Styret Helse Sør-Øst RHF 21/11/2007. Styret tar redegjørelsen for status i utvikling av og arbeid med sykefravær innen Helse Sør- Øst til orientering.

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 21/11/2007 SAK NR Orienteringssak: Sykefravær i Helse Sør-Øst Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen for status i utvikling av og arbeid med sykefravær innen Helse Sør- Øst til orientering. Hamar, 13. november 2007 Bente Mikkelsen Administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Sykefraværet er fortsatt svært høyt ved mange av sykehusene.. Problemstillingen er relativt sammensatt og det er behov for et langsiktig og systematisk arbeid, der kunnskap om hva som kan gi effekter benyttes. Kostnadene ved høyt sykefravær er betydelige både økonomiske og ikke- økonomiske. Det har de siste årene vært lagt mye arbeid i både å forstå og gjøre noe med sykefraværet ved mange av våre helseforetak. Styret i tidligere Helse Øst vedtok et mål om å senke sykefraværet med ett prosentpoeng ved hvert helseforetak i regionen i løpet av Dette har vært fulgt opp av aktiviteter både på regionalt plan og i helseforetakene. Det ble i foretaksprotokollen for 2007 for alle de regionale helseforetakene gitt pålegg om at sykefravær ble viet særskilt oppmerksomhet. Økt offentlig fokus på IA arbeid og gjennomføring av NAV reformen har også bidratt til økt fokus på dette arbeidet. På tross av mye godt arbeid i mange foretak, tilsier status at det fortsatt er behov for en systematisk oppfølging av temaet både på lokalt og regionalt nivå i ordinære dialogmøter med de enkelte foretak, på direktørmøter, styreledermøter og styremøter. RHFet vil desstuen ta en aktiv rolle i spredning av virkningsfulle erfaringer mellom foretakene og igangsette nødvendige aktiviteter i foretaksgruppen i samarbeid med ledere og ansatte. Administrerende direktør inviterer styret til å ta redegjørelsen om arbeidet med sykefravær til orientering. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Utfordringene rundt det å ha et relativt høyt sykefravær er ikke noe nytt i sykehussektoren (ref. tidligere styresaker i hhv Helse Øst RHF - sist sak og Helse Sør RHF sist sak ). Mange av våre sykehus har hatt et relativt stabilt høyt nivå på rundt 8.5 % i sykefravær over år. Bak et slikt gjennomsnittsbilde er det likevel betydelige variasjoner mellom yrkesgrupper, avdelinger og sykehus og over tid. Sykefraværet for Helse Sør og Helse Øst var i 2006 samlet 8,4 %. Fram til august i 2007 er den på 8,3 %. Det er imidlertid skjedd noen endringer i den måten sykefravær teknisk sett blir registrert og målt på som vil heve sykefraværet noen få tidels prosentpoeng. Det kan dermed tyde på en svak nedgang i sykefraværet så langt i år i forhold til i fjor. Variasjonen mellom helseforetakene går fra Sørlandet Sykehus, Aker Universitetssykehus og Telemark sykehus som så langt i år har fravær på litt over 7 % til Buskerud sykehus som er oppe i 10 %. Leger og ledere ligger på 3-4 % fravær, mens sykepleiere ligger på 7-9 %, hjelpe- og vernepleiere på % og ufaglærte enda høyere. Alt i alt utgjør langtidsfraværet mellom 2/3 og 3/4 av det totale fraværet. Avdelinger innenfor psykisk helsevern og ikke-medisinske støttefunksjoner topper sykefraværet ved mange av sykehusene. (for øvrig vises til vedlagte tallmateriale/grafer). I aldersgruppen år er sykefraværet litt over 5%, mens den er litt over 10% hos ansatte over 60 år. På grunn av fordelingen av ansatte på aldersgrupper er det gruppa år som samlet sett har det store antallet sykefraværsdager. De negative konsekvensene av høyt sykefravær er flere: Mindre sosial stabilitet og dermed trivsel på arbeidsplassen Side 2 av 5

3 Sviktende kompetanse i avdelingen gjennom mindre stabilitet Ofte større arbeidsbelastning på de som ikke er syke Data fra helseforetak som har oversikt over registrerte diagnosegrupper blant egne sykemeldte forteller at det er muskel- og skjelletsykdommer og ulike typer mentale lidelser som utgjør de største registrerte sykdomsgruppene blant våre sykemeldte. Det er naturligvis et spørsmål om hvor mye av dette som har sin opprinnelse i forhold på arbeidsplassen. Noen indikasjoner kan tyde på at dette kan forklare % av sykefraværet (ref. medarbeiderundersøkelsen i Helse Øst). Men ofte er årsaksbildet sammensatt og selv om primærårsaken til sykemelding ofte ligger utenfor arbeidet, har