Konkurransegrunnlag Ordning og avlevering av arkivmateriale. for anskaffelse av ARKIVMATERIALE FOR AVLEVERING. Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av AVTALE OM ORDNING OG KLARGJØRING AV ARKIVMATERIALE FOR AVLEVERING Åpen anbudskonkurranse Under terskelverdien Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: Side 1 av 14

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Innledning Oppdragsbeskrivelse Planlagt fremdriftsplan Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Planlagt fremdrift Befaring Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Tilbudets innhold Kvalifikasjonskriterier Skatteattester Økonomisk stilling Beskrivelse av leverandørens organisasjon og kapasitet Krav til kompetanse og erfaring Kvalitetssikringssystem og styringssystem Tildelingskriterier Kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne Pris Forbehold til Konkurransegrunnlaget Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Avklaringer/klargjøringer Alternative tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg...14 Side 2 av 14

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå avtale om leveranse av ordning og klargjøring av en del av vårt papirbaserte arkivmateriale for avlevering til Riksarkivet. Oppdraget skal i sin helhet organiseres og utføres av tilbyder i lokaler som tilbyder disponerer. Alle henvisninger til leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Lånekassen etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Prosessen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter FoA Del I og Del II slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som tilbudet. Dette dokumentet (heretter Konkurransegrunnlaget) gir leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivmateriale Vedlegg 2: Utkast til Kontrakt Vedlegg 3: Innsynsfullmakt 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og er sentralorgan for utdanningsstøtteordningen som er regulert ved lov av nr 37; Lov om utdanningsstøtte (Utdanningsstøtteloven). Lånekassen er et ordinært bruttobudsjettert statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. I forrige studieår ble det delt ut 26 milliarder kroner i støtte. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og har en utestående utlånsportefølje på 155,3 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, fordelt på nesten i tildelingsfasen og i overkant av tilbakebetalere. Lånekassen har i dag ca. 320 fast ansatte, som er fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. For mer informasjon om Lånekassen, se 3. Presentasjon av anskaffelsen 3.1 Innledning Lånekassen har fått gjennomført en total kartlegging av Lånekassen fysiske arkivbestand høsten Basert på denne gjennomgangen har Lånekassen valgt ut ca. 146,6 hyllemeter av administrasjonsarkivet som vi ønsker å få ordnet for bortsetting og eventuell avlevering til Riksarkivet. For nærmere informasjon om arkivbestanden, se vedlegg nr. 1. Som følge av inntaksstoppen hos Riksarkivet vil en avlevering måtte avventes inntil videre. Vi ser at det likevel vil være hensiktsmessig å få ordnet og klargjort arkivmaterialet for avlevering, da et ordningsprosjekt for dette materialet erfaringsmessig vil redusere arkivbestanden. Reduksjonen kommer som et resultat av Side 3 av 14

