Handlingsplan for virksomhetsstyring 2016 Status 2 tertial

Transkript

1 Handlingsplan for virksomhetsstyring Status 2 tertial Nr Handling Styringsmål/Tiltak Ansvar Frist Status 2 tertial 1.0 Intern styrings og kontrollmiljø: 1.1 Følge opp anbefalinger i rapport etter revisjonen Tiltaksarbeid etter revisjon okt./nov fra Konsernrevisjonen HSØ. Utarbeide styresak og handlingsplan og følge opp tiltak som del av tertialrapporteringen i - Styresak ferdigstilles til møte i styret i SI 26. mai - Innarbeide og følge opp aktuelle tiltak etter revisjonen knyttet til virksomhetsstyring i handlingsplan for virksomhetsstyring - Oppdatere og følge opp handlingsplan for det pasientadministrative arbeidet med tiltak etter oppfølgingsrevisjon STYRESAK 34/ I MØTE 26.5 STYRESAK 17/ VEDLEGG 2 I STYRESAK 34/ HANDLINGSPLAN AVSLUTTET - Utarbeide og følge opp tiltak etter revisjon av Medisinsk koding UNDER ARBEID 1.2 Instrukser og vedtekter er oppdaterte og ligger i kvalitetssystemet. 1.3 Organisasjonskart, og funksjonsbeskrivelser er oppdatert. Instruks for adm. direktør, instruks for styret og vedtektene for SI er oppdaterte og ligger i kvalitetssystemet. Organisasjonskart og funksjonsbeskrivelser på nivå 2, 3 og 4 skal være oppdaterte og ligge i kvalitetssystemet UTFØRT UTFØRT 1

2 1.4 Oppdatere årshjul for virksomhetsstyring på foretaksnivå og mal for årshjul for divisjonene. Oppdatere møteplan på foretaksnivå for SI, og mal for møteplan for divisjonene. Oppdatere årsplan for styremøter 1.5 Implementere føringene i Oppdrags- og bestillerdokumentet (OBD) i helseforetaket. 1.6 Inngåelse av lederavtaler for ledernivå 1-4. Fastsatte datoer for hele året knyttes til når de ulike prosessene skal gjennomføres: 1. Plan for virksomhetsstyring 2. Strategi og mål 3. Budsjett (Mål og budsjett og Økonomisk langtidsplan) 4. Oppdrags- og bestillerdokument (OBD) 5. Rapportering gjennom månedsrapportering, tertialrapportering, risikovurdering og årsregnskap 6. Oppfølgingsmøter 7. Årlig melding og Årsrapport Egen styresak årlig etter at OBD formelt vedtas i foretaksmøte i februar Utvikle videre system for monitorering av alle styringskrav fra OBD og sørge for hensiktsmessig tilbakerapportering til styret tertialvis og årlig til Helse Sør-Øst RHF i form av årlig melding. Vedtak i henhold til foretaksmøteprotokoller følges opp etter samme oppfølgingsregime og er tatt inn som krav i mal til lederavtalene. Lederavtaler utarbeides UTFØRT PÅ FORETAKSNIVÅ STYRESAK 17/ - OBD OG HANDLINGS-PLAN FOR VIRKSOMEHTS- STYRING STYRESAK 17/ - OBD TILLEGGSDOKUM ENT OBD MOTTATT I AUGUST DOKUMENTENE SVARES UT I ÅRLIG MELDING STYRESAK 17/ - LEDERAVTALER, VEDLEGG 4 Lederavtale mellom nivå 1 og UTFØRT Lederavtaler på nivå 3 og 4 forankres i divisjonene gjennom HR sjefene. HR direktør UTFØRT 2

