REGIONALE PRODUKTRÅD. Håndbok

Transkript

1 REGIONALE PRODUKTRÅD Håndbok Helse Sør-Øst RHF versjon

2 2 Regionale produktråd Helse Sør-Øst RHF Innholdsfortegnelse Forord Bakgrunn og formål Mandat Roller og ansvar Leder Fagkoordinator Produktrådsmedlemmer Kommunikasjon Sykehuspartner og HINAS Leverandørkontakt Reklamasjoner Etikk, miljø og samfunnsansvar Etikk Habilitet Taushetsplikt Miljø Samfunnsansvar Arbeidsprosesser Etablering av produktråd og rekruttering av produktrådsmedlemmer Deltagelse i anskaffelsesprosjekter Utarbeidelse av handlingsplaner Deltagelse på kurs og konferanser Vedlegg; mandat, maler og rutiner... 9 Helse Sør-Øst RHF versjon

3 Regionale produktråd Helse Sør-Øst 3 Forord 1 Bakgrunn og formål Helse Sør-Øst kjøper varer og tjenester for mer enn 20 milliarder kroner årlig. Hovedmålet for avdeling for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst RHF er å tilrettelegge for en samordnet og samhandlende bestillerorganisasjon slik at det kan frigjøres midler til pasientbehandling. For å bidra til å nå hovedmål ble det allerede i 2008 besluttet å etablere regionale produktråd. Beslutning ble forankret i avdelingens strategi- og handlingsplan vedtatt i styresak 128/2008 og inngår nå som en del av oppdrag og bestilling til helseforetakene. Produktrådene skal arbeide for en standardisering av varer og tjenester slik at det kan skapes gode og effektive arbeidsprosesser. Gjennom faglige forankring og samarbeid på tvers av foretaksgruppen skal det skapes tillit mellom innkjøpsavdelingene og fagmiljøene. Denne tilliten til og forståelse for anskaffelsesprosessene skal lette implementering og styrker lojalitet til avtaler slik at gevinstene som er oppnådd i avtalene med leverandørene kan realiseres. Helse Sør-Øst RHF versjon

4 4 Regionale produktråd Helse Sør-Øst RHF 2 Mandat Mandatet for de regionale produktrådene er utarbeidet av Helse Sør-Øst RHF i samarbeid med innkjøpssjefene i regionen. De konserntillitsvalgte i Helse Sør-Øst har også bidratt til utarbeidelse av mandatet. Produktrådene skal ha det langsiktige ansvar for å sikre at fagmiljøenes behov i varetas i innkjøpsarbeidet. De skal bidra til samarbeid slik at det dannes grunnlag for at de samme produktene og tjenestene kan benyttes på tvers av foretaksgruppen. Dette standardiseringsarbeidet er en forutsetning for etablering av regionale og nasjonale innkjøpsavtaler. For nærmere informasjon om mandatet se vedlegg 1. Mandat regionale produktråd 3 Roller og ansvar Helse Sør-Øst RHF er oppdragsgiver og har ansvar for at det etableres regionale produktråd. Helse Sør-Øst RHF skal påse at helseforetakene oppnevner produktrådsmedlemmer. For å ivareta et langsiktig ansvar for de aktuelle fagområdene skal medlemmene oppnevnes for en periode på fire år. Alle helseforetak skal være representert i de enkelte produktrådene, enten direkte eller ved at de gir andre helseforetak fullmakt til å representere helseforetaket. Dersom særskilte forhold tilsier det kan helseforetak gis anledning til å stille med inntil to representanter i et enkelte produktråd. Alle medlemmer må påregne at de i gjennomsnitt kan måtte benytte inntil to dager per måned til produktrådsarbeid. 3.1 Leder Samtlige regionale produktråd skal ha en leder. Helse Sør-Øst RHF skal sørge for at ledere oppnevnes. Lederen skal primært være tilknyttet innkjøpsmiljøet i helseforetakene eller Sykehuspartner. Dersom lederen kommer fra et helseforetak skal produktrådet også ha et produktrådsmedlem fra foretaket. Lederen skal ha oversikt over anskaffelsesplaner regionalt og nasjonalt. Han/hun skal ha oversikt over inngåtte avtaler som berører produktrådets fagområde og innhente informasjon om bruk av og omsetningen på disse avtalene. Produktrådslederen skal være produktrådets kontaktpunkt mot Sykehuspartner, Helse Sør-Øst RHF, de øvrige produktrådene og leverandører. Kontakt mot HINAS og de øvrige helseregionene avklares med Helse Sør-Øst RHF. Produktrådslederen skal ha ansvar for møteinnkalling, referater og eventuell rapportering. Dersom det oppstår behov for utmelding eller endringer i sammensetningen av produktrådene skal lederen melde fra om dette til Helse Sør-Øst RHF. Mal for møtereferat skal benyttes ved skriving av referat. Se vedlegg 2. Mal møtereferat 3.2 Fagkoordinator I tillegg til en leder skal samtlige regionale produktråd også ha en fagkoordinator. Fagkoordinatoren skal velges av og blant produktrådsmedlemmene. Fagkoordinatoren skal samarbeide tett med lederen av produktrådet. Fagkooridinatoren skal ha det langsiktige ansvar for at produktrådet Helse Sør-Øst RHF versjon

