KONKURRANSEGRUNNLAG. Rådgivningstjenester innenfor Økonomi og regnskap Virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Referanse: STAB Rådgivningstjenester innenfor Økonomi og regnskap Virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll Åpen anbudskonkurranse Anskaffelse over EØS-terskelverdi

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING FORMÅL, OM KONTRAKT, TIDSPLAN OG KOMMUNIKASJON Hva anskaffelsen gjelder Norsk Tippings behov Kontrakt Kontraktsomfang Kontraktens varighet Kontraktsbestemmelser Etiske retningslinjer for leverandører til Norsk Tipping Bruk av underleverandører Prosessens tidsplan Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Kunngjøring Kommunikasjon Tilleggsopplysninger retting og endring av konkurransegrunnlaget ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at Norsk Tippings ansatte deltar i konkurransen Avvisning av tilbydere og tilbud KVALIFIKASJON - KRAV TIL LEVERANDØREN Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav Andre kvalifikasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Taushetserklæring KRAV TIL TILBUDET OG INNLEVERINGEN Innleveringsdokumenter Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Innleveringssted Forbehold Endre og tilbakekalle tilbud Vedståelsesfrist AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang VEDLEGG Vedlegg 1 Kravspesifikasjon/ kompetanse- og prismatrise Vedlegg 2 Kontrakt Side 2 av 11

3 1 INNLEDNING Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby ansvarlig spilleglede, med sikte på å forebygge negative konsekvenser av pengespillene, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2009 for omlag 12,6 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Spilledata blir deretter overført via forhandlerterminaler til Norsk Tipping sentralt. Selskapet tilbyr også spill via Internet og andre digitale kanaler. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax og Multix spillterminal. 2 FORMÅL, OM KONTRAKT, TIDSPLAN OG KOMMUNIKASJON 2.1 Hva anskaffelsen gjelder Norsk Tippings behov Norsk Tipping har behov for rådgivingstjenester innen flere fagområder deriblant: Økonomi- og regnskapstjenester, herunder lover/regler, regnskapsstandarder, årsoppgjør, økonomistyring, verdivurdering av selskaper og Due Diligence. Skatt og avgift, herunder i hovedsak personbeskatning. Generell rådgivning innen områdene virksomhetsstyring, risikostyring og internkontroll. 2.2 Kontrakt Kontraktsomfang Estimert omfang vil være mellom 1,5 og 2,5 mill kroner totalt over hele kontraktsperioden Kontraktens varighet Kontraktsperioden er 3 år. Norsk Tipping har opsjon til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 år, slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år Kontraktsbestemmelser Se vedlegg 3 - Kontrakt Side 3 av 11

4 2.2.4 Etiske retningslinjer for leverandører til Norsk Tipping Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tipping sine etiske retningslinjer. Leverandører og avtalepartnere til Norsk Tipping må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tipping sine etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten 2.3 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandører for deler av oppdraget skal oppgis. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra Side 4 av 11

5 2.4 Prosessens tidsplan Prosessen vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Dato / frist 1 Konkurransegrunnlag kunngjort Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl Avklaring med tilbydere og evaluering av tilbudene Uke 8 og 9 5 Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev Kontraktsinngåelse Fremdriftsplanen er foreløpig og kan endres. Eventuelle endringer i fremdriftsplanen vil bli sendt skriftlig til alle tilbydere. 2.5 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 2.6 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. 2.7 Kommunikasjon Alle henvendelser undervegs i prosessen skal foregå skriftlig på e-post til E-post: STAB @norsk-tipping.no Denne anskaffelsen er underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og Norsk Tipping anser det derfor særdeles viktig at alle leverandører behandles likt, også i forhold til informasjon. Ethvert forsøk fra leverandørene på å skaffe seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen via andre kanaler enn e-postadressen over kan medføre avvisning. 2.8 Tilleggsopplysninger retting og endring av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger per e-post (jf.2.7) senest 10 dager før utløp av tilbudsfrist, ref tidsplanens trinn 2. Innen utløp av tilbudsfristen har Norsk Tipping rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Side 5 av 11