4 omemballering, arkivbegrensning og kassasjon. Lånekassen vil også oppnå å få et mer oversiktlig bortsettingsarkiv for administrasjonssakene, og materialet vil være klargjort for avlevering slik at det kan avleveres så snart inntaksstoppen i Riksarkivet er opphevet. 3.2 Oppdragsbeskrivelse Det skal inngås avtale for ordning, registrering og klargjøring for avlevering av eldre arkivmateriale i Lånekassen til Riksarkivet. Materialet består totalt av ca. 146,6 hyllemeter som befinner seg i Lånekassens lokaler i Oslo. Formål med anskaffelsen er å få ordnet arkivmateriale slik at det er klart for avlevering til Riksarkivet. Ordningsarbeidet skal skje i hht. arkivlova, arkivforskriften og Riksarkivarens retningslinjer. Lånekassen vil inngå avtale med en leverandør som tar fullstendig ansvar for hele oppdraget, herunder planlegging og gjennomføring av hele jobben. Tjenestene som skal anskaffes er således prosjektledelse og konsulentbistand til ordning og klargjøring for avlevering av det papirbaserte administrative saksarkivet. Dette omfatter eldre og avsluttet arkiv. Det gjøres oppmerksom på at arkivene som er omfattet i oppdraget delvis er gjennomgått og ryddet av arkivpersonale tidligere, men hele arkivet har ikke vært gjenstand for systematisk arkivbegrensning og kassasjon, slik at dette er noe som leverandøren må ta høyde for i sitt tilbud. Nærmere opplysninger om hva som er foretatt av ordning i arkivene fremgår av vedlegg 1. Registrering av arkivmaterialet skal gjøres i et system Riksarkivaren har godkjent for registrering og fremfinning av informasjon om historiske arkiver, som for eksempel ASTA, eller eventuelt lignende informasjonssystem. Arkivene skal ordnes, registreres og klargjøres i henhold til Riksarkivarens bestemmelser. I hovedsak innebærer det å: Systematisere arkivmaterialet etter allment arkivskjema. Gjennomføre arkivbegrensning. Dette innebærer fjerning av plast, binders og annet arkivuverdig materiale. Gjennomføre kassasjonsvurderinger og sørge for kassasjon fortløpende under ordningsarbeidet. Materialet skal restriksjonsvurderes i samråd med Lånekassen under ordningsarbeidet. Makulering av arkivmateriale skal skje ihht krav til destruksjon av dokumenter, herunder dokumenter med personsensitiv informasjon og informasjon unntatt offentlighet. Legge materialet i mapper, eller skifte ut mapper der det er nødvendig, samt plassering i godkjente arkivbokser. Registrere arkivmaterialet i et system Riksarkivaren har godkjent for registrering og gjenfinning av informasjon om historiske arkiver (ASTA el.l) Utarbeide godkjente avleveringslister og etikettere materialet. Listene skal overleveres Lånekassen i Word og Excel-format. Ansvar for å ta kontakt med Riksarkivet ved behov i prosjektperioden. Det er et krav at oppdraget utføres i tilbyders lokaler. Dette innebærer at Lokalet må minst oppfylle kravene i Forskriften om offentlige arkiv kapittel 4. Vi viser i den forbindelse til veiledningen fra Riksarkivaren i heftet «Krav til arkivlokaler En veiledning for offentlige organer», Riksarkivaren Veiledningen kan lastes ned fra Arkivverkets internettside (Url: Side 4 av 14

5 ile/krav+til+arkivlokaler.+veiledning+for+offentlige+organer..pdf). Deler av arkivmaterialet inneholder personopplysninger, og delvis av sensitiv art. Vi forutsetter at arkivmaterialet oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Alt arkivmaterialet som skal ordnes skal hentes ut fra Lånekassens lokaler og fraktes til tilbyders lokaler i prosjektets startperiode, samt returneres ved avslutning av oppdraget. Det er et krav at transport av materialet gjennomføres i henhold til krav for transport av papirbasert arkivmateriale, herunder: Det forutsettes at det treffes nødvendige tiltak for å hindre at det oppstår skade på materialet i forbindelse med frakt til/fra bestemmelsesstedet. Leverandøren skal sørge for at transporten skjer på en kontrollert måte, blant annet for å sikre at dokumentene ikke kompromitteres. Krav til sikkerhet for personell o Alt personal som håndterer eller kommer i kontakt med materialet må være underlagt taushetsplikt. Lånekassens taushetserklæring må undertegnes av alle medarbeidere som skal jobbe i prosjektet. 3.3 Planlagt fremdriftsplan Lånekassen ser seg for at oppdraget skal gjennomføres i perioden september 2016 til januar Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og Del II. Ved denne konkurranseformen er det ikke tillatt å forhandle. Dette innebærer at det ikke vil være noen anledning til å endre tilbudet under konkurransen Avtaletype og varighet Utkast til kontrakt utgjør vedlegg 2 og regulerer forholdet mellom partene. Det er Statens standardavtale for Oppdrag SSA-O som vil legges til grunn som avtale. Dersom leverandøren har forbehold til utkastet til Kontrakt, skal disse fremgå i henhold til instruksene i pkt Avtalen vil løpe fra undertegnelse. Oppdraget skal påbegynnes i september 2017 og gjennomføres innen utgangen av januar Det er en forutsetning at oppdraget kan utføres innenfor oppsatt tidsfrist Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Side 5 av 14