5 Regionale produktråd Helse Sør-Øst 5 prioritere relevante oppgaver for fagmiljøet som er betydning for innkjøpsarbeidet og i tråd med mandatet. 3.3 Produktrådsmedlemmer Produktrådsmedlemmene skal representere fagmiljøet i helseforetaket. De må ha autoritet og faglig tyngde, og en god dialog med fagmiljøet i helseforetaket de representerer. Alle produktrådsmedlemmene har ansvar for å holde seg faglig oppdattert og bidra aktivt i produktrådsarbeidet. For produktrådsmedlemmer som er oppnevnt i helseforetak hvor det ikke er etablert lokale produktråd eller nettverk kan det være krevende å sikre en god forankring av anbefalingene produktrådene gir. Helse Sør-Øst RHF skal være en pådriver for at heleforetakene etablerer lokale produktråd eller nettverk slik at best mulig regionalt samarbeid og forankring kan sikres. 4 Kommunikasjon Helse Sør-Øst RHF er ansvarlig for å tilrettelegge for at ulike interesenter er kjent med produktrådenes arbeid. Dette innebærer blant annet å bidra til dialog mellom produktrådene og nettverket for medisinsk teknisk utstyr, SMETT og de medisinske fagrådene i Helse Sør-Øst. Produktrådsmedlemmene har ansvar for å opprettholde jevnlig dialog med fagmiljøene i helseforetakene de representere. Helseforetakene er ulikt organisert og det er derfor opptil produktrådsmedlemmene å vurdere hvordan denne dialogen bør foregå. Kommunikasjon mellom produktrådene og helseforetakene skal ivaretas gjennom nyhetsbrev. Nyhetsbrevene publiseres av Helse Sør-Øst RHF basert på den informasjonen produktrådene ønsker å formidle. Kommunikasjon mellom produktrådene skal ivaretas gjennom bruk av ekstranettsiden for de regionale produktrådene. Her skal produktrådene blant annet legge ut godkjente handlingsplaner, møtereferat og rapporter fra deltagelse på kurs og konferanser. Henvend deg til innkjop@helsesorost.no for tilgang til ekstranett siden. Helse Sør-Øst RHF skal sørge for at en oversikt over produktrådsmedlemmer og prosjektdeltagere i nasjonale og regionale anskaffelser er tilgjengelig for innkjøpsavdelingen i helseforetakene via ekstranettsiden for innkjøp og logistikk. Denne oversikten skal også være tilgjengelig på ekstranettsiden for de regionale produktrådene. En oppdatering av disse oversiktene skal foretas kvartalsvis. 4.1 Sykehuspartner og HINAS Enkelte produktråd vil ha ansvar for fagområder hvor anskaffelser gjennomføres i regi av HINAS, mens andre anskaffelser gjennomføres i regi av Sykehuspartner. Uavhengig av om anskaffelser gjennomføres regionalt eller nasjonalt skal de regionale produktrådene bidra til forankring og ivaretakelse av fagmiljøenes behov. En eller flere medlemer fra de regionaleproduktrådene bør Helse Sør-Øst RHF versjon

6 6 Regionale produktråd Helse Sør-Øst RHF derfor delta i prosjektgruppene. Dialog mellom prosjektleder og lederne i de regionale produktrådene vil også være viktig for å sikre et godt samspill mellom produktrådene og prosjektgruppene. 4.2 Leverandørkontakt Kontakt med leverandørmarkedet er nødvendig for å kunne skaffe god innsikt i markedet og de produktene som tilbys. Leverandører som ønsker kontakt med de regionale produktrådene skal henvende seg til produktrådslederne. Produktrådslederene skal i samråd med produktrådsmedlemmene vurder hvorvidt det er behov for å gjennomføre møter med de aktuelle leverandørene. Produktrådene kan også på eget initiativ kontakte leverandører. Disse henvendelsene skal gå via produktrådslederne. I forbindelse med anskaffelsesprosjekter skal produktrådsmedlemmene forholde seg til de regler som gjelder for leverandørkontakt under selve gjennomføringen av anskaffelser. 4.3 Reklamasjoner Reklamasjoner skal primært håndters av prosjektgruppen som har gjennomført anskaffelsen. Det kan imidlertid være aktuelt å involvere produktrådene dersom de har deltatt aktivt i anskaffelsen eller prosjektgruppen har behov for bistand. Alle reklamasjoner knyttet til regionale og nasjonale avtaler skal gå via helseforetakenes innkjøpsavdelinger. Dersom saken ikke kan avklares lokalt har innkjøpsavdelingene ansvar for å formidle reklamasjonene videre til avtaleforvalterne. Avtaleforvalter hos Sykehuspartner og HINAS skal da sørge for å involvere de regionale produktrådene dersom dette er nødvendig. 5 Etikk, miljø og samfunnsansvar 5.1 Etikk Alle produktrådsmedlemmer skal signere et egenerklæringsskjema knyttet til habilitet og gjøres kjent med gjeldende etiske retningslinjene for innkjøp og leverandørkontakt samt samhandlingsavtalene som er inngått mellom de regionale helseforetakene (RHF) og Legemiddelindustrien (LMI) og Leverandører for helse-norge (LFH). Produktrådsmedlemmene skal i tillegg gjennomføre kurs i Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser ved e-læring eller annet kurs som arrangeres årlig. For nærmere informasjon se vedlegg 3. Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst Habilitet Dialog og samarbeid med leverandørmarkedet er nødvendig for å kunne skaffe god innsikt i markedet og de produktene som tilbys. Relasjonenen som etablers må imidlertid ikke påvirke beslutninger ved fremtidige anskaffelser og det må utvises særskilt aktsomhet før og under en anskaffelsesprosess. Helse Sør-Øst RHF versjon

