Styret Helse Sør-Øst RHF SAK NR ORIENTERINGSSAK: FELLES FORSYNINGSSENTER I HELSE SØR-ØST. STATUS

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF SAK NR ORIENTERINGSSAK: FELLES FORSYNINGSSENTER I HELSE SØR-ØST. STATUS Forslag til vedtak: Styret tar administrerende direktørs redegjørelse om status for felles forsyningssenter i Helse Sør-Øst til orientering. Hamar 9. juni 2009 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Det er gjennom tidligere styresaker samt i foretaksmøter gitt klare forventninger til helseforetakene om at de skal benytte seg av felles forsyningsløsning og bruke Forsyningssenteret som primærleverandør av medisinsk og ikke medisinsk forbruksmateriell. Helse Sør-Øst RHF skal så langt det er mulig bidra til å gi helseforetakene incitamenter til å ta i bruk Forsyningssenteret slik det er forutsatt. For å kunne hente ut potensielle innkjøpsgevinster forventes det en kjøpslojalitet uavhengig av hvem som drifter Forsyningssenteret. En overgang fra DHL til Bring som logistikkoperatør av Forsyningssenteret pr skal ikke få noen negative konsekvenser for helseforetakene. Bring kan vise til en løsning som er mer helhetlig og tilrettelagt for helseforetakene enn dagens logistikkoperatør kan tilby. Nye tjenesteelementer som for eksempel sterilforsyning forventes å gi helseforetakene et større incitament til å gjennomføre de planlagte omleggingene av internlogistikken som da er nødvendig, noe som igjen vil bidra til økt bruk av Forsyningssenteret. Det at stadig flere felles rammeavtaler (eks. medisinske forbrukesvarer) operasjonaliseres gjennom forsyningssenteret vil også bidra til økt bruk av Forsyningssenteret. Sammen med lokalt utviklede og styrebehandlede handlingsplaner på området, og sentral oppfølging av KPIer, mener vi dette vil bidra til at vi fremover vil se en positiv økning i bruken av forsyningssenteret Styret inviteres til å ta redegjørelsen om status for felles forsyningssenter i Helse Sør-Øst til orientering. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Bakgrunn Løsningen med felles forsyningssenter i Helse Sør-Øst har blitt driftet av DHL Exel Supply Chain (Norway) AS fra avtalen ble inngått med Helse Øst i september Styret vedtok i sak at det skulle bygges videre på den inngåtte avtalen med DHL for etablering av felles forsyningsløsning for hele Helse Sør-Øst. Løsningen med felles forsyningssenter inngår også i Handlingsplan Innkjøp og Logistikk, vedtatt av styret i sak (revidert versjon i styresak ). I denne handlingsplanen er ett av delmålene at forsyningsløsningen skal optimaliseres med utgangspunkt i blant annet bruk av felles forsyningssenter - alle helseforetak skal bruke Forsyningssenteret som primærleverandør. I foretaksmøtene i februar 2008 ble det også forutsatt at helseforetakene følger opp gjennomføringen av den nevnte handlingsplanen, herunder oppfølging av tiltak knyttet til operativ gjennomføring av bestillinger og varelogistikk i helseforetaket. Det er blant annet forventet at foretakene tar i bruk elektroniske bestillingssystemer, benytter felles forsyningssenter samt utarbeider og vedtar en plan for omlegging av internlogistikken i foretaket basert på bruk av felles forsyningssenter. På vårparten 2008 var stort sett samtlige helseforetak i Helse Sør-Øst tilknyttet løsningen med felles forsyningssenter, dog i varierende omfang. Imidlertid ser en nå at etter hvert som erfaringene med Forsyningssenteret blir bedre og sortimentet som tilbys derfra er mer aktuelt for hvert enkelt foretak, øker volumet som kjøpes gjennom denne løsningen. Varer kjøpt gjennom Forsyningssenteret i april 2009 utgjorde over 47 % mer i volumverdi enn det som ble kjøpt i samme måned i Akkumulert volumverdi på varer fra første til andre halvår 2008 økte med nesten 42 %. Og fra januar til mars 2009 økte kjøpene med over 17 % i Side 2 av 5

