Oppfølging av etiske krav Eksempler fra Stavanger kommune

Transkript

1 Oppfølging av etiske krav Eksempler fra Stavanger kommune Lin Helliesen, Økonomi-Innkjøp, Stavanger kommune Nettverksseminar Difi/IEH,

2 Innhold Vårt utgangspunkt og tilnærming Krav til leverandørene Eksempel 1: Blomster Eksempel 2: Mobiltelefoner Oppsummering hva har vi lært

3 Vårt utgangspunkt Arbeidet med etisk handel krever ressurser og kompetanse Kan være vanskelig å sette av nok tid når mye annet skulle vært gjort «i går» Samtidig: Mye kunnskap, veiledning og verktøy tilgjengelig

4 Vårt utgangspunkt (forts.) Handlingsplan for etisk handel revidert primo 2012 ( ): Etiske kontraktsvilkår skulle stilles i alle varekontrakter Ambisjonsnivået endret i løpet av 2012: Anvende etiske krav i de vareanskaffelser, minimum tre per år, der en risikovurdering tilsier et behov for dette (rammeavtaler og/eller enkeltanskaffelser) Årlig risikovurdering i november av kommende anskaffelser medio 2014 Mye prøving og feiling, men nyttige erfaringer

5 Hva er det vi krever? IEHs minstekrav (trinn 1) for at leverandører skal oppfylle krav: System for sporbarhet i leverandørkjeden Retningslinjer for etisk handel (Code of Conduct) på plass Ha formidlet retningslinjer i leverandørkjeden System for å følge opp kravene Trinn 2 tar utgangspunkt i at dette er på plass og går i dybden på enkeltprodukter

6 Eksempler på oppfølging i Stavanger kommune Eksempel 1: Blomster til kommunens bed Eksempel 2: Mobiltelefoner

7 Eksempel 1: Blomster Rammeavtale for levering av blomster til kommunens bed Leverandør oppga følgende i egenrapporteringsskjema: 1. Ingen produksjon/tilvirkning (eks. importør/grossist) 2. Kjøper både av leverandører med og uten egen produksjon/tilvirkning 3. Blomstene produseres /tilvirkes stort sett i Norge, men også i Holland, Danmark, Tyskland og Belgia 4. Hadde ikke i løpet av de siste 6 mnd kartlagt risikoen for brudd på arbeidstakerrettigheter (jf. etiske krav) hos den eller de som produserer/tilvirker og ferdigstiller varene Siden det meste av denne produksjonen foregår i Norge og er innenfor norsk lov og regelverk

8 Eksempel 1: Blomster (forts.) 4. Liten/ingen risiko for brudd på etiske krav hos produsent og den/de som ferdigstiller varene 5. Har etiske retningslinjer/krav for innkjøp som omfatter de samme kravene som oppdragsgiver la til grunn for kontrakten 6. Kravene er formidlet til enkelte mellomledd 7. Har system for oppfølging av mellomledd for å påse at disse videreformidler kravene/retningslinjene til produsenter som ferdigstiller varene: «Har et tett samarbeid med de norske produsentene som også er våre eiere. De må som alle andre forholde seg til norsk lovverk og regler. Som fra arbeidsmiljøtilsynet og mattilsynet. Våre utenlandske hoved- samarbeidspartnere har sertifisering som tilfredsstiller våre krav.»

