Krav til samfunnsansvar sosialt ansvar i offentlige anskaffelser

Transkript

1 Krav til samfunnsansvar sosialt ansvar i offentlige anskaffelser KS anskaffelsesseminar 6. september 2017 Anne Cathrine Jacobsen seniorrådgiver

2 Agenda: Regelverk Ny LOA 5 Veiledning, maler og verktøy Oppgave Eksempel på rutine

3 Ny 5 i lov om offentlige anskaffelser 5. Miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn «Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter.»

4 Hva betyr sosialt ansvar i offentlige Har de ansatte som produserer varen forsvarlige arbeidsforhold?

5 Kravet til egnede rutiner Gjelder for statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer Kan prøves rettslig: Har oppdragsgiver rutiner? Har rutinen vært fulgt i anskaffelsen? Innhold i rutinen og hvilke tiltak som treffes omfattes av oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn

6 Egnede rutiner Forankre Stille krav Vurdere risiko Følge opp Innhold i rutiner: Hva skal anskaffes? Rutinene må reflekteres i anskaffelsen som gjennomføres Det stilles strengere krav til store, profesjonelle innkjøpere som foretar et stort antall anskaffelser av risikoprodukter enn for mindre oppdragsgivere

7 Forankring Samfunnsansvar bør være godt forankret i virksomhetens ledelse Difis mal for anskaffelsesstrategi Mål, ønsket effekt, tiltak og styringsparametere Fra anskaffelser.no:

8 I forberedelsesfasen skal du vurdere om og hvordan du skal stille etiske krav Markedsundersøkelse og dialog med markedet om etiske krav Hvordan arbeider leverandørmarkedet med å ivareta menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter? Finne ut hvilke systemer og rutiner leverandørene har for å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter i leverandørkjedene Risiko- og forholdsmessighetsvurdering

9 Risikovurdering Risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter Difis liste over høyrisikoprodukter Andre momenter Forholdsmessighet Kontraktens verdi og varighet Strategisk betydning for virksomheten Fra anskaffelser.no:

10 Bruk risikostyringsverktøyet for etiske krav! Bruk verktøyet for å finne ut om og hvordan du skal stille etiske krav i den kommende anskaffelsen din! Verktøyet gir støtte til oppfølging av kontrakten

11 Hvordan stille krav i anskaffelsen: Kontraktskrav Særskilte kontraktsvilkår som sikrer at varene er produsert under etisk forsvarlige forhold. Difi og IEH har utarbeidet et felles standard kontraktsvilkår Mal for egenrapportering Kvalifikasjonskrav: For å sikre at leverandøren har evne til å gjennomføre kontrakten i samsvar med kontraktskrav Dokumentasjon: system for sporbarhet i leverandørkjeden Maler på anskaffelser.no Bruk av merkeordninger

12 Difis veiledning, maler og verktøy: Risikostyringsverktøy Standard kontraktskrav for etiske krav Egenrapportering Mal kvalifikasjonskrav for å sikre sosialt ansvarlig produksjon

13 Stilles det etiske krav må disse følges opp! Ingen kan fullt ut gardere seg mot brudd i leverandørkjeden Dersom det stilles etiske krav, skal de følges opp i kontraktsperioden Oppfølgingen må tilpasses risikonivået, kontraktens lengde og virksomhetens ressurser Bruk risikostyringsverktøyet også i oppfølgingsfasen!

14 Oppgave: anskaffelse av engangshansker Engangshansker Rammeavtale Varighet på anskaffelsen: 1 år med opsjon på Antatt verdi for anskaffelsen: ca. 1 mill NOK per år Typisk produksjonsland: Malaysia Annen info: flere av leverandørene i markedet har de siste årene blitt mer bevisst sitt ansvar med ivaretagelse av grunnleggende menneskerettigheter og jobber systematisk med dette i sin leverandørkjede.

