Egenrapporteringsskjema for oppfølging av etiske krav, trinn 1 1

Transkript

1 Egenrapporteringsskjema for oppfølging av etiske krav, trinn 1 1 Informasjon på denne siden fylles ut av oppdragsgiver: Leverandør 2 : Oppdragsgiver: Avtale/anskaffelse: Produkt(er): Svarfrist: 1 Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt det vil være behov for ytterligere oppfølging. 2 Med leverandør menes den virksomhet som har inngått avtale med oppdragsgiver. 1

2 LES DETTE FØR DU FYLLER UT SPØRRESKJEMAET Dette egenrapporteringsskjemaet inngår som en del av oppfølgingen av de etiske kontraktsvilkårene som gjelder for denne kontrakt (henvise til / legge ved kontraktsvilkårene). Hensikten med skjemaet er å få informasjon om hvordan dere jobber, og vil jobbe, for å etterleve våre etiske krav. Avhengig av den informasjonen som fremkommer, vil vi kunne be om ytterligere informasjon. En modell for oppfølging kan for eksempel se slik ut: Egenrapporteringsskjema trinn 1, evt. etterfulgt av oppfølgingssamtale med leverandør Egenrapporteringsskjema trinn 2, evt. etterfulgt av oppfølgingssamtale med leverandør Egenrapporteringsskjema for produsent, evt. etterfulgt av oppfølgingssamtale med leverandør Kontroll hos produsent evt. etterfulgt av forbedringstiltak og nye samtale med leverandør Spørsmålene skal besvares av dere. Svarene skal danne grunnlag for en konstruktiv dialog om forbedringer. Derfor er det viktig at det gis ærlige, utfyllende og korrekte svar på alle spørsmålene. Spørreskjemaet skal undertegnes av daglig leder i virksomheten. Vi erkjenner at leverandørkjeder kan være komplekse og at dette kan gi utfordringer i forhold til oversikt over og kontroll med arbeids- og miljøforhold i leverandørkjeden. Noen av spørsmålene vil kreve at det innhentes informasjon fra underleverandører. Det vil derfor være hensiktsmessig å begynne innhenting av informasjon i god tid før svarfristen. Spørsmålene gjelder for hele anskaffelsen, ikke enkeltprodukter hvis anskaffelsen består av flere produkter. Skjemaet fylles ut elektronisk og returneres på e-post til (sett inn e-post) senest innen (sett inn dato). For å sette kryss i boks i spørreskjemaet, dobbeltklikk på boksen og velg aktivert. Trykk deretter ok. Eventuelle spørsmål kan rettes til (sett inn navn og kontaktopplysninger). Sted og dato Leverandørens kontaktperson for egenrapporteringsskjemaet Telefon og e-post 2

3 Spørsmål 1 Er dere som leverandør: (Sett flere kryss om nødvendig) Produsent med egen produksjon / tilvirkning 3 Leverandør uten egen produksjon, for eksempel importør, grossist, agent, eller lignende En kombinasjon Spørsmål 2 Hvis dere ikke har egen produksjon, angi: Vi kjøper kun av leverandører med egen produksjon / tilvirkning Vi kjøper kun av leverandører uten egen produksjon / tilvirkning En kombinasjon Vet ikke Hvis svaralternativ vet ikke, hva vil dere gjøre for å få informasjon om dette: 4 Spørsmål 3 I hvilket eller hvilke land produseres / tilvirkes og ferdigstilles, varen(e) angitt på side 1? 5 3 Her menes produksjon / tilvirkning av et produkt. Prosessen der flere komponenter settes sammen til et ferdig produkt kalles ferdigstilling. 4 For å kunne si noe om arbeidsforholdene hos produsent forutsetter det at dere vet hvem som er produsent. 5 Av og til er det slik at produksjon / tilvirkning av en vare (og / eller komponenter av en vare) skjer i ett land og ferdigstilling av varen i et annet, for eksempel kontormøbler og pc er. Her er oppdragsgiver interessert i både hvor varene er produsert / tilvirket og hvor de er ferdigstilt (hvis dette skjer i forskjellige land). 3

