Styret Helse Sør-Øst RHF SAK NR REVIDERTE ETISKE RETNINGSLINJER FOR INNKJØP OG LEVERANDØRKONTAKT I HELSE SØR-ØST

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF SAK NR REVIDERTE ETISKE RETNINGSLINJER FOR INNKJØP OG LEVERANDØRKONTAKT I HELSE SØR-ØST Forslag til vedtak: 1. Reviderte etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst godkjennes og gjøres gjeldende fra 1. januar Retningslinjene oversendes helseforetakene for styrebehandling og videre oppfølging og implementering. Hamar 1. desember 2009 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør anbefaler styret å vedta de framlagte etiske retningslinjene for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst samt be helseforetakene følge opp og implementere retningslinjene i sin organisasjon Helse Sør-Øst har et stort ansvar for å forvalte fellesskapets ressurser på en god måte. Virksomhetene i Helse Sør-Øst kjøper inn varer og tjenester for % av sin totale driftsramme og ca leverandører leverer varer og tjenester til foretaksgruppen. De reviderte retningslinjene for innkjøp og leverandørkontakt tar opp i seg viktige områder som vil gjøre oss bedre i stand til å møte disse utfordringene. Helse Sør-Østs mål skal være at alle innkjøpsbeslutninger blir fattet på en korrekt måte etter loven, til best mulig priser, samtidig som faglige krav er ivaretatt. I tillegg skal de ha gode vurderinger i forhold til klimaog miljøkrav, og krav til en etisk leverandørkjede. Det er store utfordringer knyttet til å ha god styring og kontroll på innkjøpsvirksomheten i en så stor bestillerorganisasjon som Helse Sør-Øst. Kommunikasjons- og opplæringspakken som vil bli tilrettelagt for helseforetakene for innføring av retningslinjene vil være et godt verktøy i dette arbeidet. Det må ikke være tvil om hvilket ansvar hver enkelt leder har, også strafferettslig, i å følge opp sine medarbeidere slik at de er satt i stand til å treffe de riktige beslutninger. Også omdømmemessig vet vi at dårlig styring av leverandører og anskaffelsesprosesser er et alvorlig risikoområde. I arbeidet med ledelses- og organisasjonsutvikling må dette settes fokus på. Alle helseforetak bør ha rutiner for å dokumentere opplæring/oppfølging av alle ansatte som har fullmakt til å ta innkjøpsbeslutninger. 2. Faktabeskrivelse Bakgrunn og statlige føringer Gjennom strategi- og handlingsplanene for innkjøp og logistikk er det besluttet å følge opp området etikk i innkjøpsarbeidet, delmål 4. Det henvises til styrevedtak i sak 128-/2008: Alt innkjøpsarbeid skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til LOA/FOA Retningslinjene skal sikre oppfølging av statlige føringer gitt gjennom: Stortingsmelding nr. 36 ( ), Det gode innkjøp Regjeringens handlingsplan Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser ( ) Den statlige veilederen Etiske krav i offentlige anskaffelser (2009) Foretaksprotokoll Helse Sør-Øst RHF (2009) Retningslinjene skal også følge opp Helse Sør-Østs medlemskap i organisasjonen Initiativ for etisk handel fra april Sammen med Helse Sør-Østs verdigrunnlag og gjeldende lovverk skal retningslinjene danne det overordnede rammeverket i innkjøpsvirksomheten i hele Helse Sør-Øst. Side 2 av 5