forhold i arbeidet stor betydning på tendensen til sykemelding eller til å komme tilbake fra sykemelding. I tillegg har sykefravær en økonomisk negativ effekt. Bildet bak dette er sammensatt. Det avhenger av om det er korttid eller langtidsfravær og om og på hvilken måte de syke arbeidstakerne erstattes. Helse Øst fikk denne våren konsulentselskapet Econ til å gjøre en beregning av kostnader ved sykefravær på sykehus. Utgangspunktet var data fra ulike typer avdelinger ved Ullevål Universitetssykehus. Den innsikten som ble bygd opp gjennom simulering ut fra disse dataene konkluderer med at ett prosentpoeng nedgang i sykefraværet samlet innen sykehusene som utgjorde Helse Øst, ville bety en besparelse på rundt 50 millioner kroner i året. Dessuten er det en sammenheng mellom stort langtidsfravær og overgang til uførepensjon som igjen skaper behov for meravsetning i pensjonskasse og øker reguleringspremien for helseforetakene. Flere av våre helseforetak fokuserer like mye på nærvær som på fravær i arbeidet med å redusere sykefravær. En er da på jakt etter å forstå og styrke faktorer som stimulerer ansatte til å bidra og å knytte seg positivt opp mot jobben.dette kan være svært effektivt med tanke på å øke terskelen for sykemelding. Det er antydet at omstillingsprosesser er en forklaring på høyt sykefravær. Vurdering av utviklingen i sykefraværstall fra noen helseforetak støtter ikke nødvendigvis opp under dette. Mye tyder på at omstillinger gjennomført med høyt konfliktnivå, sosial oppløsning og mangelfull ledelse kan ha økt sykefravær som pris. Det er flere eksempler på at det knapt har vært økning i sykefravær i perioden før, under og etter en omstilling eller i utviklingen innen avdelinger under omstilling sammenlignet med avdelinger utenfor. Sett inn om alle våre HF er IA bedrifter evt andel av dem 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Diverse erfaringer og analyser fra egne sykehus og andre virksomheter gjør at en kan si en god del om hva som virker i forhold til å få ned sykefravær. Oppsummert dreier det seg om disse forholdene: Styrke nærværsfremmende forhold på arbeidsplassen. Det synes som om det er to forhold som er særlig viktig for å oppnå dette, nemlig å etablere et sosialt inkluderende arbeidsfellesskap og å bidra til at alle medarbeidere oppnår en kompetanse som gjør at arbeidsoppgaver og utfordringer mestres tilfredsstillende. Gjennomføre en tett og aktiv oppfølging av alle sykemeldte. Det viser seg at dette er svært viktig både for å unngå at integrasjonen mot arbeidsplassen blir svekket og å bidra til en rimelig tilpasning av krav til og forventinger overfor arbeidsplassen. På dette området er det dessuten fra mars i år innført nytt offentlig regelverk med tydeligere og strenge krav til oppfølging. Fagfolk innen Side 3 av 5

4 inkluderende arbeidsliv anbefaler i mange tilfeller en enda tettere oppfølging enn minstekravet. Kompetanse om muligheter og egen tilstand. Både den sykemeldte selv, ledere og hjelpere må sikres kompetanse i hva slags systemer som gjelder ved langtidsfravær. Først da får IA systemene effekt. Kompetanse er også viktig i forhold til å skape et godt bilde av egen mestringsevne. Opplysningsarbeid i forhold til gravide er et eksempel på dette. Der det er gjennomført gir det klare utslag i redusert sykefravær i denne gruppa. Ansvarsavklaring mellom de involverte Flere ansvarlige er inne i bildet i forhold til sykemeldte. Nærmeste leder, overordnede ledere, støtte- og hjelpepersonell (HR avdeling og bedriftshelsetjeneste) samt eksterne ressurser (NAV ved både trygdekontor og arbeidslivssentre) har sine ulike roller å spille. En klargjøring av roller, ansvar og myndighet er en forutsetning for å skape forbedringer. Støtteapparat må være riktig organisert Et internt støtteapparat kan spille en viktig rolle i arbeidet med sykefravær om det blir brukt riktig av linjeledelsen. Det vil være behov for både prosess- og ekspertstøtte, og begge deler bør være samlet i HR avdelingen. Tilrettelegging av arbeidet må ivaretas på en offensiv måte. Tilrettelegging av arbeidsforholdene er svært viktig i forhold til faktiske og potensielle muskel- og skjelettplager og i forhold til gravide arbeidstakere. Dette bør være et langsiktig arbeid som også er tett integrert i arbeidet med utstyrsinvesteringer. Tilrettelegging bør kombineres med stimulering av helsefremmende