Innkjøpstest for innkjøpere i offentlige og private virksomheter

Transkript

1 Innkjøpstest for innkjøpere i offentlige og private virksomheter Fagplan versjon april 2012 Innkjøpskortet er et initiativ fra Norsk Test og NIMA - Norsk Forbund for Innkjøp og Logistikk som adresserer utfordringen med varierende anskaffelseskompetanse i mange organisasjoner. NIMA står bak det faglige innholdet og Norsk Test med testmetodikk og drift. Målgruppen er personer ansatt i offentlige virksomheter som arbeider med anskaffelser eller har direkte innkjøpsansvar. Det viser seg imidlertid at det også er interesse fra personer i privat sektor med innkjøpsansvar samt også fra tilbydere til offentlig sektor. Derfor har fagplanen fått en tredeling tilpasset disse tre gruppene. Fagplanens 6 første kategorier omhandler anskaffelser generelt og omfatter innkjøpsfaglige tema både for privat og offentlig sektor. Kategori 7 omhandler lov om offentlige anskaffelser (LOA) med forskrifter (FOA) som er det førende regelverket for gjennomføring av anskaffelser i offentlig sektor. Målet med innkjøpskortet er å etablere en nasjonal sertifisering for innkjøpere på et grunnleggende nivå. En kartleggingstest vil dokumentere gap mellom ønsket og faktisk kompetanse og vil være grunnlag for tilpasset undervisning. Ved bestått sertifisering vil kandidaten ha bevist sin kompetanse innen generelle innkjøpsbegreper, lover og regler, innkjøpsstrategi og selve anskaffelsesprosessen inkludert kontraktsarbeid. Norsk Test / NIMA Side 1 av 11

2 1. Generelle begreper 1.1 Begreper Kjenne grunnleggende begreper og vite forskjellen på dem. 1.2 Roller og ansvar Tverrfaglig kompetanse Forstå innkjøper og rekvirents rolle Forstå prosjektleders rolle i anskaffelsesprosessen. 2. Innkjøps strategier 2.1 Verdiskapning Kjenne innkjøpets betydning i verdikjeden. - muligheter - begrensninger 2.2 Strategisk innkjøpsmatrise Kunne ulike karakteristika for anskaffelser - volumvarer - strategiske - flaskehals - drift/vedlikehold 2.3 Strategivalg Kunne velge strategi ut fra strategisk matrise I tillegg må også tjenestekjøp kunne redegjøres for, som f.eks.: - Service - Opplæring - Leie 2.4 CSR Ivareta samfunnsansvar i forhold til miljø Ivareta samfunnsansvar i forhold til etisk handel (jf. ILOs kjernekonvensjoner og menneskerettigheter) Norsk Test / NIMA Side 2 av 11

3 2.4.3 Ivareta samfunnsansvar i forhold til universell utforming. 3 Anskaffelsesprosessen 3.1 Gjennomføring av en anskaffelse 2.5 Innkjøpspolicy Vite hvilke elementer en innkjøpspolicy skal inneholde: - innkjøpsstrategi - rutiner/maler 2.6 Risikostyring Kunne identifisere risikoelementer i forhold til sannsynlighet og konsekvens. Kunne utarbeide relevante tiltak for å håndtere risiko Kunne utarbeide og kvalitetssikre behovsdefinisjon. Kunne leverandørkartlegging og markedsanalyser. Kjenne prinsippene for gjennomføring av en konkurranse og valg av leverandør. Kunne prinsippene rundt inngåelse av en kontrakt. Kunne vurdere om anskaffelsen er i overenstemmelse med overordnet anskaffelsesstrategi og mål. 3.2 Leveringsvilkår Kjenne til siste versjon av Incoterms i forhold til prinsippene rundt: - forsikring - risikoovergang - tid 3.3 Konkurransemodeller Kjenne de ulike konkurransemodeller og tilhørende risiko For offentlige anskaffelser gjelder egne regler, jf kategori 7. Prinsippene for gjennomføring av anskaffelser generelt er omtalt under denne kategorien, kategori 3. Norsk Test / NIMA Side 3 av 11

