VEDLEGG L-1: ENDRINGSAVTALE

Transkript

1 VEDLEGG L-1: ENDRINGSAVTALE Løpende endringsnr: FORSVARET ENDRINGSAVTALE Kontrakts-/Bestillingsnr.: <CONTRACTNUMBER Leverandør: Gyldig fra dato: Ark i alt: Antall vedlegg: Anskaffelsesmyndighet for Forsvaret: Forsvarets logistikkorganisasjon/forsyning/ DAA Postboks KJELLER Organisasjonsnummer Dato Underskrift Dato Underskrift Navn stilling Navn - stilling/grad Økonomisk maksimal forpliktelse for Forsvaret Endring av leveringstidspunkt som følge av denne endringsavtale: før denne endringen: etter denne endringen: før denne endringen: etter denne endringen: Kontraktpartene er enige om at ovenfor angitt kontrakt/bestilling endres således: Med unntak av de endringer som er avtalt i denne endringsavtale, beholder alle vilkår og bestemmelser i kontrakten/bestillingen - innbefattet tidligere endringer - sin fulle gyldighet. (Blankett 5106)

2 VEDLEGG L-2: ENDRINGSORDRE Løpende endrings nr. FORSVARET ENDRINGSORDRE Kontrakts-/Bestillings nr: Til Leverandør: <CONTRACTNUMBER Gyldig fra: Ark i alt: Antall vedlegg: Fra Anskaffelsesmyndighet for Forsvaret: Forsvarets logistikkorganisasjon/forsyning/daa Postboks KJELLER Organisasjonsnummer Med unntak av de endringer som er fastsatt i denne endringsordre, beholder alle vilkår og bestemmelser i kontrakten/bestillingen innbefattet tidligere endringer - sin fulle gyldighet. Dato Underskrift Navn og stilling/grad: I samsvar med ovennevnte kontrakt/bestilling, skal følgende endringer gjøres gjeldende: Blankett 5107

3 VEDLEGG L-3: SØKNAD OM ENDRING Leverandørens endringssøknad nr: FORSVARET SØKNAD OM ENDRING Kontrakts-/Bestillings nr: <CONTRACTNUMBER Anmodning om endring fra dato: Ark i alt: Antall vedlegg: Til Anskaffelsesmyndighet for Forsvaret: Forsvarets logistikkorganisasjon/forsyning/daa Postboks KJELLER Fra Leverandør: Organisasjonsnummer Dato Underskrift Navn og stilling/grad: Søknaden skal omhandle foreslått endring i forhold til inngått avtale, og konsekvensen av endringsforslaget for Forsvaret. (Beskrivelse Begrunnelse Konsekvens) Blankett 5109

4 VEDLEGG L-4: SAMFUNNSANSVAR OG ETISK EGENERKLÆRING 1. BAKGRUNN OG DEFINISJONER Forsvaret har som mål å foreta effektive anskaffelser som understøtter en positiv samfunnsutvikling som tar hensyn til mennesker, samfunn og miljø. For å kunne nå dette målet stiller Forsvaret en rekke krav til de som ønsker å bli leverandører til Forsvaret. Dette omfatter krav til leverandørens sosiale ansvar, miljøansvar, økonomiske ansvar, samt krav til leverandørens virksomhetsstyring. Sosialt ansvar handler om å ivareta menneskerettigheter, livskvalitet og positive sosiale strukturer, og samtidig hindre sosial dumping og sosial eksklusjon. Sosialt ansvar innebærer at virksomheter er bevisst på hvordan de påvirker mennesker og samfunn, sosialt, kulturelt og sosialøkonomisk. Sosialt ansvar omhandler både leverandørens interne arbeidsmiljø og eksterne sosiale ansvar. Kravene til sosialt ansvar følger av dette vedleggets del 2. Miljøansvar handler om at belastningen på miljøet skal begrenses og skal bidra til miljømessig forsvarlig produksjon, handel og forbruk. Kravene til miljøansvar følger av dette vedleggets del 3, som kan utgjøre et kvalifikasjonskrav Økonomisk ansvar handler om hvordan leverandøren velger å bruke/investere sin kapital i produkt og tjenesteproduksjon, via lovlydig økonomisk drift, til investering av overskudd. Kravene til økonomisk ansvar er hovedsakelig stilt gjennom skatteattester, revisorgodkjente regnskaper og lignende. Virksomhetsstyring handler om selve prosessen for hvordan en virksomhet styres og kontrolleres. Det vil si hvordan leverandøren har strukturert, systematisert og utøver myndighet, ansvarlighet, forvaltning, ledelse, målstyring og kontroll. Virksomhetsstyring er også grunnlaget for å utøve samfunnsansvar innen de tre øvrige kategoriene. God virksomhetsstyring gir system, retningslinjer og kontroll for hvordan utføre selskapets etiske grunnlag. Kravene til virksomhetsstyring følger av dette vedleggets del SOSIALT ANSVAR 2.1 INTRODUKSJON Leverandøren skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Leveringsomfanget skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom Leverandøren bruker underleverandører til å oppfylle denne Kontrakten, er Leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører.

