Samfunnsansvar og anskaffelser - leverandørrevisjoner

Transkript

1 Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Konserninnkjøp Samfunnsansvar og anskaffelser - leverandørrevisjoner Internrevisorforeningen 26. mai 2014 Gunnar Wedde Avdelingsdirektør konserninnkjøp

2 Oslo kommune Desentralisert innkjøpsorganisasjon Volum på anskaffelser: 17 mrd per år 450 konkurranser over nasjonal terskelverdi

3 Konserninnkjøp Oslo kommunes kompetansesenter innen anskaffelser En avdeling i Utviklings- og kompetanseetaten 23 medarbeidere med omfattende kompetanse og erfaring innen offentlige anskaffelser Ansvarsområder: Konsernovergripende rammeavtaler Juridisk og anskaffelsesfaglig rådgivning Kompetanseheving Strategiske utviklingstiltak 4

4 Konsernovergripende rammeavtaler - samkjøpsavtaler 61 avtaleområder 120 leverandører 1,7 mrd i omsetning 1500 leveringssteder, 2000 bestillere fakturaer Kriterier: Kostnadsgevinster, lavere prosesskostnader og sikre god oppfølging av risikoutsatte områder 5

5 Anskaffelsesprosessen 6

6 Kontraktsoppfølging - Anskaffelsesstrategien «Oslo kommunes anskaffelser skal være innovative, økonomisk effektive og skape tillit til Oslo kommune som innkjøper» Delmål 4: «Oslo kommunes anskaffelsesprosesser skal omfatte god og effektiv kontraktsoppfølging» 7

7 Strategien og økonomireglementet (delmål 4) Virksomhetene skal på grunnlag av risikovurderinger av inngåtte kontrakter, sette inn tiltak som sikrer effektiv kontraktsoppfølging. (Økonomireglementet) ( ) system for oppfølging av kontrakter som minimum inkluderer periodiske risikovurderinger ( ) 8

8 Økonomireglementet - kontraktsoppfølging «Virksomhetene skal under planleggingen av alle anskaffelser vurdere hvordan anskaffelsene best lar seg gjennomføre og følge opp.» «Virksomhetsleder må sørge for rutiner for kontraktsoppfølging som tydeliggjør hvordan viktige leveransepunkter kvalitetssikres og følges opp»

9 Anskaffelsesprosessen Risikovurdering Plan for oppfølging Risikovurdering 10

10 Hva, hvem, hvordan, når? Målet er; god og effektiv kontraktsoppfølging av «avtale» Hva truer dette? Hva kan gjøre at avtalen ikke er god og effektiv? «Brainstorming» med utgangspunkt i Kompetansen til den enkelte Vesentlige kontraktsbestemmelser Sikre at kontrakten er god helt til den er avsluttet/reklamasjonsfrister utgått. Kritiske suksessfaktorer 11

11 Hva, hvem, hvordan, når? Den ansvarlige for kontraktsoppfølgingen Innkjøperen Leder/ledelsen Jurist Fagansvarlige (TAT, IKT..) Brukere 12

12 Hva, hvem, hvordan, når? Utgangspunkt i kontraktsstrategien Nye elementer som man har lært i anskaffelsesprosessen Oslo kommunes verktøy Viktig at det tydelig identifiseres tiltak, hvem som har ansvaret for gjennomføringen og frist. Dokumentasjon 13

13 14

14 Hva, hvem, hvordan, når? I kontraktsstrategien Innen 14 dager etter at kontrakt er inngått Oppdateres årlig 15

15 Rammeavtale for revisjonsbistand sosiale krav - tjenester Oppfølging av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår: Rammeavtale på revisjoner og stedlige kontroller siden 2009 innen risikoutsatte områder bl.a vikartjenester, rengjøringsbransjen, barnevern- og behandlingsinstitusjoner 16

16 Eksempler på bruk av ekstern revisjon - tjenester Adecco drift av sykehjem og kjøp av vikartjenester Renhold hver 18. mnd siste seks år. 3 avtaler hevet, og en rekke utviklingstiltak gjennomført Brukerstyrt personlig assistanse 17

17 Rammeavtale for revisjonsbistand sosiale krav - varer Rammeavtaler på kontraktsoppfølging av sosiale og etiske krav UKE kunngjort rammeavtale på vegne av over 60 offentlige oppdragsgivere Rammeavtale med fire leverandører Omfatter bistand i Norge og i produksjonslandene Standardisert systematikk for rapportering Rapportene er anonymiserte, offentlige og deles Underlagsmateriale / taushetsbelagte opplysninger deles ikke

18 Eksempler på bruk av ekstern revisjon varer Bekken og strøm kontroll av system for å sikre etisk handel 19

19 Eksempel 2 - Kjøp av vikartjenester høsten 2013 Parallell rammeavtale volum ca 120 mill per år Oslo kommune hevet tidligere avtale med Konstali Helsenor i 2010 Vesentlige brudd på AML etter revisjonskontroll Konkurranse under evaluering aug okt 2013 September 2013: HINAS kunngjør rapport om revisjonskontroll av vikarbyråleverandører, herunder Konstali Helsenor Avdekket vesentlige avvik HINAS aksepterer retting 20

20 Konstali avvist november 2013 midlertidig forføyning «Kommunen har lagt stor vekt på Konstalis innstilling til problemene.» «Etter rettens oppfatning skyldes det til dels at Konstali ikke erkjente at selskapet har et selvstendig ansvar for dette, både kontraktsrettslig og etter loven..» «En slik innstilling gir ikke en oppdragsgiver som Kommunen den nødvendige sikkerhet for at Konstali ved en eventuell kontraktstildeling vil legge tilstrekkelig vekt på at bruddene på arbeidstidsbestemmelsene vil bli begrenset så mye som mulig» 21

21 Samfunnsansvar - hvordan forhindre at vi kontraherer useriøse aktører? Konsernovergripende tiltak Standardkontrakter Begrense bruk av underleverandører Lærlinger Innsyn Sanksjoner Krevende område : Eksempel Piloterer tiltak: Krav om fullmakt til innsyn hos Skatteetaten i renholdskontrakter SAS Innkjøpsanalyse: Kan søke i fakturatekst etter indikatorer på fiktiv fakturering 22

22 For Stormberg betyr det:. De jobber med eierne for å forsikre seg om at de forstår at forbedringene er ønsket fysisk, og ikke bare på papiret 23

23 Takk for oppmerksomheten. Ta kontakt! 24

24 strek 25

25 ILOs kjernekonvensjoner og internasjonale menneskerettigheter Etisk handel skal fremme forsvarlige arbeids- og miljøforhold i globale leverandørkjeder ILOs kjernekonvensjoner: Forbud mot barnearbeid (138 og 182) Organisasjonsfrihet (87 og 98) Forbud mot diskriminering (100 og 11) Forbud mot tvangsarbeid (29 og 105) Spesielt utfordringer knyttet til: Ekstrem overtid Helsefarlige omgivelser Barnearbeid Tvangsarbeid