6 3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7 april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne konkurranse gjennomføres som åpen anbudskonkurranse jfr. FOA 14-1(1) og 4-2 a (anskaffelser over EØS/WTO terskelverdier, FOA 2-2). 3.3 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen kan leveres kun elektronisk på CD/DVD hvis ønskelig. 3.4 Taushetsplikt Både Norsk Tippings og leverandørens ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 3.5 Forbud mot at Norsk Tippings ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos Norsk Tipping kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som en eller flere av Norsk Tippings ansatte har vesentlige eierandeler i. 3.6 Avvisning av tilbydere og tilbud Norsk Tippings plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbydere og tilbud framkommer av FOA til Side 6 av 11

7 4 KVALIFIKASJON - KRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert. All etterspurt dokumentasjon, se nedenfor, skal foreligge innen utløp av tilbudsfristen 4.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift HMS egenerklæring ved tjenestekjøp Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristens utløp. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 4.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Firmaattest Side 7 av 11

8 4.3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Det kreves tilfredsstillende økonomi Resultatregnskap og balanse m/ noter, samt årsberetning og revisors beretning for 2008 og I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Legge ved rapport fra anerkjent kredittratingbyrå for det selskap som inngir tilbudet. Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som Norsk Tipping har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Norsk Tipping kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav. Kapasitet Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Oversikt over firmaets totale bemanning og kapasitet. Kompetanse/ erfaring Oversikt over foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Oppgi referanser Taushetserklæring Taushetserklæring for leverandører skal være signert av ansvarlig for tilbudet. Side 8 av 11

9 5 KRAV TIL TILBUDET OG INNLEVERINGEN 5.1 Innleveringsdokumenter Tilbudet skal inneholde: 0 Signert tilbudsbrev, med navn og kontaktinformasjon på ansvarlig person for tilbudet 1 Dokumentasjon kvalifikasjoner - obligatoriske krav, jf. punkt Dokumentasjon kvalifikasjoner - andre krav, organisatoriske og juridiske stilling, jf Dokumentasjon kvalifikasjoner - andre krav, økonomiske og finansielle kapasitet, jf Dokumentasjon kvalifikasjoner - andre krav, tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf Leverandørens besvarelse på tildelingskriterier, jf. pkt Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet, tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen 2. Tilbudet skal være merket: TILBUD STAB Tilbudet skal leveres på norsk. 4. Tilbudet skal leveres i lukket og korrekt merket forsendelse, enten direkte til leveringsadressen, eller sendes med post jf. pkt Tilbudet skal leveres i 1 papirbasert eksemplar, samt 1 eksemplar elektronisk på CD/ DVD 3 6. Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt 3.3 (sladdet versjon) 7. Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen 5.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er iht. tidsplanen, punkt 2.4. Tilbud skal være Norsk Tipping i hende på innleveringsstedet, iht punkt 5.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Gateadresse: Norsk Tipping AS Norsk Tipping AS Postboks 4414 Bedriftssenteret Jønsrudveien 21 /inng. Måsåbekkvn Hamar 2315 Hamar 3 Den elektroniske versjonen skal være identisk med papireksemplaret. Dette betyr at alle attester etc. (anmodningsbrev, HMS erklæring, skatteattester) også skal finnes signert i elektronisk versjon. Side 9 av 11

10 5.5 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være entydige og priset, slik at oppdragsgiver kan evaluere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal fremgå klart av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og avsnitt). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 5.6 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med innholdet i dette konkurransegrunnlaget. 5.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet i 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Norsk Tipping kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 22-1(1). Norsk Tipping kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1(2). 6.2 Tildelingskriterier Tildelingen av kontrakt vil skje etter en totalvurdering der det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbudet etter avsluttet evaluering legges til grunn. For konkurransen gjelder følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting: Tildelingskriterier Dokumentasjon skal vise at kriterier er oppfylt Vekt Tilgjengelighet Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 1 20 Kvalitet på tilbudte ressurser Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 1 40 Priser Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 1 40 Underpunktene under kriteriene er ikke uttømmende. Side 10 av 11

11 6.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Norsk Tippings beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunktet for signering av kontrakt av begge parter. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for tilbyderen til eventuelt å klage over beslutningen. 7 VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon/ kompetanse- og prismatrise Kontrakt Side 11 av 11