Egenrapporteringsskjema, trinn 1 Oppfølging av etiske krav

Transkript

1 Egenrapporteringsskjema, trinn 1. Utviklet av Initiativ for etisk handel. Versjon per 26.september 2011 Egenrapporteringsskjema, trinn 1 Oppfølging av etiske krav Informasjon på denne siden fylles ut av oppdragsgiver: (Klikk på ordene under og tekstmarkøren hopper automatisk til tekstfelt) Leverandør 1 : Oppdragsgiver: Kontrakts- / avtalenummer: Type anskaffelse (rammeavtale / engangskjøp) Produkter / varer: Svarfrist: 1 Med leverandør menes den virksomhet som har inngått avtale med oppdragsgiver.

2 LES DETTE FØR DU FYLLER UT EGENRAPPORTERINGSSKJEMAET Egenrapporteringsskjema trinn 1 inngår som en del av oppfølgingen av de etiske kravene, som gjelder for denne kontrakt (henvise til / legge ved etiske krav). Hensikten med skjemaet er å få informasjon om hvordan leverandørene jobber, og vil jobbe, for å etterleve våre etiske krav. Avhengig av den informasjonen som fremkommer, vil vi vurdere å be om ytterligere informasjon. En modell for oppfølging kan for eksempel se slik ut: Egenrapporteringsskjema trinn 1 etterfulgt av oppfølgingssamtale med leverandør. Egenrapporteringsskjema for produsent etterfulgt av oppfølgingssamtale med leverandør. Kontroll hos underleverandør etterfulgt av krav til forbedringer. Skjemaet skal besvares av dere som leverandør. Alle spørsmålene skal besvares. Spørsmålene gjelder den eller de varene som er angitt på side 1. Svarene skal danne grunnlag for en konstruktiv dialog om forbedringer. Derfor er det viktig at det gis ærlige, utfyllende og korrekte svar på alle spørsmålene. Det gis enkel veiledning i fotnoter. Skjemaet undertegnes på siste side av daglig leder i virksomheten. Noen av spørsmålene vil kreve at det innhentes informasjon fra underleverandører ett eller flere ledd bakover i leverandørkjeden. Det vil derfor være hensiktsmessig å begynne innhenting av informasjon i god tid før svarfristen. Som oppdragsgiver erkjenner vi at leverandørkjeder kan være komplekse og at dette kan gi utfordringer i forhold til oversikt over, og kontroll med, arbeids- og miljøforholdene i leverandørkjeden. Samtidig legger vi til grunn at våre leverandører jobber systematisk og målrettet med forbedringer og for etterlevelse av de etiske kravene. Leverandører plikter å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører i tilfelle kontroll. Disse opplysninger behandles konfidensielt. Skjemaet fylles ut elektronisk og returneres på e-post til (sett inn e-post) senest innen (sett inn dato). Eventuelle spørsmål kan rettes til (Navn og kontaktopplysninger) (Klikk på ordene under og tekstmarkøren hopper automatisk til tekstfelt) Sted og dato Leverandørens kontaktperson for egenrapporteringsskjemaet (navn og stilling) Telefon og e-post 2

3 Spørsmål 1: Er dere som leverandør: (Sett flere kryss om nødvendig) Produsent med egen produksjon / tilvirkning 2 Leverandør uten egen produksjon / tilvirkning, for eksempel importør, grossist eller agent En kombinasjon av de over Spørsmål 2: Hvis dere ikke har egen produksjon / tilvirkning, angi: (Sett flere kryss om nødvendig) Vi kjøper kun av leverandører med egen produksjon / tilvirkning Vi kjøper kun av leverandører uten egen produksjon / tilvirkning En kombinasjon av de over Vet ikke Hvis svaralternativ vet ikke, hva vil dere gjøre for å få informasjon om dette (skriv i tekstfeltet under): Spørsmål 3: I hvilket eller hvilke land produseres / tilvirkes og ferdigstilles varene, eller hovedkomponentene til varene, angitt på side 1? 3 Produksjon / tilvirkning: Ferdigstilling: 2 Her menes produksjon / tilvirkning av ferdigvarer, for eksempel kumlokk, belegningsstein, uniformer / klær, fottøy, etc. Prosessen der flere komponenter settes sammen til ferdigvare, for eksempel pc eller kontormøbel, kalles ferdigstilling. 3 Av og til produseres / tilvirkes en vare, eller komponentene av en vare, i ett land, mens ferdigstilling skjer i et annet. Produksjon og ferdigstilling kan også utføres i samme virksomhet / land. I dette spørsmålet ønsker oppdragsgiver informasjon om hvor varene, eventuelt hovedkomponentene til varene angitt på side 1, er produsert og hvor varene ferdigstilles, hvis dette skjer i forskjellige land. Dersom leveransen omfatter mange varer forventes det ikke at leverandøren har full kunnskap om leverandørkjeden til alle varer og hovedkomponenter, men som et minimum forventes det at leverandøren vet hvor varene produseres eller ferdigstilles, hvis dette ikke er samme prosess. Når leverandøren har denne kunnskapen forventes det at leverandøren jobber målrettet og systematisk med å skaffe seg oversikt over neste ledd i leverandørkjeden, og deretter neste ledd, osv. Hvis ikke leverandøren vet hvor varene er produsert / ferdigstilt, vet han / hun heller ikke noe om arbeidsforholdene i leverandørkjeden, og følgelig heller ikke om de etiske kravene til oppdragsgiver etterleves. 3