7 Regionale produktråd Helse Sør-Øst 7 Produktrådsmedlemmer skal fylle ut en egenerklæring om habilitet og leverandørkontakt. Hensikten bak denne egenerklæringen er å kunne dokumentere at det er foretatte en vurdering av om det foreligger bindinger/relasjoner som kan lede til at det kan reises tvil om produktrådsmedlemmenes habilitet. Ved utfylling av skjemaet er det viktig å tenke nøye gjennom om det er forhold som kan medføre at andre oppfatter deg som produktrådsmedlem som inhabil. Er du i tvil, så oppgir du det i skjemaet, slik at det kan vurderes om dette er noe som det bør tas hensyn til. Vurderingen av hvorvidt noen er inhabile foretas av jurist i Helse Sør-Øst RHF. Helse Sør-Øst RHF skal sørge for utsending og innsamling av egenerklæringsskjemaene. For nærmere informasjon se vedlegg 4. Egenerklæringsskjema habilitet Taushetsplikt Selv om arbeidet i produktrådene ikke nødvendigvis til en hver tid medfører deltagelse i konkrete anskaffelsesprosjekter har medlemmene i produktrådene taushetsplikt. Dette innebærer at produktrådet skal være omforent om hvilken informasjon som skal videreformidles ut i helseforetakene og eventuelt til leverandørene. Hensikten med dette er å sikre at utenforstående ikke kan tilegne seg informasjon som kan gi tilbydere i fremtidige anskaffelsesprosjekter konkurransefortrinn. 5.2 Miljø De regionale produktrådene skal bidra til at det tas miljøhensyn. Dette krever at produktrådsmedlemmene har et bevisst forhold til hvilken belastning ulike produkter kan ha på miljøet og hvilke alternativer som kan benyttes for å redusere denne belastningen. Produktrådene skal ved gjennomgang av eksisterende og nye produkter ta hensyn til kostnader knyttet til bruken av produktet i dets levetid (livsløpskostnader) og miljømessige konsekvenser av produksjon og deponering av produktet. Før alle anskaffelser skal behovet for selve anskaffelsen alltid vurderes nøye. Redusert forbruk kan føre til store miljøgevinster. Helse Sør-Øst RHF er medlem av Svanens innkjøperklubb. Organisasjonen kan bistå produktrådene med informasjon om produkter med stor risiko for unødig belastning på miljøet. 5.3 Samfunnsansvar Produktrådene skal i sitt arbeid ta hensyn til Helse Sør-Øst sitt fokus på samfunnsansvar og bidra til at Helse Sør-Øst er en pådriver for etisk handel. Helse Sør-Øst er som medlem av organisasjonen Initiativ for etisk handel (IEH) forpliktet til å følge IEHs etiske retningslinjer og jobbe for en forbedring av arbeids- og menneskerettigheter og miljø i produksjonen av varer og tjenester til Helse Sør-Øst. Det skal i alle regionale anskaffelser og andre fellesanskaffelser settes etiske krav hvis en risikovurdering av produkt og leverandørkjeder tilsier det. Helse Sør-Øst RHF versjon

8 8 Regionale produktråd Helse Sør-Øst RHF For nærmere informasjon se vedlegg 5. Etisk handel i helseforetakene i Norge 6 Arbeidsprosesser 6.1 Etablering av produktråd og rekruttering av produktrådsmedlemmer Helse Sør-Øst RHF legger vekt på å etablere prosesser for brukermedvirkning som skal bidrar til at innkjøpprosesser gjennomføres med vekt på kvalitet og pasientsikkerhet. For å ivareta dette etableres regionale produktråd innen områder av strategisk betydning for arbeidet med innkjøp og logistikk i foretaksgruppen. Behovet for etablering av nye produktråd vurderes opp mot omfanget av planlagte innkjøpsprosjekter. Inntil en kategoristruktur for innkjøp foreligger vil etablering av nye produktråd skje i begrenset omfang. Ved gjennomføring av nasjonale anskaffelser vil det imidlertid som hovedregel alltid etablers regionale produktråd dersom fagområdet ikke allerede er i varetatt av eksisterende produktråd. Rekrutteringen av produktrådsmedlemmer foretas ved at Helse Sør-Øst RHF henvender seg til helseforetakene og ber om at det oppnevnes medlemmer. Forespørselene innholder informasjon om hvilke produktområder produktrådet skal håndtere og hvilke fagkompetanse det er ønskelig at de som oppnevnes har. Sammen med forespørselen oversendes også mandatet for de regionale produktrådene. 6.2 Deltagelse i anskaffelsesprosjekter I forbindelse med gjennomføring av regionale anskaffelsesprosjekter henvender Helse Sør-Øst RHF seg til helseforetakene og ber om at de oppnevner prosjektdeltager. De regionale produktrådene skal til enhver tid være kjent med hvilke anskaffelser som planlegges gjennomført. Dersom de anser det som hensiktsmessig at en eller flere produktrådsmedlemmer deltar i prosjektet vil forespørselen som sendes helseforetakene inneholde en oppfordring om å oppnevne disse produktrådsmedlemene som prosjektdeltagere. 6.3 Utarbeidelse av handlingsplaner For hvert produktråd skal det etableres en handlingsplan og et budsjett for arbeidet. Mandatet for de regionale produktrådene skal danne utgangspunktet for innholdet i handlingsplanen. Produktrådene skal være kjent med regionale og nasjonale anskaffelsesplaner ved utarbeidelse av handlingsplanen. Produktrådene skal i handlingsplanene definere hvilke områder som bør prioriteres. De skal også definer områder hvor de har behov for kompetanseutvikling. Handlingsplanene skal utarbeides årlig og oversendes Helse Sør-Øst RHF innen 1. januar. Helse Sør-Øst RHF skal gi tilbakemelding om godkjenning av handlingsplanene innen 1. februar. Tidsfristene forutsetter at regionale og nasjonale anskaffelsesplaner for gjeldene periode er ferdig utarbeidet og tilgjengelige. Helse Sør-Øst RHF har ansvar for å legge ut godkjente handlingsplaner på ekstranettsiden for de regionale produktrådene. Helse Sør-Øst RHF versjon

