Konkurransegrunnlag. Kartlegging av utdanningstilbudet i karriereveiledning i Norge. Tilbudsfrist: Kl. 14:00

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Kartlegging av utdanningstilbudet i karriereveiledning i Norge Tilbudsfrist: Kl. 14:00

2 Innhold 1 GENERELL INTRODUKSJON Om oppdragsgiver Kort beskrivelse av oppdraget Omfang og verdi av oppdraget INSTRUKS TIL TILBYDER Oppbygging av konkurransegrunnlaget Avtaletype og varighet Anskaffelsesprosedyren Endring av konkurransegrunnlaget Konfidensialitet Fremdriftsplan Gjennomføring av forhandlinger Tilbudsbrev Alternative tilbud og deltilbud Språk Forbehold Tilleggsopplysninger Frist til å levere tilbud Vedståelsesfrist Avlysing av konkurransen Tilbyders deltakelseskostnader TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD Tilbudsutforming Format på innlevert tilbud Innleveringsadresse og merking av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Om kvalifikasjonskravene Organisatoriske og juridiske forhold Økonomisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalitetssikringssystem og styringssystem TILDELINGSKRITERIER Generelt om tildelingskriteriene Pris Kvalitet Løsningsforslag BEHANDLING AV TILBUDENE OG FORMALITETER Registrering av mottatt tilbud Offentlig tilbudsåpning Avvisning av tilbud Meddelelse Returnering av dokumenter Avklaringer/klargjøringer Side 2 av 17

3 6.7 Konfidensialitet og taushetsplikt Side 3 av 17

4 1 Generell introduksjon 1.1 Om oppdragsgiver Vox - Nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk, er en etat underlagt Kunnskapsdepartementet. Vox arbeider for økt deltakelse i samfunns- og arbeidsliv ved å heve kompetansenivået hos voksne. Det legges særlig vekt på grunnleggende ferdigheter og realkompetanse. Vox forvalter driftstilskudd til studieforbund, fjernundervisningsinstitusjoner og andre organisasjoner, tildeler midler til pedagogisk utviklingsarbeid, forvalter Program for basiskompetanse i arbeidslivet, samt koordinerer karriereveiledningsfeltet i Norge. Vox gjennomfører undersøkelser, utredninger, analyser og evalueringer. Vox har rundt 90 ansatte, og har kontor i Karl Johans gate 7 i Oslo. For mer informasjon om Vox, gå inn på Om Nasjonal enhet for karriereveiledning: Vox koordinerer karriereveiledningsfeltet i Norge gjennom Nasjonal enhet for karriereveiledning. Nasjonal enhet for karriereveiledning ble opprettet på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet 1. januar Karriereveiledning skjer i alle deler av utdanningssystemet, hos Nav (inkludert attføringsfeltet) og på karrieresentre knyttet til de fylkesvise partnerskapene. Bakgrunnen for opprettelsen av enheten, var behovet for en bedre nasjonal koordinering av dette feltet i Norge. Enheten jobber for å nå seks hovedmål gitt i tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet: Styrke kvalitet og profesjonalitet i karriereveiledningen i Norge, øke kunnskapsgrunnlaget, stimulere til utvikling av likeverdige tilbud nasjonalt, fremme tilgang til karriereveiledning for unge og voksne i ulike livsfaser, supplere de fylkesvise partnerskapene med et nasjonalt og internasjonalt perspektiv, bidra til styrket samarbeid og samordning om karriereveiledning mellom de ulike sektorene og aktørene. Side 4 av 17

