Styret Helse Sør-Øst RHF

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF SAK NR KARTLEGGING AV HELSEFORETAKENES FORHOLD TIL STIFTELSER. RAPPORTERING TIL HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENTET Forslag til vedtak: 1. Styret tar resultatene av kartleggingen til orientering og forutsetter at helseforetakene iverksetter nødvendige tiltak for å bringe forholdet til stiftelser og legater i samsvar med regelverk og retningslinjer, herunder påse at nødvendige rutiner for revisjon blir etablert 2. Styret ber administrerende direktør rapportere resultatet av kartleggingen og plan for nødvendige tiltak til Helse- og omsorgsdepartementet i samsvar med foretaksprotokollen for 2009 Hamar 15. september 2009 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon I foretaksmøte for Helse Sør-Øst RHF den 26. januar 2009 ble det i stilt krav om at de regionale helseforetakene, skulle iverksette kartlegging av helseforetakenes forhold til stiftelser, med henblikk på å bringe eventuelle uoverensstemmelser med stiftelseslovens bestemmelser i orden. Videre skulle forholdet iverksettes/underlegges revisjonsrutiner. Administrerende direktør fremlegger her resultatene av kartleggingen i Helse Sør-Øst. Disse viser at selv om helseforetakene har god oversikt over sitt engasjement i stiftelser, er det nødvendig å iverksette tiltak for å bringe forholdet til stiftelser og legater i samsvar med regelverk og retningslinjer, herunder påse at nødvendige rutiner for revisjon blir etablert. Administrerende direktør ber styret ta resultatene av kartleggingen til orientering,det vil bli iverksatt nødvendige tiltak for å bringe helseforetakenes forhold til stiftelser i orden, slik administrerende direktør har skissert. Resultatene rapporteres inn til Helse- og omsorgsdepartementet, sammen med en plan for nødvendige tiltak, i samsvar med kravene i foretaksprotokollen for Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok i møte 4. september 2008, sak Retningslinjer for gaver, donasjoner m.v. Retningslinjene var resultatet av et nasjonalt samarbeid under ledelse av Helse Sør-Øst RHF, og medførte at de fire regionale helseforetakene vedtok likelydende retningslinjer for sine underliggende helseforetak. I foretaksmøte 26. januar 2009 ble det stilt krav om at de regionale helseforetakene skulle iverksette kartlegging av helseforetakenes forhold til stiftelser, med henblikk på å bringe eventuelle uoverensstemmelser med stiftelseslovens bestemmelser i orden. Videre skulle forholdet iverksettes/underlegges revisjonsrutiner. I Helse Sør-Øst var det allerede gjennomført en slik kartlegging, som en oppfølging av styrets vedtak den 4. september Som følge av bestillingen fra Helse- og omsorgsdepartementet innhentet man ytterligere opplysninger fra foretakeneden samme kartleggingen ble også gjennomført av de andre regionale helseforetakene.. I nevnte foretaksmøte ble Helse Sør-Øst RHF også pålagt å rapportere tilbake til Helse- og omsorgsdepartementet en plan for helseforetakenes arbeid med å vurdere og eventuelt rette opp forholdet til aktuelle stiftelser og legater, slik at dette kunne bringes i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer. Denne planen skal være HOD i hende innen 1. oktober 2009, jfr, foretaksprotokoll av 26. januar De regionale helseforetakene har i stor grad samarbeidet i forbindelse med kartleggingen, blant annet ved at man har brukt samme kartleggingsverktøy (skjema) som ble brukt i Helse Sør-Øst i januar. Det er stilt ti definerte spørsmål (med underspørsmål) knyttet til stiftelsene. Spørsmålene går på hvilket engasjement helseforetaket har i stiftelsene, herunder hvordan stiftelseslovens bestemmelser om tildeling av midler ( 19) og habilitetsmessige forhold ( 27 og 19) er ivaretatt. Videre har man stilt spørsmål om hvilket formål stiftelsene har, samt om stiftelsene er registrert i stiftelsesregisteret sentralt, eventuelt lokalt i foretaket. I tråd med departementets anmodning har man også etterspurt foretakenes rutiner for revisjon av foretakets kontakt med stiftelsene iht. stiftelseslovens 43 og 44. Resultatet av kartleggingen (vedlegg) i Helse Sør-Øst viser at helseforetakene nå har relativt god oversikt over de stiftelser de er involvert i. Imidlertid er det avdekket behov for ytterligere forbedringer og behov for oppfølgende tiltak. Side 2 av 5

