Handlingsplan for virksomhetsstyring 2016

Transkript

1 Handlingsplan for virksomhetsstyring Nr Handling Styringsmål/Tiltak Ansvar Frist Status 1.0 Intern styrings og kontrollmiljø: 1.1 Følge opp anbefalinger i rapport etter revisjonen Tiltaksarbeid etter revisjon okt./nov fra Konsernrevisjonen HSØ. Utarbeide styresak og handlingsplan og følge opp tiltak som del av tertialrapporteringen i - Styresak ferdigstilles til møte i styret i SI 26. mai - Innarbeide og følge opp aktuelle tiltak etter revisjonen knyttet til virksomhetsstyring i handlingsplan for virksomhetsstyring - Oppdatere og følge opp handlingsplan for det pasientadministrative arbeidet med tiltak etter oppfølgingsrevisjon - Utarbeide og følge opp tiltak etter revisjon av Medisinsk koding 1.2 Instrukser og vedtekter er oppdaterte og ligger i kvalitetssystemet. 1.3 Organisasjonskart, og funksjonsbeskrivelser er oppdatert. Instruks for adm. direktør, instruks for styret og vedtektene for SI er oppdaterte og ligger i kvalitetssystemet. Organisasjonskart og funksjonsbeskrivelser på nivå 2, 3 og 4 skal være oppdaterte og ligge i kvalitetssystemet UTFØRT UTFØRT 1

2 1.4 Oppdatere årshjul for virksomhetsstyring på foretaksnivå og mal for årshjul for divisjonene. Oppdatere møteplan på foretaksnivå for SI, og mal for møteplan for divisjonene. Oppdatere årsplan for styremøter Fastsatte datoer for hele året knyttes til når de ulike prosessene skal gjennomføres: 1. Plan for virksomhetsstyring 2. Strategi og mål 3. Budsjett (Mål og budsjett og Økonomisk langtidsplan) 4. Oppdrags- og bestillerdokument (OBD) 5. Rapportering gjennom månedsrapportering, tertialrapportering, risikovurdering og årsregnskap 6. Oppfølgingsmøter 7. Årlig melding og Årsrapport UTFØRT PÅ FORETAKSNIVÅ 1.5 Implementere føringene i Oppdrags- og bestillerdokumentet (OBD) i helseforetaket. 1.6 Inngåelse av lederavtaler for ledernivå 1-4. Egen styresak årlig etter at OBD formelt vedtas i foretaksmøte i februar Utvikle videre system for monitorering av alle styringskrav fra OBD og sørge for hensiktsmessig tilbakerapportering til styret tertialvis og årlig til Helse Sør-Øst RHF i form av årlig melding. Vedtak i henhold til foretaksmøteprotokoller følges opp etter samme oppfølgingsregime og er tatt inn som krav i mal til lederavtalene. Lederavtaler utarbeides Lederavtale mellom nivå 1 og UTFØRT Lederavtaler på nivå 3 og 4 forankres i divisjonene gjennom HR sjefene. HR direktør UTFØRT 2

3 1.7 Oppdaterer årlig helhetlig «Fullmaktsdokument» for personal, økonomi, innkjøp og overordnede fullmakter - Styresak årlig i desember DES. 1.8 Koordinere arbeid med Årlig melding 2015 og tilhørende styresak - Styresak ferdig til styremøte før 1. mars og årlig melding oversendes HSØ UTFØRT. STYREMØTE 17.2, SAK Koordinere arbeid med Årsrapport 2015 og tilhørende styresak - Styresak ferdig 18.mars UTFØRT STYREMØTE Etablere mål og styring av risiko 2.1 Gjennomføre LGG med risikovurdering av virksomheten. 2.2 Oppfølging av tilsyn og interne revisjoner. Sørge for at interne revisjoner på foretaksnivå gjennomføres ihht styrevedtatt plan Utarbeide årlig styresak med plan for interne revisjoner - Gjennomføres 1. og 3. tertial. Risikokart 3 tertial inngår i årlig melding for. Risikokart og handlingsplaner etter LGG følges opp i tertialrapporteringen - Følge opp system som gir løpende oversikt over alle åpne avvik og merknader etter eksterne tilsyn. Status over åpne avvik i forbindelse med tilsyn og interne revisjoner rapporteres til styret hvert tertial. - Interne revisjoner gjennomføres etter styrevedtatt plan. - Modul for registrering av revisjoner og tilsyn implementeres Divisjonsdirektør 3

4 3.0 Tiltak for å ha styring og kontroll: 3.1 Oppdatere felles prosedyre (rammeverk for virksomhetsstyring) i SI - Oppdatere årlig prosedyre for virksomhetsstyring Oppdatere maler for virksomhetsrapporteringen, herunder måneds- og tertialrapport 3.3 Oppdatere informasjon om virksomhetsstyring og tilhørende linker på intranett og internett. - Malen for månedsrapportering utvikles og målekort tas i bruk for divisjonene. Egen arbeidsgruppe nedsatt til arbeidet. - Rapportering ved bruk av målekort fom. februar rapportering for divisjonene. - Utarbeide rapporter og «Kuber» til analyseformål etter behov for å ha styring og kontroll - Etablere operativt analyseteam for å følge opp analysebehov i foretaket LØPENDE I - Oppdatere «MIN SIDE» med styringsdata 3.4 Kvalitetssystemet(EK) og forbedringssystemet 4.0 Oppfølging: 4.1 Det er utarbeidet et hensiktsmessig system for rapportering til adm. direktør og styret (måned, tertial og årlig). Ta i bruk nytt avvikssystem for registrering av uønskede hendelser (DELTA). - Prosjektgruppe etableres - Opplæring gjennomføres - Tas i bruk i hele SI Det rapporteres regelmessig på divisjonsnivå og foretaksnivå gjennom - månedsrapportene til styret, 3 tertialrapporter - Ledelsens gjennomgåelse (LGG) 1. og 3. tertial - årlig melding 1 HALVÅR 4

5 4.2 Oppfølging av styrevedtak, strategier og handlingsplaner System for oppfølging av styrevedtak, samt oppfølging av gjeldende strategier og handlingsplaner videreutvikles. Arbeid med mulighet for sammenslåing av strategier ved revidering av den enkelte strategi og handlingsplan videreføres i. Prosjektgruppe nedsatt videreføres i. ARBEIDSGRUPPE NEDSATT HØSTEN