Konkurransegrunnlag IT-research og analysetjenester. for anskaffelse av. Åpen anbudskonkurranse. Over terskelverdien

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av IT-RESEARCH OG ANALYSETJENESTER Åpen anbudskonkurranse Over terskelverdien Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: Side 1 av 11

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Innledning Oppdragsbeskrivelse Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Planlagt fremdrift Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Tilbudets innhold Kvalifikasjonskriterier Skatteattester HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk stilling Leverandørens erfaring med tilsvarende leveranser Tildelingskriterier Kvalitet og oppfyllelse av krav Pris Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Eiendomsrett Avklaringer/klargjøringer Konfidensialitet Alternative tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg...10 Vedlegg Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet...11 Side 2 av 11

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå avtale for kjøp av IT-research og analysetjenester, herunder tilgang til rådgivningsbistand. Nærmere beskrivelse av oppdraget følger nedenfor. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Kunden etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser sist endret 3. september 2010 nr For denne anskaffelsen gjelder del I og III i forskriften. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Dette dokumentet (heretter Konkurransegrunnlaget) gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og er sentralorgan for utdanningsstøtteordningen som er regulert ved lov av nr 37; Lov om utdanningsstøtte (Utdanningsstøtteloven). Lånekassen er et statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og forvalter en kapital på ca. 101,5 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, fordelt på i tildelingsfasen og tilbakebetalere. Lånekassen har i dag i om lag 330 ansatte, som er fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. For mer informasjon om Lånekassen, se Lånekassen har igangsatt en omfattende modernisering av virksomheten for å oppnå bedre kundeservice og større effektivitet. Målene for moderniseringen, høykvalitetsalternativet og kjernelånekassen er nærmere beskrevet i St.meld. nr. 12 ( ) Modernisering av Statens lånekasse for utdanning. Stortingsmeldingen er tilgjengelig på Lånekassen gjennomfører for tiden en prosess for å implementere ny IKT-løsning til erstatning for dagens stormaskinbaserte systemplattform. Den nye løsningen skal i størst mulig grad baseres på standardløsninger og verktøy, med en moderne nettorientert arkitektur. Capgemini Norge AS er valgt som leverandør og man er i ferd med å levere andre hovedleveranse. Første hovedleveranse ble satt i produksjon Presentasjon av anskaffelsen Side 3 av 11

4 3.1 Innledning Anskaffelsen skal dekke Lånekassens behov for tilgang til leverandøruavhengige analyser og analysebasert rådgivning til bruk innen strategisk og taktisk planlegging av ITfunksjonen i virksomheten. 3.2 Oppdragsbeskrivelse Tjenestene som skal tilbys under denne avtalen skal være rettet mot de behov en ITdirektør og hans nærmeste medarbeidere har innen teknologiovervåking, markeds- og trendanalyser og rådgivning, både innen teknologi og prinsipper for styring av ITvirksomheten. Leverandøren skal kunne benyttes som rådgiver i strategiske valg ut fra Kundens faktiske behov. Lånekassen ønsker en avtale med et fast element av tjenester (abonnementstjeneste) som er inkludert i leveransen, og hvor andre tjenester og tilbud kan avropes fra gang til gang etter behov. Lånekassen har utarbeidet en kravtabell hvor kravene til tjenesten fremkommer. Tabellen er innarbeidet i hovedområder over hva tjenesten skal eller bør inneholde. Tabellen er vedlagt konkurransegrunnlaget og beskriver nærmere hvilke krav Lånekassen har til oppdraget, jfr. Vedlegg 2. Tabellen skal besvares av leverandørene og legges ved tilbudet. 3.3 Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og Del III. Ved denne konkurranseformen er det ikke tillatt å forhandle. Dette innebærer at det ikke vil være noen anledning til å endre tilbudet under konkurransen Avtaletype og varighet Avtalen er tenkt å løpe fra til , med opsjon for Lånekassen til å forlenge avtalen i inntil tre år, med ett år av gangen. Lånekassen ber leverandøren legge ved utkast til kontraktsforslag Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Leverandørenes frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Kunden ferdigstiller evaluering av kvalifiseringsdokumenter og tilbud, og velger Leverandør Kunden varsler deltakerne om valg av Leverandør Frist for å klage på valg av leverandør kl Avtaleinngåelse Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Side 4 av 11

