Styret for Vestre Viken HF tar redegjørelsen for bakgrunnen, status og videre oppfølging av organisering av ledernivåene til orientering.

Transkript

1 Dato Saksbehandler Saksfremlegg Ansvarsavklaring for ledernivåene Direkte telefon Vår referanse Arkivkode Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 059/ Trykte vedlegg: 1. Protokoll fra 16. juni Føringer for organisering på nivå 4 3. Fullmakter innen HR-området Ingress Tekst i kursiv Forslag til vedtak Styret for Vestre Viken HF tar redegjørelsen for bakgrunnen, status og videre oppfølging av organisering av ledernivåene til orientering. Drammen, 20. mars 2011 Marit Lund Hamkoll Fung. administrerende direktør

2 Bakgrunn Organiseringen av VV Organiseringen av ledernivåene i Vestre Viken HF skjedde etter det som ble kalt kaskadeprinsippet. Det ble organisert ovenfra og ned ved at administrerende direktør organiserte og ansatte ledere på nivå 2 som deretter organiserte og ansatt ledere på 3 som deretter gjennomførte samme prosess for nivå 4. I utgangspunktet skulle det ikke være flere ledernivåer med budsjett og personalansvar enn fire. I noen klinikker er det imidlertid også et slikt nivå 5. I denne prosessen måtte også spørsmålet om eventuelle rettighetshavere ivaretas. Det vises til vedlegg 1 og 2 hvor det fremgår hvilke prinsipper som ble lagt til grunn. Forutsetninger ved etableringen Det ble lagt til grunn at inntil nye felles løsninger var etablert gjaldt eksisterende løsninger for delegasjon, fullmakter innenfor HR, økonomi, avtaler osv. Det var etablert ordninger ved alle de fire opprinnelige foretakene men disse var ikke sammenfallende dels fordi organiseringen var ulik og dels fordi valgene som lå til grunn også var forskjellig. Etablering av styringsdokumenter for oppfølging av føringer fra eier og eget styre Pr i dag er status: Nivå 1 - Administrerende direktør Det forligger arbeidsavtale, egen instruks, delegasjon fra styret, oppdragsdokument og foretaksprotokoller. Nivå 2 - Klinikkdirektør Det foreligger arbeidskontrakt for leder på nivå 2, årlige driftsavtaler inngått med AD som skal sikre gjennomføring av de overordnede føringer for virksomheten. Nivå 3 - Avdelingssjef Det foreligger arbeidskontrakt for leder på nivå 3, og leder på nivå 2 er ansvarlig for å etablere driftsavtalene. Avdelingssjef har lederansvar på en eller flere lokasjoner. Nivå 4 (og 5) Nivå 4-ledere har lederansvar på et driftssted. Status i klinikkene er slik: Medisinsk klinikk: Medisinsk klinikk er organisert i 7 ulike avdelinger som hver ledes av avdelingssjef som har seksjoner med nivå 4-ledere under seg. 40 nivå-4 ledere har arbeidskontrakter for ledere.

3 Stillingsbetegnelsene for nivå 4-ledere er avdelingssykepleier og seksjonsleder. Blant legene brukes stillingsbetegnelsene avdelingsoverlege, seksjonsoverlege og enhetsoverlege. Ved to avdelinger kan det se ut som om det er et ledernivå 5. Det er utarbeidet funksjonsbeskrivelser for avdelingssykepleier/seksjonsleder, avdelingsoverlege, enhetsoverlege med ansvar for LIS og turnusleger, enhetsoverlege med ansvar for overleger. Av funksjonsbeskrivelsen for avdelingssykepleier/seksjonsleder fremgår det at leder har et samlet drift-, personal- og økonomiansvar. Av funksjonsbeskrivelsen for avdelingsoverlege/enhetsoverlege fremgår det at legen har et medisinskfaglig ansvar og personalansvar. Kirurgisk klinikk Kirurgisk klinikk er organisert i 9 ulike avdelinger som hver ledes av avdelingssjef og som hver seg har seksjoner med nivå 4-ledere under seg. 31 nivå-4 ledere har arbeidskontrakter for ledere, dvs alle avdelingssykepleiere og en seksjonsoverlege med personal-, økonomi og fagansvar. Øvrige seksjonsoverleger har kun fagansvar og har beholdt gammel avtale fra det enkelte driftssted. Stillingsbetegnelsene for nivå 4-ledere er avdelingssykepleier og seksjonsleder. Klinikk for psykisk helse og rus Klinikk for psykisk helse og rus er organisert i 9 ulike avdelinger som hver ledes av avdelingssjef og som hver seg har seksjoner med nivå 4-ledere under seg. Nivå-4 ledere har arbeidskontrakter for ledere. Stillingsbetegnelsene for nivå 4-ledere er seksjonsleder. Det er utarbeidet generell funksjonsbeskrivelser for seksjonsleder. Klinikk for medisinsk diagnostikk Klinikk for medisinsk diagnostikk er organisert i 6 ulike avdelinger som hver ledes av avdelingssjef og som hver seg har seksjoner med nivå 4-ledere under seg. 4 ledere har arbeidskontrakter for ledere. Stillingsbetegnelsene for nivå 4-ledere er seksjonsleder.

