DEL III SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR BILAG 3

Transkript

1 DEL III SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR BILAG 3

2 Innholdsfortegnelse 1 GENERELLE BESTEMMELSER FORDELING AV OPPDRAG MELLOM LEVERANDØRENE (AVROP) ANSKAFFELSER SOM VIL BLI GJENNOMFØRT UAVHENGIG AV RAMMEAVTALEN EGENREGI FORVENTEDE OPPDRAG I AVTALEPERIODEN OPPSIGELSE AV AVTALEN VARIGHETEN PÅ DE ENKELTE TJENESTEKJØPENE (AVROP) BESTILLINGSRUTINER FULLMAKT TIL Å BESTILLE TJENESTER HOS LEVERANDØREN LEVERANDØRENS ORDREBEKREFTELSE TILLEGGSBESTILLINGER ENDRINGER ELLER KANSELLERING AV TJENESTEN SÆRSKILT FOR SOSIALTJENESTEN OG BOKOLLEKTIVTJENESTEN INSTITUSJON OPPSIGELSE AV PLASSEN ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER MØTEVIRKSOMHET I KONTRAKTSPERIODEN LEVERANDØRENS TAUSHETSPLIKT HABILITET SOSIALE BESTEMMELSER LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR LÆRLINGER ETISKE KRAV TIL LEVERANDØRKJEDEN ØKONOMISKE BESTEMMELSER ELEKTRONISK FAKTURA LEVERANDØRENS RAPPORTERINGSPLIKT OPSJON BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 2 AV 11

3 1 GENERELLE BESTEMMELSER 1.1 FORDELING AV OPPDRAG MELLOM LEVERANDØRENE (AVROP) Aktuelle oppdrag vil som hovedregel bli tildelt til en av leverandørene i rammeavtalen basert på brukervalg, jf. anskaffelsesforskriften 30-1 (4). Dette er da det eneste tildelingskriteriet. Det vises her til lov om pasient- og brukerrettigheter (pbrl): 3-1. Pasientens og brukerens rett til medvirkning (pbrl) Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med pasient og bruker. Det skal legges stor vekt på hva pasienten og brukeren mener ved utforming av tjenestetilbud etter helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 første ledd nr. 6, 3-6 og 3-8. Barn under 18 år skal tas med på råd når barnets utvikling og modning og sakens art tilsier det. Dersom pasienten ikke har samtykkekompetanse, har pasientens nærmeste pårørende rett til å medvirke sammen med pasienten. Dersom det ved det enkelte avrop gjør seg gjeldende særlige forhold, som gjør det nødvendig med levering av konkrete tilbud fra tilbyderne, vil det holdes minikonkurranse blant leverandørene som er med i rammeavtalen.. Oppdragsgiver skal da ha rett til å fastsette særlige frister og øvrige regler for slik konkurranse. Tildeling vil etter oppdragsgiver skjønn skje enten basert på brukervalg eller samme tildelingskriterier som for rammeavtalen, med eventuelle nødvendige presiseringer Samtykke Leverandøren aksepterer at bruker skal ha full tilgang og innsyn i leverandørens komplette tilbud. 1.2 ANSKAFFELSER SOM VIL BLI GJENNOMFØRT UAVHENGIG AV RAMMEAVTALEN I enkelte tilfeller vil oppdragsgiver ved inngåelse av kontrakter for helse- og sosialtjenester for enkeltbrukere gjøre dette uavhengig av rammeavtalen. Dette gjelder jf. anskaffelsesforskriften 30.4 der: a) det ikke er mulig å gjennomføre en forsvarlig konkurranse uten å gi ut taushetsbelagte opplysninger om brukeren, og b) brukeren ikke samtykker i å gi ut slike opplysninger, eller bare samtykker i å gi ut slike opplysninger til en eller flere bestemte leverandører, Slike anskaffelser vil bli gjennomført etter anskaffelsesforskriften del I, og da ved henvendelse til den eller de leverandørene som brukeren samtykker til å gi de nødvendige taushetsbelagte opplysningene, uavhengig av om vedkommende leverandør eller leverandører er med i rammeavtalen. 1.3 EGENREGI Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne levere tjenestene som omfattes av rammeavtalene i egenregi, uavhengig av rammeavtalene som inngås. Dette gjelder for tjenestetilbud oppdragsgiver allerede har etablert, eller som etableres/utvikles i fremtiden. 1.4 FORVENTEDE OPPDRAG I AVTALEPERIODEN Oppdragsgiver har ingen plikt til å tildele oppdrag etter rammeavtalen eller til å kjøpe et minstevolum av oppdrag eller tjenester fra noen av leverandørene i rammeavtalen. BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 3 AV 11

