Status til Handlingsplan for virksomhetsstyring 2015 pr august 2015

Transkript

1 Status til Handlingsplan for virksomhetsstyring pr august Nr Handling Styringsmål/Tiltak Ansvar Frist Status 1.0 Intern styrings og kontrollmiljø: 1.1 Følge opp anbefalinger i rapport 6/2014 av fra Konsernrevisjonen HSØ. Utarbeide styresak og handlingsplan og følge opp tiltak som del av tertialrapporteringen i Styresak ferdigstilles til møte i styret i SI 22. januar - Oppdatere handlingsplan for virksomhetsstyring som vedlegg til styresaken 22. januar - Oppdatere handlingsplan for kvalitet og pasientsikkerhet i forbindelse med tiltak nevnt i styresaken etter revisjon av utskriving av pasienter. - Oppdatere handlingsplan for HR strategi i forbindelse med tiltak nevnt i styresaken etter revisjon av ressursstyring Fagdirektør UTFØRT Styresak 27.2., SAK 12 STYRESAK 28.5 SAK 045 STYRESAK SAK Instrukser og vedtekter er oppdaterte og ligger i EK. 1.3 Organisasjonskart, og funksjonsbeskrivelser er oppdatert. Instruks for adm. direktør, instruks for styret og vedtektene for SI er oppdaterte og ligger i kvalitetssystemet. Organisasjonskart og funksjonsbeskrivelser nivå 2, 3 og 4 skal være oppdaterte og ligge i kvalitetssystemet Fagdirektør UTFØRT Fagdirektør UTFØRT 1

2 1.4 Oppdatere årshjul for virksomhetsstyring på foretaksnivå og mal for årshjul for divisjonene. Oppdatere møteplan på foretaksnivå for SI, og mal for møteplan for divisjonene. Oppdatere årsplan for styremøter 1.5 Implementere føringene i Oppdrags- og bestillerdokumentet (OBD) i helseforetaket. Fastsatte datoer for hele året knyttes til når de ulike prosessene skal gjennomføres: 1. Plan for virksomhetsstyring 2. Strategi og mål 3. Budsjett (Mål og budsjett og Økonomisk langtidsplan) 4. Oppdrags- og bestillerdokument (OBD) 5. Rapportering gjennom månedsrapportering, tertialrapportering, risikovurdering og årsregnskap 6. Oppfølgingsmøter 7. Årlig melding og Årsrapport Utvikle videre system for monitorering av alle styringskrav fra OBD og sørge for hensiktsmessig tilbakerapportering til styret tertialvis og årlig til Helse Sør-Øst RHF i form av årlig melding. Vedtak i henhold til foretaksmøteprotokoller følges opp etter samme oppfølgingsregime. Fagdirektør UTFØRT PÅ FORETAKS-NIVÅ Fagdirektør UTFØRT OG INNGÅR I NY MAL FOR TERTIAL- RAPPORTERING TERTIALRAPPORT FOR 3 TERTIAL INNFØRES 1.6 Inngåelse av lederavtaler for ledernivå 1-4. Lederavtaler utarbeides Lederavtale mellom nivå 1 og 2 Fagdirektør Fagdirektør UTFØRT Lederavtaler på nivå 3 og 4 forankres i divisjonene gjennom HR sjefene. HR direktør UTFØRT HR sjefene følger opp gjennom året at lederavtaler gjennomføres i egen divisjon og arkiveres i DOCULIVE HR direktør STATUS FRA DIVISJONEN OPPDATERES I 2. TERIAL-RAPPORT 2

3 1.7 Samle alle fullmakter i SI og etablere et samlet «Fullmaktsdokument» for personal, økonomi og overordnede fullmakter 1.8 Koordinere arbeid med Årlig melding 2014 og tilhørende styresak Det arbeides i med å forenkle og klargjøre fullmaktene i tråd med anbefalingene fra Konsernrevisjonen i HSØ. Styresak ferdig til styremøte 27. februar og årlig melding oversendes HSØ 1.3. Fagdirektør UNDER ARBEID, OG LEGGES FREM SOM STYRESAK I DESEMBER Fagdirektør UTFØRT. STYREMØTE 27.2, SAK Koordinere arbeid med Årsrapport 2014 og tilhørende styresak Styresak ferdig 19.mars Fagdirektør UTFØRT STYREMØTE 19.3, SAK Etablere mål og styring av risiko 2.1 Legge til rette for mal og at det utarbeides virksomhetsplan i hver divisjon med fokus på mål og resultatstyring 2.2 Gjennomføre LGG med risikovurdering av virksomheten. Krav om virksomhetsplan er tatt inn i lederavtalene for Mal for virksomhetsplan utarbeides, og forankres. Krav om plan på divisjonsnivå Gjennomføres 1. og 3. tertial. Risikokart og handlingsplan etter LGG for 3. tertial inngår i årlig melding for. Risikokart og handlingsplaner etter LGG følges opp i oppfølgingsmøter Fagdirektør UTFØRT IKKE FERDIG. AREBEIDSGRUPPE OG MANDAT NEDSATT Fagdirektør UTFØRT ETTER 1 TERTIAL 3