3 volumverdi. Et økt volum gjennom denne forsyningsløsningen vil bidra til å oppnå riktige innkjøpspriser og en riktig kostnadsfordeling knyttet til drift av løsningen. Erfaringene knyttet til de første årene gjennom bruk av forsyningssenteret, der man så visse behov for endringer i forutsetningene, gjorde at DHL og Helse Sør-Øst ble enige om å avvikle samarbeidet pr Skifte av logistikkoperatør Konkurransen om Forsyningstjenester Helse Sør-Øst ble utlyst før jul 2008, og etter gjennomførte forhandlinger vedtok administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF å inngå kontrakt med Posten Norge AS for drift av Forsyningssenteret. Avtalen ble signert og gjelder for fire år. Posten Norge AS kan tilby en helhetlig forsyningsløsning som representerer en kvalitetsheving fra dagens nivå. Bring Logistics Solutions AS og Bring Logistics AS skal være utøvende virksomheter på henholdsvis lager og transport. Bring sitt lager er lokalisert i Drammen og driftsstart er Arbeidet med å implementere Bring som ny logistikkoperatør er godt i gang. Det er mange prosesser som skal på plass i løpet av kort tid, men Bring har et godt nettverk med kompetente medarbeidere som gjør at fremdriften opprettholdes. Viktige milepæler for implementering av Bring som logistikkoperatør er blant annet å få på plass; Register over artikler, vareleverandører og kunder IKT-systemer som blant annet skal håndtere ordre/ordresvar, samt e-faktura og meldingsformater som ASN, vognmelding og pakkseddel Lagerlayout for både grovlager, sterillager og kjølelager samt lagerfasiliteter Distribusjonsplan som inkluderer samtlige leveringssteder hos virksomhetene i Helse Sør-Øst Parallelt skal avtaleforholdet med DHL avvikles og varer fra DHL sitt lager i Vestby skal overføres til Bring sitt lager i Drammen. Under selve flytteprosessen vil helseforetakene oppleve noen dager hvor det ikke er normal forsyning av varer, dette skal varsles i god tid slik at helseforetakene får tid til å bestille ekstra forsyning av varer i forkant for å dekke behovet i flytteperioden. Det vil imidlertid opprettholdes en beredskap hos både DHL og Bring i denne perioden for å kunne forsyne helseforetakene med varer som det skulle bli akutt behov for. 2.3 Bruk av felles forsyningssenter Det ligger en klar forventning om at helseforetakene øker sin bruk av Forsyningssenteret som leverandør av medisinsk og ikke medisinsk forbruksmateriell, og Helse Sør-Øst RHF bidrar til å legge forholdene til rette for dette. Det tilstrebes å kunne tilby et standardisert sortiment ved Forsyningssenteret, og felles regionale kontrakter på medisinsk forbruksvarer bidrar sterkt til dette. Det jobbes nå systematisk med å oppdatere varekatalog i henhold til de nye leverandøravtalene samt utfasing og innfasing av artikler i etapper på Forsyningssenteret. Dessuten vil det i produktrådene gjøres løpende vurderinger på egnetheten av varer på Forsyningssenteret slik at sortimentet blir mest mulig optimalt ut fra det kjernevirksomhetens behov. Side 3 av 5

4 Nye tjenesteelementer inngår i kontrakten med Posten Norge AS som helseforetakene i lengre tid har etterspurt, men som DHL ikke har klart å tilby. Dette innebefatter blant annet sterile varer lagret på sterillager hvor de plukkes og pakkes til avdeling og sendes i vogn i samme varestrøm som ordinære ikkesterile varer, såkalt sterilforsyning. Flere helseforetak har satt det som en forutsetning at nettopp sterilforsyning er på plass før de kan gjennomføre plan for omlegging av internlogistikken i foretaket. En slik tjeneste fra Bring gir et vesentlig incitament for bruk av Forsyningssenteret da en ikke får tilbud om dette i dag, verken fra dagens forsyningsløsning med DHL eller fra leverandørmarkedet. Dette representerer derfor en betydelig kvalitetsheving av løsningen. Helseforetakene oppfordres til å ta en større kontroll over og styring av bestillerfunksjonen ute i virksomhetene. På denne måten vil Helse Sør-Øst oppnå en realisering av innkjøpsgevinster. Alle helseforetak er pålagt å på basis av strategi og handlingsplan for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst, utvikle og styrebehandle lokale handlingsplaner for innkjøp- og logistikk i løpet av mai Tilknytning og bruk av forsyningssenteret er en viktig del av dette. Vi vil sentralt følge opp de lokale handlingsplanene for