Breddeundersøkelse av anskaffelser som en del av regnskapsrevisjonen

Transkript

1 Breddeundersøkelse av anskaffelser som en del av regnskapsrevisjonen Nasjonal fagkonferanse i offentlig revisjon

2 Innhold Formål Organisering av undersøkelse Undersøkte virksomheter Undersøkte områder Kontrollpunkter Avvik 2008 og 2009 Erfaringer 2

3 Formål Skaffe tilstrekkelig grunnlag for å konkludere i revisjonsberetningen både med hensyn til utgifters gyldighet og i forhold til etterlevelse av viktige lover og regler (her: anskaffelsesregelverket) 3

4 Organisering av undersøkelse Revisjonsprogram (faggruppe) Utvalg av virksomheter (faggruppe) Oppstartsbrev Undersøkelse hos hver enkelt virksomhet inkl. rapportering (revisjonsteam) Oppsummeringsskjema (revisjonsteam) Samlet oversikt over avvik (prosjektleder) Samlerapport (prosjektleder + faggruppe) 4

5 Virksomhet Undersøkte virksomheter Antall undersøkte anskaffelser 2008 Antall undersøkte anskaffelser 2009 Med i 2010-undersøkelsen Barne- og familieetaten 4 8 Boligbygg Oslo KF X Bydel Bjerke 14 Bydel Gamle Oslo 10 Bydel Sagene 14 Eiendoms- og byfornyelsesetaten X Friluftsetaten X Idrettsetaten 11 Helse- og velferdsetaten 4 Kulturetaten 5 11 X Omsorgsbygg Oslo KF X Oslo Havn Oslo KF 10 Park og Idrett Oslo KF 17 Renovasjonsetaten X Rådhusets forvaltningstjeneste 12 6 Samferdselsetaten 8 Sykehjemsetaten 11 X Undervisningsbygg Oslo KF X Utdanningsetaten 15 Utviklings- og kompetanseetaten Vann- og avløpsetaten 10 X

6 Undersøkte områder 2010 Kunngjøring/konkurranse Anskaffelsesprotokoll Meddelelse om tildeling av kontrakt Kontrakt/avtale Tiltak mot sosial dumping Dokumentasjon på kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Fullmakter og arbeidsdeling Pris Tilleggs-/endringsarbeider Anskaffelseskomite Rammeavtaler (egne kontrollpunkter) 6

7 Kunngjøring/konkurranse Har anskaffelsen vært kunngjort, eventuelt er manglende kunngjøring i samsvar med anskaffelsesregelverket? Har anskaffelsen vært gjenstand for konkurranse i tilfeller med manglende kunngjøring og er dette dokumentert? 7

8 Anskaffelsesprotokoll Er det ført anskaffelsesprotokoll? Er begrunnelse for valg av leverandør protokollført i samsvar med anskaffelsesregelverket? Er anskaffelsesprotokoll underskrevet i samsvar med kommunens regelverk og virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt? 8

9 Meddelelse om tildeling av kontrakt Er beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, meddelt ikke valgte tilbydere i samsvar med anskaffelsesregelverket, herunder er det gitt tilfredsstillende begrunnelse for valg av tilbud? 9

10 Kontrakt/avtale Foreligger det skriftlig kontrakt/avtale for anskaffelsen i samsvar med kommunens regelverk? Er kontrakt underskrevet i samsvar med kommunens regelverk og virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt? Er kontrakt inngått før utløpet av vedståelsesfristen i samsvar med anskaffelsesregelverket? 10

11 Tiltak mot sosial dumping Er det i kontrakt/avtale medtatt klausul som skal hindre sosial dumping i tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter? 11

12 Dokumentasjon på kontroll av varemottak/utførelse av arbeid Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid dokumentert i regnskapssystemet? Finnes det annen dokumentasjon på kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert i regnskapssystemet? 12

13 Fullmakter og arbeidsdeling Er bokførte utgifter godkjent av person(er) med fullmakt til dette? Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen? 13

14 Pris Er fakturert pris i samsvar med kontrakt? 14

15 Tilleggs-/endringsarbeider Er omfanget av tilleggs-/endringsarbeider i strid med anskaffelsesregelverket? Er tilleggs-/endringsarbeider dokumentert med endringsmeldinger som er godkjent av person(er) med fullmakt til dette? 15

16 Anskaffelseskomite Er anskaffelseskomite opprettet i samsvar med internt regelverk i kommunen? Finnes det dokumentasjon på at anskaffelseskomite har vært involvert i anskaffelsesprosessen i samsvar med internt regelverk i kommunen? 16

17 Rammeavtaler Er anskaffelsesregelverkets krav om fordeling av avrop mellom avtaleleverandørene oppfylt ved parallelle rammeavtaler, eventuelt er det gjennomført minikonkurranse ved avrop? Foreligger det skriftlig avrop/bestilling/rekvisisjon for fakturerte arbeider underskrevet av person(er) med fullmakt til dette? Er fakturerte arbeider i samsvar med rammeavtale med hensyn til type arbeid, timepris og lignende? Er fakturerte arbeider dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende? ++ 17

18 Avvik 2008 og 2009 Manglende kunngjøring (2008 og 2009) Manglende konkurranse (2009) Kontrakt er ikke inngått før utløpet av vedståelsesfristen (2008 og 2009) Manglende føring av anskaffelsesprotokoll (2008 og 2009) Manglende skriftlige bestillinger for avrop på rammeavtaler (2008) Manglende fremleggelse av skriftlig kontrakt i samsvar med internt regelverk i kommunen (2008 og 2009) Manglende dokumentasjon på varemottakskontroll i regnskapssystemet (2008 og 2009) Manglende klausul i kontrakt som skal hindre sosial dumping og manglende rutiner for å gjennomføre kontrolltiltak m.h.t. sosial dumping (2009) Manglende underskriving av anskaffelsesprotokoll i samsvar med virksomhetens rutiner/fullmaktsoversikt (2008) 18

19 Erfaringer En utfordring å velge ut anskaffelser Færre avvik for tidligere undersøkte virksomheter Innhenting av dokumentasjon tidkrevende Viktig med informasjon til virksomhetene om fremdrift 19

20 Erfaringer forts. Større gjennomslagskraft ved samlet rapportering. Eksempel på tiltak: Strakstiltak høsten 2009 Konsernovergripende anskaffelsesstrategi : bl.a. lokale tiltaksplaner Tiltak mot sosial dumping: risikoanalyse, klausul i standardkontrakter Krav om stikkprøvekontroll av anskaffelser 20