3 2.2 Resultater av kartleggingen Til sammen er det meldt om engasjement i 71 ulike stiftelser. Blant disse er det også legater og fond, som i henhold til stiftelseslovens 2 skal anses som stiftelser i lovens forstand. Antall stiftelser henger ikke nødvendigvis sammen med foretakets størrelse, men kan ha historiske årsaker. Gjennomgående er det imidlertid slik at de minste foretakene også er engasjert i færrest stiftelser. Av stiftelsene er 68 ideelle stiftelser, 1 er næringsstiftelse, mens 2 ikke er besvart. Trolig er de siste også ideelle. Til sammen 18 stiftelser er knyttet til fast eiendom. Her mangler svar for 3 stiftelser. I alt 18 av stiftelsene er opprettet av helseforetakene selv. Det kan være mest aktuelt der det er gitt gaver til foretaket, som man finner hensiktsmessig å organisere i en stiftelse eller et fond. Vedtaket om å opprette stiftelsen er i 12 av tilfellene gjort på nivå 1, dvs. administrerende direktør. Hele 6 stiftelser er opprettet på nivå under; for eksempel divisjonssjef, avdelingssjef eller fagsjef. Fra 49 av stiftelsene tildeles midler til foretaket eller dets ansatte. I stor grad er dette forskningsmidler, som ansatte kan søke om, eventuelt i konkurranse med andre utenfor foretaket. I 20 av tilfellene kan ikke midlene tildeles internt, mens 2 er ubesvart. I 51 av stiftelsene er det oppnevnt styrerepresentanter fra helseforetakene, her er 3 ubesvart. Imidlertid svarer foretakene at de habilitetsmessige forhold jfr. stiftelseslovens 27, som gjelder krav til styrets sammensetning, er ivaretatt i 37 av tilfellene, eventuelt at det er gitt unntak i medhold av 19 eller 27. Det svares nei for 2 av stiftelsene, mens 12 ikke har svart. I stiftelseslovens 19 første ledd heter det at Det kan ikke foretas utdelinger til oppretteren, til oppretterens nærstående etter 5 bokstav a, eller til selskap der noen av disse hver for seg eller til sammen har slik bestemmende innflytelse som nevnt i 4 tredje ledd. Hvis det foreligger særlige grunner, kan Stiftelsestilsynet gjøre unntak fra første punktum. I kartleggingen har man bedt helseforetakene kommentere hvorvidt og eventuelt hvordan man har ivaretatt kravene i denne bestemmelsen. I forhold til de 18 stiftelsene som foretaket har opprettet selv, sier foretaket at forholdet til stiftelsesloven 19 er ivaretatt i 9 av dem, 9 er ubesvart. Dette kan innebære at ved opptil 9 stiftelser mangler stiftelsestilsynets godkjenning for tildeling av midler til oppretter av stiftelsen (foretaket). En del stiftelser (20), forvaltes av helseforetaket selv. Oftest innebærer dette at man fører regnskap for enkelte små stiftelser, men at de for øvrig er selvgående. 5 har ikke svart. Kun 11 stiftelser registreres i et lokalt register på foretaket. Av 71 stiftelser er 54 registrert i stiftelsesregisteret. Foretakene ble også spurt om man har etablert rutiner for revisjon av foretakets kontakt med stiftelsen. Her er det svart bekreftende for 26 av stiftelsene, se dog om feilkilder nedenfor. 2.3 Handlingsalternativer og hovedpunkter Helse- og omsorgsdepartementet har pålagt Helse Sør-Øst RHF å rapportere tilbake en plan for helseforetakenes arbeid med å vurdere og eventuelt rette opp forholdet til aktuelle stiftelser og legater, slik at dette kunne bringes i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer. Denne planen skal være HOD i hende innen 1. oktober Administrerende direktør mener at resultatene av kartleggingen danner grunnlag for å rapportere dette arbeidet videre til departementet innen fristen. Kartleggingen gjør at helseforetakene skal kunne styrebehandle planer for å iverksette nødvendige tiltak.. Side 3 av 5