3 1.7 Oppdaterer årlig helhetlig «Fullmaktsdokument» for personal, økonomi, innkjøp og overordnede fullmakter - Styresak årlig i desember DES. 1.8 Koordinere arbeid med Årlig melding 2015 og tilhørende styresak - Styresak ferdig til styremøte før 1. mars og årlig melding oversendes HSØ UTFØRT. STYRESAK 11/ I MØTE 17/2 1.9 Koordinere arbeid med Årsrapport 2015 og tilhørende styresak - Styresak ferdig 18.mars UTFØRT STYRESAK 15/ I MØTE 17/3 2.0 Etablere mål og styring av risiko 2.1 Gjennomføre LGG med risikovurdering av virksomheten. - Gjennomføres 1. og 3. tertial. Risikokart 3 tertial inngår i årlig melding for. Risikokart og handlingsplaner etter LGG følges opp i tertialrapporteringen Divisjonsdirektør UTFØRT STYREMØTE 26/5, SAK TERTIAL 3

4 2.2 Oppfølging av tilsyn og interne revisjoner. Sørge for at interne revisjoner på foretaksnivå gjennomføres ihht styrevedtatt plan Utarbeide årlig styresak med plan for interne revisjoner - Følge opp system som gir løpende oversikt over alle åpne avvik og merknader etter eksterne tilsyn. Status over åpne avvik i forbindelse med tilsyn og interne revisjoner rapporteres til styret hvert tertial. - Interne revisjoner gjennomføres etter styrevedtatt plan. UTFØRT STYREMØTE 26/5, SAK 39- OM 1 TERTIAL NY STATUS TATT INN I 2 TERTIALRAPPORT ANTALL INTERNE REVISJONER REDUSERT I JF VEDTAK I LEDERMØTE. 3.0 Tiltak for å ha styring og kontroll: 3.1 Oppdatere felles prosedyre (rammeverk for virksomhetsstyring) i SI - Modul for registrering av revisjoner og tilsyn implementeres - Oppdatere årlig prosedyre for virksomhetsstyring UNDER ARBEID 3.2 Oppdatere maler for virksomhetsrapporteringen, herunder måneds- og tertialrapport - Malen for månedsrapportering utvikles og målekort tas i bruk for divisjonene. Egen arbeidsgruppe nedsatt til arbeidet. - Rapportering ved bruk av målekort fom. februar rapportering for divisjonene UTFØRT. FORTSETTER SOM LØPENDE OPPGAVE VIA ANALYSETEAM 4

5 3.3 Oppdatere informasjon om virksomhetsstyring og tilhørende linker på intranett og internett. - Utarbeide rapporter og «Kuber» til analyseformål etter behov for å ha styring og kontroll - Etablere operativt analyseteam for å følge opp analysebehov i foretaket LØPEND E I ANALYSETEAM OPPRETTET I MED EGET MANDAT. - Oppdatere «MIN SIDE» med styringsdata LØPENDE 3.4 Kvalitetssystemet(EK) og forbedringssystemet 4.0 Oppfølging: 4.1 Det er utarbeidet et hensiktsmessig system for rapportering til adm. direktør og styret (måned, tertial og årlig). Ta i bruk nytt avvikssystem for registrering av uønskede hendelser (DELTA). - Prosjektgruppe etableres - Opplæring gjennomføres - Tas i bruk i hele SI Det rapporteres regelmessig på divisjonsnivå og foretaksnivå gjennom - månedsrapportene til styret, 3 tertialrapporter - Ledelsens gjennomgåelse (LGG) 1. og 3. tertial - årlig melding PILOTERING AV NYTT SYSTEM I OKTOBER. ELÆRINGSKURS UTARBEIDES OG FULL DRIFT FOM 2017 UTFØRES LØPENDE 4.2 Oppfølging av styrevedtak, strategier og handlingsplaner System for oppfølging av styrevedtak, samt oppfølging av gjeldende strategier og handlingsplaner videreutvikles. Arbeid med mulighet for sammenslåing av strategier ved revidering av den enkelte strategi og handlingsplan videreføres i. Prosjektgruppe nedsatt videreføres i. ARBEIDSGRUPPE NEDSATT HØSTEN 2015 OG HAR HATT ARBEIDSMØTER I MÅL: NY VIRKSOMHETS- STRATEGI VEDTAS PARALELLT MED ØLP I MAI

6 6