9 Regionale produktråd Helse Sør-Øst 9 Lederne av produktrådene har ansvar for at ferdig utarbeidede handlingsplaner oversendes Helse Sør-Øst RHF for godkjenning. Ved utarbeidelse av handlingsplan skal det benyttes mal i vedlegg 6. Mal handlingsplan 6.4 Deltagelse på kurs og konferanser Produktrådene har ansvar for store og kostnadskrevende fagområder. De er avhengig av løpende kontakt med, og tilbakemeldinger fra fagmiljøer i foretaksgruppen, regionale, nasjonale og internasjonale fora for å sikre at faglige hensyn ivaretas. Helse Sør-Øst RHF skal tilrettelegge for at produktrådsmedlemmene er oppdatert på og har grunnleggende kunnskap om temaene de håndterer. Deltagelse på kurs og konferanser skal gjøre produktrådsmedlemmene bedre i stand til å vurdere tilgjengelighet av produkter i markedet, samt kvalitet og pris på ulike typer produkter. Med utgangspunkt i kunnskap om endringer i metodevalg og tilgang på nye materialer vil produktsrådsmedlemmene også kunne legge premisser for hvilke produktegenskaper som bør etterspørres i forbindelse med anskaffelser. Dette er viktig kunnskap for å sikre at det ikke inngås avtaler på produkter med høye priser og en funksjonalitet helseforetakene ikke har behov for. Produktrådet skal i sine handlingsplaner definere hvilke områder de som fagmiljø mener bør prioriteres. Dersom det er behov for kompetanseutvikling skal produktrådene i handlingsplanene også oppgi hvilke kurs og konferanser de har behov for å delta på. Helse Sør-Øst RHF dekker produktrådsmedlemmenes utgifter til kursavgifter, reise og opphold i forbindelse med kurs og konferanser i henhold til godkjent handlingsplan. På internasjonale konferanser skal antall deltagere begrenses oppad til tre personer. I etterkant av konferansen/kurset skal det skrives en rapport som synliggjør det faglige utbytte og eventuell relevans deltagelsene har hatt for arbeidet med innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Produltrådslederne har ansvar for at rapporten legges ut på ekstranettsiden for de regionale produktrådene. Ved deltagelse på kurs og konferanser forventes at produktrådsmedlemmene er spesielt oppmerksomme på og handler i tråd med Helse Sør-Øst sine etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt. For nærmere informasjon se vedlegg 7. Rutine for deltagelse på kurs og konferanser 7 Vedlegg; mandat, maler og rutiner Vedlegg 1. Mandat regionale produktråd Vedlegg 2. Mal møtereferat Vedlegg 3. Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst Vedlegg 4. Egenerklæringsskjema habilitet Vedlegg 5. Etisk handel i helseforetakene i Norge Vedlegg 6. Mal handlingsplan Vedlegg 7. Rutine for deltagelse på kurs og konferanser Helse Sør-Øst RHF versjon

10 Vedlegg 1 Mandat regionale produktråd

11 Mandat for regionale produktråd i Helse Sør-Øst 1. Formål: De regionale produktrådene skal sikre at standardisering av varer/tjenester på tvers av foretaksgruppen ivaretar kjernevirksomhetens krav til bruksegenskaper og kvalitet. Produktrådene skal også sikre en faglig forankring av de valg og beslutninger som tas og vil gjennom sitt arbeid kunne bidra til å redusere kostnadene til pleie og behandling av pasienter. 2. Omfang: Regionale produktråd skal etableres innen områder av strategisk betydning for arbeidet med innkjøp og logistikk i foretaksgruppen. De regionale produktrådene skal knyttes opp mot anskaffelsesprosjekter ved at enkelt medlemmer eller gruppen som helhet bidrar til gjennomføring av anskaffelsen. 3. Leveranser: De regionale produktrådene skal vurdere og anbefale utstyr i tråd med god medisinske praksis for pleie og behandling i foretaksgruppen vurdere og ta stilling til introduksjon av konsepter/produkter i tråd med vedtatte medisinske metodevalg (etablerte konsepter/produkter - ikke forskning) bidra til arbeidet med standardisering av utstyr og forbruksmateriell være en arena for informasjonsutveksling bidra til arbeidet med å sikre god avtaledekning bidra til arbeidet med å sikre høy avtalelojalitet bidra til å initiere nødvendige anskaffelsesprosesser fungere som kontaktpunkter for løpende sortimentsavklaringer bidra til retningslinjer for introduksjon av nye produkter bidra til å forankre beslutninger om varesortiment i fag- og brukermiljøene bidra til at det tas miljøhensyn Produktrådets medlemmer er ansvarlige for: at valg og beslutninger som tas i det regionale produktrådet tar utgangspunkt i helseforetakenes synspunkter for å kunne sikre bred faglig forankring å sikre at vesentlig informasjon om produkter kan gjøres kjent ovenfor interessenter i alle helseforetak i regionen å bidra til implementering av avtaler å ivareta klager og tilbakemeldinger fra brukere for behandling i produktrådet Helse Sør-Øst RHF versjon 2.01 Juni 2012 Side 1 av 3