4 1.5 OPPSIGELSE AV AVTALEN Begge parter kan gjensidig og på fritt grunnlag si opp avtalen med to -2- måneders skriftlig varsel. Begge parter kan gjensidig og på fritt grunnlag si opp bestillinger (avrop) med to -2- måneders skriftlig varsel. Oppsigelse gir ikke grunnlag for krav på erstatning fra noen av partene. 1.6 VARIGHETEN PÅ DE ENKELTE TJENESTEKJØPENE (AVROP) Det gjøres oppmerksom på at avrop som blir gjort i rammeavtalens løpetid kan medføre at tjenestekontraktene som da inngås løper utover rammeavtalens varighet. BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 4 AV 11

5 2 BESTILLINGSRUTINER 2.1 FULLMAKT TIL Å BESTILLE TJENESTER HOS LEVERANDØREN Enhetsledere for enhetene: Boveiledertjenesten, Sosialtjenesten, Bestillerenheten, og eventuelle andre enheter som Kommunalsjef for helse- og omsorgsektoren peker ut, har alle full anledning til å inngå dialog med leverandøren om mulig tjenestetilbud. Bestillinger skal godkjennes av: Kommunalsjef for helse- og omsorgsektoren. Det er kun skriftlige bestillinger med kommunalsjefens påtegning som er gyldige etter denne avtale. Dersom det oppstår tvil om fullmakter, skal leverandøren avklare dette med Kommunalsjef for helse- og omsorgsektoren. 2.2 LEVERANDØRENS ORDREBEKREFTELSE Fra Oppdragsgivers skriftlige bestilling, skal leverandøren levere tjenesten operativ innen 5 virkedager, kl Alle bestillinger skal uten ugrunnet opphold bekreftes av leverandøren senest kl påfølgende virkedag gjennom hele avtaleperioden. Bekreftelse skal inneholde spesifikasjon av: Bestillende enhet/avdeling. Navn på godkjent bestiller. Kort beskrivelse av tjenestetilbud. Oppstart tjenestetilbud. Avslutning tjenestetilbud. Avtalte priser for tjenestetilbudet, jf leverandørens tilbudsbrev. Ved tilpassede tjenester skal pris være forholdsmessig utfra leverandørens tilbudsbrev. Kontaktperson hos leverandøren. Bekreftelsen skal også vedlegges følgende: Kopi av autorisasjonsdokumentene for helsepersonell som er ansvarlig for oppdraget. Kopi av politiattest for personell som skal arbeide med brukeren. 2.3 TILLEGGSBESTILLINGER Enhver tilleggsbestilling skal være skriftlig avtalt mellom partene. Tilleggsbestillinger skal merkes med løpenummer, tilsvarende «Tillegg nr 1», osv. Det må ikke leveres tjenester som ikke er bestilt eller avtalt eller som ikke er i samsvar med de spesifikasjoner og den dokumentasjon kontrakten er basert på uten forutgående godkjenning av oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i kontrakt. 2.4 ENDRINGER ELLER KANSELLERING AV TJENESTEN Oppdragsgiver har full rett til å foreta endring eller kansellering av tjenesten, dersom det foreligger saklig grunn for dette. Endringer skal varsles skriftlig av oppdragsgiver med minimum 1 ukes varsel. BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 5 AV 11

