Praktisk implementering og kontraktoppfølging. Tanja Huse-Fagerlie Difi

Transkript

1 Praktisk implementering og kontraktoppfølging Tanja Huse-Fagerlie Difi

2 Praktisk implementering og kontraktoppfølging Hvordan lærer jeg av dette forholdet slik at det blir enda bedre neste gang? Hvordan få mest mulig ut av forholdet? Hvem skal ha ansvar for hva? (NOEN er ofte INGEN) Kan vi gjøre ting enda mer effektivt? Hvordan sikrer jeg god kommunikasjon og samarbeid? Hvordan sikrer at det faktisk blir levert som bestilt? Hvorfor skal leverandøren ønske å beholde meg som kunde? Hvordan får jeg alle andre til å kjenne og benytte avtalen?

3 IMPLEMENTERINGSSFASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGS- FASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller INFORMASJON OM AVTALEN Kontaktinformasjon til både oppdragsgiver og leverandør Avtalens varighet, omfang og estimerte verdi Avtalt leveringsinformasjon? Avtalt kvaliteten på leveransen Avtalt samarbeid- og oppfølgingsnivå Avtalt implementering og opplæring samt rutiner for utfasing Leverandørens forpliktelser vedrørende samfunnsansvar Avtalt fakturering og prisregulering Avtalt nivå og prosedyrer vedrørende levering av statistikk Avtalte prosedyrer vedrørende e-faktura Avtalt nivå og løsning vedrørende e-handel

4 IMPLEMENTERINGSSFASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGS- FASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGSMØTE Er det sikret at alle enheter har mottatt informasjon om avtalen? Møte der man informerer muntlig om avtalens rammer i tillegg til infoskrivet? Er alle potensielle brukere av avtalen invitert til implementeringsmøtet? Har man fundamentert viktigheten av å delta på implementeringsmøtet? Sikre at alle får tilgang til informasjonsskrivet og/eller referat fra implementeringsmøtet, også de som ikke deltok.

5 IMPLEMENTERINGSSFASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGS- FASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller DEFINERING AV ROLLER Er det sikret at leverandøren er fullstendig innforstått med avtalens bestemmelser? Er grensesnittet mot leverandør etablert og sikret? Er alle med kontrollansvar gitt nødvendig informasjon? Er det utarbeidet en kort oversikt over hvem i kommunen som er ansvarlig for de ulike aktivitetene i løpet av en anskaffelse

6 FAG ØKONOMI POLITIKERE ADMINISTRASJON ØKONOMI OPPDRAGSGIVER LEVERANDØR PRODUKSJON BUDSJETT LOGISTIKK BRUKER INNKJØP KVALITET MARKETING

7 Avklare behov og forberede konkurransen Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Vurdere behov Lage kontraktstrategi Forberede konkurranse Invitasjon til konkurranse Velge tilbud og inngå avtale Implementere kontrakt Mal KOMA, dokument for regulering av avtale mellom partene Veileder Rettleiar for kontraktsoppfølging Løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar - rettleiar om beste praksis Verktøy (excel) Ansvarsmatrise Måling og oppfølging av en anskaffelse NB! Difi lanserer ny nettside på Anskaffelseskonferansen 2018 Linker vil etter dette kunne være ugyldige

8 Kontraktsoppfølging OPPFØLGINGSFASEN Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet OPPFØLGINGS- FASEN Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet KONTRAKTSOPPFØLGING Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært bra? Er service og oppfølgingsnivået slik du forestilte deg? Har oppstart/implementering av avtalen vært tilfredsstillende? Ivaretar leveransen brukernes ønsker vedrørende miljø, universell utforming og sosialt ansvar? Kommer fakturaene på rett tid og ser de korrekt ut? Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet? Mottar vi kun e-faktura fra leverandøren? Fungerer dette? Bestilles det via e-handel? DETTE ER VIKTIGE SPØRSMÅL, MEN HVORDAN MÅLER MAN DE - OG ER DE IHT AVTALEN?

9 OPPFØLGINGSFASEN EVALUERINGSMAL NÅR? HVEM? HVORDAN?

10 Kontraktsoppfølging OPPFØLGINGSFASEN Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet OPPFØLGINGS- FASEN Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet Har avtalen fungert som forventet? ERFARINGSOVERFØRING Skulle det vært gjort noen endringer i konkurransegrunnlaget? Hva har manglet i avtaleteksten? Har det vært behov for noen produkter/tjenester i avtalen som ikke var dekket inn i avtaleforholdet?

11 Kontraktsoppfølging OPPFØLGINGSFASEN Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet OPPFØLGINGS- FASEN Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet AVSLUTNING AV AVTALEFORHOLDET Bør det gjennomføres et avslutningsmøte med leverandøren for en siste oppsummering av avtalen? Bør det avtales mulighet for en overgangsperiode mellom gammel og ny avtale? Er alle potensielle bestillere gjort oppmerksomme på at avtalen avsluttes?

12 Avklare behov og forberede konkurransen Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Vurdere behov Lage kontraktstrategi Forberede konkurranse Invitasjon til konkurranse Velge tilbud og inngå avtale Implementere kontrakt Bruke avtalen Mal Evaluering av leveransen (KS, NHO, Difi, NKF m.fl) Veileder Svenske Upphandlingsmyndighetens veileder om kontraktsoppfølging Verktøy (excel) NB! Difi lanserer ny nettside på Anskaffelseskonferansen 2018 Linker vil etter dette kunne være ugyldige

13 Avklare behov og forberede konkurransen Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Vurdere behov Lage kontraktstrategi Forberede konkurranse Invitasjon til konkurranse Velge tilbud og inngå avtale Implementere kontrakt Bruke avtalen Kontrakts forvaltning Mal Kontraktsforvaltning - mal Egenrapportering - sosialt ansvar Egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår Veileder Rettleiar for kontraktsoppfølging Endringer av kontrakt hvilke er lovlige? Verktøy (excel) Kontraktsregister NB! Difi lanserer ny nettside på Anskaffelseskonferansen 2018 Linker vil etter dette kunne være ugyldige

14