For å innfri dette krav, må tilbyder oppfylle fire delkrav knyttet til følgende forhold:

Transkript

1 Utdrag fra konkurransegrunnlag Stavanger kommune, lekeplassutstyr, 2014 Kvalifikasjonskrav Kvalitetssikringssystem for etisk handel Tilbyder skal ha et kvalitetssikringssystem som skal sikre at tilbyder er egnet til å oppfylle de etiske kontraktsvilkår som gjelder for denne rammeavtale, se vedlegg 6, punkt 4. Dette innebærer at tilbyder skal ha metoder for kvalitetssikring som beskriver hvordan selskapet arbeider for å etterleve krav til etisk handel i virksomheten og i leverandørkjeden. For å innfri dette krav, må tilbyder oppfylle fire delkrav knyttet til følgende forhold: 1. System for sporbarhet i leverandørkjeden 2. Retningslinjer for etisk handel / Conduct / Suppler Conduct 3. Formidling av Conduct i leverandørkjeden 4. System for oppfølging av Conduct i leverandørkjeden En beskrivelse av hvert enkelt delkrav og krav til dokumentasjon foreligger i vedlegg 5 - Delkrav og svarskjema for etisk handel. MERK: Tilbyder skal dokumentere og fylle ut skjema i henhold til spesifikasjonene i dette vedlegg. En veileder om hvordan man kan jobbe systematisk med etisk handel foreligger på Initiativ for etisk handel (IEH) sine nettsider på Er dokumentasjon på samtlige fire delkrav for kvalitetssikringssystem for etisk handel vedlagt, og svarskjema i vedlegg 5 utfylt? Kryss av: [ ] [ ] Krav til dokumentasjon VEDLEGG 5 DELKRAV OG SVARSKJEMA FOR ETISK HANDEL Tilbyder skal fylle ut følgende skjemaer for besvarelse av kvalifikasjonskrav Kvalitetssikringssystem for etisk handel i konkurransegrunnlaget. MERK: Alle aktuelle felter nedenfor skal fylles ut. Manglende utfylling av tabellen og/eller vesentlige avvik i tilbudet i forhold til de oppsatte krav, vil kunne føre til avvisning av leverandør, jf. FOA Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Delkrav 1. System for sporbarhet i leverandørkjeden Dersom tilbyder bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, skal tilbyder ha et system for sporbarhet som til enhver tid gir tilbyder oversikt over hvilke underleverandører (inkludert agent, produsent og tilsvarende) som direkte medvirker i produksjonen og i hvilke land disse er lokalisert.

2 Dokumentasjon Tilbyder skal vedlegge en beskrivelse av leverandørkjeden for hver av de tre produktene i pris- og produktskjemaet i vedlegg 3 som Oppdragsgiver på nåværende tidspunkt vurderer det å knytte seg størst risiko til for brudd på etiske kontraktsvilkår i denne rammeavtalen 1. Dette er følgende produkter: Spørsmål til dokumentasjon. Sett kryss. Tilbyder vil benytte underleverandører, i Norge eller andre land, som direkte medvirker for å oppfylle denne kontrakt. Produktnummer i pris- Varegruppe og produktskjema i vedlegg Huskestativ 3.4 Spiralfjærprodukt 7.1 Lekehus Leverandørkjedene skal som et minimum omfatte alle ledd fra og med tilbyder til og med det ledd der produksjon av den endelige varen finner sted. For hvert ledd/hver av aktørene/underleverandørene skal det oppgis følgende opplysninger: Firmanavn Adresse Region, land Redegjørelse for hvilke rolle de enkelte firmaene har (for eksempel tilbyder, agent, produsent, andre roller) MERK: For å beskrive sine leverandørkjeder, kan tilbyder benytte leverandørkjedekart som vist nedenfor. Er dokumentasjon på dette delkrav vedlagt? Vedlegg nr.: Eksempel på leverandørkjedekart: (Tegn leverandørkjedekart som passer tilbyders virksomhet og som viser aktuell organisering.) 1 Hvilke leverandørkjeder Oppdragsgiver følger opp i kontraktsperioden vil være basert på en risikovurdering, og vil ikke nødvendigvis gjelde de samme tre produktene.

