VEDTAK: 1. Styret tar protokoll fra foretaksmøte for Sykehuset Innlandet, inkludert Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2013 til etterretning.

Transkript

1 Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR OPPDRAG OG BESTILLING 2013, INKLUDERT OPPLEGG FOR VIRKSOMHETSSTYRING Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar protokoll fra foretaksmøte for Sykehuset Innlandet, inkludert Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2013 til etterretning. 2. Styret forutsetter at oppfølging av eierkrav gjennom Oppdrags- og bestillerdokumentet ivaretas gjennom et helhetlig opplegg for virksomhetsstyring. Administrerende direktør bes sørge for at alle krav og føringer gitt i Oppdrag og bestilling for 2013 videreføres i lederavtaler mellom alle ledernivå i sykehuset. Det skal være etablert et helhetlig opplegg for oppfølging, rapportering og risikostyring. 3. Styret ber om tilbakemeldinger på status for alle målkravene i forbindelse med ledelsens gjennomgåelse hvert tertial. Videre skal det rapporteres på måloppnåelse av Oppdrag og bestilling 2013 som en del av Årlig melding Styret ber om at virksomhetsstyringen i foretaket videreutvikles i 2013 i samsvar med oppdrag gitt fra eier. Arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet gis høyeste prioritet og arbeidet med å utarbeide en god meldekultur intensiveres. Det skal rapporteres på handlingsplanene for virksomhetsstyring og kvalitetsstrategien i tertialrapportene. Brumunddal, 21. februar 2013 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Direktør virksomhetsstyring og økonomi Torgeir Strøm Spesialrådgiver Geir Silseth

2 SAKSFREMSTILLING SAK NR Bakgrunn Virksomheten til Sykehuset Innlandet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasientrettighetsloven. Rammene for virksomheten er nærmere definert i vedtekter og avtaler. Helseforetaket skal dokumentere at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til helseforetaket konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokument og foretaksmøter. Saksframstilling Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok i 2008 et omstillingsprogram som består av 6 innsatsområder som er beskrevet i Plan for strategisk utvikling : 1. Pasientbehandling 2. Forskning 3. Kunnskapsutvikling og god praksis 4. Organisering og utvikling av fellestjenester 5. Mobilisering av medarbeidere og ledere 6. Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring Strategidokumentet skal være Helse Sør-Østs strategiske fundament for utvikling av gode og fremtidsrettede helsetjenester for befolkningen i tråd med sørge for -ansvaret frem mot Strategiene angir den langsiktige utviklingen av helseforetaksgruppen i Helse Sør-Øst iht. helseforetakslovens bestemmelser, lov om spesialisthelsetjenester, Nasjonal helse- og omsorgsplan mv. Perspektivet skal fange opp ønsket utvikling innenfor pasientbehandling, eiendomsutvikling, investering mv. slik at dette utgjør et målbilde frem mot 2020 og har også tatt hensyn til formål beskrevet i Samhandlingsreformen. Oppdrag og bestilling 2013 beskriver konkrete mål innenfor de 6 innsatsområdene. Helse Sør- Øst RHF fokuserer i tillegg på følgende mål som det skal være spesielt fokus på fram til 2014: - Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd. - Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. - Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning. - Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. - Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Virksomhetsstyring I Oppdrag og bestilling 2013 går det tydelig fram at risikostyring og internkontroll er viktige forutsetninger for godvirksomhetsstyring i foretakene. Eier legger til grunn at dette skal være en del av foretakets oppfølging av eierkrav. Helse Sør-Øst RHF har selv beskrevet følgende prosesser med delprosesser som hovedelementer i virksomhetsstyringen i det regionale helseforetaket Side 2 av 6

3 1. Strategi og mål Utarbeide hovedstrategi gjennom Strategisk fokus (hvert 4. år). o Vedtak om rullering av plan. Vurdere og beskrive behovet for spesialisthelsetjenester. o Fremkommer under både rullering av hovedstrategi, men særlig i den årlige rulleringen av mål og økonomisk langtidsplan samt neste års budsjett. 2. Budsjett Vurdere og beskrive behovet for helsetjenester o Faglige prioriteringer og aktivitetsmål. Prioritere og utarbeide årlige mål (rullerende 4 år) o Basere seg på de 5 mål valgt for og rullere/justere Økonomisk langtidsplan (rullerende 4 år) o Inkluderer resultatet av delprosess 1 og 2, og konkluderes og styrebehandles i mai 2013 o Krav til at foretakenes ØLP styrebehandles i egne styrer Budsjett 2013 o Baserer seg på rammer og forutsetninger fra ØLP og andre budsjettforutsetninger gitt av eier. 3. Oppdrag- og bestilling Utforme oppdrags- og bestillerdokument. Herunder stadfeste oppdrag og bestilling gjennom samarbeidsavtalen mellom ulike ledernivåer i foretaket o Baseres på oppdragsdokument fra HOD og RHFets krav og bestillinger o Ordnes i format tilpasset de 6 innsatsområder o Spisses og prioriteres inn mot overordnede mål Fastsetting av aktivitet og økonomisk ramme o Fastsettes etter interne vurderinger og dialog med divisjonene Kjøp av eksterne helsetjenester o Initiere og gjennomføre anbuds- og kjøpsprosess o Behov for å defineres som egen delprosess. Kommer inn i flere sammenhenger. o 4. Rapportering og oppfølging Månedsrapportering o Følger egen rutine med maler, frister etc. Tertialrapport, herunder o Risikovurdering / LGG o Oppfølging av OBD med vedlegg, hvor dette inngår: status oppfølging av mål ift krav i OBD til det enkelte foretak (ref. malverktøy) spesiell oppfølging av de 5 mål o nøkkeltall spesifikke for SI Årlig melding (ÅM, herunder også 5 felles mål) Oppfølging av strategiske initiativ og mål o Samme syklus som tertialrapportering og inngår i plandel i ÅM Årsrapport og regnskap Side 3 av 6