4 Hvis dere ikke vet hvor produksjon / tilvirkning eller ferdigstilling finner sted, hva vil dere gjøre for å få informasjon om dette? Gi en kort beskrivelse i tekstfeltet under: Spørsmål 4: Har dere i løpet av de siste seks månedene kartlagt risikoen for brudd på arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden (jfr. oppdragsgivers etiske krav) hos den eller de som produserer / tilvirker og ferdigstiller varene angitt på side 1? 4 Hos produsent Der varene ferdigstilles Ja, vi har kartlagt risikoen for brudd på arbeidstakerrettigheter for alle varer angitt på side 1 (Hvis produksjon og ferdigstilling er samme prosess, sett kryss i begge) Ja, vi har delvis kartlagt risikoen for brudd på arbeidstakerrettigheter for varer angitt på side 1 (Hvis produksjon og ferdigstilling er samme prosess, sett kryss i begge) Nei, vi har ikke kartlagt risikoen for brudd på arbeidstakerrettigheter for noen varer Hvis ja, kartlagt for alle eller delvis kartlagt, beskriv kort når kartleggingen fant sted, hvem som utførte kartleggingen og hvordan den ble utført (metode og med fokus på hva): Når: Hvem: Hvordan: Hvis nei, ikke kartlagt, oppgi begrunnelse. Oppgi også om det vil gjøres en kartlegging og eventuelt når. Skriv i tekstfeltet under: 4 En risikokartlegging kan omfatte hele eller deler av leverandørkjeden, for en eller flere varer, eller komponenter. Uten en enkel eller mer omfattende risikokartlegging av leverandørkjeden, for eksempel hos den som ferdigstilleren varen, hos produsent eller hos produsentens underleverandører, er det vanskelig / umulig å vite hvorvidt det foregår brudd på arbeidstakeres rettigheter. Risikokartlegging er nødvendig, og en forutsetning for, å prioritere innsats og ressurser. 4

5 Spørsmål 5: Dersom dere har kartlagt risikoen for brudd for alle varer angitt på side 1, eller delvis kartlagt, (jfr. spørsmål 4), ta stilling til følgende: Med utgangspunkt i varene angitt på side 1: Hvor stor er risikoen for brudd på oppdragsgivers etiske krav i produksjon og ferdigstilling av varene? Hos produsent Der varene ferdigstilles Det er høy risiko for brudd på oppdragsgivers etiske krav (hvis produksjon og ferdigstilling er samme prosess, sett kryss i begge) Det er middels risiko for brudd på oppdragsgivers etiske krav (hvis produksjon og ferdigstilling er samme prosess, sett kryss i begge) Det er liten risiko for brudd på oppdragsgivers etiske krav (hvis produksjon og ferdigstilling er samme prosess, sett kryss i begge) Det er ingen risiko for brudd på oppdragsgivers etiske krav (Hvis produksjon og ferdigstilling er samme prosess, sett kryss i begge) Hvis høy eller middels risiko, for hvilke varer gjelder dette (skriv i tekstfeltet under)? Hvis liten eller ingen risiko, gi kort begrunnelse for vurderingen (skriv i tekstfeltet under) Spørsmål 6: Har dere etiske retningslinjer for innkjøp (Code of Conduct / Suppliers Code of Conduct), som omfatter de samme kravene som oppdragsgiver legger til grunn for denne kontrakt? 5 Ja, virksomheten har en Code of Conduct / Suppliers Code of Conduct / tilsvarende, som er (minst) like omfattende som oppdragsgivers etiske krav Legg ved virksomhetens Code of Conduct / Suppliers Code of Conduct / eller tilsvarende når dere returnerer egenrapporteringsskjemaet. NB! Legg kun ved hvis Code of Conduct er på samme nivå som oppdragsgivers krav. 5 Mange virksomheter i privat sektor har retningslinjer for innkjøp, ofte omtalt som Code of Conduct, Suppliers Code of conduct, eller lignende. Det er ikke uvanlig at en bedrifts Code of Conduct, i tillegg til å omhandle arbeids- og miljøforhold i leverandørkjeden, også inkluderer forhold knyttet til korrupsjon og ansattes atferd. I dette spørsmålet ønsker oppdragsgiver å vite om dere har en Code of Conduct og om denne inneholder de samme kravene (er på samme nivå), som de etiske kravene oppdragsgiver legger til grunn for denne kontrakt. Se oppdragsgivers etiske krav for sammenligning. Legg merke til at oppdragsgivers krav gjelder for leverandørkjeden. 5