6 3 SÆRSKILT FOR SOSIALTJENESTEN OG BOKOLLEKTIVTJENESTEN 3.1 INSTITUSJON Oppdragsgiver betaler oppholdet hos leverandøren fra innleggelse og fram til vedtakets sluttdato. Dersom det er aktuelt å forlenge oppholdet skal leverandøren hjelpe bruker med å søke om forlengelse av oppholdet. Søknaden sendes til kommunen minst tre uker før gjeldende vedtaks sluttdato. Dersom bruker har fått innvilget opphold hos leverandøren i påvente av behandlingsplass i spesialisthelsetjenesten (TSB), betales plassen fram til den datoen som bruker har innleggelse i TSB. Det er oppdragsgivers ansvar å informere bruker om egenandel, regne ut beløpet og gjøre vedtak om egenandel. Bruker kan betale egenandel direkte til leverandøren. Oppdragsgiver betaler differansen mellom pris på plassen og egenandelen. Dersom det viser seg vanskelig for leverandøren å få inn egenandelen skal dette straks tas opp med oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal i så fall betale for oppholdet og kreve hel eller delvis refusjon fra bruker. Dersom bruker ikke betaler egenandel er dette oppsigelsesgrunn for leverandøren, som kan si opp plassen med øyeblikkelig virkning. 3.2 OPPSIGELSE AV PLASSEN Dersom bruker avslutter oppholdet før vedtakets sluttdato enten etter avtale eller ved å reise fra leverandøren, er det en oppsigelsestid på 10 dager. Fristen regnes fra dato til dato. Leverandøren forplikter seg til å gi oppdragsgiver umiddelbar beskjed dersom bruker reiser/avbryter oppholdet. Det er oppdragsgiver som betaler plassen i oppsigelsestiden. Dersom en annen bruker fra oppdragsgiver er aktuell til å komme inn, betaler ikke oppdragsgiver for den nye plassen i oppsigelsestiden. Leverandøren har en oppsigelsestid på 10 dager dersom det er et ønske om å avslutte brukers opphold. Fristen regnes fra dato til dato. Leverandøren forplikter seg til å legge forholdene til rette for at bruker fortsetter oppholdet ut oppsigelsestiden. Ved alvorlige brudd på beboerkontrakten eller dersom andre særlige forhold skulle tilsi det, har leverandøren rett til umiddelbar utskrivning. Dette vil for eksempel gjelde situasjoner der bruker kommer ruset til leverandøren eller tar med rusmidler til leverandøren. Umiddelbar utskrivning kan også skje dersom bruker utøver vold eller truer med vold. Leverandøren skal straks informere oppdragsgiver v/ruskonsulent i slike tilfeller. Leverandøren har også i slike tilfeller rett til betaling for plassen i inntil 10 dager, men også begrenset til de faktiske utgifter leverandøren har som følge av den umiddelbare utskrivingen. Dersom en annen bruker fra kommunen er aktuell til å komme inn, betaler ikke oppdragsgiver for den nye plassen i oppsigelsestiden. BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 6 AV 11

7 4 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 4.1 MØTEVIRKSOMHET I KONTRAKTSPERIODEN Gjennom kontraktsperioden vil det være behov for dialog med partene. Leverandøren dekker selv sine kostnader ved møtene. Faste møter med Leverandørens bemyndige representant: Ved kontraktsinngåelse, og ved avrop, skal det gjennomføres oppstartsmøte. Tilsvarende dersom kontrakten forlenges ved bruk av opsjon. Det skal være faste og regelmessige oppfølgingsmøter med Leverandøren, minimum en gang pr halvår. Leverandøren har plikt til å stille på alle møter oppdragsgiver kaller inn til. 4.2 LEVERANDØRENS TAUSHETSPLIKT Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, er undergitt taushetsplikt etter bestemmelsene i forvaltningsloven 13. Dessuten finnes det bestemmelser om taushetsplikt i særlovgivningen. Arbeidstakere som utfører tjenester på vegne av kommunen plikter å hindre at opplysninger meddeles videre til utenforstående i saker som er taushetsbelagt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet i kommunene. Brudd på bestemmelsene om taushetsplikt kan medføre straffeansvar jf straffeloven HABILITET Ved behandling av saker som omfattes av Anskaffelsesforskriften, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 40 nr. 3. Der forvaltningsloven ikke direkte kommer til anvendelse, gjelder reglene i forvaltningsloven 6 til 10 tilsvarende. BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 7 AV 11