5 1.2 Kort beskrivelse av oppdraget En langsiktig målsetning for Nasjonal enhet for karriereveiledning, Vox er at utdanningstilbudet innen karriereveiledning 1 i Norge blir bedre. Et startpunkt for dette er å skaffe tilveie kunnskap om dette utdanningsområdet. Formålet med dette oppdraget er derfor å samle presis kunnskap om den nåværende situasjonen på dette utdanningsområdet og gi en grundig beskrivelse av tilbudet slik det fremstår i dag - både organisatorisk og faglig. I tillegg er det ønskelig å gi en beskrivelse av utviklingen av disse utdanningstilbudene sett i tilbakeblikk, samt å samle erfaring fra sentrale aktører på dette utdanningsområdet og beskrive deres vurderinger av hva som har vært, og er, de sentrale utfordringene i forhold til å utvikle og drive et utdanningstilbud innen dette faget. Kartleggingen skal resultere i en rapport som vil være med å danne grunnlaget for vurderinger av situasjonen og muliggjøre en analyse av hvilke grep som kan tas for å stimulere til en videre ønsket utvikling av et kvalitetsmessig godt utdanningstilbud innen karriereveiledning i Norge de neste årene. For mer informasjon om oppdraget, se vedlegg 1 kravspesifikasjon. 1.3 Omfang og verdi av oppdraget Vox estimerer det totale oppdraget til å ligge i verdi mellom og kr inkl. mva. Oppdraget består av 4 deler, men det ønskes kun tilbud på hele oppdraget. Ønsket frist for gjennomføring av hele oppdraget er satt til medio desember Om dette viser seg å bli for kort tid vil Vox ta en nøye vurdering ut fra innleverte tilbud på om hele oppdraget gjennomføres i helhet eller kun deler av det. 1 Både betegnelsen karriereveiledning og betegnelsen rådgiving er i bruk på dette feltet, men er i prinsippet synonymer. Betegnelsen rådgiving brukes primært i skolesektoren. Studietilbud innenfor dette fagområdet vil både kunne hete noe med karriereveiledning eller noe med rådgiving. Man må derfor være oppmerksom på at begge begrepene vil forekomme i navnene på studiene. I denne utlysningen brukes kun begrepet karriereveiledning. Side 5 av 17

6 2 Instruks til Tilbyder 2.1 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt; Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Utkast til kontrakt Vedlegg 3 HMS- egenerklæring Vedlegg 4 Egenerklæring om sosial dumping Vedlegg 5 Egenerklæring ILO-konvensjonene 2.2 Avtaletype og varighet Vox vil legge Statens standardavtaler om konsulenttjenester SSA-O (se vedlegg 2) til grunn ved inngåelse av kontrakt, hvis ikke annet framgår av kravspesifikasjonen. Dersom tilbyder har forbehold til kontrakt, skal disse klart fremgå av tilbudsbrevet jf. pkt Avtalen trer i kraft fra det tidspunkt som kontrakten blir signert. Avtalens varighet er til oppdraget som er avtalt mellom Vox og Tilbyder er gjennomført. 2.3 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som en konkurranse med forhandling, etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Del II jfr. forskriftens 5-1. Alle interesserte leverandører får anledning til å levere tilbud. Vox velger ut min. 3 tilbydere som det blir inngått forhandlinger med. 2.4 Endring av konkurransegrunnlaget Vox kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi tilbyderne informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil Vox fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. Side 6 av 17

7 2.5 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle. Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 2.6 Fremdriftsplan Aktivitet Tidspunkt Frist for å levere tilbud , kl14 Tilbudsåpning , kl09 Forhandlinger Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører , kl14 Klagefrist for valg av leverandører , kl12 Kontraktsinngåelse , kl14 Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. 2.7 Gjennomføring av forhandlinger Forhandlingsmøter vil bli gjennomført i uke hos Vox. Leverandører som velger å levere inn tilbud må sørge for å være tilgjengelig i denne perioden. Møtetidspunkt vil bli avtalt etter innlevert tilbud. 2.8 Tilbudsbrev Sammen med tilbudet skal det følge et tilbudsbrev som er datert og underskrevet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. I brevet skal det også klart fremgå hvem som er kontaktperson hos tilbyder, inkludert stilling og kontaktinformasjon (e-post adresse og telefonnummer). Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold til utkast til avtale jf. pkt. 2.2, eller til konkurransegrunnlaget jf. pkt Alternative tilbud og deltilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud eller tilbud på deler av oppdraget. Side 7 av 17

8 2.10 Språk Dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk, men det er adgang til å levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med Tilbyder. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Tilbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Tilleggsopplysninger Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse skal all kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig være skriftlig. Eventuelle spørsmål sendes med e-post til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle svar på spørsmål vil bli anonymisert og publisert på Doffin slik at alle som har meldt sin interesse får melding. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. Oppdragsgivers kontaktperson for denne konkurransen er: Tonje Foosnæs Gravås epost: tonje.gravaas@vox.no 2.13 Frist til å levere tilbud Tilbud skal være Vox i hende innen 14.juni 2012, kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 60 dager etter tilbudsfristens utløp. Side 8 av 17

