Handlingsplan for oppfølging av revisjonsrapport 1/2015 om intern styring og kontroll som integrert del av virksomhetsstyringen. Styremøte

Transkript

1 Handlingsplan for oppfølging av revisjonsrapport 1/2015 om intern styring og kontroll som integrert del av virksomhetsstyringen Styremøte

2 ID Rapportens anbefaling Tiltak Frist Status Internrevisjonens vurdering er at det mangler en samlet beskrivelse av virksomhetsstyringen. Internkontrollhåndbøkene er i varierende grad oppdatert og tilpasset ny organisasjon, og dokumenthåndteringen er ikke knyttet til det beskrevne internkontrollsystemet. Lage ny mal for beskrivelse av organisering av internkontroll i selskapet og avdelingene Tilpasse malen til avdelingene og sikre at dokumentasjonen er oppdatert til ny organisasjon Det anbefales at Pasientreiser ANS viderefører arbeidet som sikrer en overordnet beskrivelse av helheten i virksomhetsstyringen i selskapet, herunder hierarkiet blant de styrende dokumentene. Det anbefales at internkontrollhåndbøkene oppdateres i henhold til organisasjonsendringene, og slik at de underbygger en helhetlig internkontroll. Videreutvikle beskrivelse i dokumentasjon av virksomhetsstyringen, herunder hierarki av styrende dokumenter. Oppdatere dokumentet «Styringsdokument for internkontroll» for å sikre samsvar mellom dokumentasjon og praksis. Det anbefales at beskrevet kategorisering av dokumenter i Styringsdokument internkontroll gjenspeiles i det elektroniske internkontrollsystemet.

3 ID Rapportens anbefaling Tiltak Frist Status Internrevisjonens vurdering er at one pagene er en viktig del av beskrivelsen av roller og ansvar i foretaket, men at de ikke er beskrevet i internkontrollsystemet. One pagene er utarbeidet på avdelingsnivå og må underbygges med beskrivelse av roller og ansvar for sentrale stabs- og støttefunksjoner knyttet til virksomhetsstyringen. Det anbefales at one pagenes rolle og funksjon innarbeides i beskrivelsen av internkontrollsystemet. Skriftlig veiledning til bruk av one pagene bør også vurderes. Det anbefales at alle stabsfunksjoner beskrives med vekt på tilrettelegging og oppfølging av virksomhetsstyringen. Beskrive rolle og funksjon av «one pager» i internkontrollsystemet, herunder beskrivelse i lederavtale og overordnet dokument for internkontroll (endre tittel) Inkludere rollebeskrivelse knyttet til virksomhetsstyring, herunder stabsfunksjoner, i nytt dokument for internkontroll i avdelingen. (Sendes til internrevisjonen i forkant av styresak for å sikre at den ivaretar kravet) Internrevisjonens vurdering er at fullmakter på område økonomi og innkjøp, og tilhørende forklaringer, er samlet ivaretatt. De er beskrevet i flere dokumenter med varierende grad av henvisninger mellom dokumentene. Se tiltak neste side

4 ID Rapportens anbefaling Tiltak Frist Status Det anbefales at fullmaktene settes inn i et mer helhetlig system der også felles prinsipper og forvaltning av systemet blir beskrevet en gang og tilsvarende oppdatert ett sted. I dette systemet kan man etablere linker / henvisninger til andre dokumenter som inngår som del av fullmaktssystemet. Det anbefales at det utarbeides fullmakter knyttet til personalområdet som en integrert del av systemet som er anbefalt over. Samle beskrivelse av fullmakter i overordnet dokument for internkontroll for selskapet, herunder fullmakter tilknyttet personalområdet Internrevisjonens vurdering er at målstrukturen i selskapet ikke er dokumentert på en slik måte at det er mulig å se fullstendigheten, noe som kan medføre risiko for overlappende og/eller manglende håndtering av føringer og krav. For å sikre at samtlige krav i oppdragsdokumentet og andre styrende dokumenter for selskapet blir ivaretatt, anbefales det at selskapet etablerer en prosess som innebærer utarbeidelse av mål på overordnet nivå (selskapsnivå). Disse må danne grunnlaget for avdelingenes mål. Videre må det synliggjøres hvordan de enkelte KPIene er knyttet til selskapets og avdelingenes mål. Videreutvikle beskrivelse av målstrukturen i selskapet, herunder sammenheng mellom selskapsmål, avdelingsmål og KPIer. Etablering av felles (tilpasningsbar) mal for målstruktur for avdelingene. Etablerer målstruktur i samsvar med ny mal i avdelingene. (Sees i sammenheng med høstens risikovurderinger) Igangsatt

5 ID Rapportens anbefaling Tiltak Frist Status Det anbefales at rutinen for fordeling av ansvar og oppgaver, samt oppfølging av oppdragsdokumentet, formaliseres. Internrevisjonens vurdering er at Rammeverk for målstyring er omfattende. Dokumentere rutine for ansvar, oppgaver og oppfølging av oppdragsdokumentet. Omfang og begrepsbruk i «rammeverk for målstyring» vurderes i sammenheng med revidert beskrivelse av målstruktur i selskapet. Det anbefales en tydeliggjøring av forventingene til dokumentasjon av prosessen med mål og styringsparametere. I tilknytning til dette bør selskapet foreta en gjennomgang av begrepsapparatet på området Internrevisjonens vurdering er at det varierer i hvilken grad handlingsplaner er utarbeidet, og om de er oppdatert, konkretisert, ansvars satt og tidfestet. Det anbefales at kravene til utarbeidelse og oppfølging av handlingsplanene formaliseres, og slik at de er egnet som styringsverktøy. Det anbefales at selskapet utarbeider årlig handlingsplan på overordnet nivå, som grunnlag for utarbeidelse av avdelingsvise planer. Etablering av felles (tilpasningsbar) mal for handlingsplaner ved avdelingene. Etablering av handlingsplaner i samsvar med ny mal. (Sees i sammenheng med høstens risikovurdering i selskapet.) Oppdatere operasjonalisering av strategidokumentet med oppdragsdokumentet Igangsatt

6 ID Rapportens anbefaling Tiltak Frist Status For å gjøre oppfølgingen i selskapet mindre sårbar, anbefales det at etablerte rutiner for oppfølging av driften formaliseres. Beskrivelsen bør også omfatte oppfølging av selskapets og avdelingenes handlingsplaner. Etablere skriftlig dokumentasjon av oppfølgingsarbeidet i selskapet. Oppfølging av vedtak i styret og av beslutninger i LG skal integreres i TQM.