LFH Seminar Erfaringsutveksling om anbud

Transkript

1 LFH Seminar Erfaringsutveksling om anbud Hvordan unngå å bli avvist fra anbudskonkurranser? Oslo 27.september 2013 Cathrine M. Fuhre Innkjøpssjef Sykehuspartner

2 Foretaksgruppen Ikke-medisinske støttetjenester Helse Sør-Øst HSØ RHF Sykehuspartner Akershus Universitetssykehus HF Oslo Universitetssykehus HF Sunnaas Sykehus HF Sykehusapotekene HF Sykehuset i Vestfold HF HR-Tjenester IKT Sykehuset Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet Sykehus HF Vestre Viken HF IKT service Innkjøp og logistikk

3 Hvem er SP innkjøp og logistikk? En av Norges største offentlige innkjøpsvirksomheter. Konkurranseutsatte i 2012 for 7,4 mrd kr i kontraktsverdi innenfor kategoriene varer, tjenester, helsetjenester og IKT. Strategisk innkjøp i Helse Sør-Øst er samlet i Sykehuspartner. Oppnådde kostnadsbesparelser i 2012 på ca 670 mill kr ift kontraktsverdi. Forvalter mer enn 1000 regionale innkjøpsavtaler. Forvalter Helse Sør-Øst sitt forsyningssenter for forbruksmateriell. Levering på 24/48 timer til helseforetakene med leveringspresisjon på 96%. Innkjøp og logistikk er pådrivere for innovasjon, etikk, miljø og samfunnsansvar. 41 kompetente medarbeidere lokalisert i Drammen.

4 Hva gjør vi? SORTIMENTSSTYRING ANSKAFFELSER IMPLEMENTERING SYSTEMSTØTTE LOGISTIKK AVTALEFORVALTNING Mål Frigjøre tid og ressurser for kjernevirksomheten JURIDISK RÅDGIVNING

5 - - Strategisk innkjøp «Tradisjonel innkjøp» «Strategisk innkjøp» Reaktiv anskaffelsesprosess Innkjøp deltar fra idéstadiet Generell tilnærming til anskaffelser Ensidig fokus på anskaffelsesprosess Ensidig fokus på produkt/tjeneste Merkantil prosess Kategoristyrte innkjøp Fokus på kontrakt og leverandørstyring Utvidet fokus på samfunnsansvar Fokus på kvalitet for bruker/pasient Kvalitet Kvalitetssikret rammeverk Troverdighet Ønske om å bruke avtaler Ingen logistikkfokus Fokus på implementering og grunndata

6 - mange dokumenter å ta stilling til Utfordrende for leverandører å besvare anbud til HSØ Mange dokumenter å ta stilling til Det er mye som leverandøren skal dokumentere Leverandøren kan ha spørsmål om hva som skal legges ved tilbudet Forbehold? Vedlegg og bilag? Hvordan strukturere besvarelsen?

7 - flere spørsmål kan dukke opp for tilbyderen Kravspesifikasjon Prisskjema Statistikkmal Anbudsbesvarelse? Rammeavtale/ kontrakt Samhandlingsavtale Konkurransegrunnlag Logistikkbetingelser FS

8 Lov om offentlige anskaffelser - de grunnleggende prinsipper Formål: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte

9 Tilbudsbrevet: Anbudsbesvarelse - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse Skal signeres av person som har prokura/signaturrett for foretaket Er det nødvendig å ta forbehold? Forbehold mot kontraktsvilkårene Forbehold mot konkurransegrunnlaget Forbehold kan medføre avvisning Bør vurderes nøye av leverandøren. Evt. unødvendige forbehold kan medføre avvisning av leverandøren. Dette er viktig i åpen og begrenset anbudskonkurranse. Ved forhandlet prosedyre er det enklere å ha dialog rundt dette.

10 - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse Konkurransegrunnlaget: Kvalifikasjon og dokumentasjon: Hvis Sykehuspartner mottar anbudsbesvarelse fra en leverandør som vi allerede har avtale med, må all dokumentasjon likevel følge tilbudet. Eks. skatteattest, firmaattest, dokumentasjon på finansielle kvalifikasjoner, samt informasjon om tekniske og faglige kvalifikasjoner. Vedlegg utfyllende tilleggsdokumentasjon på finansielle kvalifikasjoner ved lavere rating enn etterspurt. Revidert årsregnskap med noter + gjerne «fersk» års- eller halvårsrapport for å dokumentere dagens situasjon. Det er begrenset hva vi har lov til å be om av supplerende dokumentasjon Eksempel: En god leverandør til HSØ utelot å levere en kort beskrivelse av sitt personell og leveranse de siste tre år i en ny konkurranse (tekniske og faglige kvalifikasjoner). Dette førte til avvisning av leverandøren i konkurransen.