4 2.3 Oppfølging av tilsyn og interne revisjoner. Sørge for at interne revisjoner på foretaksnivå gjennomføres ihht styrevedtatt plan Utarbeide årlig styresak med plan for interne revisjoner 2.4 Oppfølging antikorrupsjonsprogram fra HSØ 3.0 Tiltak for å ha styring og kontroll: 3.1 Utarbeide felles prosedyre (rammeverk for virksomhetsstyring) i SI 3.2 Oppdatere maler for virksomhetsrapporteringen, herunder ledelses- og tertialrapport Følge opp system som gir løpende oversikt over alle åpne avvik og merknader etter eksterne tilsyn. Status over åpne avvik i forbindelse med tilsyn og interne revisjoner rapporteres til styret hvert tertial. Interne revisjoner gjennomføres etter styrevedtatt plan. Revisjoner på foretaksnivå rapporteres til SIKPU Følge opp plan og tiltakspakke fra HSØRHF som sendes ut i januar Malen for ledelses- og tertialrapport justeres og forenkles. Egen arbeidsgruppe nedsatt til dette arbeidet Fagdirektør FØLGES OPP GJENNOM TERTIALRAPPORT ERINGEN Fagdirektør, HR direktør, Direktør EIS og økonomidirektør PLAN FOR INTERNE REVISJONER FØLGES, MEN MED ENDRING JF 2 TERTIALRAPPORT EGEN ARBEIDSGRUPPE OG STYRESAK MED HANDLINGSPLAN VEDTATT I STYREMØTE MØTE 28.5, SAK 50. RAPPORTERES I 3 TERTIAL Fagdirektør UNDER ARBEID FERDIG OKTOBER Fagdirektør UTFØRT OG IVERKSATT 4

5 3.3 Oppdatere informasjon om virksomhetsstyring og tilhørende linker på intranett og internett. Oppdatere MIN SIDE med styringsdata og avklare forvaltning av systemansvaret (utvikling og innhold) 3.4 Kvalitetssystemet(EK) og forbedringssystemet TQM helse følges opp løpende i tråd med føringer i strategi for kvalitet- og pasientsikkerhet og handlingsplan Oppfølging: 4.1 Det er utarbeidet et hensiktsmessig system for rapportering til adm. direktør og styret (måned, tertial og årlig). 4.2 Oppfølging av styrevedtak, strategier og handlingsplaner Utarbeide rapporter og Kuber til analyseformål etter behov for å ha styring og kontroll Legg til rette for hensiktsmessig registrering av GTT data (Global Trigger Tool). En strukturert gjennomgang av pasientjournaler. Mål om å erstatte TQM helse. SI har i dag en nødhjelpsavtale for avvikssystemet og ny løsning må vurderes. Det rapporteres regelmessig på divisjonsnivå og foretaksnivå til månedsrapportene til styret, til tertialrapportene og i forbindelse med årlig melding. Arbeidet med årlig melding for divisjonene forenkles. Det gjennomføres 3 tertialrapporteringer i SI System for oppfølging av styrevedtak, samt oppfølging av gjeldende strategier og handlingsplaner videreutvikles. Det vurderes mulighet for sammenslåing av strategier ved revidering av den enkelte strategi og handlingsplan 5 Fagdirektør LØPENDE UTFØRT MED EGET NYTT REGISTRERINGSY STEM Fagdirektør NYTT AVVIKSSYSTEM ETTER PLANEN SOMMEREN 2016 Fagdirektør UTFØRT Fagdirektør ARBEIDSGRUPPE NEDSATT HØSTEN

6 6