3 Tilbyders navn, Adresse, Land Agent/mellomledd: Bedrift AS Adresse, Land Produsent: Bedrift AS Adresse, Land Der varen ferdigstilles: Bedrift AS Adresse, Land Delkrav 2. Retningslinjer for etisk handel / Conduct / Supplier Conduct Tilbyder skal ha retningslinjer for etisk handel, ofte omtalt som Conduct eller Supplier Conduct, som skal gjelde for tilbyders leverandørkjeder knyttet til anskaffelsen. Disse retningslinjene vil i det følgende bli omtalt som Conduct. Tilbyders Conduct skal som et minimum inneholde de samme elementer som Oppdragsgivers etiske kontraktsvilkår, jf. vedlegg 6. Dokumentasjon Det skal vedlegges tilbyders Conduct eller tilsvarende.. Conduct kan være på engelsk. Overordnet om Conduct Sett kryss og legg til informasjon. Det skal fremgå at Conduct gjelder tilbyders leverandørkjeder for denne anskaffelsen. Dersom dette ikke fremgår av Conduct, skal tilbydere bekrefte dette i eget vedlegg. Dersom tilbyder ikke har vedtatt egen Conduct, men baserer seg på morselskapets Conduct, skal tilbyder fremlegge morselskapets Conduct og en erklæring om at disse er gjeldende for tilbyder og tilbyders leverandørkjeder. Erklæringen skal være signert av en person hos tilbyder som har fullmakt til å signere denne. MERK: Retningslinjer for etisk handel er ikke det samme som retningslinjer for adferd/opptreden for egne ansatte i virksomheten, som gjerne omtaler forhold som respekt, høflighet, pålitelighet, korrupsjon mv.

4 Det bekreftes at tilbyders Conduct eller tilsvarende er vedlagt tilbudet Det bekreftes at Code of tilbudet gjelder for tilbyders leverandørkjede(r) knyttet til denne anskaffelsen Dersom tilbyder baserer seg på morselskapets Code of Conduct, er forpliktelseserklæring signert og lagt ved tilbudet?, tilbyders Conduct, morselskapets Conduct, Conduct eller tilsvarende er ikke vedlagt Kommentar: Kommentar: Er tilbudet på samme nivå som Oppdragsgivers Conduct når det gjelder følgende forhold? Sett kryss. Forbud mot barnearbeid i samsvar med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILOkonvensjon nr. 138 og 182 Forbud mot tvangsarbeid/ slavearbeid i samsvar med ILOkonvensjon nr. 29 og 105 Forbud mot diskriminering i samsvar med ILOkonvensjon nr. 100 og 111 Rett til organisasjonsfrihet og rett til kollektive forhandlinger i samsvar med ILOkonvensjon nr. 87 og 98 Er tilbudet på samme nivå som Oppdragsgivers Conduct når det gjelder følgende forhold omtalt i nasjonal lovgivning der produksjon/ferdigstilling av varen finner sted?

5 Sett kryss og legg til informasjon. Lønns- og arbeidstid Helse, miljø og sikkerhet Regulære ansettelser Brutal behandling Lovfestede forsikringer og sosiale ordninger Delkrav 3. Formidling av Conduct i leverandørkjeden Tilbyder, eventuelt morselskapet, skal ha formidlet Conduct til de viktigste aktørene i leverandørkjedene for denne anskaffelsen, det vil si til de aktørene som inngår i system for sporbarhet i leverandørkjedene, jf. delkrav 1 ovenfor. Dokumentasjon Det skal fremlegges dokumentasjon på at tilbyder, eventuelt morselskap, har kommunisert Conduct skriftlig til de viktigste aktørene i leverandørkjedene for denne anskaffelsen. Dokumentasjonen kan være på engelsk. Spørsmål til dokumentasjon. Sett kryss. Eksempel: Dersom kommunikasjon har foregått ved e-post, møter, brev eller lignende, skal det vedlegges kopi av henholdsvis e-post, møtereferater, brev eller tilsvarende.

6 Det bekreftes at tilbyder/morselskap har kommunisert Conduct skriftlig til aktørene i leverandørkjeden for denne anskaffelsen (minimum til det ledd der produksjon av den endelige varen finner sted) Delkrav 4. System for oppfølging av Conduct i leverandørkjeden Tilbyder skal ha et system for oppfølging av underleverandører i sine leverandørkjeder, for å påse at Conduct etterleves for denne anskaffelsen. Dette vil bli fulgt opp fra Oppdragsgivers side i kontraktsperioden. Dokumentasjon Tilbyder skal redegjøre for hvordan tilbyder vil følge opp Conduct i leverandørkjeden for denne anskaffelsen. Redegjørelsen skal som et minimum inneholde de opplysninger som etterspørres nedenfor. (Dersom behov for ytterligere dokumentasjon, kan inntil en A4 side vedlegges.) Eksempel: Et slikt system kan ha form av et Excel-ark med oversikt over aktører, tiltak, status, og ansvar mv. Spørsmål til dokumentasjon. Sett kryss. Hvem hos tilbyder vil være ansvarlig for oppfølging av Conduct i leverandørkjeden(e) i kontraktsperioden? Oppgi navn, stilling, e- postadresse og telefonnummer. Hvilke konkrete tiltak planlegger tilbyder å gjennomføre i kontraktsperioden for å se til at Conduct etterleves i leverandørkjeden(e)? For hvert av tiltakene ovenfor, oppgi dato for når tiltaket er

7 planlagt å være gjennomført Hvem, hos tilbyder eller annen part, vil gjennomføre tiltakene? Oppgi navn, stilling, e- postadresse og telefonnummer. Beskriv hvordan systemet legger til rette for en god håndtering av avvik fra Conduct vedlagt tilbudet. Eventuelt ytterligere beskrivelse Kontraktsvilkår 1. Etiske krav kontraktsvilkår Stavanger kommune Våre leverandører skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som leveres til Oppdragsgiver skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILOkonvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonal lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter leverandør å påse at underleverandører etterlever samme krav. 1. ANSATTES RETTIGHETER ILOs kjernekonvensjoner Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182) Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter. Minstealderen må ikke i noe tilfelle være under 15 år (14 eller 16 år i visse land). Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid.

8 Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til og avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid. Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Bestemmelser i nasjonal lovgivning: Leverandøren plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til: 1) lønns- og arbeidstidsbestemmelser; 2) helse, miljø og sikkerhet; 3) regulære ansettelser; 4) brutal behandling; og 5) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger skal etterleves. 2. BRUDD Leverandør skal påse at ansattes rettigheter i punkt 1 etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Avvik fra punkt 1 innebærer kontraktsbrudd. Ved avvik avdekket av leverandøren eller underleverandører, plikter leverandøren å påse at det umiddelbart iverksettes tiltak for å utbedre avvikene, og at Oppdragsgiver samtidig varsles om avvikene og de planlagte tiltakene. Tiltakene skal dokumenteres skriftlig i samråd med Oppdragsgiver. Manglende utbedring er å anse som et vesentlig mislighold, og Oppdragsgiver vil kunne heve kontrakten. 3. OPPFØLGING Oppdragsgiver vil følge opp etterlevelsen av etiske krav ut fra en løpende risikovurdering. På oppfordring fra Oppdragsgiver skal dette dokumenteres ved: egenrapportering og/eller oppfølgingssamtaler og/eller en uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene 2 og/eller 2 Oppdragsgiver, eller den Oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi-annonserte eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktører i leverandørkjeden i kontraktsperioden.

9 3.partssertifisering som SA8000 eller tilsvarende 4. HVORDAN KOMME I GANG MED ETISK HANDEL? En veileder om hvordan man kan jobbe systematisk med etisk handel foreligger på Initiativ for etisk handel (IEH) sine nettsider på 2. Miljø Leverandør skal på forespørsel sende en oppdatert beskrivelse av gjennomførte, pågående og planlagte miljøtiltak hos leverandøren som er relevante for og tilpasset de ytelser som skal leveres til Oppdragsgiver. 3. Evalueringsmøter Det vil bli avholdt evalueringsmøter ved behov med valgte leverandør. 4. Endringer til denne avtale Endringer, tillegg mv. til denne avtale skal være skriftlige, og skal senest foreligge undertegnet av begge parter på tidspunktet for levering av varer under denne avtale. Disse endringene, tilleggene mv. skal også spesifisere hvilket omfang de skal ha. Dette hindrer likevel ikke at partene skriftlig vedtar endringer på et senere tidspunkt som følge av inntrådte forhold de ikke var klar over på tidspunktet for avtaleinngåelse. Denne kontrakt er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt eksemplar. 5. Signatur Partenes signaturer: For Stavanger kommune: Dato: For leverandøren: Dato: Signatur: Signatur: I tilfelle kontroll plikter leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandør(er). Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.