Dialog i offentlige konkurranser - Om overtro og gamle vaner

Transkript

1 Dialog i offentlige konkurranser - Om overtro og gamle vaner Likebehandlingsprinsippet Kravspesifikasjoner (detalj) Bestillerkompetanse Dialog Resultatkrav (behov) Samhandling

2 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Markedsføring ovenfor potensielle kunder

3 Veiledning på anskaffelser.no Vise til filmene og veiledningen Oppdateres januar/februar 2017 Dato

4

5

6

7

8

9 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Utfordringer Kunder vil ha en leverandør som forstår dem

10 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Dialog med fremtidige kunder Hva er egentlig behovet? Hva finnes i markedet? Hva er fremtidige nye behov?

11 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Dialog med fremtidige kunder - Status For lite tid Redsel Gamle vaner

12 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Identifisere nåsituasjon og fremtidige kundebehov Hvilke avtaler i min bransje, har dere i dag? Har du en oversikt over når disse avtalene går ut? Når starter vanligvis forberedelsen til ny konkurranse? Har dere noen nye behov det kommende året? Når starter forberedelsen til konkurransen? Kan dere arrangere et markedsmøte før konkurransen?

13 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Hvordan finne rett konkurranser? Kommunikasjon Oppdragsgivers nettside Lokale media Doffin.no

14

15 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Doffin.no - Tips Støtter fritekstsøk Frasesøk? Bruk anførselstegn «aabb» Bruk CPV-kodene for å søke i emner Klikk på Søk eller Enter-knappen etter filtrering eller sortering Standard er aktive kunngjøringer Klikk på «Utgåtte kunngjøringer» hvis de skal inkluderes Bruk mulighetene for sortering og/eller filtrering Bruk Ctrl+D for å bokmerke søk eller varslingstjenester (tredjepartstjeneste, ikke gratis)

16 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN Ikke lenger nok å bare være god Kjøps-revolusjon: Lett å kjøpe, vanskelig å velge Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale Salg er veiledning og rådgivning av kunden Alle tilbud er nesten like

17 FORBEREDE OG MARKEDSFØRE BEDRIFTEN 6 ting den moderne selger må være god på 6 ting den moderne selger må være god på: Må ha innsikt i situasjonen bak kundens behov Må tilpasse tilbudet til behovet og ikke behovet etter tilbudet Tilbudet må vise hvordan tilføre kunden verdi og bestemme verdiøkningen Kunne implementere samhandling, både mot kunder og konkurrenter Veilede kunden i stedet for å vente på beskjed Tåle spenning og friksjon i kommunikasjonen

18 Ulike former for dialog Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse En-til-en møter Konkurransegrunnlag på høring

19 Rett kvalifikasjonskrav Det er glemt viktige krav som er felles for bransjen Det stilles for strenge, urimelige og unødvendige krav Kravene tyder på «ulovlig favorisering» Hva gjør du?

20 Rett evaluering Evalueringen måler ikke de vesentlige forskjellene Det er feil i evalueringsmalen / tildelingskriteriene Hva gjør du?

21 Rett kontraktskrav Kontrakten er ikke vedlagt/ikke vist til nasjonal standard Krav/sanksjoner er ikke samstemt eller uteglemt «Unødvendige» krav fører til store økonomiske konsekvenser som må prises inn i tilbudet Hva gjør du?

22 Rett utforming av kravspesifikasjon Konkurransen forklarer ikke kundens behov godt nok De overgripende mål er overskygget av detaljkrav Begrensninger stenger for bred konkurranse Hvordan åpne for endringer i varesortiment / nye løsninger i løpet av kontraktsperioden? Hva gjør du?

23 TILDELINGSKRITERIER Økonomisk mest fordelaktig = Vurdering av flere ulike kriterier Laveste pris = Tilbudsdokumentet er ofte en enkel A4-side hvor leverandør skal oppgi en totalpris og signere i tilbudsbrevet. I tillegg kommer dokumentasjon om oppfylte kvalifikasjonskrav. Det er i tildelingskriteriene Analysere: Hvor bør du legge det viktigste arbeidet i ditt tilbud? Oppdragsgiver virkelig viser hva Vise hvorfor din bedrifts unikhet er det beste for oppdragsgiveren vedkommende mener er Viktig å være konkret og kunne peke direkte til gode løsninger på oppdragsgiverens viktigste behov viktigst for å dekke behovet Studér evalueringsskjeamet nøye, om det ligger vedlagt Lag et selv om det ikke ligger vedlagt

24 KONKURRANSEDOKUMENTENE Oppdragsgivers evalueringsmetode KONKURRANSE- GRUNNLAG KVALIFIKASJONSKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? KONTRAKT KRAV- SPESIFIKASJON AVVIST GODKJENT TILDELINGSKRITERIER

