Hva skal til for å vinne en offentlig anbudsrunde?

Transkript

1 Hva skal til for å vinne en offentlig anbudsrunde? Honne, v/innkjøpsleder Øystein Sætrang

2 Hedmark fylkeskommune Viktigste ansvarsområder: Videregående skoler, tannhelse, veier, offentlig transport, regional utvikling 2000 ansatte Innkjøpsvolum: MNOK rammeavtaler 4 innkjøpsrådgivere

3 Styringsdokumenter Lov og forskrift Innkjøpsstrategi fra 2008 Innkjøpspolitikk fra 2010

4 Lov og forskrift 5 Grunnleggende krav: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen.

5 Innkjøpspolitikk - mål Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder: Ha fokus på at leverandører av importerte varer overholder grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter (ILOs kjernekonvensjoner) og tilbyr arbeidere og bønder rimelig betaling Ha fokus på at det ikke forekommer sosial dumping hos leverandører av norskproduserte varer og tjenester Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i fagenheter og virksomheter Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører

6 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget angir: Formaliteter Kvalifikasjonskrav Kravspesifikasjon Tildelingskriterier Avtalevilkår For oppdragsgiver: Konkurransegrunnlaget er oppdragsgivers endelige utspill til markedet. Det vi sier der, må vi gjøre! Derfor prøver vi å gjøre en så god jobb som mulig (brukergruppe, markedssøk etc) MEN: Alltid fare for at et konkurransegrunnlag har iboende svakheter Tukling i ettertid blir sjelden bra

7 Følg med på Doffin Abonner på kunngjøringer (CPV, stikkord) Meld interesse Last ned dokumentene Besvar Still spørsmål hvis noe er uklart

8 Formaliakrav Tilbudsbrev skal være datert og undertegnet Tilbudet med skal utformes skriftlig Tilbudet skal være merket: «13/xxxx» Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke Tilbudet skal leveres i 1 papireksemplar + på minnepinne Tilbudet skal leveres innen angitt tilbudsfrist Alle spørsmål, krav og avklaringspunkter skal besvares Ingen vesentlige forbehold Tips: Bruk en ryddig og nøyaktig person

9 Avvist siste året Tilbud mottatt for sent Mangelfullt utfylt prisskjema Vesentlig forbehold Ikke sammenlignbare tilbud Merk: Oppdragsgiver har plikt til å avvise på gitte vilkår (forhold ved leverandør/tilbud)

10 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav skal sikre at tilbyder er kvalifisert (J/N): Obligatoriske og juridiske krav: Firmaattest Skatteattest (maks 6 mnd) MVA-attest (maks 6 mnd) HMS-attest (2 underskrifter) Økonomisk og finansiell stilling Kredittvurdering ofte score 3 Teknisk stilling varierer kan være: Erfaring tilsvarende oppdrag og gode referanser Kvalitetssikringssystem Gjennomføringsevne og kapasitet Forhold til etisk handel Miljøaspekter Bekreftelse på bruk av andre foretaks ressurser

11 Avvist det siste året For dårlig økonomi (lav kredittscore) Manglende erfaring fra tilsvarende oppdrag Manglende kvalitetssikringssystem Manglende gjennomføringsevne (sårbar) Manglende bekreftelse på disposisjon over annet foretaks ressurser

12 Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er våre minimumskrav til varen/tjenesten (J/N). Aktuelle tema: Funksjonalitet Brukervennlighet Kvalitet/Garanti Miljøaspekter Språk Åpningstider og tilgjengelighet Kun mindre avvik kan aksepteres

13 Avvist siste året Tilbud på ukurante varer Manglende funksjonalitet Kun opplevd en gang at leverandør skriver NEI på oppfyllelse av minimumskrav Vanlig: Ja, men Ved vesentlig avvik: Tilbudet avvises

14 Avtalevilkår Avtalevilkår skal oppfylles underveis i avtaleperioden: Generelle avtalevilkår Spesielle avtalevilkår, bl.a: Varighet og opsjoner Miljøfyrtårnsertifisering, Grønt Punkt Prisreguleringer Spørsmål Ja Nei Evnt. komm. Kan spesielle avtalevilkår aksepteres (se vedlegg)? Kan standard avtalevilkårene aksepteres (se vedlegg)?

15 Avvisning siste år Sjelden forbehold/kommentarer til avtalevilkårene

16 Tildelingskriterier Tildelingskriterier benyttes til å rangere tilbyderne. Aktuelle kriterier er: Eksempel Eksempel idrettsutstyr: idrettsutstyr: Pris: Pris: % Sortimentsbredde: Sortimentsbredde: % Oppstartsaktiviteter/Avtaleperiodeaktiviteter/Service: Oppstartsaktiviteter/Avtaleperiodeaktiviteter/Service: % Miljø: Miljø: % Nettbutikk og logistikkløsning: 10 % Nettbutikk og logistikkløsning: 10 Disse bør besvares ryddig og grundig kun dokumentasjon blir vurdert Manglende besvarelse gir score 0 Tilbudene blir sammenlignet med hverandre punkt for punkt Merk: Vi tukler ikke med vektingen i etterkant! Høy pris kan rettes opp med høy score på de andre kriteriene.

17 Eks. prisskjema med miljømerkeinfo

18 Hvordan vinne? Oppfyll formaliakrav Oppfyll kvalifikasjonskrav Oppfyll minimumskrav Aksepter spesielle og standard avtalevilkår Ikke ta vesentlige forbehold Vær ærlig gi korrekte opplysninger Til slutt: Totalt best score på tildelingskriteriene

19 Oppsummert Konkurransegrunnlaget: Angir spillereglene Kan virke omfattende Ikke alltid så mye å besvare som det kan se ut til Besvarelsen: Lever innen tidsfrist på riktig sted Pass på at alt ligger ved Svar på ting i riktig rekkefølge Gi utfyllende og presise svar, så oppdragsgiver ikke må spørre (for det er ofte ikke lovlig)

20 Ikke mist motet Vanligvis bare en vinner Begrunnelsesplikten er nedfelt i FOA Tildelingsbrevet gi mye info spiss pennen til neste runde

21 Karenstid, innsyn og klage Ikke misbruk innsynsretten Karenstiden er en sikkerhetsventil Klag til KOFA ved klare regelverksbrudd

22 Takk for oppmerksomheten!