11 - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse Etisk handel som kvalifikasjonskrav: Brukt første gang i anskaffelsen av kirurgiske instrumenter i 2012 og videreføres i nye konkurranser i 2013/2014 En beskrivelse av etablert kvalitetssikringssystem som viser at det arbeides aktivt nedover i leverandørkjeden med å overholde internasjonalt anerkjente menneskerettigheter og ILOs kjernekonvensjoner. Sporbarhet i leverandørkjeden: En beskrivelse av viktige leverandørkjeder for denne anskaffelsen. (Beskrivelsen skal som minimum omfatte aktørene i leverandørens leverandørkjede for denne anskaffelsen til og med det ledd der produksjon av hovedkomponenter finner sted. Dette kan for eksempel være et leverandørkjedekart som beskriver aktørene i leverandørkjeden og i hvilket land de er etablert). Forankring og implementering av etiske krav i leverandørkjeden: Leverandørens retningslinjer for etisk handel (ofte omtalt som Code of Conduct). Code of Conduct innebærer at styret i selskapet har vedtatt retningslinjer for etisk handel. Retningslinjene skal minimum inneholde de samme elementer som oppdragsgivers etiske krav, og skal gjelde for leverandørens leverandørkjede knyttet anskaffelsen

12 - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse Konkurransegrunnlaget: Vareprøver: Dersom vareprøver skal leveres sammen med tilbudet, anses det som en del av tilbudet, og må derfor leveres innen tilbudsfristen for at tilbyder ikke skal bli avvist. Er det viktig å få levert vareprøver med tilbudet står det tydelig i konkurransegrunnlaget. Leveres vareprøver senere, er dette avvisningsgrunn. Er det tileggsfrist for ettersendelse av vareprøver, må fristen overholdes.

13 Kravspesifikasjon: Anbudsbesvarelse - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse Forskjell mellom skal- og bør-krav: Alle skal-krav må være oppfylt for at produktet skal bli vurdert manglende oppfyllelse av disse minstekrav VIL medføre avvisning av produktet. Skal-krav vil ikke bli vurdert utover om det er oppfylt eller ikke. Bør-krav er momenter som vil bli tillagt vekt i evalueringen av tildelingskriteriet På de krav som skal evalueres anbefaler Sykehuspartner å skrive direkte i dokumentet. Husk at det skal være samsvar mellom hva leverandøren krysser av for i kravspesifikasjonen og etterspurt dokumentasjon. Er tilbyder i tvil, så spør Sykehuspartner

14 - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse Prisskjema: Kun tallverdier i prisfelter! (evalueringsmodellen innhenter verdier fra tilbudene automatisk og kan ikke håndtere «prosa») Oppgi en entydig pris på hvert artikkelnummer gjennom hele anbudet ikke forskjellige priser for samme artikkelnummer avhengig av undergruppe eller hoved-/ tilleggsortiment. (Vi vil alltid bruke laveste pris i kontrakten.) Oppgi riktig artikkelnummer (som også vil bli brukt ved evt. avtale), da varekataloger blir sjekket mot informasjonen vi mottar i tilbudet. Er det krav om at leverandøren må tilby alle produkter i en undergruppe, må faktisk alle varelinjer fylles ut (bruk nærmeste størrelse hvis eksakt etterspurt produkt ikke finnes i sortimentet). Det er ingen vits i å tilby produkter som ikke er etterspurt. De kan ikke evalueres opp mot hva som er etterspurt.

15 - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse De mest vanlige grunner til avvisning: Avvisning pga. forhold ved leverandøren (kvalifikasjonskrav i konkurransegrunnlaget) Ikke lagt ved nødvendig dokumentasjon Forbehold mot kontraktsvilkårene Forbehold mot konkurransegrunnlaget Det er begrenset av hva vi har lov til å be om av supplerende dokumentasjon

16 - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse De mest vanlige grunner til avvisning: Avvisning pga. forhold ved tilbudet For sent innkommende tilbud For sent innkommende vareprøver Tilbudet ikke tilfredsstiller krav til tilbudets utforming: Tilbudet skal være skriftlig og leveres i lukket og merket forsendelse Tilbudet skal være signert av en med prokura/signeringsrett i foretaket

17 - hva tilbyder bør være klar over ved besvarelse De mest vanlige grunner til avvisning: Avvisning pga. forhold ved tilbudet forts. Ufullstendig besvarelse i konkurransegrunnlaget Produktet som tilbys oppfyller ikke minstekravene. Det er lurt å lese kravspesifikasjonen nøye og å forsikre seg om at det som tilbys i hovedsortimentet oppfyller minstekravene Ikke krysset av korrekt på et skal-krav Ufullstendig utfylt prisskjema Tilbyr produkter i feil undergruppe Sykehuspartner har ikke lov til å flytte mellom gruppene selv om vi ser at det er feil Oppdragsgiver har kun lov til å rette åpenbare feil i tilbudet, hvis det er utvilsomt hvordan disse skal rettes.

18 - spørsmål og kontaktinformasjon Viktig at tilbyder bruker sin mulighet til å stille spørsmål i perioden når konkurransen er utlyst, da det ikke er mulig for ytterligere spørsmål etter at spørsmålsfristen har gått ut. Alle spørsmål fra leverandører i forbindelse med anbudskonkurranser rettes til: Innkjop-sp@sykehuspartner.no

19 - spørsmål kontaktinformasjon Takk for oppmerksomheten Cathrine M. Fuhre Innkjøpssjef Sykehuspartner Tlf: