SAK NR OPPFØLGING AV ANTIKORRUPSJONSPROGRAM FRA HELSE SØR-ØST I SYKEHUSET INNLANDET VEDTAK:

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR OPPFØLGING AV ANTIKORRUPSJONSPROGRAM FRA HELSE SØR-ØST I SYKEHUSET INNLANDET Forslag til VEDTAK: 1. Styret i Sykehuset Innlandet tar antikorrupsjonsprogrammet fra Helse Sør-Øst til orientering. 2. Styret i Sykehus Innlandet tar oppfølging av tidligere handlingsplan etter styresak 067/2014; «Styrking av sykehuset innlandets internkontroll for å hindre misligheter i foretaket» til orientering, jf vedlegg 2. Tiltak som ikke er avsluttet videreføres i arbeidet med implementering av antikorrupsjonsprogrammet fra Helse Sør-Øst. 3. Handlingsplan som vist i vedlegg 3 vedtas med implementering av antikorrupsjonsprogrammet i Sykehuset Innlandet. Brumunddal, 21.mai 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Fagdirektør: Toril Kolås, Avd.sjef virksomhetsstyring: Borghild Hammer

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR Bakgrunn Styret i Helse Sør-Øst har i sak 094/2014, jf vedlegg 1 vedtatt et antikorrupsjonsprogram som skal gjelde for alle helseforetakene i regionen. Det forutsettes i vedtaket at antikorrupsjonsprogrammet med implementeringsplan oversendes helseforetakene for styrebehandling og videre oppfølging og implementering. Formålet med programmet er å forebygge at korrupsjon skjer, øke muligheten til å avdekke eventuell korrupsjon og øke beredskapen for å håndtere en eventuell korrupsjonssak ved å: Kartlegge risikoområder Iverksette kontrolltiltak for å hindre muligheten for å begå økonomisk kriminalitet. Sørge for at regler og retningslinjer er tilstrekkelig og blir fulgt, og at opplæring blir gitt. Programmet forutsetter etablering av en velfungerende varslingskanal og etablering av systematisk opplæring av ansatte. Det er utviklet en "verktøykasse" fra Helse Sør-Øst med forskjellige typer verktøy som kan brukes i introduksjonen av antikorrupsjonsprogrammet. Verktøykassen inneholder bl.a. e-læringskurs, etiske retningslinjer, varslingsrutiner, brosjyrer og presentasjoner. Det er og utarbeidet en håndbok for antikorrupsjon og misligheter. Verktøykassa er tilgjengelig på Helse Sør-Øst sine internettsider. Denne saken omhandler det arbeid som iverksettes for å implementere verktøykassa fra Helse Sør-Øst i SI. Det er nedsatt en egen arbeidsgruppe som vil følge opp arbeidet, og det er utarbeidet egen implementeringsplan, jf. vedlegg 3. 2 Iverksatte tiltak for å forebygge misligheter Sykehuset Innlandet arbeider allerede godt med å forebygge misligheter i foretaket. Etter oppdrag fra SI har PricewaterhouseCoopers AS (PwC) gjennomført en revisjon med kartlegging av rammeverk og mulige områder der misligheter og tillitsbrudd kan oppstå i organisasjonen. PwC avla sluttrapport fra revisjonen 3. juni Rapporten ble fulgt opp gjennom flere arbeidsgrupper i SI, og behandlet av styret i SI i styresak 067/2014, «Styrking av Sykehuset Innlandets internkontroll for å hindre misligheter i foretaket». Tiltak som ble vedtatt i styresaken, er fulgt opp med status for tiltakene i vedlegg 2. Tiltak som det fortsatt gjenstår arbeid med, er videreført inn i ny handlingsplan, jf. vedlegg 3. Foretaket har og hatt en omfattende revisjon av virksomhetsstyring i SI i 2014 fra Konsernrevisjonen HSØ. Et av forbedringsområdene etter revisjonen var etablering av en tilfredsstillende fullmaktsmatrise og mer formalisert fullmaktstyring gjennom lederavtaler. I etterkant av revisjonen ble det arbeidet med fullmaktsstrukturen og i styresak 103/2014 er det vedtatt en fullmaktsmatrise for 2015 som samler de overordnede fullmaktene. Dette er fullmakter innenfor overordnede fullmakter, økonomiske fullmakter, anskaffelsesfullmakter, signering og kontrakt og HR fullmakter. Arbeidet er videreført i 2015 med mål om å samle alle fullmakter i SI og etablere disse i et samlet fullmaktsdokument. Dette dokumentet vil inngå i den årlige styresaken om fullmakter for Arbeidet er og formalisert i lederavtalene for Videre oppfølging av fullmaktsstrukturen i SI er av denne grunn ikke tatt inn i vedlagte handlingsplan. 2

