HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I BÆRUM KOMMUNE

Transkript

1 Handlingsplan for samfunnsansvar i Bærum kommunes anskaffelser Vedlegg 1 HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL I BÆRUM KOMMUNE Bærum kommune skal etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert i henhold til høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. For å oppnå dette målet har Bærum kommune utarbeidet denne handlingsplanen for etisk handel. Handlingsplanen blir inkludert i innkjøpsstrategien og vil bidra til økt kvalitet på innkjøp og at innkjøp skjer på en bærekraftig og ressurseffektiv måte. Handlingsplanen er et ledelsesverktøy. Den spesifiserer de etiske kravene som skal stilles, for hvilke innkjøp kravene gjelder og hvordan kravene skal følges opp. Handlingsplanen beskriver også behovet for ekspertise og ressurser, samt viktigheten av kommunikasjon, dialog og samarbeid med leverandører, fagfolk og andre involverte. 1 Ansvar for innføringen av handlingsplanen Anskaffelsesenheten har ansvaret for å informere og bistå med råd i forbindelse med gjennomføringen av tiltakene i handlingsplanen. I løpet av denne første fasen av implementeringen er Anskaffelsesenheten ansvarlig for gjennomføringen av handlingsplanen ved tildeling og oppfølging av kontraktene. Ansvaret vil bli revurdert i neste versjon av denne handlingsplan. 2 Etiske krav Etisk handel er handel som ivaretar og fremmer arbeidstakerrettigheter, menneskerettigheter og miljø i leverandørkjeden. Etiske krav, eller etiske retningslinjer, beskriver minstestandarder for disse områdene. Å stille etiske krav handler ikke om å eksportere norske arbeidsstandarder til andre land. Det handler om å respektere grunnleggende arbeidstakerrettigheter og menneskerettigheter. Etisk handel er viktig for fordi: Bærum kommune skal ta aktivt samfunnsansvar gjennom å stille krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø i utvalgte anskaffelser. Dette skal skje innenfor det handlingsrommet som loven til enhver tid tillater. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, 2. setning sier at: Det offentlige [skal opptre] med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

2 Bærum kommune ikke ønsker at fellesskapets ressurser skal brukes på varer som er produsert på en ulovlig og uetisk måte, og som ødelegger andre menneskers liv og helse Etiske krav vil bidra til å styrke prinsippet om likebehandling og ikke-diskriminering og derigjennom bidra til rettferdig konkurranse mellom likeverdige aktører. Etiske krav vil motvirke til at useriøse aktører tildeles kontrakter. Det vil bidra til å styrke tilliten mellom Bærum kommune og de ansatte, studenter, samarbeidspartnere, leverandører og andre interessenter. Bærum kommune har gjennom sitt medlemskap i Initiativ for etisk handel forpliktet seg til å stille etiske krav i innkjøp. Bærum kommunes leverandører og partnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidsrettigheter og miljø. Varer levert til Bærum kommune skal være tilvirket under forhold som er i samsvar med kravene spesifisert under. Kravene er basert på viktige FN konvensjoner, ILO konvensjoner og nasjonale arbeidsmiljølover på produksjonsstedet. Kravene spesifiserer minstestandarder. Hvor konvensjoner, nasjonale lover og reguleringer omhandler samme forhold, skal den høyeste standard gjelde. Hvis leverandøren bruker underleverandører for å utføre denne kontrakten, er leverandøren forpliktet til å kontinuerlig bidra til at underleverandørene overholder kravene.

3

4 Bærum kommune vil vurdere behovet for å innføre kravene etter type innkjøp og bransje. Tilpassede krav vil ikke være svakere enn de ovennevnte kravene. Ovennevnte krav vil bli inkludert i Bærum kommunes standardmaler for konkurransegrunnlag, kontrakter og oppfølging av kontrakter. 3 Hvor i innkjøpsprosessen er de etiske kravene gjeldende? Kravene settes foreløpig som kontraktsbetingelser. Hvis det viser seg at kravene også kan bli brukt som kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterier vil dette bli vurdert. Ved behov vil Bærum kommune orientere potensielle leverandører om etiske krav og hva dette betyr for kunde og leverandør. 4 For hvilke produkter og kontrakter vil kravene settes? Det er Bærum kommunes mål å stille etiske krav i alle anskaffelser. Imidlertid vil en slik målsetting være vanskelig å oppnå umiddelbart. Parallelt med at Bærum kommune gjør seg erfaringer, vil det stilles krav i flere anskaffelser. Dette vil være en gradvis prosess. Bærum kommune har stilt krav i tre kontrakter inngått i 2009, to kontrakter i 2010, en kontrakt i 2011 og har planlagt å stille krav på et område med flere leverandører i 2012 (se under). Kontraktene er valgt på bakgrunn av størrelse i kroner, om det dreier seg om en rammeavtale, risiko for at tilvirkning skjer på en måte som bryter med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter og miljø og symbolsk verdi av det innkjøpte produkt. I 2009 ble det stilt etiske krav i følgende konkurranser: Idrettsmateriell PC og datautstyr VA-materiell (vann og avløpsmateriell) I 2010 ble det stilt etiske krav i følgende konkurranse: Utstyr til storkjøkken I 2011 ble det stilt etiske krav i følgende konkurranse: Medisinsk forbruksmateriell I 2012 planlegges det å stille krav i følgende konkurranse: Møbler 5 Hvor langt bakover i leverandørkjeden skal kravene gjelde? I utgangspunktet gjelder de etiske kravene for alle ledd i produksjonen. Imidlertid vil det å ha full oversikt over og kontroll med hele leverandørkjeden være vanskelig i praksis. Som en begynnelse