4 Hvis dere ikke vet hvor produksjon / tilvirkning og ferdigstilling finner sted, hva vil dere gjøre for å skaffe til veie informasjon om dette? Gi en kort beskrivelse: 6 Spørsmål 4 Har dere, i løpet av de siste seks måneder, kartlagt risikoen for brudd på arbeidstakerrettigheter (jfr. oppdragsgivers etiske krav) hos den eller de som produserer / tilvirker og ferdigstiller varene(e) angitt på side 1? Ja, kartlagt for alle varer Delvis kartlagt Nei, ikke kartlagt Hvis ja, kartlagt for alle varer eller delvis kartlagt, beskriv kort når risikokartleggingen fant sted, hvem som utførte risikokartleggingen og hvordan den ble utført: NÅR: HVEM: HVORDAN: Hvis ikke leverandør vet hvor varene produseres og ferdigstilles, har han / hun heller ikke oversikt over, eller kontroll med, arbeidsforholdene hos produsent(ene). 4

5 Hvis nei, ikke kartlagt, gi begrunnelse 7 : Spørsmål 5 Dersom dere har foretatt en risikokartlegging / -vurdering (jfr. spørsmål 4), ta stilling til følgende: For denne anskaffelsen er risikoen for brudd på oppdragsgivers etiske krav hos produsenter og hos den / de som ferdigstiller varene høy, middels, liten eller ingen? 8 Høy risiko for brudd hos produsent og der varen ferdigstilles Middels risiko for brudd hos produsent og der varen ferdigstilles Liten risiko for brudd hos produsent og der varen ferdigstilles Ingen risiko for brudd hos produsent og der varen ferdigstilles (Risikoen kan variere med forskjellige varer. Sett flere kryss hvis nødvendig.) Hvis høy risiko, for hvilke varer gjelder dette? 7 Uten en enkel eller mer omfattende risikokartlegging av produsenter er det vanskelig å vite hvor det er risiko for brudd på arbeidstakeres rettigheter. Risikokartlegging er viktig for å prioritere innsats og tiltak. 8 I tilfelle liten eller ingen risiko vil oppdragsgiver kunne be om dokumentasjon på dette. 5

6 Spørsmål 6 Har dere etiske retningslinjer / krav for innkjøp 9 som omfatter de samme kravene som oppdragsgiver legger til grunn for denne kontrakt? (Se oppdragsgivers etiske krav, vedlegg XX. Legg merke til at kravene også gjelder for leverandørkjeden) Ja Hvis ja, legg ved virksomhetens etiske retningslinjer / krav for innkjøp. Ikke legg ved annen informasjon. Nei Hvis nei, når vil dere vedta slike etiske retningslinjer / krav for innkjøp i virksomheten? Oppgi måned og år: Vi vil ikke vedta slike etiske retningslinjer / krav for innkjøp Spørsmål 7 Hvis ja på spørsmål 6, er kravene formidlet skriftlig til mellomledd 10 og produsenter i deres leverandørkjede? (Sett flere kryss hvis nødvendig) A. Ikke formidlet kravene skriftlig til noen 9 En annen, og mye brukt, betegnelse er Code of Conduct 10 Med mellomledd menes aktører som befinner seg mellom dere som leverandør (til oppdragsgiver) og produsent (der varen produseres / tilvirkes). Mellomledd kan for eksempel være en importør, en agent, etc. 6

7 B. Formidlet kravene skriftlig til enkelte mellomledd C. Formidlet kravene skriftlig til enkelte produsenter D. Formidlet kravene skriftlig til samtlige mellomledd E. Formidlet kravene skriftlig til samtlige produsenter Spørsmål 8 (gjelder dersom dere kjøper varer via mellomledd) Hvis ja på spørsmål 6, har dere et system for oppfølging hos mellomledd for å påse at mellomledd videreformidler kravene / retningslinjene (eller tilsvarende krav / retningslinjer) til sine produsenter? Ja Hvis ja, beskriv kort hvordan dere følger opp kravene hos mellomledd: Nei Hvis nei, når vil dere få på plass et slikt system i virksomheten? Oppgi måned og år: Vi vil ikke lage et slikt system Spørsmål 9 Hvis ja på spørsmål 6, har dere et system for oppfølging hos produsent for å påse at de etiske kravene etterleves? Ja Hvis ja, beskriv kort hvordan dere følger opp kravene hos produsent: 7

8 Nei Hvis nei, når vil dere få på plass et slikt system i virksomheten? Oppgi måned og år: Vi vil ikke lage et slikt system Spørsmål 10 Er dere kjent med hvorvidt produsent(er) setter bort hele eller deler av produksjonen til andre produsenter? (Sett flere kryss hvis nødvendig) Ja, det skjer ofte Ja, det skjer av og til Nei, det skjer ikke Vet ikke Jeg bekrefter at informasjonen gitt over er korrekt: Sted og dato: Daglig leder (sign.): Daglig leder (navn med blokkbokstaver): 8