15 Eksempel på rutine fra NRI

16 Risikovurdering og prioritering Arbeidsoppgaver Det skal stilles krav til miljø, menneskerettigheter, lønns- og arbeidsvilkår, universell utforming og bruk av lærlinger i alle anskaffelser der dette er relevant. NRI skal årlig gjennomføre en risikovurdering av planlagte anskaffelser kommende år for å vurdere hvilke anskaffelser det er viktigst å prioritere i forhold til miljø, menneskerettigheter, lønns- og arbeidsvilkår, universell utforming og bruk av lærlinger. Det skal hvert år prioriteres én anskaffelse i forhold til hvert av fokusområdene miljø, menneskerettigheter og lønns- og arbeidsvilkår der det skal vurderes bruk av strengere/flere krav, samt en større grad av oppfølging av dette i kontraktsperioden. Følgende kriterier skal legges til grunn for prioriteringen: Risiko for brudd Anskaffelsens størrelse i kroner Antall kommuner som skal være med på avtalen Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpssjef Involveres: Innkjøpsrådgiver Avtaleforvalter Informeres: Innkjøpsrådet Dokumenter og maler yringsverktoy-etiske-krav

17 Menneskerettigheter Arbeidsoppgaver Prioritering av anskaffelser: Difi s verktøy for risikostyring på etiske krav skal benyttes ved vurdering av risiko og oppfølging av avtalen Konkurransegjennomføring: Alle anskaffelser: Benytte kontraktbetingelser med sanksjonsmuligheter Bilag 9 Etiske krav til Leverandør til rammeavtalen Prioriterte anskaffelser: Markedsdialog for å avdekke hvor modent leverandørmarkedet er Utrede mulighet for bruk av kvalifikasjonskrav Utrede muligheter for bruk av minimumskrav og tildelingskriterier Benytte kontraktbetingelser med sanksjonsmuligheter Sørge for opplæring av faggruppen på risiko, konsekvenser og tilgjengelige virkemidler Ansvar og involvering Ansvarlig: Innkjøpsrådgiver Involveres: Faggruppen Avtaleforvalter Informeres: Innkjøpsrådet Innkjøpssjef Dokumenter og maler Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen, Bilag 9 Etiske krav til Leverandør, ligger tilgjengelig under 16/2 mal anbud NRI 2017 i TS Prioriteringsliste miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Mal for Strategi for anskaffelsen, ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 under Interne dokumenter (strukturerte) i TS Tilbake

18 Menneskerettigheter Arbeidsoppgaver Oppfølging av avtalen: Alle avtaler: Tema på oppfølgingsmøter med leverandørene Følge opp i henhold til Bilag 9 til rammeavtalen Benytte sanksjoner dersom avvik blir avdekket Prioriterte avtaler: Lage plan for den enkelte avtale i forhold til hvordan dette skal følges opp, for eksempel ved å: Følge opp i henhold til Bilag 9 til rammeavtalen Be om dokumentasjon på leverandørkjede Etterspørre Code of conduct Etterspørre hvordan Code of conduct implementeres i leverandørkjeden Velge ut 1-5 produkter på avtalen som følges spesielt opp Lage plan for eskalering hva som skal oppnås i avtaleperioden Tema på oppfølgingsmøter med leverandørene Benytte sanksjoner dersom avvik blir avdekket Ansvar og involvering Ansvarlig: Avtaleforvalter Involveres: Faggruppen Innkjøpsrådgiver Informeres: Innkjøpsrådet Innkjøpssjef Dokumenter og maler Vedlegg 1.1 Bilag til rammeavtalen, Bilag 9 Etiske krav til Leverandør, ligger tilgjengelig under 16/2 mal anbud NRI 2017 i TS Prioriteringsliste miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn (må utarbeides) Mal for Strategi for anskaffelsen, ligger i 16/2 Mal anbud NRI 2017 under Interne dokumenter (strukturerte) i TS NRI referat mal Tilbake

19 Takk for meg! Anne Cathrine Jacobsen

20