Konkurransegrunnlag for anskaffelse av

Transkript

1 Dato: Versjon: 1.0 Forfatter: Lånekassen Arkivref: Konkurransegrunnlag for anskaffelse av elektronisk rekrutteringssystem Konkurranse med forhandlinger Under terskelverdien Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 1 av 11

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Innledning Oppdragsbeskrivelse Krav til kvalifikasjoner Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Planlagt fremdrift Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Tilbudets innhold Kvalifikasjonskriterier Skatteattester HMS-erklæring Økonomisk stilling Beskrivelse av Leverandørens organisasjon Kvalitetssikringssystem og styringssystem Tildelingskriterier Kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne og erfaring Pris Forbehold til Konkurransegrunnlaget Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Eiendomsrett Forhandlinger Konfidensialitet Alternative tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 2 av 11

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører åpen anbudskonkurranse med sikte på å inngå avtale om anskaffelse av et elektronisk rekrutteringssystem. Antallet eksterne stillingsutlysninger varierer, men antas å ville ligge på omkring per år. Systemet skal også benyttes ved interne stillingsutlysninger, anslagsvis inntil 30 per år. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Lånekassen etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Prosessen gjennomføres som konkurranse med forhandling i ett trinn slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Dette dokumentet (heretter Konkurransegrunnlaget) gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og er sentralorgan for utdanningsstøtteordningen som er regulert ved lov av nr 37; lov om utdanningsstøtte (utdanningsstøtteloven). Lånekassen er et statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og forvalter en kapital på ca. 120 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, noe under i tildelingsfasen og vel tilbakebetalere. Lånekassen har vel 300 ansatte, fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. For mer informasjon om Lånekassen, se lanekassen.no. Lånekassen står midt i en omfattende fornying av virksomheten for å oppnå bedre kundeservice og høyere effektivitet. Målene er nærmere beskrevet i St.meld. nr. 12 ( ) Modernisering av Statens lånekasse for utdanning. Stortingsmeldingen er tilgjengelig på 3. Presentasjon av anskaffelsen 3.1. Innledning Lånekassen besetter i dag ca eksterne og inntil 30 interne stillinger per år. Lånekassen vil inngå avtale om kjøp eller bruk av et elektronisk rekrutteringssystem som skal støtte hele prosessen fra beslutning om rekruttering, gjennom all kommunikasjon med interne og eksterne parter i hele rekrutteringsprosessen til ansettelse er foretatt og all dokumentasjon er arkivert. Anslått omfang er et estimat. Ved eventuell kjøp av rett til bruk, skal Lånekassen ikke ha noen kjøpsplikt under avtalen og ikke forplikte seg til et minsteuttak. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 3 av 11

4 3.2. Oppdragsbeskrivelse Lånekassen skal anskaffe systemstøtte i rekrutteringsprosessene. Anskaffelsen kan være kjøp av et system eller rett til bruk av en applikasjon via et web-grensesnitt. Vi ønsker et rekrutteringssystem som: automatiserer og forenkler nettannonsering, administrasjon av søkerlister og håndtering av svarbrev gir enkel og trygg tilgang til søknader og behandling av disse for ledere som skal rekruttere og for fagpersoner i personalfunksjonen søkerne oppfatter som moderne, enkelt, intuitivt og brukervennlig bidrar til effektiv kommunikasjon med søkere er enkelt å implementere i Lånekassen eller kan brukes via web-grensesnitt er brukervennlig for fagbrukerne (intuitivt brukergrensesnitt, fleksibilitet i løsninger, mulighet for bruk av forskjellige brevmaler, enkelt å bygge nettannonser osv.) kan tilpasses Lånekassens visuelle profil bruker norsk språk (mulighet for både bokmål og nynorsk) er tilrettelagt for å tilfredsstille norsk arkivlovgivning Vi ønsker at de leverandører som har mulighet for integrasjon mot Lånekassens administrative arkiv Public 360 (levert av Software Innovation), priser dette separat som en opsjon til hovedavtalen. Lånekassens vil vurdere nytte av løsningen mot kostnaden for denne funksjonaliteten Krav til kvalifikasjoner Leverandøren skal: være etablert i det norske markedet for denne type løsninger ha god kjennskap til og erfaring fra arbeid med offentlig sektor ha god skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk 3.4. Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og Del II Avtaletype og varighet Lånekassen ber leverandøren utarbeide og legge ved utkast til kontrakt basert på de krav som er satt til tjenestene. Dersom leverandøren må ta forbehold til de krav som er satt, skal dette klart fremgå av tilbudet, jf. retningslinjene i punkt 6.3. Avtalen vil løpe i tre år fra undertegnelse med opsjon for Lånekassen til å forlenge avtalen i ytterligere år Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 4 av 11

