Forespørsel. vedrørende. Anskaffelse av Bil og Biladministrasjon

Transkript

1 Forespørsel nr. AVT vedrørende Anskaffelse av Bil og Biladministrasjon (heretter Eidsiva) Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 1 av 9

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KORT OM EIDSIVA-KONSERNET KONKURRANSEN KONFIDENSIALITET OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER VARE/TJENESTE SOM ETTERSPØRRES REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN KVALIFISERING OG KUNNGJØRING AV KONKURRANSEN KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSVERKTØY CONTIKI AVTALEPERIODE AVTALE FORESPØRSELSBEKREFTELSE SPØRSMÅL OPPLYSNINGSPLIKT OFFENTLIGHET KRAV TIL TILBUDET LEVERINGSFORM TILBUDSMOTTAKER FORBEHOLD TILBUDSFRIST TILBAKEKALLING OG ENDRING VEDSTÅELSESFRIST TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET BEHANDLING AV TILBUDET TILBUDSÅPNING AVVISNING AV TILBUD FORHANDLINGER AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER KRAV TIL LEVERANDØRER LEVERANDØRINFORMASJON KONTRAKTSTILDELING VEDLEGG... 8 Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 2 av 9

3 1 INNLEDNING 1.1 Kort om Eidsiva-konsernet Eidsiva Energi AS er den største aktøren innen produksjon, overføring og salg av kraft i Hedmark og Oppland. Konsernet er et av innlandets største industriselskap med en årlig omsetning på cirka 4 milliarder kroner, kunder, ansatte, en vannkraftproduksjon på 3,3 TWh og kilometer med linjer og kabler. Eidsiva Energi AS har 6 virksomhetsområder. Ref. Av disse 6 virksomhetsområdene er og Eidsiva Vannkraft AS de to største brukerne av biladministrasjon. 1.2 Konkurransen Eidsiva er en del av forsyningssektoren og anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser og av forskrift for forsyningssektoren. Konkurransen gjelder anskaffelse av bil og biladministrasjon. Prosedyren for anskaffelsen vil være konkurranse med forhandlinger. 1.3 Konfidensialitet Opplysninger gitt i denne forespørselen med alle bilag er å betrakte som konfidensielle, og skal ikke benyttes for andre formål enn utarbeidelse av tilbudet. 2 OPPDRAGET 2.1 Oppdragsgiver er største bruker av biladministrasjon i Eidsiva-konsernet og av denne grunn er oppdragsgiver på vegne av konsernet. Eidsiva kan beslutte at avtalen(e) med leverandøren(e) skal gjelde for andre selskaper i Eidsiva konsernet. Leverandøren(e) vil da være forpliktet til å inngå tilsvarende avtale med slike selskaper, på samme vilkår, jamfør. vedlegg 1, Del A punkt 3.1 og Vare/tjeneste som etterspørres Eidsiva ønsker deres firma som tilbyder av bil og/eller biladministrasjon. Leveransen skal dekke Kundens behov for anskaffelse, drift og finansiering av kjøretøy. Anskaffelsens formål, omfang og varighet fremkommer i vedlegg 1: Avtale, Del A Leveringsomfang og Del E Kundens kravspesifikasjon. Dersom det er behov for flere opplysninger for å kunne tilby en tilfredsstillende løsning, kan henvendelse skje til Eidsivas kontaktperson som angitt i punkt 3.2. Eidsivas svar vil bli oversendt alle tilbydere via Contiki, jamfør punkt REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Kvalifisering og kunngjøring av konkurransen Denne konkurransen utlyses på Doffin. Vi gjør oppmerksom på at forespørselen er sendt til flere aktuelle tilbydere. Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 3 av 9

