HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I STRAND KOMMUNE

Transkript

1 HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I STRAND KOMMUNE

2 Innledning Strand kommunes handlingsplan for etisk handel fra skal fornyes. Strand kommune skal etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert etter høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. Strand kommune skal også være en pådriver for etisk handel i innkjøpssamarbeid med andre kommuner. Som et middel for å oppnå dette vil Strand kommune ha en handlingsplan for etisk handel. Handlingsplanen er et tillegg til Strand kommunes anskaffelsesstrategi, og skal bidra til økt kvalitet på anskaffelsene og at anskaffelser skjer på en bærekraftig og ressurseffektiv måte. Som Fairtrade-kommune siden 2010 og medlem i Initiativ for etisk handel (IEH) siden 2011 har Strand kommune allerede tatt ett skritt i riktig retning for etisk handel. Handlingsplanen er et styringsverktøy. Den skal sammen med veilederen Etiske krav i offentlige anskaffelser angi hvilke etiske krav som skal stilles, i hvilke anskaffelser det skal stilles krav og hvordan kravene skal følges opp. Handlingsplanen beskriver også behovet for kompetanse og ressurser, samt betydningen av kommunikasjon, dialog og samarbeid med leverandører, fagmiljøer og andre interessenter. Målet er å motvirke barnearbeid, tvangsarbeid og fremme anstendige arbeidsvilkår i produksjon av varer som Strand kommune kjøper inn. Bakgrunn Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker. Med forvaltning av enorme beløp følger også et ansvar for å anskaffe varer og tjenester som er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. I Regjeringen sin handlingsplan for Miljø- og samfunnsansvar står det at: Regjeringen vil medvirke til at det offentlige går foran som ansvarlig forbruker og etterspør varer og tjenester som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder. Ansvar for gjennomføring av handlingsplanen Innkjøpsfunksjonen har ansvar for å informere og å gi støtte i forbindelse med gjennomføringen av tiltakene i handlingsplanen. Den enkelte leder har ansvaret for gjennomføringen av handlingsplanen i sin virksomhet ved tildeling eller oppfølging av kontrakter. Hva er etisk handel og etiske krav, og hvorfor er det viktig? Etisk handel er handel som ivaretar og fremmer arbeidstakerrettigheter, menneskerettigheter og miljø i leverandørkjeden. Etiske krav, eller etiske retningslinjer, beskriver minstestandarder for disse områdene. Å stille etiske krav handler ikke om å eksportere norske arbeidsstandarder til andre land. Det handler om å respektere grunnleggende arbeidstakerrettigheter og menneskerettigheter. 2

3 Etisk handel er viktig fordi: Strand kommune skal ta aktivt samfunnsansvar gjennom å etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert etter høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. Lov om offentlige anskaffelser 1 sier at: Det offentlige skal opptre med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Etiske krav vil bidra til å styrke prinsippet om likebehandling og ikke-diskriminering og derigjennom bidra til rettferdig konkurranse mellom likeverdige aktører. Etiske krav vil motvirke til at useriøse aktører tildeles kontrakter. Det vil bidra til å styrke tilliten mellom Strand kommune og de ansatte, skattebetalere / innbyggere, leverandører, kunder og andre interessenter. Strand kommune er medlem i Initiativ for etisk handel for å stå bedre rustet til å stille etiske krav ved sine innkjøp. Initiativ for Etisk handel (IEH) IEHs mål er å gi et medlemstilbud som bidrar til å styrke medlemmenes arbeid med å fremme anstendige arbeids- og miljøforhold i egen leverandørkjede. IEH tilbyr medlemmer rådgivning, kompetanseutvikling og nettverksbygging innen etisk handel. Strand kommune sender hvert år en årsrapport og tilbakemelding til IEH og får deretter tilbakemelding og forslag til endringer fra IEH. Etiske krav Våre leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Varer som leveres til Strand kommune skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. 3

