Erfaringer fra anskaffelse av vektertjenester

Transkript

1 Erfaringer fra anskaffelse av vektertjenester Vigdis Myran Juridisk fagansvarlig DepKjøp

2 Innholdet i presentasjonen Formålet med presentasjonen Kort om DSS Bakgrunn vekteravtalen Markeds- og behovsvurdering Rettslige rammer Gjennomføring av konkurransen Kort om leverandøroppfølging Oppsummering

3 Formålet med presentasjonen Erfaringer kjøp av vektertjenester i DSS

4 Kort om Departementenes servicesenter - DSS (1) Visjon et attraktivt og effektivt byråkrati Formål DSS er regjeringens instrument for en effektiv, sikker og fremtidsrettet departementsvirksomhet.

5 Kort om DSS (2) Sikkerhetstjenesteavdelingen (SAV) Ansvar for fysisk sikring Skal yte sikkerhets-, resepsjonstjenester til departementsfellesskapet i henhold til gjeldende trusselbilde og inngåtte tjenesteavtaler. Kontrakts- og leverandøroppfølging

6 Kort om DSS (3) Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Rådgivningstjeneste Juridisk og merkantil bistand

7 Bakgrunn - vekteravtalen Hendelsen : stort behov for å kjøpe vektertjenester betydelig usikkerhet knyttet til antall fremtidige lokasjoner endring av type og antall lokasjoner, inkludert endring av lokasjoner til byggeplasser mv ikke tilstrekkelig antall egne ansatte samtlige regjeringsbygg skulle sikres

8 Markeds- og behovsvurdering (1) Behov knyttet til vektertjenestene Strategisk viktig anskaffelse Behov for god kompetanse og kapasitet Ønske om størst mulig grad av konkurranse i markedet

9 Markeds- og behovsvurdering (2) Antatt 4 aktører med tilstrekkelig kapasitet Ingen antatt store nok til å håndtere avtalen alene Behov for egnet fordeling av oppdraget, samt egnet administrering av leverandørene i kontraktsperioden

10 Rettslige rammer (1) Rettslig ramme i anskaffelsesforskriften: Rammeavtale med 1 Rammeavtale med flere: krav til fordelingsnøkkel eller minikonkurranser

11 Rettslige rammer (2) Vurdering og konklusjon: Rammeavtale med 3 leverandører Avrop etter fordelingsnøkkel Åpen anbudskonkurranse

12 Gjennomføring av konkurranse (1) - kvalifikasjonskrav Formål sikre egnede leverandører 3 leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget: levering av vektertjenester med døgnkontinuerlig bemanning med minst 20 vektere over lengre tidsperioder. tilstrekkelig bemanning til å gjennomføre denne rammeavtalen.

13 Gjennomføring av konkurranse (2) - tildelingskriterier Formål : identifisere det beste tilbudet TK 1 Kompetanse De tilbudte vekternes/teamets kunnskap og erfaring relatert til vektertjenester Formell kompetanse som er relevant for å gjennomføre oppdraget

14 Gjennomføring av konkurranse (3) - tildelingskriterier TK 2 Oppdragsforståelse Vurdering av beskrevet tilnærming til oppdraget TK 3 Pris Døgnpris Ukespris Døgnpris og timespris

15 Gjennomføring av konkurranse (4) - krav til ytelsen, eksempler Formål: sikre leveringsdyktighet og kapasitet - i)krav til 30 vektere i døgnkontinuerlig turnus 7 dager i uken (omtrent 150 vektere) - ii)vektere som har fullført minimum vekterkurs trinn 3 etter foreliggende regelverk, i praksis minimum 4-6 mnd vektererfaring

16 Gjennomføring av konkurranse (5) - kontraktsgrunnlag Egenutviklet rammeavtale Spørsmål fra leverandør til dette Hvorfor ble ikke NS 8434 benyttet?

17 Gjennomføring av konkurranse (6) Mottok 4 tilbud Utfordringer ved evalueringen Alle hadde besvart krav i) og ii) ulikt Forhandlingsforbud Likebehandlingsprinsippet Konkurransen ble avlyst

18 Gjennomføring av konkurranse (7) - runde 2 Hva måtte endres? Samme kvalifikasjonskrav Noe modererte tildelingskriterier Minimumskrav moderert og presisert Kontraktsgrunnlag supplert med NS 8434 Mottok tilbud fra samme 4 leverandører

19 Gjennomføring av ny konkurranse (8) - valg av kontrakt Egenutviklet rammeavtale med bilag NS 8434 med noen endringer I den grad ikke annet følger av rammeavtalen gjelder NS 8434:2008

20 Kort om leverandøroppfølging Jevnlige oppfølgingsmøter med leverandørene Etter behov, ca 4-6 uke Avtagende behov for møter utover i kontraktsperioden Praktiske, operative avklaringer skjer fortløpende Bruk av fordelingsnøkkelen Noe utfordring ved praktisk bruk av fordelingsnøkkel da behovet varierer og det er noe usikkerhet mht fremtidig uttak. Krever en del administrasjon fra oppdragsgiver

21 Oppsummering (1) Utforming av minimumskrav Utforming av tildelingskriterier og dokumentasjonskrav Fokus på de ulike standarder i forskjellige bransjer, ref NS 8434

22 Oppsummering (2) Parallelle rammeavtaler med fordelingsnøkkel krever strukturert kontraktsadministrasjon

23 Oppsummering (3) Spørsmål? Innspill? Kommentarer?

24 Takk for oppmerksomheten! tlf