4 3.2 Kontraktsgjennomføringsverktøy Contiki Eidsiva benytter kontraktsgjennomføringsverktøyet Contiki. All kommunikasjon med oppdragsgiver i konkurransefasen skjer via Leverandørportalen i Contiki som er vårt grensesnitt mot de inviterte leverandørene. Hvis det er spørsmål knyttet til konkurransen eller hjelp til bruk av Contiki ta kontakt med Arne Brudal. arne.brudal@eidsivaenergi.no 3.3 Avtaleperiode Avtalens varighet er 4 år med opsjon for Eidsiva på forlengelse med 1+1 år på samme vilkår. 3.4 Avtale Avtalevilkår i vedlegg 1 legges til grunn. Avtalen vil bli tilpasset slik at den beskriver det som er aktuelt i henhold til tilbud og forhandlinger i tillegg til om avtalen gjelder hele eller deler av leveranseomfanget (Alternativ A, B, C, D, E, F, G, H, I og/eller J) jamfør punkt 4.6. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til vilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av vilkårene i vedlagte avtaleforslag, vedlegg 1, skal forbeholdene presiseres i tilbudsmatrise (vedlegg 2), arkflik 5 Forbehold. Eventuelt forbehold til avtalen vil være relevant ved tildelingsvurderingen, og vil komme i betraktning under tildelingskriteriet 2. Avtalebetingelser, se punkt 6.2. nedenfor. 3.5 Forespørselsbekreftelse Vennligst bekreft din interesse for å delta i konkurransen i Contiki. 3.6 Spørsmål Dersom det er spørsmål og behov for flere opplysninger for å kunne gi en tilfredsstillende løsning skal dette gjøres direkte i Contiki. Eidsiva vil besvare alle spørsmål samtidig til alle tilbydere i Contiki. Siste frist for spørsmål er Oppdragsgiver vil ikke besvare telefonhenvendelser vedrørende oppdraget i tilbudsperioden Opplysningsplikt Eidsiva vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Eidsiva beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen, jamfør punkt 6.1. nedenfor. Tilbyder kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for ovennevnte forhold, og eventuelt etter tildeling, hvorfor tilbud ikke ble valgt. En slik henvendelse vil bli besvart senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Eidsiva hovedprinsippene i lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 4 av 9

5 Som følge av dette ber vi ved behov om muligheten til å få tilsendt tilbud hvor tilbyder tydelig har merket de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Leveringsform 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et signert tilbudsbrev. 2. Tilbudet skal være merket Tilbud AVT-00058, Bil og Biladministrasjon 3. Tilbudet skal leveres på norsk alternativt annet skandinavisk språk. 4. Tilbudet skal leveres både elektronisk i Contiki og i 1 papireksemplar. Ved eventuelt avvik mellom tilbud levert elektronisk og på papir er papireksemplaret gjeldende. 5. Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes pr. post. Tilbyder er selv ansvarlig for eventuelle forsinkelser i postforsendelsen. 6. Utfylt Tilbudsmatrise (Excel, alle arkfliker) skal vedlegges. 7. Det betales ikke for utarbeidelse av tilbud. 4.2 Tilbudsmottaker Tilbudet skal lastes opp elektronisk i Contiki. Skriftlig tilbud sendes til: Postboks Hamar Att: Arne Brudal 4.3 Forbehold Det vil være anledning til å ta forbehold dersom forbeholdene ikke er vesentlige. Eventuelle forbehold skal klart fremgå samlet og skal skrives inn i vedlagte tilbudsmatrise som returneres i utfylt stand (jamfør punkt 4.1, Utfylt Tilbudsmatrise) og skal være så presise og entydige at Eidsiva kan vurdere disse uten å måtte ta kontakt med tilbyderen. 4.4 Tilbudsfrist tilbakekalling og endring Tilbudsfristen er den kl Tilbudet skal være Eidsiva i hende før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i dette dokumentet. 4.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager etter tilbudsfrist. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. 4.6 Tilbud på deler av oppdraget Oppdraget er delt opp i 10 alternativer, det er mulig å gi tilbud på ett eller flere av følgende alternativer. Alternativ A: Omfatter biladministrasjon av alle kjøretøy. Omfatter finansiering av kjøretøy ved leasing. Ref Del E Kundens kravspesifikasjon punkt 3. Krav til biladministrasjon Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 5 av 9

