Relasjonskompetanse i kontraktsoppfølging. Tanja Huse-Fagerlie Difi

Transkript

1 Relasjonskompetanse i kontraktsoppfølging Tanja Huse-Fagerlie Difi

2 Høy-kvalitets samarbeidsrelasjoner Høy-kvalitetsrelasjoner Det motsatte.. Felles mål Delt kunnskap Gjensidig respekt Hyppig kommunikasjon Informasjon i rett tid Presis informasjon Problemløsende kommunikasjon Funksjonelle mål Spesialisert kunnskap Manglende respekt Snakker sjelden sammen Får ikke informasjon i tide Upresis informasjon Skylder på hverandre Effekter av høy-kvalitetsrelasjoner: innovasjon og læring, arbeidsengasjement, økt kvalitet og sikkerhet, effektivitetsgevinster, kundeengasjement Kilde: Gittell, J. H Transforming relationships for high performance. Stanford: Stanford University Press, s.14.

3 Grunnlag for endring og forbedring Strukturelle endringer Organisasjonsstruktur som støtter oppgaveintegrasjon, konstruktiv samhandling og kommunikasjon rundt arbeidsoppgavene Relasjonell koordinering Felles mål Delt kunnskap Gjensidig respekt Hyppig kommunikasjon Presis kommunikasjon Kommunikasjon i rett tid Problemløsende kommunikasjon Prestasjon/resultater Kvalitet og sikkerhet Effektivitet og økonomiske resultater Kunde/klient engasjement Medarbeider engasjement Innovasjon og læring Forbedring av samhandlingsrelasjoner Forventningsavklaring Fasiliterte dialoger Veiledning Organisering av arbeidsprosesser Forbedringsprosesser Nå analyse Ønsket fremtid Eksperimentere for å tette gapet mellom nå og ønsket situasjon

4 Praktisk implementering og kontraktoppfølging Hvordan lærer jeg av dette forholdet slik at det blir enda bedre neste gang? Hvordan få mest mulig ut av forholdet? Hvem skal ha ansvar for hva? (NOEN er ofte INGEN) Kan vi gjøre ting enda mer effektivt? Hvordan sikrer jeg god kommunikasjon og samarbeid? Hvordan sikrer at det faktisk blir levert som bestilt? Hvorfor skal leverandøren ønske å beholde meg som kunde? Hvordan får jeg alle andre til å kjenne og benytte avtalen?

5 KOMA Dokument for regulering av avtale mellom partene

6 IMPLEMENTERINGSSFASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGS- FASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller INFORMASJON OM AVTALEN Kontaktinformasjon til både oppdragsgiver og leverandør Avtalens varighet, omfang og estimerte verdi Avtalt leveringsinformasjon? Avtalt kvaliteten på leveransen Avtalt samarbeid- og oppfølgingsnivå Avtalt implementering og opplæring samt rutiner for utfasing Leverandørens forpliktelser vedrørende samfunnsansvar Avtalt fakturering og prisregulering Avtalt nivå og prosedyrer vedrørende levering av statistikk Avtalte prosedyrer vedrørende e-faktura Avtalt nivå og løsning vedrørende e-handel

7 IMPLEMENTERINGSSFASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGS- FASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGSMØTE Er det sikret at alle enheter har mottatt informasjon om avtalen? Møte der man informerer muntlig om avtalens rammer i tillegg til infoskrivet? Er alle potensielle brukere av avtalen invitert til implementeringsmøtet? Har man fundamentert viktigheten av å delta på implementeringsmøtet? Sikre at alle får tilgang til informasjonsskrivet og/eller referat fra implementeringsmøtet, også de som ikke deltok.

8 IMPLEMENTERINGSSFASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller IMPLEMENTERINGS- FASEN Informasjon om avtalen Implementeringsmøte Definering av roller DEFINERING AV ROLLER Er det sikret at leverandøren er fullstendig innforstått med avtalens bestemmelser? Er grensesnittet mot leverandør etablert og sikret? Er alle med kontrollansvar gitt nødvendig informasjon? Er det utarbeidet en kort oversikt over hvem i kommunen som er ansvarlig for de ulike aktivitetene i løpet av en anskaffelse

9 FAG ØKONOMI POLITIKERE ADMINISTRASJON ØKONOMI OPPDRAGSGIVER LEVERANDØR PRODUKSJON BUDSJETT LOGISTIKK BRUKER INNKJØP KVALITET MARKETING

10 Kontraktsoppfølging OPPFØLGINGSFASEN Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet OPPFØLGINGS- FASEN Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet KONTRAKTSOPPFØLGING Har leveransene skjedd til avtalt tid og til avtalt sted? Har kvaliteten på leveransen vært bra? Er service og oppfølgingsnivået slik du forestilte deg? Har oppstart/implementering av avtalen vært tilfredsstillende? Ivaretar leveransen brukernes ønsker vedrørende miljø, universell utforming og sosialt ansvar? Kommer fakturaene på rett tid og ser de korrekt ut? Er prisene endret i perioden og er prisreguleringen lik markedet? Mottar vi kun e-faktura fra leverandøren? Fungerer dette? Bestilles det via e-handel? DETTE ER VIKTIGE SPØRSMÅL, MEN HVORDAN MÅLER MAN DE - OG ER DE IHT AVTALEN?

11 OPPFØLGINGSFASEN EVALUERINGSMAL NÅR? HVEM? HVORDAN?

12 Kontraktsoppfølging OPPFØLGINGSFASEN Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet OPPFØLGINGS- FASEN Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet Har avtalen fungert som forventet? ERFARINGSOVERFØRING Skulle det vært gjort noen endringer i konkurransegrunnlaget? Hva har manglet i avtaleteksten? Har det vært behov for noen produkter/tjenester i avtalen som ikke var dekket inn i avtaleforholdet?

13 Kontraktsoppfølging OPPFØLGINGSFASEN Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet OPPFØLGINGS- FASEN Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet AVSLUTNING AV AVTALEFORHOLDET Bør det gjennomføres et avslutningsmøte med leverandøren for en siste oppsummering av avtalen? Bør det avtales mulighet for en overgangsperiode mellom gammel og ny avtale? Er alle potensielle bestillere gjort oppmerksomme på at avtalen avsluttes?

14