25 ANALYSER KONKURRANSEN Kvalifikasjonskrav Tilbudet må oppfylle de krav som er satt for at oppdragsgiver skal ha lov til å tillate videre evaluering av tilbudet Kravene er altså - ABSOLUTTE Har du ingen mulighet til å oppfylle de krav som er satt? Hva gjør du? A. Leverer tilbud uansett, med manglende dokumentasjon og venter og ser om jeg vinner. Hvis jeg blir avvis/taper klager jeg! B. Leverer ikke tilbud, i protest! Oppdragsgiver burde vite av jeg ikke kan oppfylle disse kravene C. Gir beskjed til oppdragsgiver og forteller hva problemet er FØR TILBUDSFRIST og håper at oppdragsgiver endrer kravene slik at du kan delta

26 KONKURRANSEDOKUMENTENE Oppdragsgivers evalueringsmetode KONKURRANSE- GRUNNLAG KVALIFIKASJONSKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? KONTRAKT KONTRAKTKRAV Krav til leveransen gjennom hele avtaleperioden Oppdragsgiver undersøker: Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? KRAV- SPESIFIKASJON AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT TILDELINGSKRITERIER

27 ANALYSER KONKURRANSEN Studer kontraktkravene Kontrakten gjelder gjennom hele kontrakts-/avtaleperioden Alle endringer av krav og sanksjoner i kontrakten har en pris Be om endringer i kontraktskrav før tilbudsfrist Husk at opppdragsgiver må kunne evaluere eventuelle forbehold! Husk at endringer etter tilbudsfrist endrer også tilbudet Når er kontraktsendringer VESENTLIGE?

28 ANALYSER KONKURRANSEN Hvorfor ikke forbehold? Nesten umulig å presisere godt nok hva det innebærer Vanskelig å sammenligne tilbud med forbehold Dere vet ikke hvordan oppdragsgiver vil håndtere forbeholdet Konkurrenter kan få innsyn i tilbudet og klager hvis det er uklarheter i forbeholdet STOR fare for avvisning

29 KONKURRANSEDOKUMENTENE Oppdragsgivers evalueringsmetode KONKURRANSE- GRUNNLAG KVALIFIKASJONSKRAV Krav til organisasjonen Oppdragsgiver undersøker: Er leverandøren skikket for å levere til meg? Er alle absolutte krav oppfylt? KONTRAKT KONTRAKTKRAV Krav til leveransen gjennom hele avtaleperioden Oppdragsgiver undersøker: Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? KRAV- SPESIFIKASJON MINSTEKRAV Krav til leveransen Oppdragsgiver undersøker: Er alle minstekrav oppfylt? Inneholder tilbudet noen vesentlige forbehold? AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT AVVIST GODKJENT TILDELINGSKRITERIER

30 ULIKE KRAVSPESIFIKASJONER Ytelses- og funksjonsspesifikasjoner Ytelsen er det leveransen skal oppnå Funksjonen beskriver eventuelle karakteristika med ytelsen Oppdragsgiver: HVA resultatet skal være - IKKE HVORDAN det skal løses Leverandør: HVORDAN din leveranse oppfyller det beskrevne resultatmål. NB! Beskriv her også hvordan du har kommet frem til resultatet og hvordan det skal måles

31 ULIKE KRAVSPESIFIKASJONER Kombinerte spesifikasjoner Beskrivelse av hvordan leveransen skal utføres, kombinert med enkelte detaljkrav Tilbudet dokumenteter leverandørens erfaring og kunnskap til å benytte denne på rett måte Leverandøren får de overgripende rammene, men kan fritt løse behovet innenfor disse Premierer forståelsen og evnen til å oppfylle kundens behov

32 ULIKE KRAVSPESIFIKASJONER Evaluering av tilbudene Evalueringen av tilbudene er kravene oppfylt? Hvor stor sannsynlighet er det at leverandøren vil kunne levere de ønskede resultater? Viktig for leverandøren å beskrive hvordan de vil kunne nå målsettingen og de ønskede resultater Viktig at tilbudet inneholder etterspurt dokumentasjon samt dokumentasjon som underbygger dine løsninger

33 SKRIVE TILBUDET Les konkurransegrunnlaget nøye! Det er en overgangsperiode Det kan være opp til 3 ulike måter å levere tilbud på. «Gamlemåten» med tilbud på papir, levert i umerket emballasje innen frist Digital innlevering via kundens KGV Digital innlevering via leverandørens KGV

34 SKRIVE TILBUDET Skrive selve tilbudet Suksesskriterier for et godt tilbud: Skriv kort Bruk bilag for mer detaljerte beskrivelser hvis du trenger det Svar konkret på hva det spørres om Følg opp med eventuelle begrunnelser og bemerkninger etterpå Kopiert fra et tidligere tilbud? Husk å justere teksten

35 SKRIVE TILBUDET Stille spørsmål / Studere svar Har du forstått konkurransegrunnlagets dokumentasjonskrav? All kommunikasjon MÅ foregå skriftlig og vil skje i plenum Still spørsmålene så tidlig som mulig Be om ytterligere opplysning ved behov Sjekk endringer i konkurransen før du leverer tilbud NB! Har du registrert deg på doffin.no?