9 Innhenting av ytterligere informasjon

10 Risikovurdering av svar Skala for vurdering av risiko: Spørsmål i egenrapporteringsskjema Spørsmål 1 og 2: Leverandørtype Ikke til stede / ingen kunnskap / uvilje til forbedring. Rød betyr ikke nødvendigvis brudd Mangelfullt / begrenset kunnskap / i prosess Bra / tilfredsstillende Svar og vurdering Ikke egen produksjon. Kjøper av produsenter og ikke-produsenter Spørsmål 3: Hvor produseres / tilvirkes og ferdigstilles varene? Spørsmå 4 og 5: Om risikokartlegging og risikovurdering av produsenter og ferdigstillere av komponeneter og varer Mest fra Norge, men også Nederland, Danmark, Tyskland og Belgia Ikke kartlagt. Jfr. Bør vurdere risiko for sosial dumping i norsk landbruk. Sier liten og ingen risiko for brudd. Vanskelig å vite uten risikovurdering. Spørsmål 6: Har leverandøren CoC for leverandørkjeden på samme nivå? Sier ja, men har ikke lagt ved. Spørsmål 7: Er CoC formidlet skriftlig til mellomledd og produsenter? Som en logisk konsekvens av spm. 6 Spørsmål 8: Oppfølging av CoC hos mellomledd Som en logisk konsekvens av spm. 6 Spørsmål 9: Oppfølging av CoC hos produsent / Som en logisk konsekvens av spm. 6. Etablering av system er i prosess tilvirker? Spørsmål 10: Videre outsourcing av produksjon Skjer ikke

11 Forespørsel om ytterligere informasjon fra leverandør Sendte risikomatrise og følgende oversikt over tiltak til leverandør Nr. Tiltak Status Videre arbeid Dato ferdig 1 Leverandøren ettersender Code of Conduct som viser at denne er på samme nivå som Oppdragsgivers etiske krav. 2 Leverandøren fokuserer / følger med på "sosial dumping". Ikke uvanlig i norsk landbruksnæring. Ansvarlig hos leverandør Kontaktinfo ansvarlig Skjema utfylt av: Dato: (signatur)

12 Svar fra leverandør Lenke til etiske retningslinjer på nettsidene til Fair Flowers Fair Plants (FFP) Rutinebeskrivelse for regler og krav til utenlandske leverandører Kommuneleveranse for 2012: planter, hvorav ca importerte => Liten risiko Fikk skriftlig bekreftelse på medlemskap i FFP

13 Vurderinger Vår vurdering i samråd med IEH: Risiko relativt liten Retningslinjer på nivå med våre Tilstrekkelig oppfølging Grundigere risikovurdering i forkant kunne gitt annen prioritering av ressursene Gir uansett nyttige erfaringer

14 Eksempel 2: Mobiltelefoner Etiske kontraktskrav stilt i konkurranse om levering av mobiltelefoner, PDAer mv, på grunnlag av risikovurdering: Vareanskaffelse Produksjon i lavkostland Relativt høy kontraktsverdi: 10,8 mill. kr over 4 år kun for Stavanger kommune Høy symbolverdi og stor signaleffekt ved brudd/tiltak Spesielt ved denne anskaffelsen: Skulle ha iphone, ikke bare en «mobiltelefon» Kjedehuset/Nordialog valgt som leverandør Kontraktsansvarlig sendte egenrapporteringsskjema til Kjedehuset kort tid etter kontraktsmøtet Utfylt egenrapporteringsskjema mottatt noen uker seinere