4 3.4 Økonomiske faktorer Kjenne til de mest vanlige økonomiske termer og begreper - Inntekt/kostnad/resultat - Likviditet - Økonomistyring - Budsjettering - Regnskap 3.5 Supply Chain/logistikk Forstå verdikjedens oppbygging og hvordan de ulike delene av verdikjeden påvirker hverandre. Kunne sentrale begreper knyttet til verdikjeden. 4. Innkjøp i praksis 4.1 Konkurransegrunnlag Kjenne til oppbygging av et konkurransegrunnlag med fokus på følgende: formål oppbygging kvalifikasjonskrav tildelingskriterier Kjenne ulike spesifikasjonstyper Kunne bruk av standarder, f.eks. kontrakter for beskrivelse av tjenestenivå (SLA) 4.2 ABC-analyse Kunne beskrive en abc-analyse 4.3 Forhandlinger Kunne gjennomføre forhandlinger - ulike faser - ulike mål - ulike forhandlingstyper Norsk Test / NIMA Side 4 av 11

5 4.4 Jus Kjennskap til de mest aktuelle lover og regler - kjøpsloven - avtaleloven - offentleglova (om innsynsrett i offentlige anskaffelser) 4.5 Internasjonalt kjøp Vite om forskjell mellom et nasjonalt kjøp og et kjøp over landegrenser, på blant annet følgende områder: - rettsregler - kulturer - ulike tekniske nivå/standarder - toll/befraktning - elektronisk handel/elektronisk fakturering 5. Kontrakt/Avslutning 5.1 Kontrakter Kjenne til ulike tema for kontrakter og kontraktstyper f.eks.: - kontraktsvilkår alminnelige og spesielle - rammeavtaler - kontrakter for tilvirkningskjøp - kontrakter for handelsprodukter - bygg- og anleggs kontrakter - kontrakter for tjenestekjøp - ikt kontrakter, f.eks. SSA - Norsk Standard (NS) for bygg - utviklingskontrakter - innovasjonskontrakter Kunne endringshåndtering av kontrakter. For offentlige innkjøpere og selgere til offentlig sektor er det viktig å vite om offentleg lova som regulerer innsyn i offentlige anskaffelsesprosesser. Regelverk for offentlige anskaffelser er omhandlet under kategori 7. Norsk Test / NIMA Side 5 av 11

6 6. Leveranse og kontraktsoppfølging 5.2 Evaluering av tilbud Vite hvordan det beste tilbudet velges: - modeller og metoder for evaluering - avdekking av strategisk prising m.m. - prisregulering/prisfastsetting 5.3 Bestillingsfasen Kjenne de ulike bestillingsmekanismer - kontrakten som bestilling - avrop på løpende kontrakter (f.eks. rammeavtaler) 6.1 Ulike kontraktsformer og oppfølging av disse Kunne skille gjennomføring og oppfølging av de ulike kontraktsformene: - Rammeavtaler - Fastpriskontrakt - Priskontrakt - Kostnadskontrakt 6.2 Leveranseprosessen Ha kunnskap om hvordan en følger opp en leveranse 6.3 Avvikshåndtering for leveranser Ha kunnskap om hvordan avvik håndteres i forhold til avtalt leveranse og avtalt kontrakt. 6.4 Kontraktsevaluering Ha kunnskap om evalueringsprosessen og hva som skal evalueres. 6.5 Kontraktsendringer Kunne hovedprinsippene for endring i kontrakten Se kontrakter og kontraktsformer under kategori Kontraktsavslutning Ha kunnskap om hvordan en kontrakt avsluttes 7. Lov om offentlige anskaffelser 7.1 Lov Kjenne til formålet med lov om offentlige anskaffelser Norsk Test / NIMA Side 6 av 11