5 Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Leverandørens frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Kunden ferdigstiller evaluering av kvalifiseringsdokumenter og tilbud, gjennomfører forhandlinger og velger Leverandør Kunden varsler deltakerne om valg av Leverandør Frist for å klage på valg av leverandør Avtaleinngåelse Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 4.1. Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Undertegnet følgebrev 2. Skatteattester 3. HMS-erklæring 4. Økonomisk stilling 5. Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet 6. Beskrivelse av Leverandørens kvalitetssikringssystem og styringssystem 7. Erfaring 8. Leverandøren kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne 9. Pris 10. Utkast til kontrakt 11. Forbehold til Konkurransegrunnlaget 12. Innsynsfullmakt Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. I tillegg skal det leveres to komplette kopier i papirversjon i ringperm (med skilleark) og én elektronisk versjon på minnepinne. Hvert punkt i besvarelsen skal benevnes med de samme nummer som nevnt over og skal atskilles med skilleark med klar disposisjon først i ringpermen. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen i avsnitt 4.1 og inneholde en beskrivelse i henhold til kapittel 5 og 6 (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). Kvalitet på leveransen dokumenteres gjennom en beskrivelse av i hvilken grad Leverandøren kan møte kravene i punkt 3.2 Oppdragsbeskrivelse. Leverandøren bes beskrive sin erfaring fra tilsvarende leveranser. Erfaringen skal beskrives gjennom å fylle ut en matrise over de fem viktigste leveranser i de senere år, herunder beskrivelse av Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 5 av 11

6 oppdragets art og verdi (timer og/eller beløp). Av matrisen skal det framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden. Så langt der er mulig skal det oppgis telefonnummer som denne kan kontaktes på. Dersom Leverandøren tilbyr system som skal installeres hos Kunden, må Leverandøren delta i dette arbeidet. Leverandøren må beskrive hvordan disse prosessene gjennomføres og prises. Tilbudet skal inneholde et undertegnet følgebrev (jf. avsnitt 4.1, punkt 1). I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse. 5. Kvalifikasjonskriterier 5.1. Skatteattester Gyldige skatteattester skal leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder HMS-erklæring Gyldig HMS-egenerklæring skal leveres. Krav til dokumentasjon: Leverandørn skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Mal for HMS-egenerklæring som tilfredsstiller anskaffelsesregelverkets krav, er vedlagt, se vedlegg Økonomisk stilling Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges. Det kreves at Leverandøren har en god soliditet. Erklæringer om foretakets totale omsetning, og omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise: Totalomsetning År 1 År 2 År 3 Relevant omsetning Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 6 av 11

7 5.4. Beskrivelse av Leverandørens organisasjon Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Firmaattest skal legges ved. Leverandøren skal oppgi hvor mange ansatte selskapet har som kan levere tjenester innenfor dette aktuelle tjenesteområdet. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Lånekassen skal kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser, som for sine egne Kvalitetssikringssystem og styringssystem Det er et krav at tilbyder har et godt og velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem. Krav til dokumentasjon: Leverandørens relevante kvalitetssikrings- og styringssystemer skal beskrives. Dersom Leverandøren er sertifisert, skal dette dokumenteres med kopi av sertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende. 6. Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert. Leverandørene rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av kriteriene under, med den vekt som er angitt under hvert enkelt tildelingskriterium Kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne og erfaring Lånekassen vil vurdere kvalitet på tilbudte tjenester basert på det mottatte tilbudet og de krav som er stilt til kvalifikasjoner. Lånekassen ønsker at Leverandøren beskriver prosessen fram til kunden kan ta systemet i bruk, og vi vil vurdere leverandørens gjennomføringsevne basert på denne beskrivelsen. Vi vil vurdere i hvilken grad Leverandøren kan levere de aktuelle tjenester som er etterspurt, og hvilken erfaring Leverandøren har med tilsvarende leveranser. Vi vil gjennom de mottatte tilbudene og i samtaler med et utvalg av referansekundene vurdere de tilbudte tjenestene med vekt på leveringsdyktighet knyttet til tilgjengelighet og samarbeidsevner. Tilbakemeldinger fra oppgitte referansekunder vil være av betydning for valg av Leverandør. Tjenesten skal være åpent 24/7 med en oppetidsgaranti på 99 %. Leverandøren må beskrive og tilby en refusjonsmodell dersom faktisk oppetid ikke møter garantikravet. Dette kriteriet er vektet med 50 %. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 7 av 11