15 Egenrapporteringsskjema for oppfølging av leverandør (trinn 1)

16 Vurderingsskjema for egenrapporteringsskjema trinn 1: Stavanger kommune Ikke til stede / ingen kunnskap / uvilje til forbedring. Rød betyr ikke nødvendigvis brudd Mangelfullt / begrenset kunnskap / i prosess Bra / tilfredsstillende Leverandør Kjedehuset AS Kontraktsansvarlig hos oppdragsgiver SETT INN Dato sendt skjema SETT INN Dato svarfrist Dato kontraktsinngåelse SETT INN Vurdering av risiko for brudd på etiske krav hos Kjedehuset Anskaffelse / varer Type avtale Cirka verdi per år Kontaktinformasjon hos leverandør Spørsmål 1 og 2: Leverandørtype Spørsmål 3: Hvor produseres / tilvirkes og ferdigstilles varene? Spørsmå 4 og 5: Om risikokartlegging og risikovurdering av produsenter og ferdigstillere av komponeneter og varer Mobil, PDA, headset, telefoner, web-kamera Rammeavtale 2,7 mill eks mva; totalt 10.8 for hele kontraktsperioden på fire år Anwar Farrag, tlf , e-post: afa@kjedehuset.no Har ikke egen produksjon. Kjøper varer fra produsenter og ikke-produsenter Skriver om komplekse leverandørkjeder, hvilket er korrekt, men svarer ikke på spørsmålet. Oppgir å ha "delvis kartlagt risiko". Ingen tilfredsstillende risikovurdering. Det som gjøres er på overordnet og sier lite om faktiske forholdene i produksjonen. De "lener seg på" det arbeidet som gjøres av merkevareselskapene, hvilket for så vidt er ok, men dette viser at leverandøren selv ikke har gode systemer for risikokartlegging og-analyse. Oppgir å være liten risiko for brudd på arbeidstakerrettigheter hos produsent / ferdigstiller. Et stort antall rapporter viser et helt annet bilde - at brudd er "vanlig". Spørsmål 6: Har leverandøren CoC for leverandørkjeden på samme nivå? Sier ja, men har ikke. Leverandøren har virksomhetsinterne retningslinjer, men ikke retningslinjer som er på samme nivå som oppdragsgivers krav og som gjelder for leverandørkjeden. Spørsmål 7: Er CoC formidlet skriftlig til mellomledd og produsenter? Sier ja til enkelte mellomledd og produsenter, men siden leverandøren ikke har tilfredsstillende retningslinjer for innkjøp, kan heller ikke disse være kommunisert skriftlig i leverandørkjeden. Spørsmål 8: Oppfølging av CoC hos mellomledd Se spørsmål 7 og 8. Spørsmål 9: Oppfølging av CoC hos produsent / tilvirker? Se spørsmål 7 og 8. Spørsmål 10: Videre outsourcing av produksjon Ja, det skjer ofte. Vurdering av skjema og forslag til tilak Forslag til tiltak: 1) Leverandøren redegjør for hvor varene er ferdigstilles til ferdig / komplett produkt (dette er et absolutt krav) 2) Leverandøren utarbeider og vedtar retningslinjer for innkjøp, som gjelder for leverandørkjeden. Retningslinjene er, som et minimum, på samme nivå som oppdragsgivers etiske krav. 3) Leverandøren kommuniserer sine "ny retningslinjer for innkjøp ", skriftlig, til aktører i leverandørkjeden. 4) Leverandørene lager et system for oppfølging basert på "de nye retningslinjene". Dersom leverandøren ikke vil iverksette de anbefalte tiltakene, må han på annen måte redegjøre for hvordan han systematisk og målrettet vil jobbe for å påse at de etiske kravene som oppdragsgiver har lagt til grunn for denne kontrakt, blir etterlevd.

17 Runde 2: iphone og Nokia Vi var for generelle i egenrapporteringsskjema: Spesifiserte ikke konkrete produkter Valgte derfor ut et mindre antall produkter som vi ønsket å undersøke nærmere: Apple iphone 3GS 8GB Apple iphone 4 16 GB Apple iphone 4 32 GB Nokia 3710 Oppfølging av Apple gjennomgås her

18 Vi ba Kjedehuset om ytterligere informasjon: Hvor er varene produsert (land/by) og har produsent mottatt/akseptert etiske krav fra Kjedehuset? Beskrivelse av hvordan og til hvem i leverandørkjeden Kjedehusets krav er kommunisert Beskrivelse av Kjedehusets system for å påse at etiske krav etterleves i leverandørkjeden for de konkrete produktene

19 Informasjon fra Kjedehuset Telenor ASA har «Prinsipper om ansvarlig leverandøratferd» og standardkontrakt (ABC-avtale) som skal inngås av alle kontraktspartnere til Telenor Prinsippene fastsetter viktige minimumskrav i tråd med Stavangers krav Telenor gjennomfører inspeksjoner ovenfor leverandører og oppfølgingsmøter med sikte på kontinuerlig forbedring Det foreligger ingen ABC-avtale med Apple per i dag. Telenor forsøker å få på plass en slik avtale Kjedehuset anbefalte Stavanger kommune å ta ut Apple-telefonene av sitt sortiment