6 Alternativ B: Omfatter kjøp av biler av typen Pickup, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.1 Krav til kjøretøy Alternativ C: Omfatter kjøp av biler av typen Varebil 2 seter, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.2 Krav til kjøretøy Alternativ D: Alternativ E: Omfatter kjøp av biler av typen Stasjonsvogn 5 seter, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.3 Krav til kjøretøy Omfatter kjøp av biler av typen SUV, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.4 Krav til kjøretøy Alternativ F: Omfatter kjøp av biler av typen Kassebil<3500kg, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.5 Krav til kjøretøy Alternativ G: Omfatter kjøp av biler av typen Kassebil>3500kg, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.6 Krav til kjøretøy Alternativ H: Omfatter kjøp av biler av typen Lastebil<7500kg, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.7 Krav til kjøretøy Alternativ I: Alternativ J: Omfatter kjøp av biler av typen Hybrid 5 seter sedan, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.8 Krav til kjøretøy Omfatter kjøp av biler av typen Elbil, se punkt 4 i Del E Kundens kravspesifikasjon og punkt 4.9 Krav til kjøretøy Tilbyder må angi hvilke alternativ (A, B, C, D, E, F, G, H, I og/eller J) som tilbudet omfatter. Leveranser under alternativ A forutsettes også å omfatte administrasjon av spesialkjøretøy som gatelysbiler, kranbiler, lastebiler, ATV, snøscootere med mere som skal anskaffes utenom denne avtalen (disse kjøretøy skal anskaffes på separat avtale). Kunde forbeholder seg retten til å tildele oppdraget til én Leverandør, eller dele opp oppdraget på flere Leverandører. Dette kan gjøres på blant annet følgende måte: Eksempel 1: Det inngås avtale med Leverandør X på det totale omfanget i denne forespørselen, Alternativ A, B, C, D, E, F, G, H, I og J Eksempel 2: Det inngås avtale med en Leverandør på biladministrasjon og finansiering, jamfør Alternativ A Det inngås rammeavtaler med Leverandører på levering av biler på kjøretøytype B, og/eller kjøretøytype C, og/eller kjøretøytype D, og/eller kjøretøytype E, og/eller kjøretøytype F, og/eller kjøretøytype G, og/eller kjøretøytype H, og/eller kjøretøytypegruppe I, og/eller kjøretøytype J, jamfør alternativ B, C, D, E, F, G, H, I, og J, hvorav Leverandør av Alternativ A kan være en av Leverandørene. I den grad underleverandører benyttes, skal disse oppgis i tilbudet og ansvar være hos Leverandør. Avtaler med underleverandører skal fremlegges på anmodning. Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 6 av 9

7 5 BEHANDLING AV TILBUDET 5.1 Tilbudsåpning Offentlig tilbudsåpning vil ikke finne sted. 5.2 Avvisning av tilbud Tilbud som ikke er Eidsiva i hende innen tilbudsfrist vil bli avvist. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 5.3 Forhandlinger Eidsiva forbeholder seg retten til å forhandle med en eller flere av tilbyderne om hele eller deler av anskaffelsen. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen Eidsiva forbeholder seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen forutsatt at det foreligger saklig grunn for dette. Det tas forbehold om at avtalene godkjennes av oppdragsgivers styrende organer. 6.2 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier med vekting (Karakterskala 0-5, hvor 5 er toppkarakter. Tilbyder med høyest vektet score vurderes best). Eidsiva har valgt å bruke to sett med tildelingskriterier i denne konkurransen. Tilbud på Alternativ A vil bli evaluert etter Tildelingskriterier for biladministrasjon, mens tilbud på Alternativ B, C, D, E, F, G, H, I og J vil bli evaluert etter Tildelingskriterier for kjøretøy. Tildelingskriterier for biladministrasjon Vekting 1. Pris 30-40% Kunde vil beregne kostnader ut i fra priser som er oppgitt i tilbudsmatrise. 2. Avtalebetingelser 5-10 % I den grad Tilbyder har tatt forbehold i henhold til angitt Avtalegrunnlag, og forbeholdene ikke er av en slik art at Eidsiva finner grunn til å avvise tilbudet, vil tilbyderne bli målt opp mot hverandre i forhold til betydningen av de forbehold som er tatt. 3. Besvarelse på kravspesifikasjon 40-50% Kunde vil vurdere besvarelse på kundens kravspesifikasjon. All funksjonalitet innen biladministrasjonsløsningen som blant annet brukertilgang, rutiner, rapporter, fakturering og oppfølging vil bli vurdert. Tilbyders evne til rådgivning ved valg av kjøretøy, disponering av kjøretøy og kostnadsoptimalisering ved drift vil bli vurdert. 4. Referanser og erfaring 10-20% Referanser og erfaring fra tilsvarende oppdrag vil bli vurdert. VEKTET SCORE 100 % Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 7 av 9