3 Utarbeiding av reviderte retningslinjer - prosessen En arbeidsgruppe ledet av Helse Sør-Øst RHF med deltagere fra ulike helseforetak, har utarbeidet forslag til reviderte retningslinjer og til en iverksettingsplan for implementering i foretaksgruppen. Alle helseforetak, konserntillitsvalgte og Sykehuspartner ble invitert til å bidra i arbeidet. De samme partene ble også invitert til å gi skriftlige innspill til utkast til de reviderte retningslinjene. Viktige temaer i retningslinjene Miljøkrav Offentlige virksomheter må tilrettelegge for å ta hensyn til miljø og klima i sine anskaffelser. Det er klare regler for dette i Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser. Den statlige handlingsplanen Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser ( ) gir klare føringer for at statlige organisasjoner skal gå ut over lovkravene og være pådrivere for sette forpliktende miljøkrav til egen organisasjon. Offentlige organisasjoner skal gi positive bidrag til en bærekraftig utvikling. I foretaksprotokollen for Helse Sør-Øst med krav og rammer for 2009 er det stilt spesielt krav om å vurdere strategier for å bruke miljøkrav i innkjøp. Etiske krav Styret i Helse Sør-Øst har vedtatt at foretaksgruppen skal være en pådriver i å stille krav til etiske leverandørkjeder. Som pådriver må man kunne vise til at man gjør tiltak utover det som forventes og utover det regelverket krever. Med en etisk leverandørkjede menes at hele kjeden av leverandører og produsenter ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø i forbindelse med produksjon og levering av varer. Etisk handel er begrepet som brukes når innkjøper stiller krav til- og følger opp leverandører og produsenter i forhold til etisk leverandørkjede. Med dette mener man ikke å utestenge leverandører som ikke kan bevise en etisk leverandørkjede og på den måten boikotte eller bidra til redusert import fra lavinntektsland, men være med å bidra til å bedre arbeidsforhold i disse landene. Avtalelojalitet En høy lojalitet til inngåtte avtaler på varer og tjenester i Helse Sør-Øst må ligge til grunn for å ha god kontroll på innkjøpsvirksomheten. Ved å følge inngåtte avtaler sikrer man seg Oppfyllelse av de forpliktelser Helse Sør-Øst har til inngåtte avtaler med leverandører, noe som igjen fører til bedre forhandlingsgrunnlag og der av bedre priser At den vare/tjeneste man kjøper er forhandlet fram etter gjeldende regelverk og ivaretar områder som miljø- og etikk Større motstandsdyktighet mot korrupsjon og påvirkningshandel Oppfyllelse av kravene i Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser Side 3 av 5

4 Korrupsjon Eksempler på korrupsjon og smøring i offentlige virksomheter i Norge har med jevne mellomrom dukket opp i media. I de straffebestemmelsene mot korrupsjon som ble innført i 2003 defineres korrupsjon som å gi, tilby, kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag og kan straffes etter følgende norske lovverk: Straffeloven 276a-c Skadeerstatningsloven krav om forebyggende tiltak for å unngå arbeidsgiveransvar Lov om offentliges anskaffelser - LOA 5, første ledd - krav til høy forretningsetisk standard Påvirkningshandel (smøring) er også straffbart. Både enkeltindividet og foretaket kan straffes med fengsel eller bøter. Det kan være stor forskjell på hva ulike ansatte mener er en utilbørlig fordel. Det bør derfor samtidig med retningslinjer for risikoområder som gaver, reiser, rabatter og lignende, etableres planer for opplæring med muligheter til drøftinger av dilemmaer for de medarbeidere dette er aktuelt for. Alle foretak bør også ha gode systemer og prosedyrer for oppfølging og styring av innkjøpsvirksomheten i sin helhet hvor åpenhet og etterprøvbarhet er viktige parametere. Innovasjon Helse- og omsorgsdepartementet og Næringsdepartementet har i felleskap gitt føringer om leverandørsamarbeide og de regionale helseforetak blir målt på omfanget av dette i form av prosjekter med Innovasjon Norge (Offentlige forsknings- og utviklingskontrakter) og Norges forskningsråd. I slikt nært samarbeid med leverandørene er det viktig å opptre med stor aktsomhet og unngå at håndteringen av utviklingsprosjektene ikke blir sammenblandet med eventuelle senere anskaffelser. Erfaringene fra