12 4. Tidsramme: De regionale produktrådene opprettes for permanent og kontinuerlig drift. Produktrådsmedlemmene velges for en periode på fire år. Hvert fjerde år skal helseforetakene gis anledning til å utnevne nye representanter. Det er ikke ønskelig at fagpersoner er knyttet opp mot et enkelt produktråd i mer enn tre perioder. 5. Bemanning: Helse Sør-Øst RHF skal fungere som premissgiver for de regionale produktrådene. Samtlige regionale produktråd skal ha en leder. Lederen skal være tilknyttet Sykehuspartner eller innkjøpsmiljøet i helseforetakene. Helse Sør-Øst RHF skal sørge for at ledere oppnevnes. Hvert enkelt produktråd skal velge en fagkoordinator. Fagkoordinatoren skal ha et langsiktig ansvar for det aktuelle fagområdet. Alle helseforetak skal være representert i de enkelte produktrådene. Dersom særskilte forhold tilsier det kan helseforetak gis anledning til å stille med inntil to representanter i det enkelte produktråd. Medlemmer av de regionale produktrådene kan ved behov påregne og måtte bistå de øvrige produktrådene. Alle produktrådsmedlemmer skal signere et egenerklæringsskjema knyttet til habilitet og gjøres kjent med gjeldende etiske retningslinjene for innkjøp og leverandørkontakt samt samhandlingsavtalene som er inngått mellom de regionale helseforetakene (RHF) og Legemiddelindustrien (LMI) og Leverandører for helse-norge (LFH). Produktrådsmedlemmene skal i tillegg gjennomføre kurs i Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser ved e-læring eller annet kurs som arrangeres årlig. 6. Budsjett: De regionale produktrådenes møteaktivitet skal være begrenset, men 2-3 møter årlig må påregnes. E-post korrespondanse og virtuelle møter skal benyttes ved behov. Informasjonsutveksling mellom produktrådene skal også foregå via produktrådenes nettportal. Helse Sør-RHF dekker leie av møtelokaler og øvrige møtekostnader. Det enkelte helseforetak har ansvar for å dekke produktrådsmedlemmenes lønnskostnader og reiseutgifter. De regionale produktrådene har anledning til å søke Helse Sør-Øst RHF, avdeling for innkjøp og logistikk om tilskudd til å dekke deltagelse på seminarer og konferanser knyttet til faglig utvikling som er av betydning for arbeidet i produktrådet. For hvert av de regionale produktråd skal det etableres en årlig handlingsplan og et budsjett for arbeidet. Handlingsplanen og budsjettet skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Det enkelte helseforetak må påregne at medlemmer i de regionale produktrådene benytter inntil to dager per måned til produktrådsarbeid. I forbindelse med anskaffelsesprosjekter vil Helse Sør-Øst RHF sende forespørsel til helseforetakene om eventuell ytterligere bistand fra produktrådsmedlemmene. 7. Kritiske suksessfaktorer: Faglig høy kvalitet og integritet hos produktrådsmedlemmene Fordeling av ansvarsområder mellom HF Produktrådsmedlemmene kan ikke ha bindinger til leverandørmarkedet som gjør at det kan stilles habilitets spørsmål. Samarbeid med etablerte spesialiserte fagmiljøer Helse Sør-Øst RHF versjon 2.01 Juni 2012 Side 2 av 3

13 8. Risikovurdering: Hendelser som vil hindre arbeidet i produktrådene: Sykehusene fristiller ikke produktrådsmedlemmer Medlemmene i produktrådet gis ikke fullmakt til å ta beslutninger 9. Avhengigheter: Arbeidet i produktrådene er avhengig av at det inngås regionale avtaler. Beslutninger i produktrådene krever også tilgang på statistikk med oversikt over varekategorier og forbruk for å kunne gjøre hensiktsmessige vurderinger. Sykehuspartner er ansvarlig for å sikre produktrådene tilgang på aktuell statistikk. Helse Sør-Øst RHF versjon 2.01 Juni 2012 Side 3 av 3

14 Vedlegg 2 Mal møtereferat

15 Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar Telefon: Telefax: e-post: Referat Møte: Tid: Sted: Tilstede: Forfall: Referent: Sak nr. Sak / merknad Ansvar Frist Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvaret for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF.

16 Vedlegg 3 Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør Øst

17 Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt i Helse Sør-Øst Alt innkjøpsarbeid skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke orekommer avvik i forhold til lovverket om offentlige anskaffelser Styret i Helse Sør-Øst RHF 2009 Versjon

18 1. Bakgrunn og hovedprinsipper Alle ansatte i Helse Sør-Øst, og alle som handler på vegne av Helse Sør-Øst, skal opptre i tråd med god forretningsskikk, gjeldende lovverk og allmenne etiske normer. Dette for å bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser. Retningslinjene skal bidra til at allmennheten får tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Disse etiske retningslinjene omhandler Helse Sør-Østs forhold til leverandører og Helse Sør-Østs ansvar overfor samfunnet som en stor innkjøper av varer og tjenester. 2. Formål Sammen med Helse Sør-Østs verdigrunnlag danner retningslinjene de overordnede føringer for innkjøpsvirksomheten i hele Helse Sør-Øst. Retningslinjene skal ivareta anbefalinger fra myndighetene om miljø- og samfunnsansvar i offentlig innkjøp og de forpliktelser Helse Sør-Øst har påtatt seg gjennom medlemskapet i organisasjonen «Initiativ for etisk handel». 3. Hvem retningslinjene gjelder for Retningslinjene gjelder for alle ansatte i Helse Sør-Øst; herunder helseforetak, datterselskaper, avdelinger og det regionale helseforetaket, konsulenter og alle med styreverv eller tillitsverv som handler på vegne av Helse Sør-Øst. Ledere har et særskilt ansvar for at deres medarbeidere er kjent med og handler i tråd med retningslinjene. 4. Forholdet til andre regelverk Kravene i Helse Sør-Østs etiske retningslinjer for innkjøp er minimumskrav. Alle må følge lover, forskrifter, rundskriv, relevante bransjeetiske regler og interne regler som gjelder for virksomheten. Alle som gjør innkjøp på vegne av Helse Sør-Øst, er forpliktet til å sette seg inn i Lov om offentlige anskaffelser og forskriftene til denne. 5. Habilitet Ingen må delta i behandlingen eller avgjørelsen av et innkjøp når det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes uavhengighet og/ eller objektivitet. Ingen må under noen omstendighet behandle, avgjøre eller øve påvirkning i en anskaffelse når vedkommende selv eller nærstående (venner, familie eller nære profesjonelle relasjoner) direkte eller indirekte har økonomiske eller andre personlige interesser i saken. 6. Økonomiske rammer Alle ansatte i Helse Sør-Øst og alle som handler på vegne av Helse Sør-Øst, plikter å følge gjeldende budsjett og økonomiske rammer før et innkjøp gjøres. Det skal alltid tas hensyn til livsløpskostnader for anskaffelsen.

