Konkurransegrunnlag Anskaffelse av konsulentbistand Management for hire til Lånekassen. for anskaffelse av. Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av KONSULENTBISTAND «MANAGEMENT FOR HIRE» TIL LÅNEKASSEN Åpen anbudskonkurranse (forskriftens del III) Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: Side 1 av 12

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Bakgrunn Lånekassens organisering Administrasjonsavdelingens organisering Oppdragsbeskrivelse Krav til kvalifikasjoner Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Planlagt fremdrift Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Følgebrev Kvalifikasjonskriterier Skatteattest Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk stilling Tildelingskriterier Kvalitet på tjenestene herunder tilbudte kandidaters kompetanse og erfaring med relevante leveranser samt gjennomføringsevne Pris Forbehold Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Eiendomsrett Avklaringer/klargjøringer Konfidensialitet Alternative tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg...12 Side 2 av 12

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører åpen anbudskonkurranse med sikte på å anskaffe konsulentbistand til å bistå direktøren med organisasjonsutvikling som understøtter vedtatt strategi. I tillegg skal konsulenten koordinere og lede Administrasjonsavdelingens fagområder og være Administrasjonsavdelingens representant i ledermøter. Alle henvisninger til leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Lånekassen etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Prosessen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i ett trinn, slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Dette dokument (heretter Konkurransegrunnlaget) gir leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og forvalter utdanningsstøtteordningene som er regulert ved lov av nr. 37; Lov om utdanningsstøtte (Utdanningsstøtteloven). Lånekassen er et ordinært bruttobudsjettert statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. I forrige studieår ble det delt ut 24,2 milliarder kroner i støtte. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og har en utestående utlånsportefølje på 146,8 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, fordelt på nesten i tildelingsfasen og knapt tilbakebetalere. Lånekassen har i dag omkring 300 fast ansatte, som er fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. For mer informasjon om Lånekassen, se Lånekassen har gjennomført en omfattende modernisering av virksomheten for å oppnå bedre kundeservice og større effektivitet med bakgrunn i St.meld. nr. 12 ( ) Modernisering av Statens lånekasse for utdanning. Et viktig moderniseringstiltak har vært å utvikle og etablere en ny kunde- og saksbehandlingsløsning, kalt Modulis. Gjennom dette arbeidet er det gjennomført omfattende aktivitet for å etablere den nye IKT-løsningen i tillegg til at det har vært arbeidet med å innføre nye arbeidsformer. Videre er det foretatt betydelige tilpasninger i organiseringen av virksomheten. Det store moderniseringsløftet er under avslutning, og virksomheten er nå over i en fase med kontinuerlig forbedring, der utnyttelse av de nye systemene til videre digitalisering er et viktig område. Nærmere informasjon om moderniseringen kan leses på vår hjemmeside NO/Toppmeny/Om_Lanekassen/Organisasjonen/Fornyelse-av-Lanekassen/ Lånekassen har vedtatt en ny virksomhetsstrategi frem mot Strategiens hovedmål er at Lånekassen skal ha en enklere, raskere og mer kundetilpasset digital dialog med kundene, fagrollen skal styrkes og Lånekassen skal være en mer lærende organisasjon med sterkere felles kultur og høyere produktivitet. Side 3 av 12

4 3. Presentasjon av anskaffelsen 3.1 Bakgrunn Lånekassens avdelingsdirektør for Administrasjonsavdelingen sluttet i sin stilling i april i år. Lånekassen har siden mai leid inn ekstern bistand i rollen som avdelingsdirektør, management for hire, til å lede avdelingen og til å gjennomføre to planlagte prosesser. De to prosessene gikk ut på å foreslå forbedringer i sentrale lederprosesser og yte bistand til prosess- og utviklingsavdelingen (PU). Arbeidet med de to prosessene er i ferd med å ferdigstilles. Bakgrunnen for å leie inn ekstern bistand i en periode var også for å få muligheten til å vurdere funksjonen og organiseringen av rollen som avdelingsdirektør for Administrasjonsavdelingen før man går ut i en ny tilsettingsprosess. Avtalen for bistand i rollen som management for hire løper ut ved årsskiftet. Som nevnt i innledningen har Lånekassen avsluttet et stort moderniseringsprosjekt der ny IT-løsning er innført og det er gjennomført tilpasninger i organiseringen. Lånekassen er nå i en fase der utnyttelse av de nye systemene og videre digitalisering har hovedfokus, ref. målene for virksomhetsstrategien frem mot For å være rustet til å oppnå disse målene må Lånekassen være organisert på en mest mulig optimal måte. Lånekassen er i ferd med å få erfaringer på hvordan tiltakene som er gjennomført under moderniseringen fungerer, og gjør for tiden analyser av hvordan strategien skal påvirke tjenesteutvikling og arbeidsprosesser i et mer langsiktig perspektiv. Det er i denne sammenhengen også behov for å vurdere videre organisasjonsutvikling for å finne ut om virksomheten er optimalt organisert i forhold til de oppgaver som skal gjennomføres. Inntil det er større klarhet i fremtidig organisering av oppgaver, er det et fortsatt behov for å leie inn ekstern bistand til lederrolle i Administrasjonsavdelingen i ytterligere en periode på seks til 18 måneder. I tillegg er det behov for bistand til å lede gjennomføring av organisasjonsutviklingstiltak Lånekassens organisering Lånekassen er organisert slik det fremkommer av oversikten under. For nærmere informasjon om Lånekassen, organisering og oppgaver se, Side 4 av 12