slike prosjekter kan brukes i utformingen av spesifikasjoner for ordinære anbud, men bedriftene fra utviklingsprosjektene kan ikke trekkes inn. Iverksettingsplan De reviderte etiske retningslinjene for innkjøp og leverandørkontakt vil gjelde for hele foretaksgruppen. Medarbeiderne i foretaksgruppen er i forskjellig grad involvert i innkjøp, så opplæring og kommunikasjon må tilpasses dette. Det foreslås å ta i bruk ulike verktøy i opplæringen, hvor blant annet drøftinger av etiske dilemmaer vil være sentralt. Helse Sør-Øst vil i januar 2010 tilby helseforetakene en opplærings- og kommunikasjonspakke som er ment brukt for å sikre at retningslinjene for innkjøp og leverandørkontakt vil være tilfredsstillende implementert i hele foretaksgruppen Side 4 av 5

5 3. Administrerende direktørs vurderinger Helse Sør-Øst har et stort ansvar for å forvalte fellesskapets ressurser på en god måte. Målsettingen må være å bruke innkjøpsmakten på en slik måte at man lykkes med å frigjøre midler til pasientbehandling samtidig med at man er en samfunnsansvarlig innkjøper som bidrar til en bærekraftig utvikling både nasjonalt og globalt. De etiske retningslinjene vil også understøtte Helse Sør-Østs medlemskap i organisasjonen Initiativ for etisk handel fra april Styret i Helse Sør-Øst har vedtatt at foretaksgruppen skal være en pådriver i å stille krav til etiske leverandørkjeder. All erfaringer fra virksomheter som har begynt å stille etiske krav i innkjøp, viser at det er en lang og møysommelig prosess og det er urealistisk å tro at man kan forsikre seg helt mot uetiske ledd i leverandørkjeden. Arbeidet med etisk handel forutsetter nasjonalt og internasjonalt samarbeid og felles tilnærmingsmåter. Varige forbedringer i globale leverandørkjeder krever oppmerksomhet og engasjement fra mange samfunnsaktører. Som en stor offentlig innkjøper er det riktig og viktig at Helse Sør-Øst tar tak i disse utfordringene. Foretakene vil måtte legge ned en del arbeid og ressurser for å følge opp de reviderte retningslinjene. En hjelp i arbeidet vil være de opplærings- og kommunikasjonsverktøyene som er utviklet for å støtte helseforetakene i dette arbeidet. Trykte vedlegg: Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst Initiativ for etisk handels etiske retningslinjer Bakgrunnsdokumenter: Regjeringens handlingsplan , Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Veilederen Etiske krav i offentlige anskaffelser fra Barne- og likestillingsdepartementet og Fornyingsdepartementet, 2009 Stortingsmelding nr. 26 ( ), Det gode innkjøp Stortingsmelding nr. 10 ( ), Næringslivets samfunnsansvar i en global økonomi Rundskriv 1-13/2005, Forskrift om begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse ( Gaveforskriften ) Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser Skadeerstatningsloven Straffeloven Etiske retningslinjer for statstjenesten fra Moderniseringsdepartementet, 2005 Foretaksprotokoll Helse Sør-Øst RHF fra Helse- og omsorgsdepartmentet, 2009 Etiske retningslinjer for innkjøp i Helse Sør-Øst, 2006 Strategiplan for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst Handlingsplan for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst 2009 Styresaker Helse Sør-Øst 058/2007, 069/2007, 128/2007, 011/2009, Rapport om etiske innkjøpskrav i Sverige, Vita rockar og vassa saxar, Swed Watch 2007 Rapport om etiske innkjøpskrav i Norge, Offentlig etikkløshet, Framtiden i våre hender 2008 Samarbeidsavtale mellom Helse Sør-Øst RHF og Legemiddelindustriforeningen (LMI-avtalen), 2005 Rutiner for varsling i Helse Sør-Øst RHF, 2008 Etiske regler for leger, Den norske legeforening, 2008 Retningslinjer for Utdanningsfond III, Den norske legeforening, 2009 Side 5 av 5