Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester til Lånekassen. for anskaffelse av BEDRIFTSHELSETJENESTER TIL LÅNEKASSEN. Konkurranse med forhandling

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av BEDRIFTSHELSETJENESTER TIL LÅNEKASSEN Konkurranse med forhandling Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: Side 1 av 13

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Innledning Formål Oppdragsbeskrivelse Tjenester Andre krav til tjenestene Lokalisering Kompetanse Tilgjenglighet og responstid Kontaktperson Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Planlagt fremdrift Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Tilbudets innhold Kvalifikasjonskriterier Skatteattester HMS-erklæring Økonomisk stilling Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet Kvalitetssikringssystem og styringssystem Tildelingskriterier Kvalitet på tjenesten, herunder Leverandørens erfaring med tilsvarende leveranser Gjennomføringsdyktighet Pris Forbehold til Konkurransegrunnlaget Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Eiendomsrett Avklaringer/klargjøringer Konfidensialitet Alternative tilbud Registrering av tilbudene Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg...13 Side 2 av 13

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører konkurranse med forhandling med sikte på å inngå avtale for kjøp av bedriftshelsetjeneste. Det ønskes tilbud på bedriftshelsetjeneste herunder annen rådgivnings-/konsulentbasert bistand relatert til arbeidsmiljøet i Lånekassen for våre ansatte i Oslo, Tromsø, Trondheim, Bergen, Stavanger og Ørsta. Hovedkontoret ligger på Økern i Oslo, de øvrige kontorene betegnes som distriktskontor. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Lånekassen etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser sist endret 3. september 2010 nr For denne anskaffelsen gjelder del I og II i forskriften. Prosessen gjennomføres som konkurranse med forhandling i ett trinn slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Dette dokumentet (heretter Konkurransegrunnlaget) gir leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Innsynsfullmakt 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og er sentralorgan for utdanningsstøtteordningen som er regulert ved lov av nr 37; Lov om utdanningsstøtte (Utdanningsstøtteloven). Lånekassen er et statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og forvalter en kapital på ca. 101,5 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, fordelt på i tildelingsfasen og tilbakebetalere. Lånekassen har i dag i om lag 330 ansatte, som er fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. For mer informasjon om Lånekassen, se Lånekassen har igangsatt en omfattende modernisering av virksomheten for å oppnå bedre kundeservice og større effektivitet. Målene for moderniseringen, høykvalitetsalternativet og kjernelånekassen er nærmere beskrevet i St.meld. nr. 12 ( ) Modernisering av Statens lånekasse for utdanning. Stortingsmeldingen er tilgjengelig på 3. Presentasjon av anskaffelsen Side 3 av 13