8 Tildelingskriterier for kjøretøy Vekting 1. Pris 30-40% Kunde vil beregne kostnader ut i fra priser som er oppgitt i tilbudsmatrise. 2. Avtalebetingelser 5-10% I den grad Tilbyder har tatt forbehold i henhold til angitt Avtalegrunnlag, og forbeholdene ikke er av en slik art at Eidsiva finner grunn til å avvise tilbudet, vil tilbyderne bli målt opp mot hverandre i forhold til betydningen av de forbehold som er tatt. 3. Besvarelse på kravspesifikasjon 20-30% Kunde vil vurdere besvarelse på kundens kravspesifikasjon. Her vil blant annet komfort, sikkerhet, funksjonalitet og kvalitet bli vurdert. 4. Service og leveringsevne 15-25% Her vil blant annet garanti, produktbredde, servicenett og leveringstid bli vurdert. 5. Referanser 10-15% Referanser fra kunder. Vektet score 100% Eidsiva ber om at tilbyder redegjør nærmere for oppfyllelsen av disse kriteriene, og at disse så langt som mulig dokumenteres. Det presiseres at kriterienes nærmere innhold ikke er uttømmende angitt, og at det må tas hensyn til de opplysninger som fremkommer av konkurransegrunnlaget og oppdragets art for øvrig. 6.3 Krav til leverandører Eidsiva vektlegger etisk forretningsførsel, HMS, kvalitet og ytre miljø ved valg av leverandør. Krav til leverandør er våre minimumskrav som leverandører skal ivareta. Levering av tilbud anses som at kravene er lest og akseptert. Krav til leverandører finner du på under Leverandører/Krav til leverandører. 6.4 Leverandørinformasjon Tilbyder bes om å vedlegge følgende dokumentasjon: Kopi av kvalitets- og eller miljøsertifikater, alternativ kort beskrivelse av Kvalitetssystem eller Internkontrollsystem Firmaattest fra Brønnøysundregisteret Skatteattest fra ligningsmyndighetene, attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder HMS-egenerklæring Det er en forutsetning at valgte tilbyder kan dokumentere økonomisk soliditet ved tidspunktet for avtaleinngåelsen. Dersom ovennevnte ikke kan dokumenteres, står Eidsiva fritt til å avvise leverandøren. 6.5 Kontraktstildeling Eidsivas beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet samtidig og skriftlig per e-post til alle tilbyderne i rimelig tid før formell kontraktsundertegning skal finne sted. Klagefristen vil bli 10 kalenderdager fra varslingsdato. 7 VEDLEGG Vedlegg 1: Avtale Vedlegg 2: Tilbudsmatrise Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 8 av 9

9 Tilbyder skal kontrollere at alle dokumentene ovenfor er mottatt. Eventuelle rettinger, presiseringer eller tillegg til forespørselen vil bli sendt alle tilbydere. Med vennlig hilsen Arne Brudal Innkjøper Forespørsel Bil og Biladministrasjon Side 9 av 9