5 4.1 Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Signert følgebrev som kort beskriver tilbudet 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 5. Økonomisk stilling 6. Leverandørens erfaring med tilsvarende leveranser 7. Besvarelse av kravspesifikasjon - Alle elementer i kravtabellen må besvares og dokumenteres på en strukturert og god måte. 8. Pris 9. Eventuelle forbehold 10. Utkast til kontrakt 11. Innsynsfullmakt Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. Da Lånekassen skanner alle tilbudene, er det ønskelig at det benyttes vanlig papir (ikke det dyrere glattere papiret). I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon (CD/DVD/minnepinne). Vi gjør oppmerksom på at lenker til internettsider eller referanser til internettsider ikke vil bli vektlagt som en del av tilbudet. 4.2 Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen som nevnt over og inneholde en beskrivelse i henhold til punktene 5 og 6 (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). Tilbudet skal inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Kontaktpersonen må være tilgjengelig under hele konkurransens varighet, og frem til valg av leverandør foreligger. 5. Kvalifikasjonskriterier 5.1 Skatteattester Det kreves at gyldige skatteattester leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på Leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.2 HMS-egenerklæring Det kreves at gyldig HMS-egenerklæring leveres. Side 5 av 11

6 Krav til dokumentasjon: Alle leverandører skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Utkast til HMS-egenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se Vedlegg 1. Leverandører fra andre EØS-land enn Norge må levere dokumentasjon som tilsvarer det som er angitt ovenfor. 5.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde(r). Firmaattest skal legges ved. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde (Kunden skal uansett kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne). 5.4 Økonomisk stilling Det kreves at Leverandøren har tilstrekkelig soliditet. Krav til dokumentasjon: Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges, samt regnskap for 4. kvartal 2010 (eller dersom dette ikke finnes, siste foreliggende regnskap). Hvis foretaket har eksistert kortere enn tre år, skal årsregnskap med revisjonsberetning for de årene det har eksistert vedlegges. Foretakets omsetning de tre siste regnskapsår, for de ytelser kontrakten omhandler, skal vedlegges. Hvis foretaket har eksistert kortere enn tre år, skal omsetning for de årene det har eksistert vedlegges. Erklæringer om foretakets omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise: Relevant omsetning Tredje siste år Nest siste år Siste år 5.5 Leverandørens erfaring med tilsvarende leveranser Det er et krav at Leverandøren kan vise til referanseoppdrag hvor det er levert tilsvarende tjenester jfr. pkt. 3. Leverandøren bes å beskrive og synliggjøre sine tjenesteområder og erfaring. Beskrivelsen skal synliggjøre i hvilken grad Leverandøren dekker krav til kompetanse/tjenesteområder som fremgår av pkt 3.2, herunder Vedlegg 2. Leverandøren skal fylle ut en matrise (bruk mal under) med de fem mest relevante oppdrag/kundeforhold som kan dokumentere Leverandørens kompetanse/tjenesteområder. Referansekunde Beskrivelse Beskrivelse av Periode og Kontakt- Tlf.nr. Side 6 av 11