4 Foretakets planer for virksomhetsstyring i form av en årsplan (årshjul) skal bidra til forutsigbarhet, planlegging av foretakenes virksomhetsstyring og foretaksstyrets årsplan. Det er de samme prosesser som beskrevet over som ligger til grunn for Sykehuset Innlandets årshjul.(følger som vedlegg) I styresak ble det beskrevet områder som skulle videreutvikles innenfor virksomhetsstyringen: 1. Gjennomgang av overordnede styringsdokumenter a. Instrukser og rutiner b. Kvalitetssikre LGG og opplegg for risikovurdering c. Etiske retningslinjer 2. Oppdatere årshjul for virksomhetsstyring i SI 3. Etablere rutineverk knyttet til budsjett, oppfølging og rapportering 4. Gjennomgang av rutine knyttet til ledelsens gjennomgåelse 5. Oppdatere maler for virksomhetsrapportering 6. Opplæringspakke for virksomhetsstyring I Sykehuset Innlandet er det utarbeidet en handlingsplan for virksomhetsstyringen jfr. de 6 punktene overfor. Denne handlingsplanen omfatter alle de fire prosessene som virksomhetsstyringen består av. I Sykehuset Innlandet skal adm. direktør i 2013, som tidligere år, gjennomføre oppfølgingssamtaler med divisjonsdirektørene, og divisjonsdirektørene skal ha tilsvarende oppfølgingsmøter med sine avdelingssjefer, og avdelingssjefene skal ha med sine seksjonsledere. Plan for administrerende direktørs oppfølingssamtaler med divisjonsdirektørene beskrives under: Oppfølgingsregime 2013 Det er betydelige endringer i inntektsrammene fra Helse Sør-Øst for økonomiplanperioden i forhold til det som lå til grunn i økonomiplanperioden Dette henger sammen med at Helse Sør-Øst i 2011 og 2012 har arbeidet med utvikling og oppdatering av inntektsmodellene for foretaksgruppen. Dette medfører vesentlige endringer i forhold til de tidligere forutsetningene. Den totale effekten for SI for perioden er at basisrammen fra HSØ blir redusert med 265,3 mill kr. I tillegg til dette kommer effekten av andre interne og eksterne forhold (f eks innfasing av private ambulansetjenester, effekter av samhandlingsreformen, økt betaling for IKT tjenester) og behovet for investeringer. Dette gjør i sum at den totale økonomiske utfordringen for perioden er beregnet til 350 mill kr. De økonomiske utfordringene er dermed i en slik størrelsesorden at det må gjennomføres betydelige omstillingstiltak i Sykehuset Innlandet. Den framtidige sykehusstrukturen i Innlandet har vært behandlet en rekke saker i styret knyttet til prosjektet Strategisk fokus Styret har vedtatt en samling av store deler av foretaket i et nytt felles områdesykehus. Både ut fra helsefaglig og økonomiske vurderinger vil dette være meget positivt. Foreløpige beregninger viser at det kan oppnås årlige driftsinnsparinger på om lag 220 mill kr i en slik løsning. Side 4 av 6