5 3.1.2 Administrasjonsavdelingens organisering Administrasjonsavdelingen er en av seks avdelinger i Lånekassen. Avdelingsdirektør rapporterer til Lånekassens administrerende direktør og er medlem av Lånekassens ledergruppe. Administrasjonsavdelingen består av 36,5 årsverk og avdelingsdirektør er linjeleder for egen enhet. Administrasjonsavdelingen har fire kontorer med direkterapporterende kontorledere. Kontorene er personalkontoret, regnskapskontoret, budsjett- og utredningskontoret og plan-, budsjett- og servicekontoret. Skissen under viser organiseringen av administrasjonsavdelingen. Leder PBS BU PE RK Administrasjonsavdelingen har fagansvar for styring og kontroll, herunder i spørsmål knyttet til organisasjonsutvikling, personalpolitikk, bemanningsplanlegging, budsjettarbeid, økonomi- og resultatoppfølging, anskaffelser, sikkerhet og beredskap og analyse. Videre har avdelingen ansvar for å levere støtte til direktøren og øvrige ledere, samt levere tjenester til den daglige driften (servicetjenester). Side 5 av 12

6 Administrasjonsavdelingen er ansvarlig for mange av virksomhetens tverrgående prosesser, og har blant annet ansvar for å koordinere, tilrettelegge og kvalitetssikre Lånekassens arbeid knyttet til virksomhetens styringsprosesser. 3.2 Oppdragsbeskrivelse Innleid konsulent skal bistå direktøren i gjennomføring av organisasjonsutvikling (analyse og tiltak) samt koordinere og lede Administrasjonsavdelingens fagområder, og være Administrasjonsavdelingens representant i ledermøter. Arbeidet med organisasjonsutviklingsutvikling er delt inn i to faser, der første fase vil bestå i å foreta en analyse av Lånekassens organisering og komme med forslag til eventuelle tilpasninger. Andre fase vil bestå i å gjennomføre foreslåtte tiltak. Første fase skal gjennomføres i første halvår av Forslag til eventuelle organisasjonstilpasninger skal til beslutning i Lånekassens ledelse. Dersom forslag blir vedtatt er dette planlagt gjennomført fra andre halvår av Forventet arbeidsbelastning vil være mellom % i avtaleperioden. Dette avtales fortløpende mellom partene. 3.3 Krav til kvalifikasjoner Konsulenter som tilbys for dette oppdraget forventes å inneha følgende kvalifikasjoner: Relevant høyere utdanning Solid ledererfaring, herunder også erfaring fra å sitte i toppledergruppe Erfaring fra leder- og styringsprosesser Bred og dokumenterbar erfaring fra prosessledelse i tilsvarende prosesser som skissert i oppdraget, herunder erfaring fra organisasjonsutviklingsprosesser Evne til raskt å sette seg inn i utfordringer og problemstillinger God muntlig og skriftlig fremstillingsevne (norsk) Gode kommunikasjonsevner og øvrig personlig egnethet Det vil videre være et krav at tilbudt konsulent har erfaring fra offentlige sektor, fortrinnsvis fra statlige virksomheter. 3.4 Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og Del III Avtaletype og varighet Lånekassen vil inngå en kontrakt basert på Statens standardavtale for konsulentbistand (SSA-B enkel). Utkast til kontrakt ligger vedlagt og utgjør vedlegg 2 (Avtalen) til konkurransegrunnlaget. Dersom leverandøren har forbehold til kontrakten, skal disse fremgå i henhold til instruksene i pkt Avtalen er tenkt å løpe fra ca til Lånekassen skal ha opsjon på å forlenge avtalen med inntil 12 måneder Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Side 6 av 12