7 av oppdraget hvilken type tjeneste leverandøren har levert/bidratt med omfang av de ulike faglige leveransene som leverandøren har levert/bidratt med person 6. Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert, og som har levert tilbud. Leverandøren rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av de oppgitte kriteriene nedenfor, med den vekt som angitt under hvert enkelt tildelingskriterium. 6.1 Kvalitet og oppfyllelse av krav Lånekassen vil vurdere kvaliteten på og oppfyllelse av krav som er stilt til tjenesten, herunder vil Lånekassen søke å kartlegge hvilket tilbud som best dekker kravene som er stilt samt kompetanse og erfaring til tilbudt personlig rådgiver/kontaktpunkt. Som grunnlag for vurderingene av dette kriteriet vil Lånekassen legge til grunn selve tilbudet, besvarelse av kravspesifikasjonen og de tilbudte konsulenters CV og beskrevne referanseoppdrag. Lånekassen vil kun i den grad det er behov innhente tilbakemeldinger fra et utvalg oppgitte referanser, og legge disse til grunn som støtte i evalueringen. Dersom det er behov for å gjøre nærmere avklaringer i forhold til tilbudte rådgiver/kontaktpunkt, kan det være aktuelt å innkalle en eller flere av disse til et avklaringsmøte/intervju. Lånekassen vil også under dette kriteriet vurdere forslaget til kontrakt som er lagt ved tilbudet, og eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget. Krav til dokumentasjon: Leverandøren bes å besvare vedlagte kravtabell og beskrive og synliggjøre kompetansen til den tilbudte personlige rådgiver for dette oppdraget. CV på vedkommende skal også legges ved tilbudet. Leverandøren kan tilby alternative konsulenter som rådgiver/fast kontaktpunkt, dog maksimalt to stykker, og da oppgitt i prioritert rekkefølge. Dersom det tilbys flere konsulenter skal det leveres tilsvarende beskrivelse for begge to, og CV skal vedlegges for hver konsulent. Det gis anledning til i tilbudet å gjengi uttalelser eller legge ved attester fra referanseoppdragene som er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Disse vil kunne sidestilles med innhentede referanser i evalueringen. Dette kriteriet vektes med 70 %. 6.2 Pris Leverandøren skal oppgi pris i henhold til prismatrisen under. Side 7 av 11

8 ABONNEMENT Pris pr. år eks mva TIMEPRIS Pris pr. time eks mva <Rolle> TILLEGGSTJENESTER (Må defineres) Pris pr. tjeneste eks mva Prisen på abonnementet skal oppgis fast for ett år og kan kun endres ved opsjonsutløsning. Tilbyder skal gi beskjed om eventuell prisendring senest en måned før kontraktens utløp og opsjonen må utløses. Leverandøren må angi prisen på hovedproduktet i henhold til kravspesifikasjon i Vedlegg 2 som et abonnement med en årlig pris. Abonnementet skal minimum inneholde alle kravelementene med prioritet A, og flest mulig med prioritet B og C. Hvis krav med B og C prioritet ikke inngår i abonnementet, skal dette tydelig angis med tilleggspriser. Det kan bli behov for noe innleie av konsulenter, analytikere og rådgivere ut over det som er inkludert i abonnementet. Omfang anslås til inntil 200 timer årlig. Tilbyder må derfor oppgi timepriser for slikt arbeid. Lånekassen vil evaluere pris på bakgrunn av denne matrisen hvor hhv. abonnementspris utgjør 75 % og timepriser/tilleggstjenester 25 % av kriteriet pris. Dette kriteriet vektes med 30 %. 7. Formalia 7.1 Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er: Jan Erik Ressem Tlf: E-post: postmottak@lanekassen.no att: IT-research og analysetjenester 7.2 Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 7.3 Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. Side 8 av 11

9 7.4 Kostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er Lånekassen uvedkommende. 7.5 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle Leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av Leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål - Ref: Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Lånekassen ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. 7.6 Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Lånekassen fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 7.7 Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen klokken Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom; Det ikke er levert innen angitte frister Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til 20-14, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. punkt 4, ikke er fulgt. 7.9 Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Lånekassen har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til Leverandør. Side 9 av 11

10 7.11 Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Lånekassens eiendom og skal makuleres eller returneres Lånekassen innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Lånekassen skriftlig ber om dette Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan Lånekassen ved forespørsel be tilbyderne foreta avklaringer/klargjøringer vedrørende tilbudene jfr. foa 21-1 (2). Avklaringer kan skje skriftlig eller ved personlige møter Konfidensialitet Lånekassen ber Leverandøren om at dette grunnlaget behandles konfidensielt Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Rettidig leverte tilbud vil åpnes i Lånekassens arkiv kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes IT-research og analysetjenester Ref: Leveringsadresse Tilbudet sendes til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Østre Aker vei Oslo Ekspedisjonens åpningstid er kl , mandag til fredag. (NB! Fristen er allikevel klokken på leveringsdagen se pkt 6.7) Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Innsynsfullmakt Side 10 av 11

11 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 11 av 11