36 Tilbudsinnlevering - ved nytt regelverk E-bestemmelsene for leverandører Som hovedregel - all kommunikasjon skje elektronisk Digital innleveringsløsning Informasjon om anskaffelsesmuligheter og innsending av tilbud - foreligge elektronisk Elektroniske verktøy som brukes er alminnelig tilgjengelig E-kataloger Egenerklæring Erstatter innlevering av dokumentasjon sammen med tilbud Skal dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene Skal dokumentere at grunnlag for utelukkelse ikke foreligger Skal bukes over EØS terskelverdi Vinner skal levere dokumentasjon

37 Egenerklæringsskjema Egenerklæring som foreløpig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, utvelgelseskriterier eller fravær av avvisningsgrunner Den underliggende dokumentasjonen kan innhentes når som helst skal innhentes fra valgte leverandør før tildeling av kontrakt Elektronisk format

38 IMPLEMENTERE Klagemuligheter Hvordan går du frem ved mistanke om regelbrudd? 1. Evaluer hva som kan gjøres bedre neste gang 2. Snakk med oppdragsgiveren og innhent opplysninger 3. Snakk med din bransjeforening 4. Send inn klage til KOFA/domstol

39 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Implementering av avtalen Når leveransen har startet, er det enkelt å glemme hva som står i avtalen Steg 1 - Informasjon om avtalen Steg 2 - Implementeringsmøte Steg 3 - Definering av roller Koordinering med evalueringsmal fra anskaffelser.no

40 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Kort om avtalen (KOMA) Utarbeid en enkel oppsummering av avtalen: Kontaktinformasjon til både oppdragsgiver og leverandør Avtalens varighet, omfang og estimerte verdi Avtalt leveringsinformasjon? Avtalt kvaliteten på leveransen Avtalt implementering og opplæring samt rutiner for utfasing Leverandørens forpliktelser vedrørende samfunnsansvar Avtalt fakturering og prisregulering Avtalt nivå og løsning vedrørende e-handel Evaluere på det samme

41 IMPLEMENTERE Etablere tidsplan / årshjul / milepælplan Leveranse Frist Ansvar Årsestimat Forslag til nye produkter Budsjettbestilling Booke statusmøte Innkjøpssjef KAM Fagansvarlig Avtaleansvarlig

42 EVALUERE Sluttevaluering Har avtalen har fungert som forventet? Burde det vært gjort endringer i konkurransegrunnlaget? Er det produkter/tjenester som ikke var dekket inn i konkurransen? Det er opp til oppdragsgiver å bestemme om innspillene dere kommer med skal være med i neste konkurranse

43 LEVERE OG FØLGE OPP KONTRAKT Opplæring av kunden Bestillerkompetanse? Leverandørkompetanse?

44 BALANSERTE ANSKAFFELSER KUNSTEN Å DELE OG LÆRE

45 Formål / målsetninger: Løsning: muligheter i markedet Behov Konkurransegrunnlag forklarer ditt behov godt nok forstå situasjonen BAK behovet konsekvensene av å IKKE oppfylle behovet Test / Dialog åpne for at tilbyder leverer et godt tilbud forstå de strategiske føringene både makro og mikro Konkurranse: den største testen svar/spørsmåls-handlingsrommet åpne for intervjuer, befaring, tilbudskonferanser og/eller avklaring?

46 Kontrakt: Implementering i nært samarbeid tydelig forventningsavklaring balansert grensesnittsavtale Kontrakt Kontrakt oppfølging Leveranse Leveranse: Leveringen skal oppfylle behovsbeskrivelsen i konkurransegrunnlaget Samarbeid gjennom hele kontrakten styrker både bestillerkompetansen og gjør leverandør til en mulig fremtidig vinner av ny konkurranse Test / Kontraktsoppfølging: ALLE krav og KPIer i kontrakten kontrolleres og føles opp Før avslutning av kontrakt bør det gjennomføres erfaringsdeling

47 BALANSERTE ANSKAFFELSER Konkurranse De glemte steg Definere behov og forberede konkurranse Konkurranse Kontraktsoppfølging

48 Økt dialog - Både FØR, UNDER OG ETTER Bruk bransjeforeningene Svar på det som etterspørres Bruk Difis nettsider Tanja Huse-Fagerlie E-post: thf@difi.no Telefon: leverandor@difi.no anskaffelser.no/leverandor