4 3.1 Innledning Lånekassen har per i dag avtale med leverandør for leveranse av bedriftshelsetjenester. Denne løper nå ut og Lånekassen skal derfor gjennomføre ny konkurranse for å inngå avtale om leveranse av bedriftshelsetjenester for ansatte ved hovedkontoret og alle Lånekassens distriktskontorer, i samsvar med Forskrift av 10.september 2009 nr 1173 om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste, gjeldende fra (Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv). Forskriften er hjemlet i Arbeidsmiljølovens 3-3. Lånekassens hovedkontor befinner seg i Oslo, mens distriktskontorene er lokalisert i Tromsø, Trondheim, Bergen, Ørsta og Stavanger. 3.2 Formål Bedriftshelsetjenesten skal ha som formål å yte bedriftsrettede tjenester etter arbeidsmiljøloven og forskrifter for bedriftshelsetjenester. Lånekassen er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv). Leverandøren skal være en medspiller i arbeidet med å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Lånekassen ønsker en løsningsorientert leverandør med evne til nytenkning og som er oppdatert på utviklingen innenfor HMS-området. 3.3 Oppdragsbeskrivelse Avtale om bedriftshelsetjenester skal omfatte alle Lånekassens kontorer og ha en varighet på to år med mulighet for Lånekassen til å forlenge avtaleperioden i inntil tre år. Det er et vilkår at Leverandøren kan levere tjenester til alle Lånekassens kontorer, og det forutsettes at tjenestene i hovedsak leveres av stedlige representanter. Ved hovedkontoret i Oslo er det ca 220 ansatte, ved distriktskontoret i Trondheim er det ca 40 ansatte, mens det ved de øvrige distriktskontorene er ca 20 ansatte. Bedriftshelsetjenesten skal bidra til å stimulere kontorene til å skape og videreutvikle forhold som fremmer de ansattes utvikling, helse og trivsel. Det kan være organisatoriske tiltak eller tilrettelegging som berører en eller flere ansatte. Leverandøren skal yte bedriftsrettede tjenester etter arbeidsmiljøloven og forskrifter for bedriftshelsetjenester, og bidra til at HMS-aktivitetene hos Lånekassen er planlagt, organisert, utført og fulgt opp i samsvar med kravene i HMS-lovgivningen. Bedriftshelsetjenesten skal ikke erstatte fastlegeordningen, men tilby tjenester i tilknytning til arbeidsrelaterte forhold. Bedriftshelsetjenesten skal kun benyttes etter avtale med Lånekassen, og behovet for tjenestene antas å variere fra år til år. Lånekassen estimerer at det i gjennomsnitt vil være behov for bistand med et uttak på ca 150 timer per år, men at dette behovet vil kunne variere både opp og ned avhengig av eventuelle hendelser eller endret behov. Rammen på de ca 150 timene er tenkt benyttet som en grunnpakke for de tjenester som skal inngå i bedriftshelsetjenesten per år. Det kan også være aktuelt for Lånekassen og kjøpe tjenester ut over dette. For å gi en nærmere beskrivelse av de tjenestene som skal inngå i bedriftshelsetjenestene har Lånekassen satt opp en oversikt over de aktuelle tjenestene. Hvilke tjenester som er aktuelt å benytte fra år til år i grunnpakken vil kunne variere, og Lånekassen legger til grunn at dette skal avtales mellom partene i begynnelsen av hvert år (og ved inngåelse av avtale det første året). Det vil også kunne være behov for justeringer i tjenestene underveis i året. Side 4 av 13

5 Et grunnleggende krav er at Leverandøren kjenner til hva som kreves av virksomheter i forhold til målsettingene om et mer Inkluderende arbeidsliv i Norge Tjenester Systematisk HMS-arbeid: Systematiske aktiviteter knyttet til HMS-arbeid kan f. eks være: o fast kontaktperson fra Leverandøren skal delta på to til fire møter i AMU på hovedkontoret per år o deltakelse i lokale HMS-møter/arbeidsmiljøseminar på distriktskontorene en gang per år o delta i AKAN-aktiviteter o oppfølgings-/samarbeidsmøte med kontaktperson i Lånekassen etter avtale o kvartalsvis rapportering til Personalkontoret i Lånekassen, der det fremgår antall brukte timer, forbruk pr enhet og type tjeneste. o årsrapport fra Bedriftshelsetjenesten til AMU Sykefraværsoppfølging: o Sykefraværet i Lånekassen var i 2010 på 5,9 %. Det vil fortsatt være en oppgave å arbeide videre for å få et lavt sykefravær. Leverandøren skal på forespørsel bistå i oppfølgingen av sykmeldte. Leverandøren skal bistå/gi råd vedrørende rutiner og prosedyrer for forebygging, reduksjon og oppfølging av sykefravær. Lånekassen vil framover legge vekt på forebyggende tiltak og det forutsettes at leveran døren kan bistå i dette arbeidet med bla.:sykefraværsoppfølging av enkeltmedarbeidere i samarbeid med leder/hms-kontakt o delta på dialogmøte hos arbeidsgiver o bistand/rådgivning Krisetelefon: Det er ønskelig at Leverandøren kan tilby tjenester knyttet til krisetelefon, herunder: o krisetelefon for leder eller medarbeider (responstid: samme dag, døgnåpen) o oppfølgingssamtale etter avtale Rådgivnings- og konsulenttjenester: o Leverandøren skal tilby konsultasjoner/rådgivning ved akuttsaker og arbeidsrelatert sykdom og skade o Det er ønskelig at leverandøren på forespørsel kan bidra til å holde Lånekassens ansatte friske og arbeidsføre ved å tilby konsultasjoner og rådgivning, f. eks ved tilfeller der det er lang ventetid hos fastlege. Den ansatte skal da faktureres. o Leverandøren skal ved behov tilby bistand til tilrettelegging og/eller omplassering. Omstilling/organisasjonsutvikling Ved behov skal Leverandøren kunne tilby å bistå ved omstilling/organisasjonsutvikling med f. eks: o faglige innlegg - herunder bidra i ledergruppa eller i enkelte enheter o veiledning av medarbeidere og ledere ved behov Kurs: Det kan være aktuelt å kjøpe gjennomføring av ulike typer kurs eller deltakelse fra Leverandøren som foredragsholder på enkelttema knyttet til tjenesten. Leverandøren må kunne tilby kurs og foredragsholdere. Ergonomi og fysioterapi: Leverandøren skal på forespørsel være behjelpelige med rådgivning ved planlegging av nye arbeidsplasser, forbedringer og endringer, og ved innkjøp av nytt utstyr. Side 5 av 13