6 Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Befaring av arkivet Leverandørenes frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Lånekassen ferdigstiller evaluering av kvalifiseringsdokumenter og tilbud, og velger leverandør Lånekassen varsler deltakerne om valg av leverandør Frist for å klage på valg av leverandør kl Avtaleinngåelse Befaring Lånekassen vil avholde en felles befaring i arkivet der leverandørene gis en mulighet til å komme å se arkivet som skal ordnes. Befaringen vil finne sted kl Leverandøren bes melde fra om at de kommer til befaring innen , til Lånekassen på e-post: postmottak@lanekassen.no Merk e-posten: Befaring arkiv 4. Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 4.1 Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Signert følgebrev 2. Skatteattester 3. Økonomisk stilling 4. Beskrivelse av leverandørens organisasjon og kapasitet 5. Leverandørens erfaring med relevante leveranser 6. Kvalitetssikringssystem og styringssystem 7. Kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsdyktighet (avtalens bilag 2, 3 og 4) 8. Pris (avtalens bilag 5) 9. Forbehold til Konkurransegrunnlaget 10. Innsynsfullmakt Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. Da Lånekassen skanner alle tilbudene, er det ønskelig at det benyttes vanlig papir. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon (CD/minnepenn). Dersom den elektroniske versjonen leveres som PDF-format er det ønskelig at det i tillegg legges ved filer i et redigerbart format (Word). Dersom det er forskjell mellom det originale signerte tilbudet og elektronisk kopi, er det det signerte tilbudet på papir som legges til grunn. Side 6 av 14

7 Hvert punkt i besvarelsen skal benevnes med de samme nr. som nevnt ovenfor og leveres med en klar disposisjon først i tilbudet. I den elektroniske versjonen bes det om at filene vedlegges i henhold til nummerering over, dvs. at det på minnepinnen legges inn 10 filer/mapper (årsregnskap legges dog ved som en fil per år som vedlegg til pkt. 3). Lånekassen ber om at besvarelse på punkt 7 og 8 også legges inn i vedlagt utkast til avtalemal. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av leverandørens besvarelse. 4.2 Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen som nevnt over og inneholde en beskrivelse i henhold til punktene 5 og 6 (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). Tilbudet skal også inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Lånekassen vil forholde seg til leverandørens kontaktperson i tilbudsfasen, slik at vedkommende må være tilgjengelig i perioden fra innsendelse av tilbud til valg av leverandør. Leverandøren kan i følgebrevet kort presentere innholdet i tilbudet sitt og gi en kort begrunnelse for tilbudt løsning. 5. Kvalifikasjonskriterier 5.1 Skatteattester Det kreves at gyldig skatteattest leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.2 Økonomisk stilling Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig soliditet til å levere tjenestene som etterspørres under avtalen. Krav til dokumentasjon: Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges. Hvis foretaket har eksistert kortere enn tre år, skal årsregnskap med revisjonsberetning for de årene det har eksistert vedlegges. Foretakets omsetning de tre siste regnskapsår, for de ytelser kontrakten omhandler, skal vedlegges. Side 7 av 14

8 Erklæringer om foretakets totale omsetning, og dets omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise: Totalomsetning Relevant omsetning År 1 År 2 År Beskrivelse av leverandørens organisasjon og kapasitet Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak og har tilstrekkelig kapasitet til å levere oppdraget. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Firmaattest skal legges ved. Leverandøren skal oppgi hvor mange ansatte selskapet har som kan levere tjenester i henhold til dette aktuelle oppdraget. Leverandøren skal videre legge ved en bekreftelse på at han har kapasitet til å levere oppdraget i angitt periode. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde (Lånekassen skal uansett kun forholde seg til leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne). 5.4 Krav til kompetanse og erfaring Det er et krav at leverandøren har erfaring fra ordning og klargjøring av arkiv for avlevering, og kan vise til tilsvarende referanseoppdrag hvor dette er levert, herunder fra andre offentlige kunder. Lånekassen vil vurdere leverandørenes synliggjorte kompetanse og erfaring med ordning for avlevering av arkivmateriale basert på leverandørens beskrivelse av dette og oppgitte referanser. Krav til dokumentasjon: Leverandøren bes beskrive og synliggjøre sin kompetanse og erfaring innen ordning og klargjøring for avlevering til Riksarkivet. Beskrivelsen skal synliggjøre i hvilken grad leverandøren har kompetanse og erfaring knyttet til kravene som framgår av punkt 3.2. Leverandøren skal i tillegg fylle ut en matrise (bruk mal under) med de fem mest relevante oppdrag/kundeforhold som kan dokumentere leverandørens kompetanse og erfaring. Av matrisen skal det framgå en beskrivelse av avtalens art, leverandørens rolle, varighet på avtalen og verdi (timer og/eller beløp). Det skal videre framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden med telefonnummer som denne kan kontaktes på. Referansekundenes kontaktperson skal være informert om at de kan bli kontaktet av Lånekassen. Mal for referanser: Referansekunde Beskrivelse av oppdraget/avtalen Navn: Kontaktperson: Tlf. nr.: Side 8 av 14

