INNKJØP. Værnesregionen - tanker rundt innkjøp og hvordan vi ser på anskaffelser for å nå mål i virksomheten.

Transkript

1 INNKJØP Værnesregionen - tanker rundt innkjøp og hvordan vi ser på anskaffelser for å nå mål i virksomheten.

2 INTERESSE FOR INNKJØP. Stram kommuneøkonomi. Trenger ansatte til tjenesteproduksjon. Lønn og sosiale utgifter 70% av budsjettet. Få mest mulig ut av hver krone. Betydelige potensiale i å være god på innkjøp. Lett å få politisk tilslutning til tiltak innen innkjøp som i realiteten betyr mer ressurser til tjenesteproduksjon. Her lå det muligheter.

3 ORGANISERING Kommunene i Værnesregionen inngikk samarbeidsavtale i 2009 om Værnesregionen innkjøp. Avtale med hjemmel i kommunelovens paragraf 28b om administrativt vertskommunesamarbeid. Ansatte innkjøpskoordinator. Enige om kostnadsfordeling av ressursbruken.

4 UTFORDRINGER Fragmentert og uoversiktlig anskaffelsesbilde (kjøp, avtaler, leverandører og bestillere). Regnskapstall ga ikke nok styringsdata. Ingen konkret oversikt over hva som anskaffes eller hvilke mengder som kjøpes inn. Vesentlig omfang av anskaffelser som ikke blir konkurranseutsatt. Alt for mange leverandører totalt sett og innenfor de enkelte produktområder. For dårlig lojalitet til avtaler.

5 UTFORDRINGER Mangelfull oversikt over innkjøpsfaglig kompetanse. Ikke bruk av kvalitets og avvikssystem ved anskaffelser. Brukes ikke e-handel. Mangelfull ledelsesforankring. For liten avsatt ressurs til de utfordringer og muligheter som ligger i innkjøp.

6 UTFORDRINGER Økt fokus på offentlige anskaffelser. Økt antall klager, erstatninger og gebyr for ulovlig direkte anskaffelser. Økt antall innsynskrav, medieoppmerksomhet. Korrupsjon og inhabilitet,

7 BEHOV FOR SATSNING AU bestemte seg for å utvikle innkjøpsorganisasjonen med både flere stillinger og ta fatt på E-handel og med målsetting: Værnesregionen skal være en profesjonell innkjøpsorganisasjon som vektlegger økonomiske, effektive anskaffelser med vekt på etiske normer, samfunnsansvar og miljø. Skal ha et strategisk perspektiv på anskaffelser.

8 HOVEDDRIVKRAFT Stadig tøffere økonomi- behov for å frigjøre midler der det er mulig. Erfaring fra innkjøpssamarbeidet viste at her er det et betydelig potensiale så fremt en satser skikkelig. Frigjorte ressurser på innkjøp gir muligheter til andre satsninger - opprettholde tjenestetilbud.

9 TILTAK Utarbeidet en felles anskaffelsesstrategi for Bakgrunn og formål med strategien. Nåværende situasjon for anskaffelsesfunksjonen i Værnesregionen. Ønsket utvikling. Innkjøpspolitikk og strategiske vegvalg. Oppfølging av strategien rullering. Må innarbeides i organisasjonen.

10 TILTAK Under innkjøpspolitikk og strategiske veivalg delmål: Anskaffelser i VR skal skje i henhold til gjeldende lover og regler. Anskaffelser i VR skal være organisert med klare ansvarslinjer og kontrollmekanismer. VR skal ha en enhetlig anskaffelsesfunksjon med fokus på kvalitet og etterprøvbarhet. Teknologi utnyttes og utvikles for mest mulig effektiv anskaffelsesfunksjon i VR. Anskaffelser i VR skal utføres med vekt på samfunnsansvar og innovasjon.

11 OPPFØLGING Under vært delmål: Konkrete strategiske føringer. Konkrete tiltak.

12 TILTAK Utarbeidet og vedtatt etiske retningslinjer for anskaffelser i Værnesregionen. Stikkord: Formål, krav og forventninger til den enkelte ansatte, inhabilitet, forretningsomgang og sosialt samvær, fortrolig og riktig informasjon, krav og forventninger, miljø, menneskerettigheter, forhold i arbeidslivet, barnearbeid, ansettelsesforhold, HMS, korrupsjon, smøring, oppfølging og sanksjoner, mm. Det vi gjør må tåle å stå i avisa også når det gjelder innkjøp.

13 LOYALITET Inngåtte rammeavtaler skal brukes. Anskaffelser på siden av inngåtte avtaler blir rapportert. Informasjon og opplæring konsekvenser. E- handel skal brukes Innkjøp anskaffelser og lojalitet inn i lederavtaler på Stjørdal fra

14 HVOR ER VI Innkjøpsorganisasjon med fem årsverk hvorav et er prosjektledelse på E- handel. Dyktig og pådrivende. Finansiering av stillingene hentet midler fra eksisterende budsjettrammer må bruke for å tjene på sikt. Informasjon til ledere. Oppstramming av organisasjonen. Færre produkt hva er godt nok Færre leverandører Færre innkjøpere

15 HVOR ER VI Bidrar til å nå kommunens mål og tjenesteproduksjon. Holde trykket oppe. Info info opplæring opplæring Samhandling med næringslivet. Begynner å få stadig flere tilbakemeldinger fra enhetsledere om at de ser resultat det er flott. Forstått at innkjøp er viktig og må håndteres deretter. Ledelsen må ta ansvar. Innkjøp er et strategisk virkemiddel for å nå virksomhetens mål.