8 6.2. Pris Leverandøren skal oppgi pris eksklusiv merverdiavgift på alle relevante priselementer i nedenstående tabell. Leverandøren må oppgi alle priselementer slik at totalpris pr. år framkommer. Priselement (alle priser eks. mva.) Implementering År 1 Påfølgende år Oppstartskostnad Timepris konsulentbistand Produktkostnad Lisenskostnad (eller annen betegnelse for samme type kostnad) Vedlikehold (eller annen betegnelse for samme type kostnad) Andre faste/variable kostnader Total kostnad (implementering / pr. år) Dette kriteriet er vektet med 40 %. Opsjon: integrasjon mot Public 360 Leverandørene må prise integrasjon mot Public 360 separat. Det vil ikke være avgjørende for valg av leverandør om leverandøren kan tilby integrasjon mot Public 360 eller ikke. Integrasjon mot 360 (alle priser eks. mva.) Implementering År 1 Påfølgende år Oppstartskostnad Timepris konsulentbistand Produktkostnad Lisenskostnad (eller annen betegnelse for samme type kostnad) Vedlikehold (eller annen betegnelse for samme type kostnad) Andre faste/variable kostnader Total kostnad (implementering / pr. år) 6.3. Forbehold til Konkurransegrunnlaget Dersom Leverandøren velger å ta forbehold til Konkurransegrunnlaget, skal disse uttrykkelig synliggjøres og begrunnes. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 8 av 11

9 Forbehold til Konkurransegrunnlaget vil telle negativt ved evalueringen. Dette kriteriet er vektet med 10 %. 7. Formalia 7.1. Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er Anne Britt Fagerli Tlf: E-post: Emne: Anskaffelse av elektronisk rekrutteringssystem, ref: Anne Britt Fagerli Språk Tilbudet skal leveres på norsk Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er Lånekassen uvedkommende Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål Ref: Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Lånekassen ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument, vil ikke bli besvart Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Lånekassen fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 9 av 11

10 7.7. Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen kl Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom: Det ikke er levert innen angitte frister. Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse. Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til 11-12, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. kapittel 4, ikke er fulgt Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Kunden har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til Leverandør Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Lånekassens eiendom. Konkurransegrunnlaget og informasjon i konkurransegrunnlaget kan ikke benyttes uten Lånekassens forhåndsgodkjenning Forhandlinger Etter at tilbudene er kommet inn, vil Kunden gjennomføre forhandlinger vedrørende alle sider av tilbudene. Under avklaringene og forhandlingene skal både Kunden og Leverandøren medvirke til at grunnlaget for avtale blir entydig klarlagt både med hensyn til innhold, form og Kundens intensjon Konfidensialitet Lånekassen ber om at leverandøren behandler dette konkurransegrunnlaget konfidensielt Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 10 av 11

11 7.15. Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Rettidig leverte tilbud åpnes i Lånekassens arkiv umiddelbart etter leveringsfristen, jf. avsnitt Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes Anskaffelse elektronisk rekrutteringssystem - Ref: Leveringsadresse Tilbudet sendes til: eller leveres til: Statens lånekasse for utdanning Postboks 191 Økern 0510 Oslo Statens lånekasse for utdanning Østre Aker vei Oslo Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring Vedlegg 2: Innsynsfullmakt Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 11 av 11