Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene Fornyingskonferansen 31. oktober 2013

Transkript

1 Prosjekt: Utvikling av egenkontrollen i kommunene Fornyingskonferansen 31. oktober 2013

2 Endringer i kommuneloven 1. juli 2013 Rapporteringsplikt i årsberetningen: I kommuneloven 48 nr 5 innføres det et krav om rapportering om internkontrollen i årsberetningen til kommunen. Dette er ment som et virkemiddel til å sette arbeidet med internkontrollen på dagsordenen lokalt. Kravet innebærer at det skal gjøres rede for både iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll.

3 Prosjektorganisering Følgende kommuner deltar: Jevnaker, Nordre Land, Nord- Aurdal, Lillehammer, Gausdal og Østre Toten. Tidsplan: 6. mai februar Prosjekteier: Embetsledelsen Prosjektleder: Aslaug Dæhlen Nettverkssamlinger med deltakende kommuner

4 Hovedprosjekt Utvikling av egenkontrollen i kommunene, herunder økt bruk av egenkontroll i de statlige tilsynene Målet for prosjektet: Få til et godt egenkontrollsystem som bidrar til god styring, læring og en helhetlig utvikling av kommunale tjenesteyting og forvaltningspraksis. Avgrensning: Rådmannens internkontroll. Omfang og vurdering av forvaltningsrevisjoner.

5 Egenkontrollen Er den samlede kontrollen kommuner fører med egen virksomhet.

6 Egenkontrollen Rådmannens internkontroll er en viktig del av egenkontrollen. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Kommuneloven 23 nr 2. God egenkontroll vil kunne redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. God egenkontroll gir grunnlag for læring og forbedring.

7 Hensikten med internkontroll Kvalitet og effektivitet i tjenestene Kostnads- og resultateffektivitet Tilfredse brukere og innbyggere Forbedringsarbeid Helhetlig styring og riktig utvikling Utvikling i tråd med vedtatte mål God samspill mellom virksomhetsstyring og internkontroll Etterlevelse av lover og regler Kvalitet og tilgang på tjenester Hindre myndighetsmisbruk Forebygge uønskede hendelser

8

9 Forbedring av internkontroll KS: Rådmannnens internkontroll Hvordan få orden i eget hus? Internkontroll og kontrollaktiviteter må være basert på risikoanalyser. Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring. Det er nødvendig med mer formalisering av internkontrollen. Kommuner bør ta utgangspunkt i eksisterende virksomhetsstyring når internkontrollen skal styrkes.

10 Delprosjekter Utvikle og kvalitetsforbedre kommunenes eget styringssystem Skjer gjennom dokumentet «Slik styres kommunen» beskriver et helhetlig internkontrollsystem som kan oversendes Fylkesmannen eller Kontrollutvalget for å vise den overordnede styringen.

11 Utarbeide en mal «Slik styres kommune» Organisering Delegering Oppdrag og rammer Rapportering Oppfølging av internkontrollen

12 Organisering Rådmannens styringsdokumenter Organisering organisasjonskart Møtestruktur

13 Delegering Overordnede styringsdokumenter for rådmannen Delegeringsreglement Rådmannens styringsdokumenter: Administrativt delegeringsreglement Maler for lederavtaler

14 Oppdrag og rammer Overordnede styringsdokumenter for rådmannen: Økonomireglement Kommuneplan Kommunedelplaner, temaplaner osv. Handlingsprogram

15 Rapportering Økonomi Tjenesteproduksjon Medarbeidere Internkontrollmomenter (skal bidra til at rådmannsgruppa får relevant informasjon til riktig tid): Status på oppfølging/gjennomføring av politiske vedtak Risikovurderinger Status avvik Iverksatte tiltak for å lukke avvik Eventuelle gjennomførte kontroller bestilt av rådmann Forslag til nye tiltak eller kontroller på bakgrunn av erfaringer eller analyser

16 Internkontrollens virkeområde Sektorovergripende: Virksomhetsstyring Felles og overordnede reglement: Delegeringsreglement Etiske retningslinjer Personalforvaltning og arbeidsgiverområdet Økonomi og finansforvaltning Datasikkerhet og personvern Tjenestespesifikk Internkontroll innenfor ulike tjenesteområder Støtteprosesser Internkontroll innenfor IKT, anskaffelser, økonomi og personal

17 Kontrollaktiviteter Behov for egne kontrollaktiviteter? Avvikshåndtering gir tiltak og læring basert på erfaring.

18 Økt bruk av risikovurderinger Utvikle risikokartlegging og bruk av risikovurderinger i egen internkontrolloppfølging

19 Større bruk av risikovurderinger

20 Bruk av risikovurderinger Vurdere risiko i forhold til: Skade på liv og helse Brukere Innbyggere Ansatte Brudd på rettsikkerhetsgarantier, herunder enkeltpersoners rett til «riktige» og forsvarlige tjenester Økonomisk tap/skade Redusert samfunnssikkerhet «Politisk» skade Annen skade

21 Rådmannens årlige risikovurdering til årsrapporten En vurdering av den sektorovergripende internkontrollen Selve internkontrollsystemet Kan utvides til også å gjelde: En vurdering av styringen av de ulike tjenestene, eks skoleeierrollen En vurdering av måloppnåelse En vurdering av risiko for uønskede hendelser En vurdering av internkontrollen i støttesystemene (basert på rapportering) En vurdering av internkontrollen innenfor de ulike tjenestene (basert på rapportering)

22 Internkontroll et lederansvar: Har ansvar for internkontroll Har betryggende kontroll Ansatte er kjent med internkontrollsystemet Bruker ROS analyser og har et godt bilde av organisasjonens/virksomhetens risiko Ansatte vet hva som skal meldes avvik på Ansatte oppfordres til å melde avvik Har nødvendig og lovpålagte dokumentasjon Alle ansatte er kjent med dokumentasjonen Dokumentasjonen er oppdatert og korrekt. Har tilstrekkelig kunnskap om internkontroll

23 Hva er nytt? Gjennom dette prosjektet utvikles et rapporteringssystem hvor den enkelte kommune avgir en årlig egenvurdering av risiko og internkontrolloppfølging. Denne skal rapporteres til kommunestyret og kontrollutvalget. Jfr. Nytt krav i kommuneloven. Dette gis også som en tilbakemelding til Fylkesmann. En slik tilbakemelding gir et grunnlag for om det er behov for tilsyn eller forvaltningsrevisjon. Det anbefales at Fylkesmannen i større grad gjennomfører egne vurderinger av behovet for tilsyn. Prosjektet bør bidra til å gi en bedre tilbakemelding til sentrale statlige myndigheter på helhetsperspektivet som kommunen representerer. Utarbeider en mal for «Slik styres kommunen» Utarbeider en mal for «Hva er god internkontroll?»