20 Vurdering i samråd med IEH Apples etiske retningslinjer tar opp i seg alle elementer (og flere enn) Stavanger kommunes etiske krav Apple har system for ansvarlig leverandøratferd på lik linje med Telenor Det foreligger mye informasjon på internett om hva Apple gjør Apple viser vilje til forbedring og er langt mer åpne om det de gjør enn mange andre selskaper Apple har offentliggjort brudd på etiske krav i Apple Progress Report (2011 og 2012) Apple meldte seg inni Fair Labour Association (FLA) i januar 2012 Apple må åpne fabrikkene for ekstern revisjon, uavhengig tilsyn og kontroll Ingen andre teleselskaper er med i slike organisasjoner FLA krever mer enn IEH av sine medlemmer

21 Konklusjon: Beholde Apple-telefoner i vårt sortiment inntil ny informasjon eventuelt tilsier noe annet Kjedehuset burde hatt mer informasjon lettere tilgjengelig Nye oppslag om Apple i 2012: Umenneskelige forhold på fabrikk for ferdigstilling av iphone 5 i forbindelse med lanseringen Stavanger tok kontakt med IEH: Ba om ytterligere opplysninger fra Kjedehuset (se neste side)

22 Ytterligere informasjon forespurt fra Kjedehuset i e-post: Viste til kritikk av Apple/Foxconn og vedla rapporter om grove brudd Ba om opplysninger om hva leverandør eventuelt eier hadde foretatt seg siden vi sist var i dialog med dem Ba Kjedehuset tegne et enkelt leverandørkjedekart Ba dem videre redegjøre, på inntil to A4-sider (eller mindre), hva leverandør/eier gjør overfor Foxconn for å sikre etterlevelse av våre etiske krav. Beskrivelsen skulle inneholde: 1. En risikovurdering av leverandørkjeden for iphone 5 2. Tiltak som er iverksatt for å redusere risikoen 3. Kopi av, eller en beskrivelse av, eventuelle behov for forbedringer (ofte kalt Corrective Action Plan ) 4. Hva gjøres, helt konkret, for å rette opp i forholdene Ba om eventuell revisjonsrapport for iphone 5, alternativt iphone 4 om ikke første var tilgjengelig

23 Svar fra Kjedehuset: Uten ABC-avtale mellom Telenor og Apple, har ikke Telenor innsyn i leverandørkjeden til Apple, og kan ikke sette opp en risikoanalyse av leverandørkjeden har ikke tilgang til ev. revisjonsrapporter fra Apples oppfølging av egen leverandørkjede Apples rutiner overholder Telenors standarder Innebærer å identifisere risiko i leverandørkjeder, foreta inspeksjoner, og gripe inn ved hendelser Apple åpen (internett) om sine revisjoner av egen leverandørkjede, og har bl.a. lagt ut artikkel om Apples revisjon av Foxconn og hvordan dette følges opp

24 Vurderinger «Stavanger kommune tar informasjonen til etterretning og vil fortløpende vurdere behovet for mer informasjon og/eller tiltak. Vi ser at dette er så langt vi kommer med saken i denne omgang.» (Nokia 3710 også klarert i egen prosess)

25 Oppsummering Realistisk ambisjonsnivå: Start i det små og gjør konkrete erfaringer Bruk de verktøy som passer, gjør det enkelt Signaleffekt av alt arbeid er viktig

26 Neste steg Juridisk grunnlag for å ta i bruk sosiale/etiske krav som teknisk spesifikasjon (kvalifikasjonskrav) og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav er tatt i bruk av Helse Sør-Øst/ Sykehuspartner og Stavanger kommune Stadig videreutvikling i samarbeid med IEH og Wikborg og Rein Veiledende kunngjøring og leverandørkonferanse modner markedet

27 Spørsmål? Takk for meg!