4 3. Administrerende direktørs vurderinger: 3.1 Risikovurderinger: faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Administrerende direktør mener at man på bakgrunn av den kartleggingen som nå er gjennomført har fått en god oversikt over status når det gjelder helseforetakenes forhold til stiftelser og legater. En viktig del av kartleggingen er å bevisstgjøre helseforetakene at man har et ansvar for å holde oversikt og å sikre at man utøver dette i henhold til gjeldende regelverk. Det er imidlertid enkelte feilkilder ved kartleggingen, som man vil måtte hensynta når konklusjonene trekkes. Blant annet mangler utfyllende svar hva angår en del av stiftelsene, ved at enkelte av spørsmålene står ubesvart, eller man har svart upresist i forhold til spørsmålet. Dette gjelder bl.a. spørsmålet om hvorvidt foretaket har etablert egne rutiner for revisjon av foretakets kontakt med stiftelsen. Her har flere foretak svart at stiftelsen har revisor. Det er også avdekket behov for at foretakene får klarere oversikt over betydningen av sitt engasjement i stiftelser, både når det gjelder opprettelse av stiftelser, deltakelse i styreverv og i forbindelse med tildeling av midler, og hvilke konsekvenser dette har i forhold til bl.a. habilitet, jfr. stiftelseslovens 19 og 27. Videre er det nødvendig at foretakene sørger for å få registeret stiftelsene både lokalt og i stiftelsesregisteret sentralt. Det viser seg at de færreste foretakene har oversikt på ett sted. At kun 54 av totalt 71 stiftelser er registrert i stiftelsesregisteret er ikke godt nok, her kreves at samtlige registreres. Det er administrerende direktørs oppfatning at det ligger betydelig risiko, særlig juridisk og omdømmemessig, ved ikke å ha disse forholdene i orden. Det vil derfor haste med å få gjennomført dette. En mener også at det er nødvendig at foretakene etablerer rutiner for revisjon av eget engasjement i stiftelser. Det er ikke tilstrekkelig, slik flere foretak indirekte har antydet ved sine svar, at stiftelsene selv er underkastet revisjon. Interne revisjonsrutiner i foretaket vil sikre at man til enhver tid har oversikt og kontroll over omfang og art av engasjementet. Administrerende direktør mener at som en videre plan for tiltak bør resultatene av kartleggingen tas opp med helseforetakene i brev hvor det gis konkrete bestillinger i forhold til å bringe foretakenes forhold til stiftelser i samsvar med regelverk og retningslinjer. I første rekke vil dette si stiftelseslovens bestemmelser, men man bør også vurdere engasjementet opp mot retningslinjer på økonomi- og etikkområdet. Videre bør det stilles krav til etablering av rutiner for revisjon av helseforetakenes forhold til stiftelser; herunder opprettelse av og deltakelse i stiftelsens styrende organer, forvaltning og mottak av midler m.v. Det bør settes en tidsfrist for helseforetakene for gjennomføring av arbeidet, samt en frist for rapportering tilbake til Helse Sør-Øst RHFog oppdraget vil forankres i foretaksmøtene,. Denne planen rapporteres sammen med resultatene av kartleggingen til helse- og omsorgsdepartementet innen 1. oktober Evt dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Det er ikke funnet nødvendig å involvere stiftelsene selv eller ansattes organisasjoner i kartleggingen. Man har imidlertid gjennom kartleggingen hatt nær kontakt med foretakene gjennom de saksbehandlere som har ansvar for forholdet til stiftelsene. 3.3 Konklusjon Administrerende direktør ber styret ta resultatene av kartleggingen til orientering, samtidig som det gis fullmakt til å iverksette nødvendige tiltak for å bringe helseforetakenes forhold til stiftelser i orden, slik administrerende direktør har skissert. Det anbefales at resultatene Side 4 av 5

5 rapporteres inn til Helse- og omsorgsdepartementet, sammen med en plan for nødvendige tiltak, i samsvar med kravene i foretaksprotokollen for Trykte vedlegg: Kartleggingsskjema I for helseforetakenes engasjement i stiftelser, legater og lignende Kartleggingsskjema II for helseforetakenes engasjement i stiftelser, legater og lignende Utrykte vedlegg: Foretaksprotokoll Helse Sør-Øst RHF, Krav og rammer for 2009 Styresak av 4. september 2008; Retningslinjer for gaver, donasjoner m.v Side 5 av 5