6 Nei, virksomhetens Code of Conduct / Suppliers Code of Conduct / tilsvarende er ikke like omfattende som oppdragsgivers etiske krav. (Ikke legg ved virksomhetens CoC.) Når vil virksomheten vedta en Code of Conduct / Suppliers Code of Conduct / eller tilsvarende som er (minst) like omfattende som oppdragsgivers etiske krav? Oppgi måned og år i tekstfelt under: Nei, virksomheten har ingen Code of Conduct / Suppliers Code of Conduct / eller tilsvarende Når vil virksomheten vedta en Code of Conduct / Suppliers Code of conduct / eller tilsvarende, som er (minst) like omfattende som oppdragsgivers etiske krav? Vi vil ikke vedta en slik Code of Conduct / Suppliers Code of Conduct / eller tilsvarende. Gi kort begrunnelse i tekstfeltet under: Spørsmål 7: Hvis ja på spørsmål 6 (Code of Conduct med samme innhold som oppdragsgivers etiske krav): Er virksomhetens Code of Conduct formidlet skriftlig til mellomledd, produsenter og den som ferdigstiller varene angitt på side 1 6? (Sett flere kryss hvis nødvendig) Ja, vi har formidlet virksomhetens Code of Conduct skriftlig til samtlige mellomledd Ja, vi har formidlet virksomhetens Code of Conduct skriftlig til samtlige produsenter og / eller den som ferdigstiller varene angitt på side 1 Ja, vi har formidlet virksomhetens Code of Conduct skriftlig til enkelte mellomledd Ja, vi har formidlet virksomhetens Code of Conduct skriftlig til enkelte produsent og / eller den som ferdigstiller varene angitt på side 1 Nei, vi har ikke formidlet virksomhetens Code of Conduct skriftlig til noen Hvis nei, når vil virksomheten påbegynne dette arbeidet? 6 Med mellomledd menes aktører som befinner seg mellom dere som leverandør og produsent / den som ferdigstiller varen. Mellomledd kan for eksempel være importør, grossist eller agent, etc. 6

7 Spørsmål 8 (Gjelder dersom varene angitt på side 1 kjøpes via mellomledd): Hvis ja på spørsmål 7 (Code of Conduct er formidlet skriftlig til enkelte eller alle mellomledd): Har virksomheten rutiner eller et system for oppfølging av mellomledd for å påse at mellomleddet videreformidler virksomhetens Code of Conduct til produsenter og den som ferdigstiller varene? Ja, vi har en rutine / et system for oppfølging av mellomledd for å påse at mellomleddet videreformidler virksomhetens Code of Conduct til produsenter og den som ferdigstiller varene Hvis ja, beskriv kort i tekstfeltet under hvordan dere følger opp hos mellomledd: Nei, vi har ikke en rutine / et system for oppfølging av mellomledd for å påse at mellomleddet videreformidler virksomhetens Code of Conduct til produsenter og den som ferdigstiller varene Hvis nei, når vil dere få på plass rutiner eller et slikt system i virksomheten (fyll inn i tekstfelt under)? Vi vil ikke lage en slik rutine / et slikt system for oppfølging av mellomledd. Gi kort begrunnelse i tekstfeltet under: Spørsmål 9: (Gjelder dersom dere kjøper varer direkte fra produsent eller fra den som ferdigstiller varene): Hvis ja på spørsmål 7 (Code of Conduct er formidlet skriftlig til enkelte eller alle produsenter og den som ferdigstiller varene): Har virksomheten rutiner eller et system for oppfølging av produsenter og / eller den som ferdigstiller varene for å påse at virksomhetens Code of Conduct etterleves? Ja, vi har en rutine / et system for oppføling av produsenter og / eller den som ferdigstiller varene angitt på side 1 for å påse at virksomhetens Code of Conduct etterleves Hvis ja, beskriv kort i tekstfeltet under hvordan dere følger opp virksomhetens Code of Conduct hos produsenter og den som ferdigstiller varene angitt på side 1: 7

8 Nei, vi har ikke en rutine / et system for oppføling av produsenter og / eller den som ferdigstiller varene angitt på side 1 for å påse at virksomhetens Code of Conduct etterleves Hvis nei, når vil virksomheten få på plass rutiner eller et system for oppfølging (fyll inn i tekstfelt under)? Vi vil ikke lage en slik rutine / et slikt system for oppføling av produsenter og / eller den som ferdigstiller varene. Gi kort begrunnelse i tekstfeltet under: Spørsmål 10: Er dere kjent med hvorvidt produsent / den som ferdigstiller varene angitt på side 1 setter bort hele eller deler av produksjonen til andre? Ja, det skjer ofte Ja, det skjer av og til Nei, det skjer ikke Vet ikke Jeg bekrefter at informasjonen gitt over er korrekt: (Klikk på ordene under og tekstmarkøren hopper automatisk til tekstfelt) Sted og dato: Daglig leder (sign.): Daglig leder (navn med blokkbokstaver): 8