5 2.2 FN S MENNESKERETTIGHETER Leverandøren skal respektere FN s menneskerettigheter. 2.3 TVANGSARBEID/SLAVEARBEID (ILO konvensjon nr. 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. 2.4 FAGORGANISERING OG KOLLEKTIVE FORHANDLINGER (ILO konvensjon nr. 87, 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt. Arbeidsgiveren skal ikke diskriminere fagforeningsrepresentanter, eller hindre dem i å utføre sitt fagforeningsarbeid. Dersom disse rettigheter er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke i noe tilfelle hindre, parallelle mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling. 2.5 FORBUD MOT BARNEARBEID (FN konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjon nr. 138, 182) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert - nattarbeid. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. 2.6 DISKRIMINERING (ILO konvensjon nr. 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. 2.7 ARBEIDSMILJØ Gjengs lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke.

6 Arbeidsmiljøet skal være sikkert og hygienisk, med tanke på den rådende kjennskap til næringen og særskilte farer. På selve produksjonsstedet skal arbeidsmiljøet, overholde et sett av nasjonale juridiske minimumsstander for sikkerhet og hygiene. Tilstekkelige tiltak skal gjøres for å forhindre ulykker og helseskader som følge av, assosiert med, eller forekommende i forbindelse med arbeid. Dette, så langt som mulig, ved å minimere årsakene til farer i arbeidsmiljøet. Alle ansatte skal ha tilgang til helse- og sikkerhetsutstyr/verneutstyr som tilfredsstiller nasjonale minimums standarder. Ansatte skal bli informert om eventuelle helserisikoer forbundet med arbeidet. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle Kontrakten Overtid Arbeidstimer pr uke skal ikke overstige nasjonale rettslige standarder. Arbeiderne skal alltid få overtidstillegg, i tråd med nasjonale rettslige minimumsstandarder Fast ansettelse Alle arbeidere har krav på en arbeidsavtale skrevet på et språk de forstår. Forpliktelser til ansatte i henhold til internasjonale konvensjoner og nasjonal trygdelovgivning, som følger av det ordinære arbeidsforholdet, skal ikke omgås gjennom bruk av kortsiktige kontrakter (for eksempel akkordarbeid, tilfeldig arbeid, dagarbeid), underleverandører eller andre arbeidsforhold. 3. MILJØANSVAR 3.1 MILJØLEDELSESSYSTEM Leverandøren skal ha etablert et miljøledelsessystem som minimum består av følgende elementer: Et system for virksomhetens miljøhensyn og miljøpolicy Strategi for kompetanse innen miljøfeltet Prosedyrer for gjennomføring av Kontrakten på en miljømessig forsvarlig måte Leverandøren kan vise til virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14000, EMAS, eller andre tilsvarende tredjeparts godkjente systemer. 3.2 EMBALLASJEGJENVINNING Norske Leverandører (produsent eller importør) som benytter emballasje, skal på tidspunkt for kontraktsinngåelse være medlem i en returordning, eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning).