9 2.15 Avlysing av konkurransen Dersom Vox har saklig grunnlag for det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor tilbydere Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, forhandling og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse i konkurransen vil ikke på noen måte forplikte Oppdragsgiver å inngå kontrakt med Tilbyder eller involvere Oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. Side 9 av 17

10 3 Tilbudets format og innhold 3.1 Tilbudsutforming Tilbudet skal leveres på en cd/minnepenn, samt ett papireksemplar, og eventuelt ett i sladdet utgave hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn vil Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 3.2 Format på innlevert tilbud Både det elektroniske og papireksemplaret skal deles opp og navngis slik de er beskrevet under. Papireksemplaret leveres i A4 format innsatt i ringperm med inndeling i skilleark, mens det elektroniske deles inn i mapper: Skilleark nr. 1 Signert tilbudsbrev (Forbehold skal fremgå av tilbudsbrevet jf. pkt. 2.8) Skilleark nr. 2 Organisatoriske og juridiske forhold (jf. pkt. 4.2) Skilleark nr. 3 Økonomisk og finansiell stilling (jf. pkt. 4.3) Skilleark nr. 4 Beskrivelse av Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner (jf. pkt. 4.4) Skilleark nr. 5 Kvalitetssikringssystem og styringssystem (jf. pkt. 4.5) Skilleark nr. 6 Tilbyders løsningsforslag Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares. Det er Tilbyders ansvar at besvarelser er lagt under riktig skilleark slik at Oppdragsgiver ikke overser viktig informasjon pga uorden i innholdet. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke være med i besvarelsen. 3.3 Innleveringsadresse og merking av tilbudet Tilbudet skal leveres i lukket og nøytral forsendelse uten Tilbyders navn eller andre kjennemerker. Forsendelsen skal merkes Anbud Kartlegging av utdanningstilbudet. Tilbudet skal leveres til Vox, nasjonalt fagorgan for kompetansepolitikk: Postadresse: Pb 236, sentrum 0103 Oslo Gateadresse: Karl Johansgate Oslo Side 10 av 17

11 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Om kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene ved deres tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Disse kravene vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 4.2 Organisatoriske og juridiske forhold Firmaattest Det kreves at Tilbyderen er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon: Firmaattest skal vedlegges. Skatteattester Deltaker skal ikke ha restanser på skatter og avgifter. Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på Tilbyders forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Attestene må ikke være eldre enn 6 (seks) måneder, regnet fra dagen for tilbudsfrist. HMS egenerklæring Tilbyder skal ha et fungerende HMS-system. Dokumentasjon: Tilbyder skal legge frem egenerklæring (vedlegg 3) om lovbestemte krav i innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Sosial dumping - egenerklæring Det kreves at Tilbyder har gode lønns- og arbeidsvilkår i tråd med tariff. Dokumentasjon: Tilbyder skal legge frem egenerklæring (vedlegg 4) vedrørende sosial dumping. Side 11 av 17

12 ILO - konvensjoner Det kreves at Leverandøren arbeider systematisk for at produksjon og leveranse av ytelser regulert i denne kontrakt skjer i henhold til bestemmelser fra ILOkonvensjonene, i leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Dokumentasjon: Tilbyder skal legge frem egenerklæring (vedlegg 5) om ILOkonvensjoner. 4.3 Økonomisk og finansiell stilling Regnskap Det kreves at Tilbyder har en økonomisk forsvarlig drift. Tilbyderen skal vise forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet Dokumentasjon: Tilbyder skal legge ved utskrift av foretakets siste årsregnskap med revisjonsberetning. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om Tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at Tilbyder har: God kapasitet og pålitelighet. Metodisk kompetanse til utforming og gjennomføring av kvalitative og kvantitative undersøkelser. Kompetanse på formidling av resultater, skriftlig og muntlig. Bemanning for dette oppdraget som har den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Forsikring om kapasitet i organisasjonen til gjennomføring i henhold til tidsplan med kvalifisert personale. Dokumentasjon som kreves av Tilbyder: Dokumentasjon på kapasitet i organisasjonen til å gjennomføre oppdraget. CV-er til prosjektleder og andre medarbeidere som skal delta i oppdraget. Dokumentasjonen skal inneholde beskrivelse av formell utdannelse, relevant arbeidserfaring og publikasjoner fra de tre siste årene. En oversikt over Tilbyders leveranser gjennomført i løpet av de siste tre år med relevans for dette oppdraget. Dersom Tilbyder har erfaring fra undersøkelser i UH-sektoren de ti siste årene skal disse inkluderes.. Oversikten skal inneholde en kort beskrivelse av leveransen, samt opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle Tilbyder har hatt i leveransen. Side 12 av 17