3 SI har implementert reviderte etiske retningslinjer fra HSØ for innkjøp og leverandørkontakt (styresak ), og har hatt høyt fokus på å skape bevissthet om etisk standard blant ansatte som arbeider med leverandører, deltar i anskaffelser eller på annen måte har mye kontakt med eksterne firmaer. I sammen med retningslinjene i 2010 og 2011 er det lagt vekt på informasjon, kurs, opplæring og nye dokumentmaler for bruk i innkjøpssammenheng. Mer enn 600 ansatte i SI har fått opplæring i temaer knyttet til antikorrupsjonsarbeid etter Innføring av antikorrupsjonsprogram fra Helse Sør- Øst Innføring av antikorrupsjonsprogrammet i SI i 2015 omfatter aktiviteter som er nødvendige for å gjøre relevant informasjon om etiske retningslinjer, rutiner for varsling og ledelsesmessig ansvar for oppfølging tilstrekkelig kjent i organisasjonen. Medarbeidere i foretaket er i ulik grad involvert i aktiviteter som er risikoutsatt ift. misligheter og korrupsjon. Innføringen vil derfor i stor grad være rettet mot ansatte med ansvar/oppgaver som innebærer mye leverandørkontakt og ansatte med økonomiansvar. Dette vil være ansatte med bestillingsfullmakt og/eller ansatte som deltar i fagutvalg og regionale produktråd. Ledere med økonomiske fullmakter og budsjettansvar vil også få innføring i programmet. Det vil bli tilrettelagt for ulike e-læringskurs (opplæringsverktøy) i læringsportalen. Ledere på nivå 2, 3 og 4 vil få informasjon og grunnleggende opplæring om etiske retningslinjer. Den enkelte divisjonsdirektør vil deretter måtte følge opp at nødvendige e-læringskurs blir gjennomført i sin divisjon. Opplæringen iverksettes høsten 2015 og gjennomføres suksessivt i alle deler av organisasjonen. Aktiviteter som vil bli planlagt med informasjon, opplæring og kommunikasjon vil tilpasses ulike målgrupper. Gjennom intranett og andre informasjonskanaler i foretaket vil det og bli gitt relevant informasjon om antikorrupsjonsprogrammet. Tiltakene er tatt inn i vedlagte handlingsplan, jf. vedlegg 3. Transaksjonsanalyser Med transaksjonsanalyser menes gjennomgang av datakvalitet i leverandør- og ansattregisteret, kryssjekk av relevante data i leverandørregisteret mot tilsvarende data i ansattregisteret, analyser av inngående fakturaer, analyser av lønnsutbetalinger med mer. Transaksjonsanalyser kan utføres av ekstern revisor og/eller kan implementeres i internkontrollens arbeid. SI har et kontinuerlig fokus på arbeidet med å forhindre misligheter og tillitsbrudd. Det ble gjennomført, med bistand fra PricewaterhouseCoopers AS (PwC), en transaksjonsanalyse i Neste transaksjonsanalyse planlegges gjennomført etter at regnskapet for 2015 er avsluttet i Det vil bli foretatt en gjennomgang av leverandørregisteret. Et av målene ved en slik gjennomgang er å redusere antall leverandører for bedre å kunne identifisere leverandører som innebærer risiko for misligheter. Gjennomgangen vil bli sett i sammenheng med eventuell innføring av nytt innkjøps- og økonomisystem i foretaksgruppen eller oppgradering av nåværende løsning. I påvente av nye løsninger anbefales det at transaksjonsanalyser benyttes for i større grad å sikre at eventuelle misligheter blir avdekket, jf handlingsplanen vedlegg 3. Kommunikasjon og varsling God kommunikasjon, utført på en strategisk og vedvarende måte, er et viktig bidrag i arbeidet med å forebygge korrupsjon. For å holde anti-korrupsjonsarbeidet levende over tid, er det nødvendig å være oppmerksomme på dette i det daglige og legge til rette for løpende og god informasjon. Innbyggerne i helseforetakets opptaksområde skal være trygge på at Sykehuset Innlandet har en høy etisk standard, og at arbeidet med korrupsjon tas på alvor. Dette vil også være med på å 3