9 Leverandørens rolle og beskrivelse av hva oppdraget gikk ut på Varighet på avtalen Omfang på avtalen (verdi i timer og beløp) Eventuelle kommentarer til referansen 5.5 Kvalitetssikringssystem og styringssystem Det er et krav at leverandøren har et godt og velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem. Krav til dokumentasjon: Leverandørens relevante sikringssystemer skal beskrives. Dersom leverandøren er sertifisert, skal dette dokumenteres med kopi av sertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende. 6. Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert. Leverandørene rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av de oppgitte kriteriene nedenfor, med den vekt som angitt under hvert enkelt tildelingskriterium. 6.1 Kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne Lånekassen vil vurdere kvaliteten på de tilbudte tjenestene basert på leverandørens beskrevne plan for gjennomføring av oppdraget, herunder tidsplan og tilbudte ressurser. Lånekassen vil videre vurdere i hvilken grad leverandøren oppfyller kravene til oppdraget som er angitt i punkt 3. Som grunnlag for vurderingene vil Lånekassen legge til grunn selve tilbudet, de tilbudte ansattes CV er og beskrevne referanseoppdrag. Lånekassen vil i den grad det er behov innhente tilbakemeldinger fra et utvalg av de oppgitte referanser, og legge disse til grunn som støtte i evalueringen. Krav til dokumentasjon: Leverandøren skal gi en beskrivelse av hvordan de ser for seg å løse oppdraget med en overordnet tidsplan og estimat på jobben. I tillegg skal det legges ved CV på tilbudt prosjektleder. Leverandøren bør som minimum gi en beskrivelse av hvordan oppdraget vil gjennomføres (f. eks arbeidsrutiner for ordning av materialet (inkl. rutiner for utvelgelse av dokumenter for bevaring eller kassasjon), jobbes det i team, hvor mange konsulenter vil være involvert i oppdraget osv.), hvilket verktøy leverandøren benytter for registrering av materialet, fremdriftsplan, estimert antall timer samt hvordan frakt av dokumentene vil foregå og hvilken sikkerhet som her vil legges opp til under frakten. Det skal i tillegg gis en beskrivelse av hvilke krav som er satt til lokalene der arkivmaterialet skal oppbevares under oppdraget og hvilke regler man har for tilgangsbegrensning, f. eks til sensitivt materiale. Det skal videre gis en beskrivelse av hvordan leverandøren ser for Side 9 av 14

10 seg å utføre jobben med personalmappene, og om dette vil utføres av et avgrenset antall ressurser. Leverandørens bes også beskrive hvordan leverandøren følger opp og kvalitetssikrer sine leveranser. Som dokumentasjon på kvalitet på tjenestene skal leverandøren oppgi maks fire referanser på tilsvarende leveranser (benytt mal under). Av matrisen skal det framgå en beskrivelse av avtalens art, leverandørens rolle, varighet og verdi (timer og/eller beløp). Det skal videre også framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden med telefonnummer som denne kan kontaktes på. Referansekundenes kontaktperson skal være informert om at de kan bli kontaktet av Lånekassen. Referansekunde: Navn: Kontaktperson: Tlf. nr.: Kort beskrivelse av oppdraget/avtalen med periode Beskrivelse av hvilken type arkiv som inngikk i ordning og avleveringsoppdraget Antall konsulenter benyttet til oppdraget Omfang/verdi på avtalen (verdi i kronebeløp) Kvalitet på leveransen. Leverandøren kan her gi en beskrivelse av hvilken kvalitet de mener de har levert tjenester med, gjerne basert på tilbakemelding fra oppdragsgiver. Kriteriet er vektet med 40 %. 6.2 Pris Leverandøren skal oppgi pris eksklusiv merverdiavgift på de tilbudte tjenestene. Leverandøren må oppgi pris på alle priselementene. Lånekassen vil vurdere pris basert på totalsum på oppdraget iberegnet usikkerhet og eventuelle forbehold. Krav til dokumentasjon: Tilbudets priser skal settes opp i henhold til prisskjemaet nedenfor. Det skal oppgis timepriser i to hovedkategorier, en for kategorien ordning/registrering og en for kategorien prosjektledelse. Side 10 av 14