4 4

5 Strand kommune vil vurdere behovet for å tilpasse kravene etter type anskaffelse og bransje. Tilpassede krav vil ikke være svakere enn ovennevnte krav. Ovennevnte krav skal inntas i kommunens dokumentmaler for konkurransegrunnlag, kontrakter og oppfølging av kontrakter. Hvor i anskaffelsesprosessen? Kravene skal stilles som kontraktsvilkår. Ved behov vil Strand kommune innkalle tilbydere til møte der det gis en orientering om de etiske kravene og hva dette innebærer for oppdragsgiver og for leverandør. I hvilke anskaffelser skal det stilles krav? På sikt er det en målsetting at det skal stilles etiske krav i alle anskaffelser. Imidlertid vil en slik målsetting være vanskelig å oppnå umiddelbart. Parallelt med at Strand kommune gjør seg erfaringer, vil det stilles krav i flere anskaffelser. Dette vil være en gradvis prosess. For Strand kommune er det hensiktsmessig å velge ut bestemt varer / produktgrupper der det vurderes å foreligge størst risiko for at tilvirkningen skjer på en måte som bryter med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter. I første omgang skal det stilles etiske krav i følgende anskaffelser: Tekstiler og klær(for eksempel uniformer og fottøy), steinprodukter, vann- og avløpsutstyr, medisinsk teknisk utstyr, vareleveranser knyttet til bygg- og anleggskontrakter, møbler og inventar, leker, lekeapparater, idrettsutstyr, verktøy, profileringsartikler, elektronikk, kontorrekvisita, multifunksjonsmaskiner, datamaskiner- og utstyr. I tillegg skal det vurderes stilt etiske krav i alle andre anskaffelser der det vurderes å foreligge konkret risiko for at tilvirkningen skjer på en måte som bryter med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter. Hvor langt bakover i leverandørkjeden skal kravene gjelde? I utgangspunktet gjelder de etiske kravene for alle ledd i produksjonen. Imidlertid vil det å ha full oversikt over og kontroll med hele leverandørkjeden være vanskelig i praksis. Som en begynnelse vil det være fornuftig å ta for seg et eller flere ledd, avhengig av hvordan leverandørkjeden er organisert. I anskaffelser i Strand kommune skal de etiske kravene, som et minimum, gjelde for produsentleddet. I noen tilfeller vil hovedprodusent sette bort deler av produksjonen til andre og mindre produsenter. De etiske kravene omfatter også disse. På sikt vil kravene gjøres gjeldende lenger bak i leverandørkjeden. Dette vil være en gradvis prosess. 5

6 Lite kjøp i kroner Stort kjøp i kroner Handlingsplan for etisk handel Oppfølging av kravene Strand kommune vil ta i bruk ulike metoder i oppfølging av leverandører. Hvilken metode, eller kombinasjon av metoder, avhenger av risiko for brudd på de etiske kravene, størrelsen på anskaffelsen målt i kroner, og av type anskaffelse; dvs. engangslevering eller rammeavtale. Figuren illustrerer tre nivåer for oppfølging: Egenrapporteringsskjema(er) / nulltoleranseskjema i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. I tillegg tas kontroll(er) på produksjonssted. Egenrapporteringsskjema(er) / nulltoleranseskjema i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. Egenrapporteringsskjema(er) / nulltoleranseskjema. Liten risiko Stor risiko Oppfølging av rammeavtale: 1. Liten risiko: Egenrapporteringsskjema og / eller annen dokumentasjon. 2. Middels risiko: Som 1 i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. 3. Stor risiko: Som 2 i tillegg vurderes kontroll på produksjonssted. Oppfølging av engangslevering: 1. Liten risiko: Egenrapporteringsskjema og / eller annen dokumentasjon som besvares etter kontraktsinngåelse og før levering. 2. Middels risiko: Som 1 i kombinasjon med strukturert oppfølgingssamtale før levering. 3. Stor risiko: Som 2 i tillegg vurderes kontroll på produksjonssted før levering. Ved behov skal det gjennomføres anmeldt eller uanmeldt kontroll knyttet til de etiske kravene. Kontrollen skal avstedkomme en rapport som gir en beskrivelse av arbeidsforhold og miljøforhold på produksjonssted(ene). Ved brudd på kravene vil Strand kommune be om utbedring. Leverandør og dennes underleverandør(er), og eventuelt en uavhengig part, setter opp en forbedringsplan. Planen skal vise hva som skal utbedres i prioritert rekkefølge (fare for liv og helse gis første prioritet), tidsfrister for når utbedringene skal igangsettes / være gjennomført, og krav til dokumentasjon. Planen skal godkjennes av oppdragsgiver. Utbedring 6

7 av mangler vil være en gradvis prosess. Ved gjentatte brudd eller manglende vilje til utbedring kan oppdragsgiver heve kontrakten. Ved brudd på kravene vil Strand kommune be om utbedring. Oppdragsgiver og leverandør lager en plan for utbedring. Denne skal vise hva som skal utbedres i prioritert rekkefølge (fare for liv og helse gis første prioritet), tidsfrister for når utbedringene skal være gjennomført og krav til dokumentasjon. Ved manglende vilje eller evne til utbedringer kan kontrakten heves. Utbedring av mangler vil være en gradvis prosess. Kompetanse og ressurser Etiske krav i offentlige anskaffelser er for mange et nytt tema som krever ny kunnskap. De som skal stille kravene må vite hva de ulike kravene betyr, og de må kjenne til metoder for oppfølging. For å sikre nødvendig kompetanse vil det prioriteres opplæring for kommunens innkjøpere. Kommunikasjon, dialog og samarbeid Det er viktig med god dialog og godt samarbeid med leverandørene. Derfor vil Strand kommune informere leverandørene om de etiske kravene. Innkjøpsansvarlig vil utarbeide informasjonsmateriell for intern og ekstern kommunikasjon. 7