å sikre at nødvendige tiltak er truffet i de enkelte helseforetak for å tilrettelegge for økt ibrukstagelse av forsyningssenteret. Med et mer standardisert varesortiment, et tilbud om sterilforsyning samt en bedre kontroll over bestillerfunksjonen ligger forutsetningene for å benytte seg av Forsyningssenteret i større grad til rette for helseforetakene. Helse Sør-Øst RHF vil derfor utover høsten ha en tett oppfølging av helseforetakenes bruk av Forsyningssenteret og deres gjennomføring av interne omleggingsplaner. Konseptet med felles forsyningssenter skal være en lønnsom løsning for hele foretaksgruppen. Det handler ikke kun om logistikkeffektivisering, men også om god leverandørstyring og om å oppnå de beste vareprisene i markedet og styrke vår innkjøpsmakt ved å fremstå som en samlende bestillerorganisasjon. Gjennom felles leverandøravtaler oppnår Helse Sør-Øst en rabatt på vareprisene som kommer samtlige helseforetak som benytter Forsyningssenteret til gode. Ved at Helse Sør- Øst RHF overtar utførelsen av logistikktjenester fra vareleverandørene og selv påtar seg logistikkostnadene for vareforsyningen via en ekstern logistikkoperatør, vil varene ut fra Forsyningssenteret ha et prispåslag som dekker disse logistikkostnadene. Dette påslaget blir vurdert ut fra de faktiske driftsmessige forhold og helseforetakenes innkjøpsmønster. 2.4 Risikovurderinger Risikomomenter knyttet til implementering av Bring som logistikkoperatør er blant annet: a. Utilstrekkelig informasjon til artikkel-, leverandør og kunderegister. Dette påvirker Forsyningssenterets mulighet til å bestille og levere varer samt å identifisere leverandører og kunder b. Leverandør av innkjøpsløsning kan ikke levere i tide. Dette påvirker Forsyningssenterets mulighet til å ta imot ordre og sende ordrebekreftelser via e- handel c. Sterillager blir ikke bygd ferdig i tide. Dette påvirker Ahus sin mulighet til å få sterile, avdelingspakkede varer fra oppstartsdato Risikomomentene ovenfor vil forårsake forsinkelse i (deler av) implementeringen dersom de inntreffer, og selv om Bring må betale dagbot vil en forsinkelse knyttet til risikomoment a og b likevel kunne gi store konsekvenser for Helse Sør-Øst. En forsinkelse knyttet til risikomoment Side 4 av 5

5 c er ikke fullt så alvorlig, da konsekvensen blir å videreføre løsningen Ahus har i dag med et eget midlertidig sterillager på sykehuset. Selv om det ikke er umiddelbar fare for at noen av risikomomentene ovenfor vil inntreffe, har Helse Sør-Øst RHF en tett oppfølging av Brings prosjektledelse for å sikre fremdrift og for å kunne iverksette tiltak dersom faren for en forsinkelse skulle bli reell. Risiko er vurdert, håndtert og under kontroll. 3. Administrerende direktørs vurderinger: En forutsetning for en optimal felles forsyningsløsning er at samtlige helseforetak slutter seg til denne løsningen og benytter seg av det fulle potensialet som ligger der. På den måten bidrar helseforetakene til at Helse Sør-Øst fremstår som en samordnet og samhandlende bestillerorganisasjon. Overgangen fra DHL til Bring som logistikkoperatør av Forsyningssenteret forventes å gi en positiv effekt på helseforetakenes incitament til å knytte seg til løsningen. To års erfaring fra drift med DHL som logistikkoperatør har gitt Helse Sør-Øst verdifull erfaring med tanke på å operasjonalisere kontrakten med Bring som er mer tilrettelagt for helseforetakenes behov ved en slik forsyningsløsning. Det forutsettes at overgangen til Bring går så smertefritt som mulig slik at tilbudet overfor helseforetakene opprettholdes og at volumet som kjøpes via Forsyningssenteret kan fortsette å øke. Med den erfaring og kompetanse Bring innehar og de ressursene som stilles til rådighet med Posten Norge AS som morselskap, har Helse Sør-Øst RHF tillit til at Bring klarer å etablere forsyningsløsningen i tide. Med den trenden som kan sees i helseforetakenes kjøpsmønster fra Forsyningssenteret det siste året, er det grunn til å tro at denne forsyningsløsningen blir lønnsom for alle parter. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side 5 av 5