6 Leverandøren skal også på forespørsel vurdere tiltak for forbedring og forebygging av muskel- og skjelettplager hos de ansatte. Individuelle konsultasjoner: o Leverandøren skal tilby mulighet for individuelle konsultasjoner for enkeltansatte med bedriftshelsetjenesten ved arbeidsrelaterte problemstillinger Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø De fleste ansatte i Lånekassen har arbeid knyttet til PC. Muskel/skjelettproblemer og psykososiale forhold er derfor sentrale fokusområder for Lånekassen. Leverandøren skal på forespørsel bistå med rådgivning, opplæring, målinger og informasjon ved kartlegging og forbedringer av det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet. Leverandøren skal også på forespørsel bistå ved fysiske og organisatoriske endringer i virksomheten, tilrettelegging av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og arbeidsprosesser, samt utarbeidelse og endring av retningslinjer for bruk av maskiner, utstyr og øvrige arbeidsprosesser. Videre vil deltakelse i arbeid knyttet til AKAN være ønskelig. Konfliktløsning Leverandøren skal ved behov kunne delta i konfliktløsning(forebygging/håndtering) på gruppe eller individnivå. 3.4 Andre krav til tjenestene Lokalisering Kurs, møter, bistand og oppfølging av enkeltansatte skal kunne gjennomføres både ved Lånekassens kontorer (hovedkontor / distriktskontorer) og hos Leverandøren i egnede stedlige lokaler Kompetanse Bedriftshelsetjenesten skal ha et kompetansenivå som dekker Lånekassens behov, jfr. spesifikasjon av kravene til etterspurte tjenester. Leverandøren skal dokumentere å inneha tilfredsstillende kvalifikasjoner knyttet til rådgivning og bistand innen alle HMSog arbeidsmiljørelaterte områder Tilgjenglighet og responstid Det er et krav at Leverandøren kan dokumentere tilgjenglighet og rask responstid for de tjenester som Lånekassen etterspør. Dette vil gjelde både for hovedkontoret og distriktskontorene. Det stilles som krav at tjenesten skal være tilgjengelig innen følgende tidsrom: - Alle virkedager mellom kl Det er ønskelig at krisetelefon er tilgjenglig innen følgende tidsrom: - Alle virkedager mellom kl Det stilles som krav at responstid på tjenestene fra mottak av henvendelse er som følger: - krisetelefon for leder eller medarbeider responstid skal være så kort som mulig, men senest i løpet av samme dag - ved behov for telefonkonsultasjon for personalenheten/leder forventes responstid i løpet av samme dag - Leverandøren skal kunne stille på møte innen tre virkedager etter mottatt henvendelse Side 6 av 13

7 - ved andre typer henvendelser forventes responstid og være så kort som mulig, men senest innen rimelig tid Kontaktperson Leverandøren skal ha en fast navngitt kontaktperson/kontaktpunkt som Lånekassen kan henvende seg til. Dette kan enten være en felles for alle kontorer eller en for hvert kontor. Det stilles likevel som krav at en person skal ha det overordnede ansvaret for oppfølging av hele tjenesten overfor Lånekassen. 3.5 Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og Del II. Lånekassen gjør oppmerksom på at det kan være aktuelt å gjennomføre forhandlingene i flere faser jfr. Foa. 11-8, og det kan være aktuelt å foreta en første reduksjon i forkant av forhandlingene Avtaletype og varighet Lånekassen ber Leverandøren legge ved utkast til kontrakt. Avtalen vil løpe i to år fra undertegnelse. Lånekassen skal etter dette ha opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere ett år ad gangen i inntil tre år Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Leverandørens frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Lånekassen ferdigstiller evaluering av kvalifiseringsdokumenter og tilbud, forhandler og velger leverandør Lånekassen varsler deltakerne om valg av leverandør Frist for å klage på valg av leverandør Avtaleinngåelse Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 4.1 Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Signert følgebrev som kort beskriver tilbudet 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Økonomisk stilling 5. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 6. Leverandørens kvalitetssikringssystem og styringssystem 7. Kvalitet på tjenesten, herunder Leverandørens erfaring med tilsvarende leveranser Side 7 av 13