7 7.1.2 Vite hvem som er omfattet av loven Vite hvilke anskaffelser som er omfattet Vite hvem som er rettighetshavere Kjenne til grunnleggende krav til anskaffelsesprosessen, herunder livssykluskostnad og krav til ivaretakelse av miljø og universellutforming Kjenne til håndhevelsesmekanismen i loven Kjenne til at forskriften er detaljering av loven. 7.2 Alminnelige bestemmelser Vite om anvendelsesområde for forskriften. Herunder: Hvem som er omfattet av FOA og hvilke kontrakter som er omfattet Vite anvendelsesområde for de ulike delene i forskriften Kjenne til reglene om terskelverdi og beregning av anskaffelsens verdi Kjenne til reglene for blandede kontrakter Kjenne til forskjellen mellom prioriterte, uprioriterte tjenester. Norsk Test / NIMA Side 7 av 11

8 7.2.6 Ha kjennskap til hvilke alminnelige regler som gjelder for konkurransen - Offentlighet - Taushetsplikt - Habilitet - Attester - Bruk av rådgivere - Fristberegning - Bruk av kontraktsstandarder og spesielle kontraktsvilkår. - Reserverte kontrakter Kjenne til forskriftens definisjoner. 7.3 Anskaffelser under EØS terskelverdiene og uprioriterte tjenester Kunne redegjøre for de ulike anskaffelsesprosedyrene og hovedforskjellen mellom dem Forstå standarder og spesifikasjoner 7.4 Anskaffelser over EØS terskelverdier Kunne redegjøre for de ulike anskaffelsesprosedyrene og hovedforskjellen mellom dem. 7.5 Rammeavtale Kjenne til hvordan rammeavtaler fungerer - rammeavtale med en leverandør - rammeavtale med flere leverandører 7.6 Kommunikasjon Kjenne til reglene for kommunikasjon - medier som kan benyttes - elektronisk overføring 7.7 Grunnlag for konkurransen Vite hva et konkurransegrunnlag skal inneholde Norsk Test / NIMA Side 8 av 11

9 7.7.2 Vite hvilke krav det stilles til rettelse, supplering eller endring av konkurranse-grunnlag Kjenne til hvordan krav stilles, og bruk av tekniske spesifikasjoner Vite hvilke kvalifikasjonskrav som kan stilles til leverandørene 7.8 Kunngjøringsregler Vite når er det plikt til å kunngjøre Vite hvor er det plikt å kunngjøre 7.9 Frister Vite hva vedståelsesfrist betyr og hvilke frister som gjelder over/under EØS terskelverdier Gjennomføring av konkurransen Vite hvordan tilbudet skal utformes - Vite hvordan avvik behandles - hva med alternative tilbud - Vite hvordan man kan tilbakekalle/endre tilbud Forstå hvordan tilbudsåpning gjennomføres Forstå hvordan konkurranse med forhandlinger gjennomføres Vite når man kan avvise på grunn av forhold ved leverandøren Vite når man kan avvise på grunn av forhold ved tilbudet Vite når man kan avvise ved unormalt lave tilbud Forstå fremgangsmåten ved avvisning Norsk Test / NIMA Side 9 av 11

10 Vite hvordan oppdragsgiver begrunnelsesplikt fungerer Vite hvilke klagemuligheter og prosesser som gjelder for offentlige anskaffelser 7.11 Forhandlinger, avklaringer Vite hvilken kommunikasjon kjøper og selger kan ha gjennom hele anskaffelsesprosessen Vite hvilke regler som gjelder for innsending av dokumenter etter tilbudsfristens utløp Avslutning av konkurransen Vite hvilke to muligheter/begrunnelser man har for tildeling av kontrakt Vite hva som menes med karenstid Valg mellom ulike anskaffelses-prosedyrer Vite hvilke rettigheter til innsyn der er i offentlige anskaffelser med utgangspunkt i offentleg lova Vite hvilke prosedyrer som er tillatt over EØS terskelverdier Forstå hvordan konkurransepreget dialog fungerer Vite når kan man bruke konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring Vite når kan man benytte konkurranse med forhandlinger uten forutgående kunngjøring Konkurransegrunnlag Kjenne til kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier. Norsk Test / NIMA Side 10 av 11

11 7.15 Gjennomføringsfasen Forstå implementeringen av avtalen i organisasjonen. - ivareta kjøper rettigheter og plikter - måling og rapportering - styring Norsk Test / NIMA Side 11 av 11