19 7. Forholdet til leverandører og forretningsforbindelser 7.1 Taushetsplikt Opplysninger knyttet til den enkelte leverandørs virksomhet som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, er taushetsbelagte opplysinger. 7.2 Forhold til forretningsforbindelser Det er naturlig at det utvikles relasjoner mellom ansatte hos kunde og leverandør ved langvarige avtaleforhold. Disse relasjonene må ikke påvirke beslutninger ved fremtidige anskaffelser. Det må utvises særskilt aktsomhet før og under en anskaffelsesprosess. Valg av leverandør skal alltid foretas ihht. grunnleggende krav i loven om offentlige anskaffelser for øvrig, herunder sørge for at valget gjøres etter objektive vurderinger som bidra til reell og lik konkurranse i anskaffelsen. Alle som handler på vegne av Helse Sør-Øst er forpliktet til å være med å skape tillit til Helse Sør-Østs beslutninger og sikre Helse Sør-Østs omdømme. 7.3 Lån av utstyr fra leverandør Alle som handler på vegne av Helse Sør-Øst plikter å utvise stor forsiktighet ved tilbud om lån av utstyr fra leverandør. En låneavtale må ikke bryte med andre inngåtte innkjøpsavtaler eller være en utilbørlig fordel som påvirker beslutninger ved framtidige eller relaterte anskaffelser (eks. kjøp av forbruksvarer). Eventuelle økonomiske konsekvenser må alltid vurderes før avtale om lån inngås. 7.4 Utilbørlige fordeler og korrupsjon Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Påvirkningshandel (smøring) er også straffbart. Med påvirkningshandel menes en som for seg selv eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel for å påvirke utføringen av stilling, verv eller oppdrag, eller gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel for å påvirke utføringen av stilling, verv eller oppdrag Korrupsjon og påvirkningshandel er straffbart i henhold til straffeloven. Både enkeltindividet og foretaket kan straffes med fengsel eller bøter. For å unngå at den ansatte havner i gråsonen til straffebestemmelsene om korrupsjon og påvirkningshandel, skal reiser, gaver og andre fordeler håndteres som følger: Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av nasjonale utdanningsfond eller av den enkelte arbeidsgiver i Helse Sør-Øst. Gaver av ubetydelig verdi anses ikke som en utilbørlig fordel, men det må utvises særskilt forsiktighet ved hyppige gjentakelser. For helsepersonell vises det i tillegg til dette også til forskrift til helsepersonellovens 9 (FOR nr. 941), den såkalte «gaveforskriften» med merknader.

20 En utilbørlig fordel omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, som for eksempel personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester eller utlån av utstyr uten vederlag til privat bruk. Unntak kan gjelde ved særskilt forhandlede avtaler om ansattgoder som foretaket har inngått. 7.5 Samarbeid om forsknings- og utviklingsprosjekter I nært samarbeid med leverandører om forsknings- og utviklingsprosjekter er det viktig å opptre med stor aktsomhet for å unngå at håndteringen av prosjektene blir sammenblandet med eventuelle senere anskaffelser. Erfaringene fra slike prosjekter kan brukes i utformingen av spesifikasjoner for ordinære anbud, men bedriftene fra utviklingsprosjektene kan da ikke trekkes inn på en måte som utelukker konkurranse. 8. Etisk handel Helse Sør-Øst skal være en pådriver for etisk handel og plikter å stille krav til en etisk leverandørkjede der hvor dette er en aktuell problemstilling. Helse Sør-Øst er som medlem av organisasjonen «Initiativ for etisk handel» (IEH) forpliktet til å følge IEHs Code of Conduct 1 og jobbe for en forbedring av arbeids- og menneskerettigheter og miljø i produksjonen av varer og tjenester til Helse Sør-Øst. Det skal i alle regionale anskaffelser og andre fellesanskaffelser settes etiske krav hvis en risikovurdering av produkt og leverandørkjeder tilsier det. Helse Sør-Øst vil etablere et eget system for oppfølging av leverandørene. 9. Miljøkrav Helse Sør-Øst skal være en pådriver for miljøvennlige innkjøp. Under planlegging av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til kostnader knyttet til bruken av produktet i dets levetid (livsløpskostnader) og miljømessige konsekvenser av produksjon og deponering av produktet. 9.1 Universell utforming I anskaffelsesprosesser skal det tas hensyn til at produkter, byggverk og uteområder som er i alminnelig bruk, skal utformes slik at alle mennesker skal kunne bruke dem på en likestilt måte så langt det er mulig, uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler. 9.2 Forbruk Før alle anskaffelser skal behovet for selve anskaffelsen alltid vurderes nøye. Redusert forbruk kan føre til store miljøgevinster. 10. Lojalitet til avtaler Alle ansatte i Helse Sør-Øst, eller som handler på vegne av Helse Sør-Øst, plikter å følge de avtaler som er inngått ved kjøp av varer eller tjenester. Kjøp av varer utenom avtaler vil kunne svekke Helse Sør-Østs omdømme og innkjøpskraft. Leverandører skal kunne stole på at foretaket holder seg til de avtaler som er inngått. Anskaffelser utenom avtaler øker også risikoen for brudd på Lov om offentlige anskaffelser og faren for brudd på andre punkter i retningslinjene som miljøhensyn eller etiske krav. 1 IEHs Code of Conduct finnes på

21 11. Sanksjoner ved brudd på gjeldende regelverk Det kan medføre disiplinære reaksjoner om en ansatt forsøker å omgå eller bryte gjeldende regelverk. Avhengig av alvorlighetsgrad kan bruddet medføre muntlig eller skriftlig advarsel, oppsigelse, avskjed og eventuell anmeldelse. Brudd på bestemmelsene i straffeloven kan i tillegg medføre offentlig påtale og straffeforfølgelse. Ved tvil om hvordan retningslinjene skal forstås, skal den ansatte kontakte sin nærmeste leder. Retningslinjene er vedtatt av styret i Helse Sør-Øst RHF Postboks Hamar - Tlf

