Anskaffelsesfunksjonen som strategisk styringsverktøy hva skal til?

Transkript

1 Anskaffelsesfunksjonen som strategisk styringsverktøy hva skal til? v/ Områdedirektør Tor Allstrin (KS advokatene) på KSI årssamling i Bergen 18. april

2 Hvor ble det av Helge Eide?

3 Det store bildet?

4 Et utfordringsbilde F.eks sitat fra den årlige PwC modenhetsanalyse fra 2013: «den viser en økende erkjennelse av den rollen innkjøp har i å støtte virksomhetens bærekraftige verdiskaping og realisering av deres strategiske mål. Dette innebærer et økende behov for at innkjøpsfunksjonen må utnyttes som et virkemiddel for å oppnå virksomhetens strategiske mål. Rapporten fastslår også i år at norske virksomheter har noe å strekke seg etter når det gjelder å realisere potensialet som ligger i ledende innkjøpspraksis.» Er dette utfordringsbilde fortsatt dekkende?

5 Overordnet perspektiv; utvikle egen Anskaffelsesstrategi En strategi sikrer at kommunestyret og rådmannen skal har et eierskap til det gode innkjøp Strategien er en plan som reflekterer de ulike ønsker/mål som er besluttet og hvilke verktøy som må benyttes for å nå målene For å nå målene må kommunen ha bevissthet rundt en rekke forutsetninger som må være oppfylt

6 Lederskap Gode anskaffelser er et lederansvar Anskaffelsesstrategien har fastsatt mål og verktøy Godt lederskap kan ikke vedtas men må gjennomsyre den «røde tråden» i hele organisasjonen

7 Organisering Organisering av anskaffelsesfunksjonen Klart definert del av virksomhetens organisasjonsmodell, med et mandat som tydeliggjør hvilke anskaffelser som skal skje sentralt eventuelt desentralt Klare fullmakter Organiseringen av den enkelte anskaffelse Tydelige samarbeids- og ansvarsmodeller Sette sammen team på tvers Brukerperspektiv

8 Eksempel fra Bærum kommune: «Bærum kommunes anskaffelsesstrategi skal legge grunnlaget for en felles forståelse og beste praksis, slik at kommunens anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg effektivt bidrar til at kommunen når sine mål. Strategien gjelder for alle tjenestesteder i Bærum kommune. - Anskaffelsesarbeidet i Bærum kommune skal kjennetegnes av økt profesjonalitet. Anskaffelser er et strategisk viktig område for kommunen og skal være med på å sikre at kommunen når sine mål. Iverksetting av anskaffelser skal besluttes strategisk på bakgrunn av analyser av kommunens anskaffelsesporteføljer.»

9 Konsekvensen for organiseringen: «Rådmannen fra 2015 styrket anskaffelsessjefens ansvar. Anskaffelsessjefen fikk med virkning fra prosessansvar for gjennomføring av alle anskaffelser av varer og tjenester i kommunen med verdi over kroner eksklusive merverdiavgift. (ref. Rådmannens Oppdragsbrev for 2015). Kommunestyret vedtok å utvide anskaffelsessjefens ansvar til å gjelde alle anskaffelser over kroner eksklusive merverdiavgift. Dette trår i kraft Det faglige ansvaret og ansvaret for oppfølging av kontrakt er fortsatt organisert i linjen, men med anskaffelsesenheten som viktig samarbeidspartner.»

10 Styring Anskaffelsesvirksomheten anbefales fulgt opp gjennom fastsetting og styring av definerte mål, handlingsplaner og retningslinjer Må følges opp og måles Avvik følges opp og tas lærdom av Ikke negativt fokus på feil, men organisasjonen må lære av feilene Ved målrettet arbeid kan anskaffelser inngå i kostnadsstyringen

11 Kompetanse hos medarbeidere Det er et lederansvar å sørge for kompetanseoppbygging og nødvendig kapasitet til å arbeide med anskaffelser Det skjer mye positivt, men fokuset må fortsette Anskaffelser er et eget fagområde og må derfor behandles som det

12 Andre faktorer Systemer og teknologi Leverandørmarkedet Samarbeidspartnere

13 Startprogram innovative anskaffelser Startprogram innovative anskaffelser Startprogram innovative anskaffelser ANSKAFFELSER SOM INNOVASJONSMOTOR METODEN OM DELTAGELSE I INNOVATIVE ANSKAFFELSER For politisk, administrativ og fagledelse i fylke, kommuner og offentlige virksomheter Bakteppet og forventede effekter Innovasjon gjennom anskaffelser Strategisk forankring Intern organisering Virkemidler Felles anskaffelser Ledelsesworkshop For ansatte/prosjektledere/rådgivere i innkjøp- og fagavdelinger. Konsulenter Prinsipp og metodikk Planlegging Behovskartlegging Leverandørdialog Behovsspesifikasjon Prosedyrer Virkemidler Anskaffelse av innovasjon For leverandører Bakteppet Er det offentlige et marked for oss? Prinsipp og prosess Om dialog før anskaffelser Brukere, behov og behovsspesifikasjoner Hvordan nå opp i en innovativ anskaffelsesprosess? Virkemiddelapparatet Forventinger til leverandører Samarbeid mellom leverandører Anskaffelsesregelverket Gründer og SMB

14 Nysgjerrig på Startprogram i din kommune? Følg nettsiden for informasjon om når Startprogrammet arrangeres i din kommune eller region Vi prøver å kjøre Startprogrammet rundt i hele landet, målet er å arrangere der det er ønske og behov Ta kontakt med Anne Romsaas i KS om du har forslag til konferanser eller arenaer som Startprogrammet kan være en del av; anne.romsaas@ks.no

15 Anskaffelsesprosessen

16 Noen avsluttende ord: Dere har en svært viktig rolle i den enkelte kommune/innkjøpssamarbeidet Løft fokuset fra det daglige og bruk tid på å utarbeide en strategi Søk samarbeid, bygg nettverk utnytt KSI KS er pekt på sammen med NHO i forenklingsutvalget det er viktig at dere bruker denne kanalen

17