7 4. VIRKSOMHETSSTYRING Leverandøren skal ta nødvendige skritt for å implementere kravene i dette vedlegget og innlemme kravene i all dens drift samt gjøre kravene til en integrert del av dens virksomhetsfilosofi. Leverandøren skal tildele ansvar for alle saker vedrørende disse reglene for samfunnsansvar til en leder innen Leverandørens organisasjon. Leverandøren vil gjøre etterlevelse av disse regler for samfunnsansvar et vilkår for alle avtaler som den inngår med underleverandører. Disse avtalene skal forplikte disse underleverandører til å rette seg etter alle kravene i dette vedlegget, og delta i Leverandørens kontrollaktiviteter som anmodet. 5. ETTERLEVELSE 5.1 DOKUMENTASJON På Kjøpers forespørsel skal det dokumenteres at disse krav til samfunnsansvar blir overholdt. Følgende dokumentasjon aksepteres: En rapport fra Leverandøren som dokumenterer at disse kravene til samfunnsansvar blir overholdt. En ekstern rapport om arbeidsvilkår på produksjonsplassen(e). Informasjon om inspeksjonsmetode og identiteten til inspektøren er påkrevd. Relevant sertifisering av Leverandøren. SA8000 eller tilsvarende standard. 5.2 INSPEKSJONER Kjøperen og dennes autoriserte representanter forbeholder seg retten til å inspisere alle produksjons- og lagerområder som blir brukt av Leverandøren, inkludert alle produksjons og lagerområder brukt av underleverandører. Kjøperen forbeholder seg retten til å gjennomføre både kunngjorte og ikke kunngjorte inspeksjoner. 5.3 BRUDD PÅ REGLENE FOR LEVERANDØRENS SAMFUNNSANSVAR Dersom leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene skissert i dokumentet Leverandørenes samfunnsansvar, skal Leverandøren gjøre nødvendige rettende tiltak innen en frist avtalt mellom Kjøper og Leverandør. Tidsfristen som avtales skal ikke være lengre enn 3 måneder. Dersom Leverandøren ikke gjør rettende tiltak innen den avtalte tidsfristen, har Kjøperen rett til å ilegge bøter eller holde tilbake deler av kjøpesummen som står i forhold til type og omfang av brudd på disse reglene. Dersom Leverandøren unnlater å iverksette rettende tiltak innen avtalt frist, har Kjøperen rett til å iverksette øvrige sanksjoner etter Kontrakten som står i forhold til type og omfang av bruddene, og i forhold til Kjøperens interesse av at kravene er fulgt.

8 ETISK EGENERKLÆRING FOR LEVERANDØRER TIL FORSVARSDEPARTEMENTET MED UNDERLIGGENDE ETATER Som leverandør til Forsvarsdepartementet (FD) eller underliggende etater erklæres det herved samvittighetsfullt: 1. At virksomheten har satt seg inn i de etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater. De etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater finnes på 2. At kontakten med FD og underliggende etater skal være utelukkende profesjonell og være basert på god forretningsskikk. Dette innebærer blant annet at det ikke er tillatt å tilby en fordel til en ansatt eller andre som utfører arbeid for FD eller underliggende etater, og som kan være egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. Dette gjelder uavhengig av om fordelen tilbys direkte eller gjennom en mellommann. 3. I forbindelse med innlevering av tilbud, skal det sammen med tilbudet opplyses om hvorvidt: a) virksomheten, eller andre som kan identifiseres med virksomheten, har vært med på å utarbeide spesifikasjoner for denne anskaffelsen, b) virksomheten har ansatt, eller tilknyttet seg noen, som i løpet av de siste to årene regnet fra opprinnelig tilbudsfrist, har vært ansatt i FD eller underliggende etater, c) virksomheten er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har blitt innstilt, eller om virksomheten befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, d) virksomheten er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, e) virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, eksempelvis kan nevnes overtredelse av nasjonale og internasjonale bestemmelser om eksport av forsvars- og sikkerhetsmateriell, f) virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger, terrorhandling eller finansiering av terrorhandling, g) virksomheten, ansatte eller andre som kan identifiseres med virksomheten, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje, eksempelvis ved at forpliktelser i forbindelse med informasjonssikkerhet eller forsyningssikkerhet i en forutgående kontrakt har blitt misligholdt,

9 4. Opptreden i strid med punkt 2 i denne etiske egenerklæringen, eller grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatelse av å gi opplysninger i henhold til punkt 3 i denne etiske egenerklæringen, kan medføre avvisning fra å levere tilbud til FD og underliggende etater.