7 Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Leverandørenes frist for å levere tilbud Gjennomføring av intervjuer (NB: tilbudte konsulenter forventes å kunne Uke stille til intervju denne uken..) Kunden ferdigstiller evaluering av tilbud, og velger Leverandør Kunden varsler deltakerne om valg av Leverandør Frist for å klage på valg av leverandør (innen kl ) Avtaleinngåelse Oppstart oppdrag Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 4.1 Tilbudets disposisjon og form Tilbudsdokumentet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Signert følgebrev 2. Skatteattester 3. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 4. Økonomisk stilling 5. Kvalitet på tjenestene herunder tilbudte kandidat(er)s kompetanse og erfaring med relevante leveranser samt gjennomføringsevne 6. Pris (tilbudt timepris) 7. Forbehold 8. Innsynsfullmakt Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. Da Lånekassen skanner alle tilbudene, er det ønskelig at det benyttes vanlig papir. I tillegg skal det leveres en komplett kopi i elektronisk versjon (CD/minnepinne). Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Vi gjør oppmerksom på at lenker til internettsider eller referanser til internettsider ikke vil bli vektlagt som en del av tilbudet. 4.2 Følgebrev Tilbudet skal inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Kontaktpersonen må være tilgjengelig under hele konkurransens varighet, og frem til valg av leverandør foreligger. 5. Kvalifikasjonskriterier 5.1 Skatteattest Det kreves at gyldig skatteattest for merverdiavgift og skatt leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Side 7 av 12

8 Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak og har kapasitet til å levere de etterspurte tjenester. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde(r). Firmaattest skal legges ved. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde (Kunden skal uansett kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne). 5.3 Økonomisk stilling Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig soliditet til å levere tjenester under avtalen. Krav til dokumentasjon: Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges, samt regnskap for siste foreliggende kvartal. Hvis foretaket har eksistert kortere enn tre år, skal årsregnskap med revisjonsberetning for de årene det har eksistert vedlegges. Foretakets omsetning de tre siste regnskapsår, for de ytelser kontrakten omhandler, skal vedlegges. Hvis foretaket har eksistert kortere enn tre år, skal omsetning for de årene det har eksistert vedlegges. Erklæringer om foretakets omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise: Relevant omsetning Tredje siste år Nest siste år Siste år 6. Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert. Leverandørene rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av de oppgitte kriteriene nedenfor, med den vekt som angitt under hvert enkelt tildelingskriterium. 6.1 Kvalitet på tjenestene herunder tilbudte kandidaters kompetanse og erfaring med relevante leveranser samt gjennomføringsevne Lånekassen vil vurdere kvaliteten på de tilbudte tjenester, herunder vil Lånekassen søke å kartlegge de tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring i forhold til de oppgaver Side 8 av 12