22 Vedlegg 4 Mal habilitetsskjema

23 Versjon: 1.0 Dato: Godkjent av: Direktør Innkjøp og Logistikk, Kjetil Istad Dokument: Egenerklæring habilitet Sist endret av: Mona Stainsby Regionalt produktråd: Navn: Helseforetak/enhet: Stilling/rolle i det regionale produktrådet: Er du part i saken? 1) Er noen i din familie eller andre av dine nærstående part i saken? 2) Er du med i ledelsen eller styret i et selskap som er part i saken, eller har du eller noen av dine nærstående eierinteresser i slikt selskap? Er det andre særegne forhold som kan være egnet til å svekke din upartiskhet i saken? 3) Ja Ja Ja Ja Nei Nei Nei Nei Eventuelle kommentarer: Jeg erklærer meg habil: Jeg erklærer meg inhabil: (Sett kryss ved ett av alternativene over) Sted/dato: Underskrift: Navn med blokkbokstaver: 1) Part er en tilbyder som er aktuell som deltager i en anskaffelseskonkurranse. 2) Nærstående er personer som du har nær personlig tilknytning til, gjennom slektskap, vennskap, ekteskap mv. 3) Dette kan eksempelvis være at avgjørelse i saken kan være til særlig fordel eller ulempe for deg eller noen som du har eller har hatt nær personlig tilknytning til. Habilitetsbestemmelsene framgår av 6 til 10 i forvaltningsloven, jf 3-7 i forskrift om offentlige anskaffelser.

24 Vedlegg 5 Etisk handel i helseforetakene i Norge

25 NORD MIDT-NORGE SØR-ØST VEST Etisk handel NORD i helseforetakene MIDT-NORGE SØR-ØST i Norge VEST Helseforetakene skal være en pådriver for etisk handel og for å stille krav til en etisk leverandørkjede der hvor dette er en aktuell problemstilling

26 2

27 Helseforetakene og etisk handel Leverandørkjeder kan ofte være komplekse, særlig der produksjonen skjer i fattige land og det er vanskelig å fjerne risikoen for brudd på menneskerettigheter eller miljøhensyn globalt. Helseforetakene skal være en pådriver for etiske leverandørkjeder. Dette skal gjøres ved hjelp av å foreta risikoanalyser ved større anskaffelser ut i fra produkt og produksjonsland, og sette nødvendige krav til leverandørene. I kontraktsperioden skal foretakene følge opp leverandørene, for å se til at kravene blir møtt. Hva er etisk handel? Etisk handel er å fremme forsvarlige arbeids- og miljøforhold i globale leverandørkjeder. Ekstrem overtid, helsefarlige omgivelser på arbeidsplassen og lønninger som knapt dekker bo- og matutgifter er hverdagen for millioner av arbeidere i global handel og produksjon. Grove former for barnearbeid, tvangsarbeid og grovt miljøskadelig virksomhet forekommer også. 3

28 Samarbeid om forbedringer Etisk handel er i hovedsak frivillig arbeid virksomheter gjør for å bidra til at varer de kjøper inn er laget i tråd med internasjonalt anerkjente standarder for arbeidsforhold og miljøhensyn. Norske virksomheter som importerer råvarer og varer til drift, foredling eller salg av varer, eier sjelden hele eller deler av produksjonen i utlandet. Endring skjer heller ikke over natten. Veien til forbedringer skjer derfor i hovedsak gjennom langsiktig samarbeid med agenter, importører og produsenter. Både i Norge og internasjonalt er det i dag stigende forventninger til at offentlige og private virksomheter ivaretar samfunnsansvar i egne leverandørkjeder. Norge har formulert slike forventninger i stortingsmeldingen «Næringslivets samfunnsansvar i en global økonomi» (2009). Leverandørkjedeansvar står også på internasjonale organisasjoners dagsorden, for eksempel gjennom FNs Global Compact. (kilde: Etisk handel i helseforetakenes organisering Arbeidet med etisk handel i helseforetakene ledes fra innkjøpsavdelingen ved det regionale foretaket. Alle som gjør anskaffelser i foretaksgruppen, er pliktig til å følge de etiske retningslinjene til foretaket. 4

29 5

30 Leverandøroppfølging Dialog og samarbeid med våre leverandører vil være en suksessfaktor i dette arbeidet. Helseforetakene har startet et arbeid med leverandørseminarer om etisk handel og oppfølging av etiske krav i leverandørkjeder. Når det er stor risiko for etiske brudd i en anskaffelse, skal dette framgå tydelig i konkurransegrunnlaget i anskaffelsen. Som medlem av organisasjonen «Initiativ for etisk handel», er helseforetakene pliktig til årlig å rapportere inn i hvilke anskaffelser etiske krav er satt. Alle helseforetak må selv rapportere dette inn til innkjøpsavdelingen i det regionale helseforetaket (RHF). Det er Hinas eller innkjøpsavdelingene ved de regionale foretakene i samarbeid med avtaleforvaltere, som gjennomfører risikovurderinger og følger opp leverandørene, på følgende måter: 1. Utsendelse og analyse av egenerklæringsskjema 2. Detaljert oppfølging av ulike spørsmål, f.eks. hvordan de etiske kravene er videreformidlet i leverandørkjeden og leverandørens plan for risikoanalyser 3. Revisjon/forbedringskontroll hos produsent 4. Oppfølgingsmøte med leverandør med utarbeidelse av eventuell handlingsplan for forbedringer 6

31 Etiske krav - kontraktsvilkår Våre leverandører skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som leveres til norske helseforetak skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FNkonvensjoner og ILO-konvensjoner, og skal også sikre at nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet blir fulgt. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter leverandør å påse at underleverandører etterlever samme krav. 7

32 1. Ansattes rettigheter ILOs kjernekonvensjoner Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILOkonvensjon nr 138 og 182) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. 8

33 Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjon nr 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Bestemmelser i nasjonal lovgivning: Leverandøren plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til: 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser; 2) helse, miljø og sikkerhet; 3) regulære ansettelser; 4) brutal behandling; og 5) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, skal etterleves. 9