13 Ved bruk av eventuelle underleverandører skal dokumentasjon på nevnte krav ovenfor også leveres for underleverandører. (For mer informasjon om forbehold ved bruk av underleverandører se vedlegg 2 utkast til kontrakt). 4.5 Kvalitetssikringssystem og styringssystem. Det er et krav at Tilbyder har et godt og velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem. Leverandøren er ansvarlig for at ovennevnte krav også følges av de underleverandører leverandøren velger å bruke. Dokumentasjon: Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt. Disse skal være skriftlige. Dersom Tilbyder er sertifisert, skal dette dokumenteres med kopi av sertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende. Det kreves at Tilbyder har et bevisst forhold til miljø og samfunnsansvar. Dokumentasjon: Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er oppfylt. Dersom virksomheten har gyldige sertifikater og/eller nedskrevne rutiner, skal dette fremlegges. Side 13 av 17

14 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tilbydere rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av tildelingskriteriene i tabellen under. Hvert enkelt tildelingskriterium vil bli gitt en karakter fra 0 10 der 10 er beste karakter. Den gitte poengscoren til hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. Tildelingskriterier Vekt Pris 60 % Kvalitet 15 % Løsningsforslag 25 % 5.2 Pris Pris skal føres opp eks. mva. Det skal settes en totalpris for oppdraget samt pris på hver del av oppdraget. Kostnader som ikke er spesifisert av Oppdragsgiver, men som Tilbyder vet vil tilkomme, oppfattes som inkludert i de oppgitte priser hvis ikke annet spesifiseres av Tilbyder. 5.3 Kvalitet Tilbyderne vil her bli vurdert ut fra følgende: Kompetanse hos prosjektleder og annet utførende personale. Kompetanse fra undersøkelser i UH-sektoren. Back-up løsninger ved for eksempel sykdom hos personell eller andre uforutsette situasjoner. 5.4 Løsningsforslag Tilbyder vil bli vurdert ut fra: Plan for gjennomføring av oppdraget. Sluttdato for oppdraget. Side 14 av 17

15 Valg av metodikk og fremgangsmåter for øvrig, herunder plan for innhenting av de relevante data. Forståelse av oppdraget, vurdert på grunnlag av prosjektskissen. Side 15 av 17

16 6 Behandling av tilbudene og formaliteter 6.1 Registrering av mottatt tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Offentlig tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 6.3 Avvisning av tilbud Tilbudet vil bli avvist dersom: Det ikke er levert innen angitt tidsfrist. Det ikke er levert i en lukket, anonymisert forsendelse merket Anbud Kartlegging av utdanningstilbudet. Det i tilbudet ikke følger med et undertegnet tilbudsbrev på papir. Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrifter om offentlige anskaffelser åpner for det. 6.4 Meddelelse Dersom tilbudet blir forkastet eller avvist vil tilbyderen bli meddelt dette. Når Vox har besluttet hvilken Tilbyder som skal tildeles avtalen, vil samtlige tilbydere bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde begrunnelsen for valget og angi klagefrist for tilbyderne. De ikke antatte tilbyderne vil på forespørsel få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen. Svar på en slik forespørsel vil bli sendt senest 5 kalenderdager etter at Tilbyder har bedt om begrunnelse. 6.5 Returnering av dokumenter Ingen tilbudsdokumenter vil bli returnert. Side 16 av 17

17 6.6 Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan Vox ved forespørsel be tilbyderne foreta avklaringer/klargjøringer vedrørende tilbudet. Avklaringene kan skje skriftlig eller ved personlige møter. 6.7 Konfidensialitet og taushetsplikt Vox ber om at dette grunnlaget behandles konfidensielt. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Forvaltningsloven 13. Side 17 av 17