Anskaffelsesstrategi Trondheim kommune

Transkript

1 1 Anskaffelsesstrategi Trondheim kommune

2 2 STRATEGI FOR TRONDHEIM KOMMUNES ANSKAFFELSER FOR PERIODEN Trondheim kommunes anskaffelsesstrategi bygger på kommuneplanens samfunnsdel sin strategi om god ressursstyring. Anskaffelsesstrategien for perioden 2014 til 2017 skal legge grunnlaget for en felles overordnet tenkning og atferd, slik at kommunens anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg, effektivt bidrar til at kommunen når sine mål. Anskaffelsesstrategien gjelder for Trondheim kommune og dens virksomheter. Rådmannen har det overordnede ansvaret for gjennomføring av anskaffelsesstrategien. Hovedmål. Trondheim kommunes anskaffelser skal være økonomisk effektive og oppfordre til innovative løsninger. Anskaffelsene skal gjennomføres med vekt på kommunens samfunnsansvar. Delmål 1 Trondheim kommunes arbeid med anskaffelser skal være organisert med klare ansvarslinjer og kontrollmekanismer. Rådmannen: - Har det overordnede ansvaret for kommunens anskaffelsesstrategi. - Har ansvaret for at kommunen har en effektiv organisering av innkjøps- og anskaffelsesarbeid. - Skal gjennom lederavtaler og styringsdialog sikre at anskaffelser på enhetene gjennomføres i henhold til anskaffelsesstrategien, lover, forskrifter og reglement. - Skal etablere et system for kontroll av at inngåtte kontrakter er i samsvar med kommunens samfunnsansvar (jfr. delmål 5). - Utarbeide og tydeliggjøre sanksjonsmuligheter som vil utløses hvis leverandør ikke overholder forpliktelsen i kontrakten. Det er viktig at kommunen prioriterer tilsyn og kontroll av avtalevilkår. Innkjøpstjenesten: - Skal tilby enhetene gjennomgang av deres anskaffelsesvirksomhet og organiseringen av denne for å sikre klare ansvarslinjer og nødvendige kontrollmekanismer. - Skal gjennomføre stikkprøvekontroller av avtalelojalitet. - Skal opprette et permanent innkjøpsforum.

3 3 Enhetsleder: - Har ansvaret for at enheten gjennomfører sine anskaffelser i henhold til gjeldende anskaffelsesstrategi, lover, forskrifter og reglement. - Har etablert rutiner som forebygger muligheter for misligheter og korrupsjon knyttet til anskaffelser. - Skal gjøre alle ansatte i egen enhet kjent med fullmaktsmatrisen som synliggjør roller og ansvar i alle prosessene knyttet til anskaffelser, inkludert prosessene knyttet til leveranser og kontraktsoppfølging. - Skal sørge for en kultur med forståelse for anskaffelsesarbeidets betydning for kommunens resultater og omdømme. - Skal varsle overordnet kommunaldirektør ved mistanke om eller avdekking av brudd på konkurranselovgivningen. Delmål 2 Trondheim kommunes enheter skal ha kompetanse til å kunne gjennomføre juridisk korrekte, gode og effektive anskaffelsesprosesser. Rådmannen: - Skal være en pådriver for regelverks- og metodeutvikling, gjennom aktiv deltakelse i nasjonale fora. - Skal sikre at kommunen har tilstrekkelig antall ansatte med innkjøpsfaglig og juridisk kompetanse. - Skal sikre at det gjennomføres kompetansetiltak på anskaffelsesområdet. - Skal sikre at opplæring i anskaffelser inngår i kommunens sentrale og lokale lederopplæringsprogrammer. - Skal legge til rette for intern kompetanseoverføring. - Skal gjennom kommunens intranett og innkjøpsfaglige forum sørge for utveksling av informasjon, erfaringer og kompetanse om misligheter og korrupsjon. - Skal sikre at enhetene har tilgang til de nødvendige elektroniske verktøy for konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging. - Skal etablere et system for forvaltning og koordinering av økonomiske fullmakter. - Ansvaret for å utrede mulighetene for en integrasjon mellom E handelssystemet og kommunens regnskapssystem. - Skal sikre et tett samarbeid med andre offentlige etater for å avdekke arbeidslivskriminalitet. Innkjøpstjenesten: - Skal være kommunens kompetansesenter for anskaffelser.