34 2. Oppfølging Leverandør skal påse at ansattes rettigheter i punkt 1 etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra helseforetakene skal dette dokumenteres ved: Egenrapportering og / eller Oppfølgingssamtaler og /eller En uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene og / eller 3.partssertifisering som SA8000 eller tilsvarende 3. Brudd Brudd på punkt 1 og 2 innebærer kontraktsbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen en rimelig tidsfrist, som helseforetakene/oppdragsgiver bestemmer. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten helseforetakene bestemmer. Manglende utbedring er å anse som et vesentlig mislighold og oppdragsgiver vil kunne heve kontrakten. Hvor langt bakover i leverandørkjeden skal kravene gjelde? I utgangspunktet gjelder de etiske kravene for alle ledd i produksjonen. I anskaffelser i helseforetakene skal de etiske kravene, som et minimum, gjelde for produsentleddet, altså der varen blir satt sammen til det endelige produktet. I noen tilfeller vil hovedprodusent sette bort deler av produksjonen til andre og mindre produsenter, og da vil de etiske kravene omfatte også disse. Helseforetakene vil også vurdere risikoen for brudd tidligere i leverandørkjeden, og kunne ta stikkprøver lenger bak i leverandørkjeden, forbi produsentleddet. Typisk eksempel på dette er bomullstøy-leverandør til fabrikk som syr sykehustekstiler, eller delproduksjon av kirurgiske verktøy. 10

35 Hva sier norske myndigheter? Det er lovbestemt at man skal sette miljøkrav i offentlige anskaffelser. Dette gjelder ennå ikke for etiske krav. I «Handlingsplanen for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser », setter man søkelyset på offentlig sektors rolle som kunde og forbruker. I planen setter regjeringen seg tydelige mål: Offentlige virksomheter bør gå foran og være ansvarlige forbrukere som etterspør miljøvennlige varer og varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder. Særlig vaktsomhet ved anskaffelser av medisinsk utstyr Spesialisthelsetjenesten har et ekstra ansvar for å sikre at utstyr som blir brukt til å gjøre norske pasienter friske, ikke ødelegger helsen til mennesker andre steder i verden. Erfaringer fra Sverige viser at risikoanalyser for typiske sykehusprodukter som operasjonsartikler, hansker, bandasjer og rustfrie instrumenter har særlig høy risiko for brudd på våre etiske krav. Dette vil være produkter det settes ekstra fokus på å følge opp, i forhold til etiske krav. Dette er også i overensstemmelse med Helseog omsorgsdepartementets foretaksprotokoll for 2009 som ba helseforetakene sette dette særlig på dagsorden. 11

36 Initiativ for etisk handel (IEH) IEH er et ressurssenter og en pådriver for etisk handel med formål å samarbeide for handel som fremmer menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø. Som medlem av organisasjonen, har helseforetakenes medarbeidere mulighet til å delta på kurs arrangert av IEH. De utarbeider ulike typer verktøy til hjelp for innkjøpere og støtter i revisjoner og oppfølging i produsentland. Møklegaards Trykkeri/Eggen Press AS, Fredrikstad Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Difi er direktoratet med fagansvar for offentlige anskaffelser. Dette inkluderer faglig utvikling av etisk handel-feltet i det offentlige. På sidene deres finnes gode verktøy og utredninger innen dette temaet. Helseforetakene i Norge Alle de regionale helseforetakene og Hinas samarbeider om etisk handel i et samlet prosjekt. Prosjektet ledes av Helse Sør-Øst RHF. Send spørsmål på e-post til innkjop@helse-sorost.no for bestilling av denne brosjyren eller ved spørsmål rundt helseforetakene og etisk handel. MILJØMERKET 241 Trykksak 600 NORD MIDT-NORGE SØR-ØST VEST Postboks Hamar - Tlf

37 Vedlegg 6 Mal handlingsplan

38 HANDLINGSPLAN Regionalt produktråd.. Mandatet for de regionale produktrådene skal danne utgangspunktet for innholdet i handlingsplanen. Produktrådet skal være kjent med regionale og nasjonale anskaffelsesplaner ved utarbeidelse av handlingsplanen. Produktrådet skal i handlingsplanen definere områder som bør prioriteres og behov for kompetanseutvikling. SATSNINGSOMRÅDER Definerte områder Tiltak Ansvar Tidsperiode Budsjett Utført dato KOMPETANSEUTVIKLING Definerte områder Tiltak Ansvar Tidsperiode Budsjett Utført dato

39 Vedlegg 7 Rutine for deltagelse på kurs og konferanser

40 Helse Sør-Øst RHF Telefon: Postboks 404 Telefaks: Hamar Org.nr Regionale produktråd i Helse Sør-Øst Rutine for deltagelse på kurs og konferanser I forbindelse med kurs og konferanser for produktrådsmedlemmene skal forhold rundt deltagelse og betaling håndteres på følgende måte: 1. Produktrådsleder informerer om navn på deltager(ne) og oversender budsjett per deltager. 2. Deltagelse godkjennes av avdeling for innkjøp og logistikk ved spesialrådgiver Mona Stainsby og tilbakemelding gis til deltagerne med kopi til lederen av produktrådet. 3. Den enkelte deltager har selv ansvar for påmelding, bestilling og utlegg i forbindelse deltagelse. 4. Egen arbeidsgiver dekker utgifter etter endt reise i henhold til budsjettet som ble godkjent av Helse Sør-Øst RHF. Egen arbeidsgiver sørger for forskuttering dersom det er nødvendig. 5. Eget foretak sender faktura med kopi av kvitteringer til Helse Sør-Øst RHF med krav om dekning av utgifter i tråd med godkjenningen HSØ RHF har gitt deltageren. Fakturaen merkes Innkjøp og logistikk, spesialrådgiver Mona Stainsby. I etterkant av konferansen/kurset skal det utarbeides en rapport som synliggjør det fagligutbytte og eventuell relevans deltagelsene har hatt for arbeidet med innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap, Helse Sør-Øst RHF, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med Helse Sør-Øst RHF.