5 Lite kjøp i kroner Stort kjøp i kroner vil det være fornuftig å ta for seg et eller flere ledd, avhengig av hvordan leverandørkjeden er organisert. I anskaffelser i Bærum kommune skal de etiske kravene, som et minimum, gjelde for produsentleddet. I noen tilfeller vil hovedprodusent sette bort deler av produksjonen til andre og mindre produsenter. De etiske kravene omfatter også disse. På sikt vil kravene gjøres gjeldende lenger bak i leverandørkjeden. Dette vil være en gradvis prosess. 6 Oppfølging av kravene Bærum kommune vil benytte flere metoder i oppfølging av leverandører. Den valgte metode eller kombinasjon vil være basert på risiko for brudd på etiske krav, størrelse på innkjøp målt i kroner, og type innkjøp, for eksempel om det er enkeltlevering eller rammeavtale, og hvilket nivå i leverandørkjeden. Figuren illustrerer de tre nivåene i oppfølgingen: Egenrapporteringsskjema(er) / nulltoleranseskjema i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. I tillegg tas kontroll(er) på produksjonssted. Egenrapporteringsskjema(er) / nulltoleranseskjema i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. Egenrapporteringsskjema(er) / nulltoleranseskjema. Liten risiko Stor risiko Oppfølging av rammeavtaler: 1. Lav risiko: selvevalueringsskjema og/eller nulltoleranseskjema. 2. Middels risiko: Som i 1 i kombinasjon med strukturerte oppfølgingssamtaler. 3. Høy risiko: Som i 2 i tillegg til kontroll på produksjonsstedet*. Oppfølging av enkeltleveranser: 1. Lav risiko: Selvevalueringsskjema og/eller null-tolleranse skjema som skal være besvart etter kontraktsinngåelse og før levering. 2. Middels risiko: Som i 1 i kombinasjon med strukturert oppfølgingssamtale før levering. 3. Høy risiko: Som i 2 i tillegg til kontroll av produksjon før levering*.

6 * I dette første implementeringsnivået, vil oppfølgingen ved kontroll av produksjonsstedet bare bli gjort for en eller maksimalt to steg inn i leverandørkjeden. For gjenstående ledd i leverandørkjede vil selvevalueringsskjema og/eller strukturert intervju bli utført. Et spørreskjema for oppfølging vil bli vurdert sendt ut til alle leverandører på årlig basis. Ved avvik fra kravene vil Bærum kommune be om forbedringer. Leverandøren utarbeider en plan for forbedringer. Planen vil vise hva som skal endres i prioritert rekkefølge (fare for liv og helse gis førsteprioritet), frister for når forbedringene skal være gjennomført og krav til dokumentasjon. Planen skal være godkjent av leverandøren. Forbedringene vil være en gradvis prosess. I tilfeller med gjentakende feil eller manglende vilje til forbedring, kan kontrakten bli opphevet. 7 Kompetansebygging Etisk handel i offentlig sektor er et nytt tema for mange ansatte, og krever tilstrekkelig med kunnskap. De som setter kravene må vite hva kravene betyr, og de må kjenne til metodene for oppfølging. For å sikre den nødvendige ekspertise og øke bevisstheten innen Bærum Kommune, vil det utarbeides en plan for kompetansebygging i emnet. Anskaffelsesenheten er ansvarlig for utarbeidelse av planen. Anskaffelsesenheten har valgt å ikke bygge opp spisskompetanse internt, men får som medlem i Initiativ for etisk handel (IEH) tilgang på nødvendig kompetanse og erfaring på området. I første omgang vil Anskaffelsesenheten i Bærum kommune være fokus i denne planen. I neste omgang vil fokus utvides til andre kommunale avdelinger som gjør store innkjøp selv, som for eksempel Eiendom. I siste omgang vil oppbygging av kunnskap på området bli tilbudt til alle avdelinger i Bærum kommune som gjør større anskaffelser, eksempelvis skoler og barnehager. 8 Kommunikasjonsplan Det er viktig å ha god dialog og godt samarbeid med leverandørene. Derfor vil Bærum kommune informere sine leverandører om de etiske kravene. Bærum kommune vil utarbeide informasjonsmateriale for intern og ekstern kommunikasjon. Det vil være nært samarbeid mellom Informasjonsavdelingen og Anskaffelsesenheten for å sikre et felles standpunkt på intern status og hvordan kommunisere til publikum. 9 Rapportering Anskaffelsesenheten vil rapportere årlig til IEH hvordan arbeidet med etisk handel har vært i det foregående år. Denne handlingsplanen vil bli revidert i 2013.