8 8. Gjennomføringsdyktighet 9. Pris 10. Eventuelle forbehold 11. Utkast til kontrakt 12. Innsynsfullmakt Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. Da Lånekassen skanner alle tilbudene, er det ønskelig at det benyttes vanlig papir (ikke det dyrere glattere papiret). I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon (CD/DVD/minnepinne). Vi gjør oppmerksom på at lenker til internettsider eller referanser til internettsider ikke vil bli vektlagt som en del av tilbudet. 4.2 Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen som nevnt over og inneholde en beskrivelse i henhold til punktene 5 og 6 (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). Tilbudet skal også inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. 5. Kvalifikasjonskriterier 5.1 Skatteattester Det kreves at gyldige skatteattester leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på Leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.2 HMS-erklæring Det kreves at gyldig HMS-egenerklæring leveres. Krav til dokumentasjon: Alle leverandører skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Utkast til HMS-egenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se Vedlegg Økonomisk stilling Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges. Det kreves at Leverandøren har en god soliditet. Side 8 av 13

9 Erklæringer om foretakets totale omsetning, og dets omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise: Totalomsetning Relevant omsetning År 1 År 2 År Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak og har tilstrekkelig kapasitet. Det kreves videre at Leverandøren og eventuelle underleverandører skal være godkjent i henhold til Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjenester av 10. september 2009 nr 1173, 6 og 7. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Kopi av firmaattest og godkjennelser skal legges ved. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde (Lånekassen skal uansett kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne). Leverandøren skal oppgi i hvilken utstrekning tjenesten er tenkt levert av egne ansatte eller ved hjelp av underleverandører. 5.5 Kvalitetssikringssystem og styringssystem Det er et krav at Leverandøren har et godt og velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem. Krav til dokumentasjon: Leverandørens relevante sikringssystemer skal beskrives. Dersom Leverandøren er sertifisert, skal dette dokumenteres med kopi av sertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende. 6. Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakt på grunnlag av en samlet vurdering av tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert. Leverandøren rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av kriterier som vektet nedenfor: 6.1 Kvalitet på tjenesten, herunder Leverandørens erfaring med tilsvarende leveranser Lånekassen vil vurdere kvalitet på tjenesten basert på det mottatte tilbudet og forhandlinger. Det vil vurderes i hvilken grad Leverandøren kan levere de aktuelle tjenester som er etterspurt og hvilken erfaring Leverandøren har ved tilsvarende leveranser. Det vil videre vurderes hvilken bredde i kompetanse på tjenester som tilbys. Evalueringen vil ved behov, også baseres på tilbakemelding fra oppgitte referanser. Krav til dokumentasjon: Side 9 av 13

10 Kvalitet på tjenesten bes synliggjort gjennom en beskrivelse av i hvilken grad Leverandøren kan levere de kravstilte tjenester, herunder kompetanse og faglige kvalifikasjoner hos medarbeidere, samt kompetanse innen HMS og IA spørsmål. Vi ønsker at tilbyder skal lage en overordnet beskrivelse/løsningsforslag til hvert enkelt punkt, basert på sine erfaringer og sin forståelse av oppdraget. Tilbudte aktiviteter ut over dette vil også inngå i evalueringen av tilbudene. Leverandøren bes videre beskrive sin erfaring fra tilsvarende leveranser. Erfaringen skal beskrives gjennom å fylle ut en matrise over de fem viktigste leveranser i de senere år, herunder beskrivelse av oppdragets art, hvilke tjenester som er levert, varighet og verdi (timer og/eller beløp). Av matrisen skal det framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden. Så langt der er mulig skal det oppgis telefonnummer som denne kan kontaktes på. Referansekunde navn: Beskrivelse av: - Oppdragets art - Tjenester - Varighet - Verdi - Oppnådd resultat Kontaktperson Tlf.nr. Kriteriet er vektet med 40 % 6.2 Gjennomføringsdyktighet Lånekassen vil vurdere gjennomføringsdyktigheten til leverandørene basert på beskrivelse av hvordan Leverandøren ser for seg å levere tjenestene. Lånekassen vil søke å kartlegge de tilbudte tjenestene med hensyn på leveringsdyktighet knyttet til tilgjengelighet og responstid samt samarbeidsevner. Herunder vil vurderes: Leveranseevne og gjennomføringsdyktighet ved eventuell bruk av underleverandør(er) Arbeidsmetodikk Organisering av leveransen og tjenesten i forhold til kravspesifikasjonen Kontaktperson. Det vil ved behov foretas vurderinger av gjennomføringsdyktigheten ut i fra tilbakemeldinger fra referansekunder som er oppgitt. Krav til dokumentasjon: Gjennomføringsdyktighet på tjenesten bes synliggjort gjennom beskrivelse av hvordan Leverandøren vil levere sin bedriftshelsetjeneste til Lånekassen Kriteriet er vektet med 30 % 6.3 Pris Leverandøren skal oppgi pris eksklusiv merverdiavgift på den tilbudte tjenesten. Leverandøren bes prise følgende: Type tjeneste Omfang Pris eks. mva Fastpris grunnpakke (innhold av tjenester kan variere/endres underveis) 150 timer per år Side 10 av 13

