Retningslinjer og mål for ivaretakelse av miljø- og klimahensyn i anskaffelser i NAV

Transkript

1 Retningslinjer og mål for ivaretakelse av miljø- og klimahensyn i anskaffelser i NAV Innledning Det følger av lov om offentlige anskaffelser 5 offentlige oppdragsgivere er pålagt å ta hensyn til miljø i alle anskaffelser «der dette er relevant», jf. lov om offentlige anskaffelser (LOA) 5. Ordlyden i LOA 5 første og andre ledd er som følger (vår understreking): «Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter. Departementet kan gi forskrift om det nærmere innholdet av bestemmelsen. Oppdragsgiveren kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene og kriteriene har tilknytning til leveransen.» Det fremgår av forarbeidene til bestemmelsen ((Prop. 51 L ( )) at 5 første ledd, første setning innebærer at NAV som oppdragsgiver skal ha overordnede retningslinjer for hvordan miljø- og klimahensyn skal ivaretas i organisasjonen. Retningslinjene skal reflekteres i den enkelte anskaffelse, og er som følger: Vurdere om det er «relevant» å ta hensyn til miljø i anskaffelsen LOA 5 inneholder ingen konkrete krav til i hvilke tilfeller miljø- og klimahensyn skal ivaretas i en konkret anskaffelse. Oppdragsgiver må derfor gjøre en konkret vurdering av om anskaffelsen utgjør en vesentlig miljøbelastning slik at det er «relevant» å stille miljøkrav. Dersom konklusjonen er at anskaffelsen utgjør en vesentlig miljøbelastning så er oppdragsgiver pålagt å ta hensyn til miljø i anskaffelsen. Dersom det er «relevant» å ta hensyn til miljø Innkjøpsfaglig skjønn Hvordan oppdragsgiver konkret velger å la miljøhensyn komme til uttrykk i den enkelte anskaffelse, for eksempel hvordan oppdragsgiver formulerer relevante miljøkrav ved utformingen av konkurransegrunnlaget i en konkret anskaffelse, er underlagt det

2 innkjøpsfaglige skjønn. En forutsetning er vel og merke at det er innenfor de begrensninger som regelverket setter. Hvordan ta miljøhensyn Oppdragsgiver kan ta i betraktning miljø- og klimahensyn på mange forskjellige måter og på forskjellige stadier av anskaffelsen. Dette betyr at de, brukt riktig, kan benyttes som kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, i kravspesifikasjonen eller som kontraktsvilkår. Det kan for eksempel stilles krav om miljøledelsesstandarder i kvalifikasjonsfasen, eller det kan utformes relevante tildelingskriterier eller kravspesifikasjoner. Oppdragsgiver kan også kreve en spesiell merkeordning eller ivareta miljø- og klimahensyn gjennom kontraktskrav. Prosedyren innovasjonspartnerskap kan være godt egnet for å frembringe nye, grønne løsninger. Oppdragsgiver kan også legge til rette for det samme gjennom dialog med markedet forut for kunngjøring og bruk av åpne behovsspesifikasjoner fremfor detaljerte tekniske spesifikasjoner. Se miljøsiden på NAVET for utfyllende veiledning av hvordan man kan ta hensyn til miljø i en anskaffelse. Må ha tilknytning til leveransen Kravene og kriteriene som stilles må ha tilknytning til leveransen. Dette innebærer blant annet at oppdragsgiver ikke har adgang til å stille krav til leverandørens generelle virksomhet. Kravene må være knyttet til ytelsen som anskaffelsen gjelder. Kjøpes det biler, kan det for eksempel ikke stilles krav til leverandørens produksjon av båter. Regelverket åpner imidlertid for å legge vekt på forholdene under produksjonsprosessen selv om disse ikke har påvirket produktets egenskaper. Det kan for eksempel være tale om svært forurensende produksjonsmetoder eller ulovlig avvirkning av skog. Plikt til å vektlegge livssykluskostnader Det gjøres oppmerksom om at dersom det er relevant å ta hensyn til miljø i anskaffelsen inkluderer dette samtidig en plikt til å ta hensyn til livssykluskostnader, jf. LOA 5. Livssykluskostnader omfatter alle direkte og indirekte kostnader ved en vare, tjeneste eller bygge- og anleggsarbeider, ikke bare innkjøpsprisen. Dette omfatter oppdragsgiverens eller andre brukeres kostnader, som omstillingskostnader, installeringskostnader, driftskostnader, vedlikeholdskostnader, utskiftningskostnader, skatter og avgifter og salgskostnader. Livssykluskostnader kan også omfatte kostnader knyttet til eksterne virkninger på miljøet, selv om dette ikke er kostnader på oppdragsgivers hånd. Det kan være tale om kostnader forbundet med utslipp av klimagasser, andre forurensende utslipp og andre klimatiltakskostnader. Bruk av livssykluskostnader som tildelingskriterium kan være en måte oppdragsgiver kan ta hensyn til livssykluskostnader på (se forskrift om offentlige anskaffelser 18-1 og 18-2), men livssykluskostnader kan også trekkes inn på andre stadier av anskaffelsesprosessen. De områdene der det er mest aktuelt å ta hensyn til livssykluskostnader, er de anskaffelsene som genererer store driftskostnader innenfor IKT, bygg, anlegg og eiendom og transport.