8 5 SOSIALE BESTEMMELSER 5.1 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke. Det er daglig leder av virksomheten som er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. 5.2 LÆRLINGER Leverandøren skal være tilknyttet en lærlingordning, og plikter å la en eller flere lærlinger delta i arbeidet med å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal uoppfordret og månedsvis rapportere faktisk bruk av lærlinger pr foregående kalendermåned. Rapporteringen skal inneholde nødvendig dokumentasjon med navn, lønnslipper og timelister slik at oppdragsgiver kan føre tilsyn med alle sider av bruken av lærlinger. Leverandøren skal levere den dokumentasjon oppdragsgiver til enhver tid ber om. Kravet til bruk av lærlinger gjelder ikke dersom Leverandøren kan dokumentere reelle forsøk på å inngå lærekontrakt uten å lykkes. Tilsvarende gjelder dersom Leverandøren har inngått lærekontrakt, men på grunn av forhold som skyldes lærlingen ikke kan benytte vedkommende under leveransen. Ved brudd på pliktene skal Leverandøren rette forholdet innen den frist Oppdragsgiver fastsetter. Der Leverandøren selv oppdager brudd på plikten, skal Leverandøren uten opphold opplyse Oppdragsgiver om forholdene og rette forholdene innen den frist Oppdragsgiver fastsetter. Dersom forholdene ikke kan rettes, kan Oppdragsgiver be om prisavslag. Vesentlig mislighold som ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra Oppdragsgiver, kan påberopes av Oppdragsgiver som grunnlag for heving. 5.3 ETISKE KRAV TIL LEVERANDØRKJEDEN ILO (International Labour Organization) er et organ i FN (Forente nasjoner) som arbeider med å fremme muligheter for kvinner og menn for å få anstendig og produktivt arbeid i forhold til frihet, likhet, sikkerhet og menneskelig verdighet. Dersom tjenesten medfører levering av varer- eller produkter, som er produsert utenfor EU, krever oppdragsgiver at leverandøren går god for at eventuelle varereller produkter er produsert under arbeidsforhold som ikke er dårligere enn de kravene som følger av ILO konvensjonene: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182). Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105). Diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111). BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 8 AV 11

9 Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98). BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 9 AV 11

10 6 ØKONOMISKE BESTEMMELSER 6.1 ELEKTRONISK FAKTURA Fakturaen skal ikke inneholde ordre-, fakturagebyr eller lignende gebyrer. Faktura skal sendes oppdragsgiver senest den 20. i påfølgende måned etter utført oppdrag. Faktura skal utstedes med betalingsbetingelser netto 30 dager. Det er et krav at leverandøren skal sende elektronisk faktura i EHF-format til Grimstad kommune. Faktura skal minimum merkes med bestillers enhet, bestillers navn, resursnummer og eventuelt prosjekt. Faktura skal være spesifisert på en slik måte at det skal være mulig for oppdragsgiver å kunne identifisere og føre kontroll med faktisk leveranse. Leverandøren plikter å tilpasse faktura etter oppdragsgivers anvisning. Fakturaer som ikke er dokumentert i henhold til oppdragsgiver krav, vil bli returnert. Faktura er å anse som foreldet seks måneder etter utført oppdrag. 6.2 LEVERANDØRENS RAPPORTERINGSPLIKT Leverandøren skal hver måned uoppfordret sende en oversikt som viser: 1. Hva som er fakturert foregående kalendermåned. 2. Samlet fakturering som er gjort over avtalen. Oversikten sendes til den representant oppdragsgiver har bemyndiget til å opptre på vegne av oppdragsgiver i saker som angår avtalen. BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 10 AV 11

11 7 OPSJON Oppdragsgiver skal ha en eksklusiv rett til å bestille opsjonene som er beskrevet i tilbudsbrevets punkt 4. BILAG 3 - SÆRLIGE KONTRAKTSVILKÅR SIDE 11 AV 11