Beredskapsplan. Struktur og innhold

Transkript

1 Beredskapsplan Struktur og innhold

2 2 1. Planer for beredskap og krisehåndtering 1.1 Hensikt med dette dokumentet Hensikten med dette dokumentet er å gi et kortfattet forslag til en struktur (oppbygning og hovedinnhold) for planverk for beredskap og krisehåndtering (beredskapsplan), samt gi en anbefaling for hvordan denne kan implementeres på en rasjonell måte. Forslaget er basert på vår samlede erfaring med å utarbeide, implementere og bruke beredskapsplaner. Dette er vår beste praksis, og vi bruker denne strukturen som utgangspunkt når vi arbeider med våre kunders beredskapsplanverk. Merk at kapitlene dette dokumentet er inndelt etter ikke samsvarer med kapittelnummereringen i selve beredskapsplanen. 1.2 Hensikt med en beredskapsplan Beredskapsplanen skal gi rammene for virksomhetens arbeide med beredskap og krisehåndtering. Planen skal sikre at alle som har en rolle i håndteringen av beredskaps- og krisesituasjoner er kjent med ansvaret, oppgavene og fullmaktene de har. I tillegg skal den sikre at de er kjent med prinsippene for virksomhetens beredskaps- og krisehåndteringsarbeid hvordan beredskaps- og krisehåndteringsarbeidet er organisert hvordan varsling og mobilisering foregår hvem virksomheten har grensesnitt mot, og således må forholde seg til hvordan arbeidet med etablering, vedlikehold og forbedring av planverket er organisert hvilke forutsetninger (herunder risikoforståelse) planverket er basert på Planen bør i tillegg gi spesifikke føringer for håndtering av de antatt viktigste uønskede hendelsene virksomheten kan bli utsatt for. Opphavsretten til dette dokumentet tilhører One World AS. Innholdet er ment å fungere som en rettleder i arbeidet med å etablere en fungerende beredskapsplan i din virksomhet, og skal ikke brukes i kommersiell sammenheng. Det vil i tilfelle bli oppfattet som brudd på opphavsrett og behandles deretter. For mer informasjon og kontakt, se.

3 3 1.3 Overordnet struktur og oppbygning for beredskapsplanen Helhetlig styring - verdikjede Figur 1 - Verdikjeden for helhetlig styring Strukturen bygger på verdikjeden for helhetlig styring og består av 8 hovedkapitler som vist nedenfor. Plan for beredskap og krisehåndtering 1 Om beredskapen ved [Organisasjon/Institusjon/Enhet] 2 Beredskapsanalyse 3 Organisering av beredskapsarbeidet 4 Krisehåndteringsorganisasjon 5 Krisehåndteringsmetodikk 6 Generelle beredskapsplaner og rollebaserte sjekklister 7 Situasjonsbestemte planer 8 Læring og systematisk forbedring Tabell 1 - Overordnet struktur