4 Det er utarbeidet funksjonsbeskrivelser for seksjonsleder Klinikk for intern service Klinikk for intern service er organisert i 8 ulike avdelinger som hver ledes av avdelingssjef og som hver seg har seksjoner med nivå 4-ledere under seg. Nivå-4 ledere har arbeidskontrakter for ledere. Stillingsbetegnelsene for nivå 4-ledere er seksjonsleder. Det er utarbeidet funksjonsbeskrivelser for seksjonsleder. Her er det valgt ulike løsninger og ikke etablert et gjennomgående system for driftsavtaler. F eks har klinikk for internservice etablert en måltavle for ledere på nivå som grunnlag for oppfølging. Kvinne- og barneklinikken Klinikken er organisert i 4 avdelinger som ledes av avdelingssjefer (nivå 3). Disse har driftsavtale med klinikkdirektøren. Seksjonsledere (nivå 4) har oppfølgingsmøter med avdelingssjefene, sammen med controllerne regelmessig, og er forøvrig med inn i deres ledergrupper og møter, med gjenomganger av økonomi og tiltak etc i fellesskap. De har ikke egen driftsavtale. Seksjonslederne har personal- og økonomisk ansvar for sin seksjon. Seksjonsoverlegene er organisert under avdelingsoverlege/avdelingssjef, som har personal- og økonomisk ansvar for legegruppene sine. Fullmakter i nivåene er i henhold til VV HFs fullmaktsmatrise Støtteapparat Klinikken får støtte knyttet til økonomitjenester fra controller og til HR-tjenester fra spesialrådgiver som er øremerket klinikk, men organisert i fagavdeling. I tillegg bidrar HRkonsulenter/rådgivere fra seksjon HR drift/service med driftsoppgaver knyttet til klinikken. I tillegg støttes klinikkene av øvrige stabsavdelinger. Klinikkene har egne medarbeidere i stab til klinikkdirektør og avdelingssjef på ulike områder. Omfang og fagområder varierer fra klinikk til klinikk. Konsernrevisjonens gjennomgang av oppfølging av Oppdragsdokument Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst har fått i oppdrag å gjennomføre revisjon av om helseforetakenes system for rapportering og oppfølging av styringskrav fra eier, sikrer forankring og gjennomføring. Formålet er følgende:

5 Å se etter om protokollene og styresakene fra styremøtene i helseforetakene bekrefter mottak av eiers oppdrag og bestilling. Å se etter om protokoller og styresakene gjenspeiler styrenes dialog om hva eiers styringskrav betyr for helseforetaket, og styret i helseforetaket forsikrer seg om at sakene de får til behandling sikrer ivaretakelse av styrets ansvar og oppgaver. Å se etter om helseforetaket har etablert et system for oppfølging av styrevedtak i eget helseforetak som sikrer forankring, gjennomføring, rapportering og oppfølging av styringskrav fra eier. I denne sammenheng er det det siste punktet som er spesielt av interesse. Revisjonen pågår fortsatt og vil bli fremlagt når den er sluttført men det er allerede noen punkter som vi ser må følges opp. Et hovedinntrykk er at det er en bra og systematisk tilnærming til eierkravene, men at det formaliseringen av ansvar forgjennomføring kan utvikles for å sikre en fullstendighet i gjennomføring og rapportering. Et av disse punktene for forbedring er at oppfølgingssystemet er noe ulikt organisert på nivå 4 og at fullmaktssystemet ikke er tilstrekkelig utviklet. Vurderingen er at på dette punkt er at det bør iverksettes tiltak Fullmakter Styret har i vedtak delegert til AD fullmakt til Som nevnt ovenfor har utgangspunktet ved organiseringen vært at alle tidligere fullmakter i organisasjonen gjelder inntil endring er besluttet. De tidligere foretakene hadde utviklet sine systemer basert på egen organisering og føringer fra eier. Innenfor HR er status slik: Delegasjon i samsvar med det som fremgår av vedlegg 3 er normalsituasjonen. Pr i dag er dette delvis suspendert ved opprettelse av stillingsutvalg jf sak 055/2011 om dette. Innenfor innkjøp og bestilling er status slik: Styret for Helse Sør-Øst har vedtatt forpliktende retningslinjer for helseforetakene i Helse Sør-Øst. Foretakene står likevel fritt med hensyn til å fastsette beløpsgrenser innenfor de enkelte fullmaktsområder. Rammene for hva den enkelte leder kan bestille og attestere/anvise er lagt inn i de elektroniske systemene Clockwork (for bestilling) og Visma (for betaling). Når det gjelder anmeldelser etc er status slik: Her er det styrets vedtak i sak 073/2010 som er utgangspunktet:

6 . Styret for Vestre Viken HF gir administrerende direktør fra det tidspunkt han tiltrer særskilt fullmakt til å: Representere foretaket utad i saker som inngår i den daglige ledelse; herunder å tegne foretakets firma Begjære påtale på vegne av foretaket Avgi og motta søksmål samt opptre på vegne av foretaket i saker for domstolene Vurdering Det er pr i dag slik at gjennom organiseringen og utvikling av avtaler for nivå 2 og 3 er oppfølging ivaretatt i forhold til å gjennomføre eiers oppdrag og enhetlig rapportering. På nivå 4 (og 5) er det som det har fremgått ulike systemer for oppfølging. Alle med utgangspunkt å skulle støtte ansvaret som ligger på nivå 3. Det legges til grunn at dette må systematiseres i større grad og også for nivå 4 (og 5) utarbeides felles mal for å synliggjøre ansvar og sikre oppfølging. Når det gjelder fullmakter innen innkjøp og bestillinger vil det fortsatt måtte følge organiseringen og budsjettrammer- og ansvar. Det vil bli foretatt en gjennomgang i forhold til om de nåværende grenser er hensiktsmessige og i samsvar med nåværende organisering. Når det gjelder inngåelse av avtaler på vegne av VV HF har det til nå vært relativt sentralisert og det vil bli foretatt en gjennomgang av i hvilken grad dette kan delegeres innen gitte områder og budsjettrammer. En slik delegasjon vil inneholde grunnleggende krav om fullført saksbehandling i arbeidet med utforming av avtaler med involvering av de deler av organisasjonen som det er naturlig å involvere. Når det gjelder å begjære påtale vil det bli lagt opp til å delegere saker av enklere karakter som f eks grovt og simpelt tyveri, skadeverk etc. I forhold til søksmål vil det fortsatt være sentralisert. Konklusjon Administrerende direktør vil etablere felles system og mal for synliggjøring av ansvar og myndighet på nivå 4 (og 5) slik det allerede er etablert på de tre øverste nivåene. Dette vil sikre et helhetlig system, gi nødvendig avklaring og legge til rette for enhetlig oppfølging og rapportering. Det vil i løpet av august bli foretatt en slik gjennomgang som er beskrevet og utformet et samlet og helhetlig fullmaktsregime både i forhold til normalsituasjonen og konsekvenser ved overtredelse.

7 Administrerende direktør forslår på denne bakgrunn at styret tar redegjørelsen til orientering.