5 Realiseringen av et felles områdesykehus vil kreve investeringer på om lag 7,5 mrd kr. Dette vil bedre den bygningsmessige standarden vesentlig, gi bedre pasientbehandling og klinikerne vil få en situasjon med oppdatert medisinskteknisk utstyr på alle områder. Utfordringen for foretaket blir spesielt overgangsfasen fram til den nye strukturen er på plass. I denne perioden vil det måtte kreves omfattende endringer innenfor dagens sykehusstruktur for å skaffe nok likviditet til nødvendige investeringer. Foretaket må bruke Økonomisk langtidsplan for perioden og det enkelte års budsjett til å styre denne utviklingen.. Det er satt opp ordinære oppfølgingsmøter med divisjonene i slutten av januar, og ytterligere oppfølgingsmøter vil komme med minimum to måneders mellomrom. Hyppigheten på oppfølgingsmøtene vil avhenge av den utviklingen de ulike divisjoner viser gjennom året. Fokus på oppfølgingsmøtene vil som tidligere bli de hovedmål som er satt fra eier, dog med økt fokus på bemanningsutvikling, tiltaksrealisering og økonomisk utvikling. Fra staben vil fagdirektør være ansvarlig for oppfølging av de kvalitative målene for pasientbehandling, HRdirektør vil være ansvarlig for oppføling av medarbeidere og bemanningsutvikling (inkl AML brudd, reduksjon av deltid samt oppfølging av medarbeiderundersøkelsen), mens direktør for virksomhetsstyring og økonomi i tillegg til den økonomiske oppfølgingen vil ha et helhetsansvar for gjennomføringen av oppfølgingsmøtene. Det vil gjennom 2013 bli et økt fokus på den økonomiske utviklingen. Dette vil gjenspeile seg både i oppfølgingsmøtene med administrerende direktør og i den virksomhetsrapport divisjonene avgir månedlig. Følgende områder vil kreve en ytterligere detaljering i 2013 enn tidligere: Bemanningsutvikling. Det vil være krav om grundige analyser ved bruk av månedsverk utover periodisert bemanningsbudsjett. Ved overforbruk skal det utarbeides en plan på hva divisjonen gjør for å komme ned til budsjettert nivå. Denne planen skal følges opp, og det skal månedlig rapporters på status. Tiltaksoppfølging. Tiltak som er innarbeidet i budsjettet for 2013 skal periodiseres over årets måneder. Det skal hver måned rapporteres på status og hva som er realisert innen hvert tiltak. Økonomisk utvikling. Det skal rapporteres på den økonomiske utviklingen og det skal avgis prognose for året. Ved negative avvik skal det umiddelbart settes i verk kompenserende tiltak. Disse skal følges opp på samme måte som øvrige tiltak. Oppstår det negative økonomiske avvik ved en divisjon, skal divisjonen legge fram en helhetlig tiltaksplan som viser effekt av opprinnelige og nye tiltak i 2013 og evt ytterligere virkning tiltakene får inn i Planen skal vise innslagspunkt (måned) for det enkelte tiltak, og den helhetlige planen skal vise divisjonens forventede resultatutvikling måned for måned, samt når divisjonen forventer å oppnå drift og resultat i balanse. Det er divisjonsdirektørs ansvar å utarbeide tilstrekkelig med tiltak, og den plan som legges fram over resultatutvikling skal godkjennes av administrerende direktør. Administrerende direktørs vurdering Oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst RHF for 2013 bygger på endelig oppdragsdokument fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst RHF med de tilleggskrav som det regionale helseforetaket stiller overfor det enkelte helseforetak. Dette, samme med vedtak i foretaksmøte 8.februar, utgjør den formelle bestillingen fra eier til foretaket for Side 5 av 6

6 I tillegg utarbeider Helsedirektoratet årlig rundskrivet Nasjonale mål og prioriterte områder som supplerer Helse og omsorgsdepartementets (HOD) oppdragsdokument og foretaksmøter. (vedlagt) Oppdrag og bestilling 2013 blir videreformidlet ut i organisasjonen ved at styringsbudskapet beskrives i lederavtaler mellom alle ledernivå i sykehuset. Det er for 2013 krav om at det også skal inngås lederavtaler mellom alle ledernivå (1-4). (Mal for lederavtalene følger som vedlegg). Oppdrag og bestilling 2013 er et obligatorisk vedlegg til lederavtalene på alle ledernivå. Styringsbudskapet følges opp gjennom rapporter og oppfølgingsmøter. I foretaksmøte 8. februar ble det foretatt endringer i vedtektene for Sykehuset Innlandet ( 7,9 og 10). Justerte vedtekter for Sykehuset Innlandet følger som vedlegg. Som en del av arbeidet med å styrke virksomhetsstyringen i helseforetaket er det viktig å ha gode prosesser for videreformidling av styringskravene mellom ledernivåene samt ha et godt system for oppfølging av styringskravene. Det skal fremgå helt spesifikt hvem som har ansvar for hvert enkelt målkrav og hvordan dette skal følges opp og rapporteres. Det skal også beskrive hvordan avvik i forhold til plan skal håndteres. Som tidligere år vil det bli utarbeidet system for monitorering av styringskravene ved tertialvise gjennomganger i tilknytning til ledelsens gjennomgåelse. Vedlegg: 1. Foretaksmøte mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuset Innlandet HF, inkludert oppdrag og bestilling Vedtektene 2013 for Sykehuset Innlandet. 3. Lederavtaler (ledernivå 1-4) 4. Ledersamtale mellom adm. direktør og divisjonsdirektørene/stabsdirektørene. 5. Årshjul for virksomhetsstyringen Plan for oppfølging av styrevedtak 2013, samt status over vedtatte handlingsplaner og strategier. 7. Oppdragsdokumentet 2013 fra Helse- og Omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst RHF (vedlegg til sak ) 8. Foretaksmøte mellom HOD og Helse Sør-Øst RHF (vedlegg til sak ) 9. Nasjonale mål og prioriterte områder for 2013 fra Helsedirektoratet. (vedlegg til sak ) Side 6 av 6