4 4 - Skal være oppdatert i forhold til gjeldende lover, forskrifter og reglement knyttet til offentlig anskaffelser. - Skal sikre at alle kommunens innkjøpsavtaler er tilgjengelig på kommunens intranett. - Skal etablere opplæringsprogram/sertifiseringsprogram for alle som foretar store og omfattende innkjøp. - Skal tilby enhetene bistand, opplæring, faglig støtte og kompetansehevingstiltak knyttet til anskaffelser. - Skal sikre tilgjengelige og oppdaterte veiledere, maler og verktøy til bruk i enhetenes anskaffelsesprosesser. Enhetsleder: - Skal sørge for at enheten har tilstrekkelig og kompetent bestiller-, anskaffelsesfaglig kompetanse. - Skal utarbeide plan for kompetansehevingstiltak for å ivareta og utvikle medarbeidere som foretar anskaffelser. Delmål 3 Trondheim kommunes anskaffelser skal være basert på langsiktig planlegging, med gjennomtenkte kontraktsstrategier som legger til rette for innovative løsninger. Alle i kommunen som gjennomfører anskaffelser skal: - Benytte standardkontrakter for å sikre gjennomtenkte og balanserte kontraktsvilkår som er kjent i leverandørmarkedet. - Ta utgangspunkt i nasjonal metodikk for leverandørutvikling for å fremme innovasjon i anskaffelsene. Innkjøpstjenesten skal tilby prosessbistand til enheter som ønsker å prøve ut nye metoder. - Utfordre og stimulere til nytenkning både internt og i leverandørmarkedet. Spesielt er det viktig å stimulere til nye teknologiske løsninger, for eksempel innen velferdsteknologi. - Gjennomføre en risikoanalyse som en del av kontraktsstrategien knyttet til større anskaffelser. Denne skal omfatte livssykluskostnader, universell utforming, miljø, sosiale krav og vurderinger knyttet til bruk av innovasjonsmetodikk - Foreta konkrete vurderinger av mulighetene for å benytte regionale innovasjons- og utviklingsmidler, spesielt regionale forskningsfond. - Kommunen skal ha tett samarbeid/årlige konferanser med ulike bransjer for å utvikle innovasjon, produktivitet og kvalitet til leverandører.

5 5 Delmål 4 Trondheim kommunes anskaffelsesprosesser skal omfatte god og effektiv kontraktsoppfølging. Enhetsleder: - Skal til enhver tid ha oversikt over løpende kontrakter. - Skal sikre at kontraktsvilkårene respekteres og utnyttes best mulig gjennom hele avtaleperioden. - Skal benytte kontraktsstrategien for den enkelte anskaffelse til å legge til rette for at viktige leveransepunkter kvalitetssikres, og at endringsmeldinger, tilleggsordre og avviksmeldinger håndteres effektivt. - Skal på grunnlag av risikovurderinger av inngåtte kontrakter, sette inn tiltak som sikrer effektiv kontraktsoppfølging. - Skal sørge for at preklusive frister (frister hvor oversittelse umiddelbart kan medføre rettstap) overholdes, herunder reklamere over feil og mangler innenfor angitte frister. Delmål 5 Trondheim kommunes anskaffelser skal gjennomføres med vekt på kommunens samfunnsansvar. Ved alle anskaffelser i kommunen: - Skal det stilles etiske krav. Det skal være nulltoleranse for barnearbeid, korrupsjon, brudd på grunnleggende menneskerettigheter og faglige rettigheter. - Skal det arbeides aktivt for å hindre at kommunens kontrakter går til leverandører/underleverandører som benytter svart arbeid, hvitvasking av økonomiske midler eller driver annen kriminell virksomhet. - Skal det stilles og følges opp sosiale/etiske krav i leverandørkjeden/ produksjonsprosessen der dette kan bidra til at leveranser til kommunen blir produsert i henhold til ILOs kjernekonvensjoner (blant annet minstelønnstandard) og nasjonal lovgivning i produksjonslandene. - Skal kommunen være en synlig pådriver i offentlig sektor for å sikre mest mulig bærekraftig anskaffelse og redusere miljøbelastningen ved å stille miljøkrav til leverandørene. Dersom kommunen inngår kontrakter med selskaper uten godkjent miljøledelsessystem skal selskapene kunne dokumentere at de har et velfungerende miljøledelsessystem med strategier for kontinuerlig forbedring.

6 6 Rådmannen gjennomgår sine verktøy og strategier for e-handel slik at disse gjør det mulig for enhetene faktisk og enkelt å etterleve målsetningen for anskaffelsesstrategien. - Skal kommunen bruke anskaffelser som et virkemiddel for å nå målsettinger om å redusere og resirkulere avfall, utvikle mer miljøvennlige transportløsninger og redusere forbruk av energi og utslipp av klimagasser. - Kommunen skal stille krav til fagkunnskap, profesjonalitet, gjennomføringsevne, kvalitet og produktivitet i bransjer. Vi ønsker at Trondheim kommune også skal etterspørre fagbrev/fagkompetanse hos bedrifter. - Skal kommunen ved inngåelse av avtaler i bransjer med behov for lærlingeplasser, settes som vilkår at virksomheten er tilknyttet en godkjent lærlingeordning og er en aktiv lærebedrift med jevnlig inntak av lærlinger. - Det skal stilles skjerpede og mer konkrete krav til bruk av et konkret antall lærlinger ved utførsel av oppdrag for Trondheim kommune. Vi ønsker at det skal være lærlinger på alle større bygge- og anleggsprosjekter i kommunene, og at det settes et % vis krav i henhold til prosjektets størrelse. - Kommunen ønsker å begrense antall ledd i kontraktskjeden i bygge- og anleggskontrakter, maks 2 ledd etter totalentreprenør. - Kommunen vil tilstrebe at egenproduksjonen hos totalentreprenør skal være på minimum 25 %