3 De grunnleggende prinsippene i LOA 4 må overholdes Prinsippene om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet må overholdes. Det vil si at kravene som stilles må stå i rimelig forhold til det som anskaffes. Den miljømessige effekten av kravene må veies opp mot kostnader og administrative byrder som oppdragsgiveren og leverandøren påføres ved oppfølgning og overholdelse av dem. Ikke alle anskaffelser utgjør en vesentlig miljøbelastning, og miljøkrav vil ofte ha større effekt i store anskaffelser enn små. På den annen side vil også små anskaffelser kunne ha en ikke ubetydelig miljøeffekt. For eksempel er miljøgifter karakterisert ved at de utgjør en betydelig miljørisiko i små mengder. Rutine for hvordan miljø følges opp i avtaleperioden Når en anskaffelse utgjør en vesentlig miljøbelastning, følger det av forarbeidene til 5 at det må foreligge rutiner for hvordan anskaffelsen skal følges opp. Det vil variere fra anskaffelse til anskaffelse hvordan det er mest hensiktsmessig å følge opp avtalen i avtaleperioden. Dette kommer an på hvilken måte miljø ble hensyntatt i den konkrete anskaffelsen. Vi anbefaler derfor at innkjøperen ved oppstart anskaffelsen gjør en vurdering av hvordan det er mest hensiktsmessig å følge opp anskaffelsen i avtaleperioden når det gjelder miljøhensyn. Oppfølging kan for eksempel gjøres ved hjelp av egenrapporteringsskjema fra leverandøren. Dette må i så fall informeres om i konkurransegrunnlaget. Overordnede miljømål for anskaffelser i NAV I LOA 5 kreves det som nevnt at oppdragsgiver skal «innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning». Difi har uttalt at dette blant annet innebærer at oppdragsgiver skal fastsette konkrete miljømål som skal gjelde for alle organisasjonens anskaffelser, og at disse målene må reflekteres i den enkelte anskaffelse. På denne bakgrunnen er det fastsatt overordnede mål innenfor miljø, som NAV skal tilstrebe å oppnå gjennom sine anskaffelser. Målene skal være retningsgivende for alle anskaffelser i NAV der hvor det er relevant å ta hensyn til miljø. Det må vurderes i den enkelte anskaffelse hvordan miljø skal hensyntas for å oppnå de overordnede miljømålene. Mål om mer miljøvennlige løsninger Når det er hensiktsmessig for det som skal anskaffes skal det vurderes om det er mulig med mer miljøvennlige løsninger ved utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget. Eksempler som kan bidra til å nå dette målet: åpne for innovative løsninger og bruk av videoutstyr i stedet for reising. Mål om emballasjeoptimalisering og miljømessig forsvarlig returordning for emballasje Ved anskaffelse av varer er det et mål å redusere omfanget på emballasjen som varene leveres i, samt sikre at emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte gjennom en returordning (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning). Sistnevnte kan gjøres ved å kreve at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling. EU har anbefalte miljøkriterier for

4 emballasje til IT-utstyr som bør følges der det er hensiktsmessig: Mål om anskaffelse av varer med lang livssyklus Ved anskaffelse av varer skal det når det er hensiktsmessig stilles krav som bidrar til at produktet har lang levetid. Eksempler på krav som kan bidra til å nå dette målet: krav om garantiordning i en fastsatt tidsperiode, krav om vedlikehold og reparasjon og langsiktig tilgang til reservedeler i forbindelse med dette, krav om muligheter for gjenbruk, krav om oppgradering i en fastsatt tidsperiode (særlig aktuelt for IKT-utstyr). Mål om miljømerking I de anskaffelsene det er hensiktsmessig skal det stilles krav om miljømerking. Mål om bruk av mer miljøvennlige materialer Ved anskaffelse av varer skal det tilstrebes å bruke materialer som medfører minst mulig miljøbelastning i forbindelse med fremstillingen, og som påvirker miljøet minst mulig i driftsperioden og etter avhending. Eksempler som kan bidra til å nå dette målet: bruk av fornybare råvarer, gjenvunnet materiale, bærekraftig materiale og bruk av bioplast med mer. Mål om renere og mer energieffektive kjøretøy Det skal stilles krav til utslipp og energiforbruk for kjøretøyene som anskaffes slik at de er renere og mer energieffektive. Eksempler på krav som kan bidra til å nå dette målet: maksimumskrav til utslipp eller krav om nullutslipp, krav til bærekraftig biodrivstoff, krav om eco-driving og krav om euroklasse. Mål om mer miljøvennlig produksjon Ved anskaffelse av varer skal det tilstrebes å velge varer som blir produsert på en miljøvennlig måte. Eksempler som kan bidra til å nå dette målet: produksjonsmetoder med lavt energiforbruk. Mål om å redusere miljøbelastningen for IKT-utstyr De mest alvorlige miljøutfordringene i forbindelse med IKT-utstyr er knyttet til energibruk og kjemikalieutslipp i produksjon, energiforbruk i drift, produktenes innhold av farlige kjemikalier. For å redusere miljøbelastningen for IKT-utstyr bør det, når det er hensiktsmessig, derfor etterspørres IKT-utstyr med: - lang levetid - lavt energiforbruk i drift (NAV er som minimum pålagt å legge energisparingskravene i Energy Star-ordningen til grunn ved anskaffelse av IKT-utstyr, jf. forskrift av 25. juni 2010 nr. 940.) - muligheter for gjenbruk - langsiktig tilgang til reservedeler - gjenvinning av materiale - forsvarlig avfallshåndtering ved å benytte godkjent returselskap for EE-avfall.

5 Endringslogg Dato Endringsbeskrivelse Ver Dokumentet opprettet 0, Dokumentet godkjent Overordnede miljømål lagt til 2.0