4 styrke omdømmet til helseforetaket. Dersom det skulle avdekkes korrupsjon eller andre misligheter i foretaket, skal dette håndteres på en god måte. Mediehåndteringen tas inn i egne retningslinjer, jf. Handlingsplan vedlegg 3. Bruk av internett og intranett er nødvendige informasjonskanaler i arbeidet. En forutsetning for en åpen kultur i foretaket er at de ansatte har tillit til sine ledere. Ansatte må kunne være sikre på at deres ytringer blir hørt og vurdert. Videre må de oppleve at varsling om kritikkverdige forhold ikke vil bli møtt med sanksjoner, jf Arbeidsmiljøloven 2-5. En velfungerende varslingsordning er et viktig supplement til ledelsens arbeid for å motvirke og avdekke økonomisk kriminalitet i foretaket. Det er vesentlig at varslingsordningen er godt kjent i foretaket, og at det er etablert et velfungerende varslingsutvalg. SI har etablert en varslingskanal og et varslingsmottak bestående av hovedverneombud, en representant for de foretakstillitsvalgte, HR direktør og avdelingssjef juridisk avdeling. Det er og utarbeidet egne prosedyrer for varsling i SI (SI/ ). Det er signalisert fra HSØ at det vil komme en regional varslingsportal. Den regionale varslingsportalen vil etter det som forventes dekke både intern varsling og varsling fra eksterne. Denne portalen skal foretakene kunne benytte for å behandle de varsel som mottas. Når varslingsportalen er på plass vil denne bli vurdert og prosedyrene oppdatert og tilpasset til SI. Foretaket vil som en del av antikorrupsjonsarbeidet i 2015 fokusere på å gjøre eksisterende rutiner bedre kjent for foretakets ansatte gjennom informasjon og møter med lederne i SI. Prosedyrene vil bli oppdatert i samarbeid med tillitsvalgte og arbeidsmiljøutvalget. SI vil vurdere om det er behov for ytterligere tilpasninger i prosedyrene når den elektroniske løsningen fra Helse Sør-Øst foreligger. Enkelte spørsmål i medarbeiderundersøkelsen kan gi en indikasjon på hvorvidt kulturen i foretaket er preget av godt samarbeid og åpenhet, noe som er sentrale verdier i et arbeidsmiljø som virker forebyggende og forhindrer misligheter. Særlig gjelder dette spørsmål om det føles trygt å varsle om kritikkverdige forhold og om det føles greit å melde feil og avvik. Oppfølgingen av resultatene i etterkant av medarbeiderundersøkelsen vil derfor være sentralt i antikorrupsjonsarbeidet fremover. Det er etablert systematikk rundt oppfølgingen ute i divisjonene og dette er tema i oppfølgingsmøter mellom administrerende direktør og divisjonsdirektørene. Videre er det satt krav i den enkelte linjeleders lederavtale om oppfølging av medarbeiderundersøkelsen og tema i foretakets HAMU og i de divisjonsvise AMU ene. Det iverksettes derfor ikke ytterligere oppfølging på foretaksnivå. 4 Administrerende direktørs vurdering Antikorrupsjonsprogrammet er et hjelpemiddel som vil bidra til å gjøre foretaket bedre i stand til å forebygge misligheter. Et mål for Sykehuset Innlandet er høy etisk standard gjennom god kultur med sunne holdninger blant alle ansatte. Administrerende direktør vil understreke det ledelsesmessige ansvar som ligger på alle nivå i organisasjonen for å skape en slik kultur. Lederne har et viktig kommunikasjonsansvar overfor ansatte for å sikre at foretakets retningslinjer for håndtering av misligheter blir gjort kjent i organisasjonen. Samtidig har også ansatte et selvstendig ansvar for å holde seg oppdatert og gi oppdatert informasjon om sine økonomiske interesser, bierverv og koplinger mot leverandører i Sykehuset Innlandet. Engasjement og informasjon om plikter og ansvar vil gjøre ansatte bedre i stand til å svare og handle på en hensiktsmessig måte når en i det daglige arbeid står overfor en situasjon og et etisk dilemma. Administrerende direktør er fornøyd med den oppfølging som SI har hatt etter at PwC gjennomførte en mislighetsrevisjon i foretaket i Videreføring av arbeidet med forebygging 4

5 av misligheter vil skje gjennom implementering av antikorrupsjonsprogrammet fra Helse Sør- Øst. Mye er allerede på plass, men det er viktig at det løpende etableres gode systemer og rutiner for å fange opp eventuelle avvik. Gode rutiner sikrer også de ansatte trygghet i utøvelsen av det daglige arbeid. Administrerende direktør understreker betydningen av nødvendig opplæring og målrettet informasjon til alle ansatte. Administrerende direktør mener dette er tilfredsstillende ivaretatt i foretakets handlingsplan som følger saken. Vedlegg: 1. Styresak 094/ Antikorrupsjonsprogram i Helse Sør-Øst 2. Oppfølging av Handlingsplan fra styresak 067/2014 i 2014 for å hindre misligheter i SI 3. Handlingsplan 2015 Implementering av Antikorrupsjonsprogram i S 5