Konkurransegrunnlag Anskaffelse av flyreisetjenester. for anskaffelse av. Åpen anbudskonkurranse. Versjon: 1.0 Dato: Arkivref:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av FLYREISETJENESTER Åpen anbudskonkurranse Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: Side 1 av 9

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Innledning Oppdragsbeskrivelse krav til leveransene Generelle krav og forutsetninger for tilbud på flyreisetjenester Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Fordeling av oppdrag (reiser) under Rammeavtalen Planlagt fremdrift Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Tilbudets innhold Kvalifikasjonskriterier Skatteattester HMS-erklæring Økonomisk stilling Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet Kvalitetssikringssystem og styringssystem Tildelingskriterier Pris og økonomiske betingelser Reiseopplevelse kvalitet på tjenesten Formalia... 7 Lånekassens kontaktperson... 7 Språk... 7 Avlysning av konkurransen... 8 Kostnader... 8 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget... 8 Endring av konkurransegrunnlaget... 8 Frist for å levere tilbud... 8 Avvisning... 8 Meddelelse... 8 Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter... 8 Åpning av tilbudene... 8 Vedståelsesfrist... 9 Leveringsform... 9 Leveringsadresse... 9 Vedlegg... 9 Side 2 av 9

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå rammeavtaler med tre leverandører for anskaffelse av flyreisetjenester. Leverandørene skal levere flyreisetjenester til hele Lånekassen. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Kunden etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Prosessen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Dette dokumentet (heretter Konkurransegrunnlaget) gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Utkast til Kontrakt Vedlegg 3: Pristabell Vedlegg 4: Innsynsfullmakt 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og er sentralorgan for utdanningsstøtteordningen som er regulert ved lov av nr. 37, Lov om utdanningsstøtte(utdanningstøtteloven). Lånekassen er et statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og forvalter en kapital på ca. 107 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, fordelt på i tildelingsfasen og tilbakebetalere. Lånekassen har i dag i om lag 330 ansatte, som er fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. Ved hovedkontoret i Oslo er det om lag 260 personer. For mer informasjon om Lånekassen, se Lånekassen har igangsatt en omfattende fornyelse av virksomheten for å oppnå bedre kundeservice og større effektivitet, det er derfor til tider høy aktivitet med møtevirksomhet sammen med Lånekassens samarbeidspartnere. Side 3 av 9

4 3. Presentasjon av anskaffelsen 3.1 Innledning Lånekassen vil med denne utlysningen innhente tilbud på avtale om kjøp av persontransport med rutefly. Avtalen(e) skal dekke behovet Lånekassen har for flyreiser i inn- og utland og skal samtidig sikre kvalitet, service og kostnadseffektivitet ved kjøp av tjenesten. Videre skal kontraktene(e) sikre at at de priser og betingelser som oppnås er i samsvar med brukernes behov og forventninger. 3.2 Oppdragsbeskrivelse krav til leveransene Generelle krav og forutsetninger for tilbud på flyreisetjenester Tilbyder må ha flyruter til/fra én eller flere av følgende byer: Oslo, Stavanger, Bergen, Trondheim og Tromsø, og Ørsta. Tilbyder må videre ha flyruter til disse stedene på tidspunkter og med en frekvens som gjør det mulig å foreta dagsturer uten overnatting og som gir et opphold på besøksstedet på fra fire til seks timer innenfor tidsrommet Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter reglene i lov av nr 69 jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av nr 402, Del I og Del III Avtaletype og varighet Utkast til Kontrakt utgjør Vedlegg 2 og regulerer forholdet mellom partene. Kontrakten vil oppdateres med det endelige tilbudet som foreligger fra leverandøren(e).. Avtalen vil løpe fra undertegnelse og i tre år, med mulighet for forlengelse i ytterligere ett år. 3.4 Fordeling av oppdrag (reiser) under Rammeavtalen Fordelingen av oppdrag (avrop) innenfor rammeavtalen der hvor det er parallelle rammeavtaler, vil baseres på følgende regler: Kontrakt med verdi under kr ,- eks mva: For hver bestilling med verdi under kr ,- eks mva som skal inngås skal Lånekassen gjennomføre søk i bestillingssystem/e-handelsløsning hos de leverandører som er i stand til å gjennomføre kontrakten. I særskilte tilfeller vil det kunne bli gjennomført minikonkurranse for kontrakt med verdi under eks mva. Avrop/bestilling gjøres basert på tilbud i bestillingssystem/e-handelsløsning. Lånekassen tildeler hver kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av følgende tildelingskriterier: o Pris og økonomiske betingelser o Reiseopplevelse Kontrakt med verdi over kr ,- eks mva: For hver kontrakt med verdi over kr ,- eks mva som skal inngås skal Lånekassen gjennomføre en minikonkurranse blant de leverandører som er i stand til å gjennomføre kontrakten. Lånekassen sender ut forespørsel og fastsetter en tilstrekkelig frist for innlevering av tilbud på de enkelte kontrakter. Ved fastsettelse av fristen skal det Side 4 av 9