9 som skal ytes under avtalen, og de krav til kvalifikasjoner som stilt under pkt. 3.2 og pkt Lånekassen vil videre vurdere beskrivelser av konsulentens kompetanse og erfaring, resultatorientering, samarbeidsevner, tilpasningsdyktighet, arbeidskapasitet og gjennomføringsdyktighet. Som grunnlag for vurderingene vil Lånekassen legge til grunn selve tilbudet, de tilbudte konsulenters CV og beskrevne referanseoppdrag. Lånekassen vil i den grad det er behov innhente tilbakemeldinger fra et utvalg av de oppgitte referanser og legge disse til grunn som støtte i evalueringen. Aktuelle kandidater vil bli innkalt til intervju/samtale. Det er en forventning om at tilbudt konsulent kan starte oppdraget ca Krav til dokumentasjon: Leverandøren bes å beskrive og synliggjøre kompetansen til tilbudt konsulent for dette oppdraget. Leverandøren kan tilby alternative konsulenter for bistanden, dog maksimalt tre. Dersom det tilbys alternative konsulenter til oppdraget bes det om at de oppgis i prioritert rekkefølge. Dersom det tilbys flere konsulenter skal det leveres tilsvarende beskrivelse for alle sammen, og CV skal vedlegges for hver konsulent. Leverandøren bes om å benytte denne tabellen ved beskrivelsen av konsulenten(e)s kompetanse og erfaring: Krav til kvalifikasjoner Solid ledererfaring, herunder også erfaring fra å sitte i toppledergruppe Erfaring fra leder- og styringsprosesser Bred og dokumenterbar erfaring fra prosessledelse i tilsvarende prosesser som skissert i oppdraget, herunder erfaring fra organisasjonsutviklingsprosjekter Evne til raskt å sette seg inn i utfordringer og problemstillinger God muntlig og skriftlig fremstillingsevne (norsk) Gode kommunikasjonsevner og øvrig personlig egnethet Beskrivelse av kompetanse og erfaring Relevant referanse hvor kompetanse ble benyttet Leverandøren bes videre beskrive og synliggjøre de samme konsulenters erfaring fra relevante referanseoppdrag/leveranser i henhold til beskrivelsen i punkt 3.2 og 3.3. Erfaringen skal beskrives med maksimalt de tre viktigste oppdrag (leveranser) per konsulent i de senere år, herunder beskrivelse av oppdragets art, konsulentens rolle/ansvar/arbeidsoppgaver, omfang på oppdraget (varighet, verdi (både leverandørens og prosjektets verdi), timer e.l.), oppnådd resultat. Det gis anledning til i tilbudet å gjengi uttalelser eller legge ved attester fra referanseoppdragene som er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Disse vil kunne sidestilles med innhentede referanser i evalueringen. Side 9 av 12

10 Det gis også anledning til å ta med referanser på oppdrag konsulentene eventuelt har utført i andre arbeidsforhold enn som tilsatt hos Leverandøren. Dette må i så tilfelle synliggjøres i beskrivelsen av oppdraget. Av matrisen skal det framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden. Så langt der er mulig skal det oppgis telefonnummer som denne kan kontaktes på. Referansekunde: Kontaktperson: Tlf.nr.: Beskrivelse Oppdragets art Rolle/ansvar/arbeidsoppgaver Varighet (prosjekt/konsulentens oppdrag) Verdi (totalt og konsulentens bidrag) Oppnådd resultat Denne tabellen skal fylles ut for hver referanse som oppgis. Dette kriteriet vektes med 60 %. 6.2 Pris Leverandøren skal oppgi pris per time eksklusiv merverdiavgift på tilbudt(e) kandidat(er). Dette kriteriet vektes med 30 %. 6.3 Forbehold Dersom leverandøren velger å ta forbehold til Konkurransegrunnlaget, herunder avtalen (Vedlegg 1) skal disse uttrykkelig synliggjøres og begrunnes. Forbehold til avtalen som har økonomiske konsekvenser i negativ retning vil telle negativt ved evalueringen av tilbyderne. Vesentlige forbehold kan føre til at tilbudet avvises. Dette kriteriet vektes med 10 %. 7. Formalia 7.1 Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er Marianne Andreassen. Tlf: E-post: postmottak@lanekassen.no att: Ref.: Språk Tilbudet skal leveres på norsk. Side 10 av 12

11 7.3 Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. 7.4 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert er Lånekassen uvedkommende. 7.5 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Eventuelle spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål Ref.: Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Lånekassen ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. 7.6 Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget og vil i begge tilfeller gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Lånekassen fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 7.7 Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen klokken Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom; Det ikke er levert innen angitte frister Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til Meddelelse Dersom tilbudet blir forkastet eller avvist, skal leverandøren meddeles dette. Når Lånekassen har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til leverandøren. Side 11 av 12

12 7.11 Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Lånekassens eiendom og skal makuleres eller returneres Lånekassen innen 5 kalenderdager etter at leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan Lånekassen be leverandørene foreta avklaringer/klargjøringer vedrørende tilbudene jfr. Foa Konfidensialitet Lånekassen ber leverandøren om at dette grunnlaget behandles konfidensielt Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Rettidig leverte tilbud vil åpnes i Lånekassens administrasjonsarkiv kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes Management for hire til Lånekassen ref Leveringsadresse Tilbudet sendes til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Østre Aker vei Oslo Ekspedisjonens åpningstid er kl , mandag til fredag. (NB! Fristen er allikevel klokken på leveringsdagen se pkt. 7.7) Vedlegg Vedlegg 1: Avtalen (SSA-B) Vedlegg 2: Innsynsfullmakt Side 12 av 12