4 4 Planverket brytes ned i avgrensede elementer som kan beskrives kort og konsist. Overskrifter og underoverskrifter (kapitler og delkapitler) brukes bevisst for å sikre gjenkjennbarhet, understøtte intuitiv og effektiv navigasjon og lede brukeren raskt til målet. Første kapittel er en generell orientering om virksomhetens beredskaps- og krisehåndteringsarbeide, herunder de overordnede målsetningene. Andre kapittel er en risikobasert tilnærming til en beskrivelse av grunnlaget for arbeidet. Tredje kapittel omhandler organisering av beredskapsarbeidet, altså arbeidet med å forberede, etablere og kontinuerlig utvikle beredskapsplanverket og krisehåndteringsorganisasjonen. Fjerde til syvende kapittel omhandler hendelseshåndtering, herunder krisehåndteringsorganisasjon og -metodikk samt generelle og spesifikke planer for håndtering av ulike scenarier. Åttende kapittel omhandler hvordan man legger til rette for kontinuerlig forbedring gjennom øving og evaluering av reelle hendelser, altså hvordan man lukker læringssløyfen. 1.4 Om kapitler og delkapitler Om organisasjonens beredskap Hensikten med kapittelet er å beskrive formålet med, og de overordnede målsetningene for, organisasjonens arbeide med beredskap og krisehåndtering. 1 Om beredskapen ved [Organisasjon/Institusjon/Enhet] 2 [Organisasjon/institusjon/Enhet] 3 Forholdet til andre dukumenter 4 Definisjoner Tabell 2 - Om virksomhetens beredskap Første delkapittel gir hensikten med, rasjonalet og de overordnede målsetningene for, organisasjonens arbeide med beredskap og krisehåndtering. Andre delkapittel beskriver forholdet til annen relevant dokumentasjon. Her kan det for eksempel være naturlig å referere til overordnede beredskapsplaner, forsvarets beredskapssystem og det sivile beredskapssystemet og tilsvarende planer hos og/eller avtaler med samarbeidende organisasjoner og institusjoner. Tredje delkapittel inneholder definisjoner av sentrale begreper (og eventuelt forkortelser) brukt i beredskapsplanen.

5 Beredskapsanalyse Hensikten med kapittelet er å gi en kortfattet beskrivelse av grunnlaget for organisasjonens arbeide med beredskap og krisehåndtering. 2 Beredskapsanalyse 2.1 Riskovurdering 2.2 Krav om beredskap 2.3 Dimensjonerende scenarier 2.4 Krav til beredskapen Tabell 3 - Beredskapsanalyse Første delkapittel beskriver risikobildet som er lagt til grunn og hovedslutningene som kan trekkes basert på det. Andre delkapittel lister relevante regulatoriske krav som stilles til organisasjonens beredskap og krisehåndtering. Tredje delkapittel beskriver kort de scenariene som avgjør dimensjonene på den sentrale beredskapen og krisehåndteringsapparatet, og gir en kortfattet vurdering av hva scenariene betyr for organisasjonen. Scenariene og vurderingene legges også til grunn for arbeidet med underliggende planer (inkludert, men ikke begrenset til ). Fjerde delkapittel oppsummerer kravene til beredskapen og krisehåndteringskapasiteten som følger av andre og tredje delpunkt. Disse kravene er grunnlaget for det etterfølgende planverket Organisering av beredskapsarbeidet Hensikten med kapittelet er å gi en kortfattet beskrivelse av grunnlaget for organisasjonens arbeide med beredskap og krisehåndtering. 3 Organisering av beredskapsarbeidet Tabell 4 - Organisering av beredskapsarbeidet

6 Krisehåndteringsorganisasjon Hensikten med kapittelet er å beskrive krisehåndteringsorganisasjonen. 4 Krisehåndteringsorganisasjon 4.1 Fullmakter og forholdet til linjeorganisasjonen 4.2 Nivåer 4.3 Roller 4.4 Krav til organisatorisk beredskap og tilgjengelighet 4.5 Lokaler og tekniske ressurser Tabell 5 - Krisehåndteringsorganisasjon Første delkapittel beskriver forholdet mellom krisehåndteringsorganisasjonen og linjen og hvilke fullmakter de respektive delene av krisehåndteringsorganisasjonen har. Andre delkapittel beskriver de respektive nivåene (strategisk/operativt), hvilket ansvar de respektive nivåene har og hvordan de skal samhandle. Tredje delkapittel beskriver prinsippene bak en rollebasert organisering. Rollene i krisehåndteringsorganisasjonen beskrives kortfattet med hovedgjøremål, tilhørighet og eventuell kompetanse rollen krever. Fjerde delkapittel beskriver krav til beredskap (herunder krav til tilgjengelighet på personell) på enhetsnivå. Femte delkapittel beskriver hvilke lokaler og tekniske ressurser (inkludert eventuelle reservelokaler og fasiliteter) som er tilgjengelige og skal brukes i ulike scenarier.

