for forvaltning og IKT

37 Aktiviteter: Gjennomfør kartlegging og analyse av innkjøpsdata Gjennomføre selvevaluering Dokumenter funn fra selvevaluering og innkjøpsanalysen Ressurser: Verktøy: Kartlegging av innkjøpsdata Verktøy: Selvevaluering av anskaffelsesområdet Mal: Dokumentasjon av funn fra kartleggingen Beste praksis: Eksempel på hvordan andre virksomheter har gått frem for å kartlegge nåværende situasjon Beste praksis: Kartlegging av småinnkjøps i kommunene i Hallingdal Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X Direktoratet for forvaltning og IKT

38 Analysefasen - 4 hovedanalyser Verktøy Interessenter Organisasjon Anskaffelser Direktoratet for forvaltning og IKT

39 Kartlegge innkjøpsdata Erfaring viser at man i kartleggingen oppdager en del forhold som må tas på alvor, for eksempel: For virksomheter som ikke benytter et elektronisk bestillingssystem vet man ikke godt nok hvilke varer og/eller tjenester man kjøper fra hvilke leverandører. Man handler med leverandører uten skriftlig avtale eller man er usikker på om man har avtale med leverandøren. Man vet ikke om man handler kun avtaleprodukter fra en avtaleleverandør eller om man også handler produkter fra deres øvrige sortiment. Det eksisterer leverandører i leverandørreskontroen som ingen kan gjøre rede for. Det utføres småinnkjøp fra altfor mange leverandører (i spennet kr ). LOA/FOA følges ikke slik man er pålagt Direktoratet for forvaltning og IKT

40 Aktiviteter: Prioritere forbedringsområder Sette realistisk ambisjonsnivå for strategiperioden Lage målsettinger med mål og eventuelt delmål Lage et utkast til anskaffelsesstrategi Lage sakssammendrag til ledermøtet Ressurser: Mal: Anskaffelsesstrategi Mal: Sakssammendrag til ledermøtet Verktøy: Prioriteringsprinsipper Beste praksis: Eksempel fra hvordan andre virksomheter har prioritert og utarbeidet målsetninger Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X Direktoratet for forvaltning og IKT

41 Mål SMARTe krav Spesifikke (tydelige, definerte og godt beskrevet) Målbare (avklare måleparametre) Aksepterte (forankring) Realistiske (ambisjonsnivå) Tidsbestemte (følge milepæler til må eller delmål) Direktoratet for forvaltning og IKT

42 Aktiviteter: Informere ledelsen om utkast til anskaffelsesstrategi Informere interessenter om utkast til anskaffelsesstrategi Gjennomføre møte med ledelsen Ressurser: Mal: Presentasjon av strategi til ledermøte Verktøy: Tips til hvordan presentere strategiforslag for ledelsen Direktoratet for forvaltning og IKT

43 Aktiviteter: Informere ansatte og avdelinger om målene satt i anskaffelsesstrategien Ressurser: Verktøy: Kommunikasjonsmodell Direktoratet for forvaltning og IKT

44 Hvordan får vi virksomhetens anskaffelsesvei til å bli slik vi ønsker? Direktoratet for forvaltning og IKT

45 Aktiviteter: Prioritere hvilke aktiviteter dere skal sette i gang med for å nå de ulike målsettingene. Etablere overordnede resultatmål for hver aktivitet. Ressurser: Beste praksis: Eksempel fra andre virksomheter hvordan de har prioritert aktiviteter og eksempler på resultatmål Beste praksis: Eksempel fra Virksomhet X Direktoratet for forvaltning og IKT

46 Aktiviteter: Utarbeide implementeringsplan med hovedaktiviteter overordnet for hele strategiperioden 3-4 år Utarbeide handlingsplan med detaljerte aktiviteter for perioden 6-24 måneder Lage en presentasjon av planen for forankring i ledelsen Ressurser: Mal: Spiderdiagram/ målbilde Mal: Handlingsplan Direktoratet for forvaltning og IKT

47 Aktiviteter: Avholde møte med ledelsen skape eierskap Ressurser: Mal: Presentasjon av handlingsplan til ledermøtet Verktøy: Tips til hvordan presentere handlingsplan for ledelsen Direktoratet for forvaltning og IKT

48 Hvordan sikrer vi virksomhetens anskaffelsesvei blir slik vi har planlagt? Direktoratet for forvaltning og IKT

49 Aktiviteter: Iverksette aktiviteter i henhold til planene Fremdriftsrapportering Gevinst- og resultatmåling Måling av tilfredshet Internkontroll Utarbeide SART-rapportering til ledelsen Oppdatere handlingsplanen Ressurser: Mal: Syklusplan for oppdatering og revidering av anskaffelsesstrategien Mal: SART-rapport Direktoratet for forvaltning og IKT

50 Aktiviteter: Sammenstille SART-rapportering Saksbehandle status, avvik, risiko og tiltak Direktoratet for forvaltning og IKT

51 En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever: At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen At man motiverer og støtter endringsprosessene At man etterspør resultater At man avsetter ressurser og budsjettmidler Direktoratet for forvaltning og IKT

52 Anskaffelsesstrategi-dokumentet En anskaffelsesstrategi bør innholde: Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten Overordnede strategier/ hovedmål og delmål for virksomhetens anskaffelser Handlingsplan som sikrer gjennomføring/måloppnåelse av strategien Plan for oppfølging Dette innholdet kan struktureres i ett eller flere dokumenter. Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premissgivende uten å bli for detaljorientert Direktoratet for forvaltning og IKT

53 Omfanget og detaljeringsgrad Vil variere avhenging av: virksomhetens modenhet viktigheten av anskaffelsesfunksjonen Hovedreferansen bør være: «hensiktsmessighetsprinsippet» deltakerne skal oppfatte at arbeidet er «verdiskapende» Direktoratet for forvaltning og IKT

54 Kunnskapsportal til det offentlige innkjøps-norge