11 I prisskjemaet skal tilbyderne fylle ut alle de ulike postene. Leverandøren skal oppgi det estimerte antall timer han ser for seg å bruke på gjennomføring av oppdraget. Da det kan være en usikkerhet knyttet til estimatet skal det oppgis hvilken usikkerhet estimatet er beregnet basert på. Det skal også oppgis en samlet totalsum som inkluderer alle tjenester. Det skal oppgis en fastpris på hele oppdraget som vil bli vurdert og sammenliknet. Vi ber om å få spesifisert eventuelt andre utgifter/poster som fastprisen vil inkludere som ikke kommer frem av skjemaet. Tjenester Timepris 1 Prosjektledelse Pris/ Timepris (ekskl. mva) Antall/ Estimert antall timer Usikker -het i prosent (+/-) Totalkostnad for Lånekassen (ekskl. mva) Kommentar Timepris 2 Ordning (inkl. kassasjon) og registrering pr hyllemeter Emballasje Pris på godkjent arkivemballasje pr ferdigordnet hyllemeter. I godkjent arkivemballasje inngår arkivbokser og syrefrie mapper Innbinding Pris oppgis pr innbinding (til kopibøker og journaler) uavhengig av størrelse Lagring Oppbevaring av arkivmateriale i prosjektperioden. Oppgi pris på utgifter til leie av lagringsplass pr hyllemeter pr måned. Frakt Pris på frakt fra og til Lånekassens lokale. Oppgi fastpris. Side 11 av 14

12 TOTALT Kriteriet er vektet med 60 %. 6.3 Forbehold til Konkurransegrunnlaget Dersom leverandøren velger å ta forbehold til Konkurransegrunnlaget, herunder kontrakt skal disse uttrykkelig synliggjøres og begrunnes. Leverandøren skal oppgi et prisestimat på hva det vil koste dersom ikke forbeholdet skal legges til grunn. Dersom leverandøren ikke har prissatt et forbehold, forbeholder Lånekassen seg retten til å estimere pris på dette og legge det til i vurderingen av kriteriet for pris. Forbehold til Konkurransegrunnlaget vil telle negativt ved evalueringen av tilbudet og vil bli lagt på prisen. 7. Formalia 7.1 Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er: Kari Anne Støkken Tlf: E-post: postmottak@lanekassen.no att: Kari Anne Støkken, Ref: Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 7.3 Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. 7.4 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er Lånekassen uvedkommende. 7.5 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: postmottak@lanekassen.no Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål Ref.: Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Lånekassen ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. Side 12 av 14

13 7.6 Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Lånekassen fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 7.7 Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen klokken Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom; Det ikke er levert innen angitte frister Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til 11-12, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. punkt 4, ikke er fulgt. 7.9 Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal leverandøren meddeles dette. Når Lånekassen har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til leverandøren Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan Lånekassen ved forespørsel be tilbyderne foreta avklaringer/klargjøringer vedrørende tilbudene jfr. FoA 12-1 (2). Avklaringer kan skje skriftlig eller ved personlige møter Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes Ordning og avlevering av arkivmateriale Ref.: Side 13 av 14

14 7.16 Leveringsadresse Tilbudet kan enten sendes til: Statens lånekasse for utdanning v/jørgen Hobbel Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Statens lånekasse for utdanning v/jørgen Hobbel Østre Aker vei Oslo 7.17 Vedlegg Vedlegg 1: Beskrivelse av arkivmaterialet Vedlegg 2: Utkast til Kontrakt Vedlegg 3: Innsynsfullmakt Side 14 av 14