fysisk aktivitet. Det nasjonale pilotprosjektet Aktive sykehus, der Sykehuset Østfold og Sykehuset Vestfold nå er med, er gode eksempler på dette. Økt bevissthet om økonomiske effekter. De økonomiske potensialene ved å gjøre noe med sykefravær (og tilbøyelighet av uførepensjonering) bør synliggjøres innenfor ulike deler av virksomheten. Det er et viktig pedagogisk poeng å vise hvor mye en enhet kan øke sitt økonomiske handlingsrom ved å senke sykefraværet med en viss prosentandel. Avdekking av slike økonomiske potensialer kan eventuelt også forsvare den ekstra ressursinnsats som i noen tilfeller må til for å fremme reduksjon i sykefraværet. Ledelsesfokus rapportering, dialog og oppmerksomhet Ledelsesfokus har stor betydning ved at det er avgjørende for å få alle de andre virkemidlene til å fungere etter hensikten over tid. Spørsmål som er relatert til HMS, nærvær og fravær må høyt opp på dagsorden. Ledelsen må på bakgrunn av gode rapporter og analyser reise de riktige problemstillingene i organisasjonen og førstelinjeledere må settes i stand til å møte utfordringene på området gjennom å støtte sine ledere, Et slikt gjennomgående, prioritert ledelsesfokus er en av de viktigste reseptene i arbeidet med sykefravær og HMS for ledelsen i Sykehuset Sørlandet som over lang tid har hatt det stabilt laveste fraværet blant Helse Sør-Øst foretakene. 3. Administrerende direktørs vurderinger: 3.1 Risikovurderinger: faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Risikoen for å mislykkes i forhold til ambisjoner om å senke sykefraværet er naturlig nok knyttet til om en ikke gjennomfører tiltakstypene som er nevnt i pkt 2.2 med tilstrekkelig ledelsesmessig fokus. Det handler samlet sett om å styrke både kompetanse, ledelse, Side 4 av 5

5 holdninger og bedriftskultur. Lykkes en ikke, er risikoen at en ender i negative sirkler både kulturelt og økonomisk. De som klarer å redusere sykefraværet har teoretisk sett råd til å ha en bedre bemanning som igjen kan bedre arbeidsforholdene og holde sykefraværet nede. Der tiltakspakken nevnt foran ikke fungerer, er det ikke nødvendigvis slik at økt bemanning i seg selv senker fraværet. En fare for flere av våre sykehus og sykehusavdelinger er dessuten at fokuset på HMS, nærvær og fravær blir utkonkurrert i lederoppmerksomhet av fokus på økonomioppfølging og omstillingsprosesser. I forhold til dette må det påpekes at mye av det som virker i forhold til nærvær og fravær også har stor virkning i forhold til å mestre omstillingsprosesser og bedre driftsøkonomi. Det bør derfor være gode grunner uansett hva slags situasjon en er i å ha HMS, sykefravær og nærvær høyt på dagsorden. 3.2 Evt dialog/forankring av saken Temaet sykefravær har vært diskutert på flere møte med konserntillitsvalgte i de siste år, herunder har grunnlaget for herværende O-sak hatt en kort kommentarrunde med disse. I forhold til det videre analyse- og tiltaksarbeidet blir medvirkningsaspektene viktig. 3.4 Konklusjon Administrerende direktør vurderer det slik at målet for 2007 om reduksjon i sykefraværet er ikke nådd i tilstrekkelig grad ved flere av heleforetakene. Det må satses langsiktig og systematisk på å få ned sykefraværet i Helse Sør-Øst. På regionsnivå vil dette bli understreket ved følgende tiltak i hvert lokale styre: a. Det vil hvert tertial bli utarbeidet rapport med en analyse som sier noe om status og utfordringsbildet i hvert HF. Dette utarbeides blant annet på bakgrunn av en enkel standardisert rapport/analyse som forventes fra hvert helseforetak b. Tertialrapporten om sykefravær vil bli prioritert som diskusjonssak i alle ordinære lederdialoger mellom regionledelsen og alle foretak som har klare utfordringer når det gjelder sykefravær. c. I disse lederdialoger vil det forventes at det kan legges fram oversikt over hvordan en styrker egen evne til å møte disse utfordringene. d. Regionledelsen vil bidra aktivt til at erfaringer om effektfulle tiltak blir dokumentert og spredt til andre helseforetak. Dette vil blant annet skje ved at det etableres et eget underutvalg for IA og HMS spørsmål under det regionale HR direktørmøtet. e. Sentralt at ledere på alle nivå etablerer tilstrekkelig ledelsesoppmerksomhet på sykefravær/nærvær og inkluderer reell medvirkning fra tillitsvalgte og verneombud. Trykte vedlegg: Sykefraværsstatistikk Helse Sør-Øst Utrykte vedlegg: ECON rapport. Side 5 av 5