11 Tilleggstjenester pris skal oppgis per time for rådgivning og konsulentbistand Lege/fysioterapi/psykolog tilgang til leverandørens tjenester. Her bes Leverandøren oppgi hvilken eventuell rabatt på tjenesten som tilbys Kurs/foredrag Timer ut over grunnpakken på 150 timer per år Ved behov og etter avtale I henhold til bestilling Lånekassen gjør oppmerksom på at reisekostnader og eventuell medgått reisetid ved lokale reiser til og fra alle Lånekassens lokaler ikke vil bli godtgjort. Dokumenterte reise- og oppholdsutgifter ved reiser pålagt av eller på forhånd avtalt med Lånekassen refunderes i henhold til Statens satser. Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall pr. 30 dager etter fakturadato. Eventuelle fakturagebyr vil ikke bli dekket. Prisene kan endres hvert årsskifte, første gang 1. januar 2012, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen), med utgangspunkt i indeksen for den måneden avtalen ble inngått. Kriteriet er vektet med 30 % 6.4 Forbehold til Konkurransegrunnlaget Dersom Leverandøren velger å ta forbehold til Konkurransegrunnlaget skal disse uttrykkelig synliggjøres og begrunnes. Forbehold til Konkurransegrunnlaget vil telle negativt ved evalueringen av tilbyderne. Eventuelle forbehold vil prissettes og således inngå i evalueringen av kriteriet for pris. 7. Formalia 7.1 Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er: Erling Strømberg Tlf: eller E-post: postmottak@lanekassen.no att: Anskaffelse av Bedriftshelsetjenester til Lånekassen 7.2 Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 7.3 Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. Side 11 av 13

12 7.4 Kostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er Lånekassen uvedkommende. 7.5 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål - Ref: Anskaffelsen av Bedriftshelsetjenester til Lånekassen Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Lånekassen ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. 7.6 Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Kunden fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 7.7 Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen klokken Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom; Det ikke er levert innen angitte frister Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til 11-12, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. punkt 4, ikke er fulgt. 7.9 Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Lånekassen har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til leverandør. Side 12 av 13

13 7.11 Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Lånekassens eiendom og skal makuleres eller returneres Kunden innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan Lånekassen ved forespørsel be tilbyderne foreta avklaringer/klargjøringer vedrørende tilbudene jfr. foa 12-1 (2). Avklaringer kan skje skriftlig eller ved personlige møter Konfidensialitet Lånekassen ber Leverandøren om at dette grunnlaget behandles konfidensielt Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud Registrering av tilbudene Tilbudene vil registreres fortløpende ved innlevering, og blir påført dato og klokkeslett for innlevering Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Rettidig leverte tilbud vil åpnes i Lånekassens arkiv kl hvor minst to representanter fra Lånekassen vil være tilstede Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket nøytral pakke/konvolutt. Pakken/konvolutten skal merkes Bedriftshelsetjenester til Lånekassen Ref: Leveringsadresse Tilbudet sendes til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Østre Aker vei Oslo Ekspedisjonens åpningstid er kl , mandag til fredag. (NB! Fristen er allikevel klokken på leveringsdagen se pkt 7.7) Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Innsynsfullmakt Side 13 av 13