7 Krisehåndteringsmetodikk Hensikten med kapittelet er å gi en en kortfattet beskrivelse av sentrale elementer i den metodiske håndteringen av uønskede hendelser og kriser. 5 Krisehåndteringsmetodikk 5.1 Varsling og mobilisering 5.2 Gjennomføring av statusmøter 5.3 Rollebasert arbeid 5.4 Normalisering, avslutning og demobilisering Tabell 6 Krisehåndteringsmetodikk Første delkapittel beskriver kriterier for, og gjennomføring av, varsling og mobilisering i ulike scenarier. Andre delkapittel beskriver effektiv gjennomføring av møter i kriseorganisasjonen. Tredje delkapittel beskriver arbeidet som utføres i de respektive stabsledd/-enheter mellom møtene i kriseorganisasjonen. Fjerde delkapittel beskriver kriterier og retningslinjer for overgangen fra krisehåndtering til normalsituasjon Generelle beredskapsplaner Hensikten med kapittelet er å gi en samlet oversikt over det generelle beredskapsplanverket med tilhørende rollebaserte sjekklister for krisehåndteringsorganisasjonen. 6 Generelle beredskapsplaner og rollebaserte sjekklister 6.1 Handlingsplaner og sjekklister 6.2 Intern kommunikasjon 6.3 Ekstern kommunikasjon Tabell 7 - Generelle beredskapsplaner Første delkapittel beskriver generiske (situasjonsuavhengige) planer og tiltakskort. Andre og tredje delkapittel inneholder spesifikke planer for henholdsvis intern og ekstern kommunikasjon.

8 Situasjonsbestemte planer Hensikten med kapittelet er å gi en oversikt over håndteringsplaner, og tilhørende sjekklister, knyttet til spesifikke, forhåndsdefinerte hendelser. Dette kan være tiltak som går utover det som beskrives i det generelle planverket. Det kan også dreie seg om situasjoner der det vil gi utilsiktede/uønskede konsekvenser å iverksette den generelle planen. 7 Situasjonsbestemte planer 7.1 Trusler (Eksempel) 7.2 Bombetrussel (Eksempel) 7.3 Legemsformærmelse/vold (Eksempel) 7.4 Svikt i produksjonssystemer (Eksempel) Tabell 8 - Situasjonsbestemte planer Læring og systematisk forbedring Hensikten med dette kapittelet er å lukke læringssløyfen, det vil si bruke erfaringene fra øvelser og reelle hendelser til å forbedre krisehåndteringsevnen. 8 Læring og systematisk forbedring 8.1 Planlegging og gjennomføring av øvelser 8.2 Evaluering av øvelser og rellie hendelser 8.3 Utarbeideidelse og implementering av forbedringstiltak Tabell 9 - Læring og systematisk forbedring Første delkapittel gir retningslinjer for planlegging og gjennomføring av øvelser. Andre delkapittel gir retningslinjer for evaluering av så vel øvelser som reelle hendelser for å sikre at erfaringer systematisk fanges og omsettes til læring. Tredje delkapittel gir retningslinjer som skal bidra til at læringssløyfen faktisk lukkes det vil si at læringen omsettes til konkrete forbedringstiltak som implementeres i organisasjonen og planverket.

9 9 1.5 Implementering Forslag til implementeringsrekkefølge For å få en enklest mulig etablering av et beredskapsregime, foreslår vi at implementeringen gjennomføres etter disse retningslinjene: Bruk risikovurderinger som grunnlag for å definere hvilke scenarier det skal etableres beredskap for å håndtere Start forsiktig og gjør det enkelt - etabler det generiske først Bygg på med det spesifikke når det generiske har satt seg og virksomheten har fått erfaring Bruk hyppige øvelser og trening til å vinne erfaring og forbedre systemet

10