5 tas hensyn til forhold som kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som vil medgå til å utarbeide tilbud Tilbudene skal sendes inn skriftlig, fortrinnsvis på e-post, og innholdet vil bli holdt fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen Lånekassen tildeler hver kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av følgende tildelingskriterier: o Pris og økonomiske betingelser o Reiseopplevelse Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Aktiviteter Frister Konkurranse kunngjort Leveringsfrist tilbydere Evaluering av tilbud ferdig Tildeling Utløp klagefrist tildeling Kontrakter med flyselskapene inngått Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 4.1 Tilbudets disposisjon og form Tilbudet som leveres skal være inndelt på følgende måte: 1. Signert følgebrev 2. Skatteattester 3. HMS-erklæring 4. Økonomisk stilling 5. Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet 6. Kvalitetssikringssystem og styringssystem 7. Pris 8. Reiseopplevelse kvalitet på tjenesten 9. Innsynsfullmakt Tilbudet skal leveres som en komplett papirversjon i ringperm. Det skal være uten innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. I tillegg skal det leveres en kopieringsvennlig versjon uten skilleark samt en elektronisk versjon (CD). Da Lånekassen skanner alle tilbudene, er det ønskelig at det benyttes vanlig papir (ikke det dyrere glattere papiret) til den kopieringsvennlige versjonen. Hvert punkt i besvarelsen skal benevnes med de samme nummer som nevnt ovenfor og skal adskilles med skilleark med klar disposisjon først i ringpermen. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse. Side 5 av 9

6 4.2 Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen som nevnt over og inneholde en beskrivelse i henhold til punktene. Tilbudet skal også inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Lånekassen vil forholde seg til denne kontaktpersonen under hele konkurransen. 5. Kvalifikasjonskriterier 5.1 Skatteattester Det kreves at gyldige skatteattester leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på Leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.2 HMS-erklæring Det kreves at gyldig HMS-egenerklæring leveres. Krav til dokumentasjon: Alle leverandører skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Utkast til HMS-egenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se Vedlegg Økonomisk stilling Det kreves at Leverandøren har en god soliditet. Krav til dokumentasjon: Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges. En Oversikt over foretakets totale omsetning og dets omsetning de tre siste regnskapsår for de ytelser kontrakten omhandler. 5.4 Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak og har tilstrekkelig kapasitet. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Firmaattest skal legges ved. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde Side 6 av 9

7 (Kunden skal uansett kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne). 5.5 Kvalitetssikringssystem og styringssystem Tilbyder må være godkjent for flyvninger i europeisk luftrom og ikke svartelistet av EUkommisjonen (COMMISSION REGULATION (EU) No 273/2010,of 30 March 2010 amending Regulation (EC) No 474/2006 establishing the Community list of air carriers which are subject to an operating ban within the Community). 6. Tildelingskriterier Kunden vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige og kvalitativt beste tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert. 6.1 Pris og økonomiske betingelser Leverandør skal oppgi pris inklusiv merverdiavgift på de tilbudte tjenestene. Leverandøren må prise alle kategorier som er angitt (se vedl. 3). Det må fremgå om prisene og betingelsene tar hensyn til evt. allerede eksisterende avtaler med Staten. Lånekassens ansatte skal i hovedsak betale reiser med egne kort. Der hvor dette ikke er mulig trenges en alternativ løsning. Leverandør skal oppgi hvorvidt de tilbyr en slik løsning og beskrive denne. Lånekassen ønsker fakturaer elektronisk (xml-format). Det er et ufravikelig krav at fakturering skjer per 30 dager. Det skal ikke være faktureringsgebyr. Dette kriteriet vektes med 50 %. 6.2 Reiseopplevelse kvalitet på tjenesten Lånekassens ansatte skal oppleve at det er enkelt å reise. Tilbyder skal beskrive hvordan en reise er tilrettelagt fra bestilling til dokumentasjon til reiseregning. I tillegg skal avvikshåndtering beskrives (kansellerte avganger, alternativ transport, overnatting ved forsinkelser/kanselleringer). Tilbyder skal legge ved rute- og tidtabeller, og statistikk (fra de to siste årene) som viser punktlighet. Dette kriteriet vektes med 50 %. 7. Formalia Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson, Erik Morterud. E-post: postmottak@lanekassen.no att: Arkiv.ref Språk Tilbudet skal leveres på norsk. Side 7 av 9

8 Avlysning av konkurransen Dersom Kunden har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. Kostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er Kunden uvedkommende. Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Kunden behandler aktuelle Leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av Leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emnefeltet: Spørsmål - Arkiv.ref.: Svar på spørsmål som Kunden finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Kunden ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. Endring av konkurransegrunnlaget Kunden kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Kunden fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Kunden i hende innen , kl Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom; Det ikke er levert innen angitte frister Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften flg., og dersom oppgitt struktur for tilbudet ikke er fulgt. Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Kunden har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til Leverandør. Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Side 8 av 9

9 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes Anskaffelse av flyreisetjenester i Lånekassen Arkiv.ref: Leveringsadresse Tilbudet sendes til: Statens lånekasse for utdanning Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Statens lånekasse for utdanning Østre Aker vei Oslo Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Utkast til Kontrakt Vedlegg 3: Pristabell Vedlegg 4: Innsynsfullmakt Side 9 av 9