Hvorfor EHF er nøkkelen til digitalisering av offentlige anskaffelser

Transkript

1 Hvorfor er nøkkelen til digitalisering av offentlige anskaffelser André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL

2 Hva innebærer digitalisering? Digitalisering av offentlige anskaffelser innebærer bruk av IKT som støtte i gjennomføring, forbedring og utvikling av anskaffelsesprosesser i forvaltningen, og mellom kjøpende og selgende virksomheter

3 Forenkling og effektivisering Strategi for digitalisering 3. Fulldigitaliserte anskaffelsesprosesser 1. Enkeltprosesser digitalisert Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter Digitale dokumenter (PDF,word, excel, scannede) Elektronisk kunngjøring Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag Elektronisk støttet dialog med leverandør i tilbudsfasen Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud. Elektronisk egenerklæring (ESPD) Katalog, ordre, faktura og betaling 2. Fulldigitalisert konkurransegjennomføring Minimumsløsning er på plass Systemstøtte for digital saksbehandling er tilgjengelig for hele delprosessen Alle informasjon er helt eller delvis i maskinlesbart format Informasjonen er i et format som enkelt kan utveksles mellom aktører Felles datakilder forhindrer at samme informasjon må utveksles flere ganger Der det er mulig, er saksbehandling automatisert Felles standarder sikrer sammenlikning av informasjon mellom kontrakter og virksomheter Digital sporbarhet og etterprøvbarhet i alle deler av prosessen Digitalisering bidrar til mer effektive prosesser. Tilrettelagt for digital avtaleoppfølging Digitalisering av alle faser i anskaffelsesprosessen: Avklare behov og forberede konkurranse Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Offentlige virksomheter har satt mål og etablert planer for digital transformering av egne anskaffelsesprosesser Det er etablert standard profiler for alle anskaffelsesaktiviteter i offentlige anskaffelser Informasjon fra planleggings- og styringsprosesser kan elektronisk overføres til anskaffelsesprosesser og visa versa Alle leverandører kan delta i en digital anskaffelsesprosess og foretrekker digitale bestillingsløsninger og kontraktsoppfølging Digitale anskaffelsesprosesser er uavhengig av teknologivalg og brukerverktøy i alle faser av prosessen. Digitalisering av Digitalisering anskaffelsesprosessen av anskaffelsesprosessen

4 Strategimodellen Koordinert planlegging Behov og muligheter for digitalisering = Digital Informasjon Digital teknologi Digital Modenhet 3. Fulldigitalisert anskaffelsesprosess 2. Fulldigitalisert konkurransegjennomføring 1. Enkeltprosesser digitalisert = = = Koordinert gjennomføring

5 Graden av maskinlesbart innhold Digital informasjon er en strukturert beskrivelse av en forretningsprosess, informasjonsflyten i prosessen og reglene som gjelder for gjennomføringen av prosessen, knyttet til et teknisk format for utveksling Høy BII46 Vise interesse BII48 Spørsmål og svar 10 Contract Notis, 14 Prior Information Notis, 43 Contract Award Notis Konkurranse BII 34 Advanced Call for tender with pre-award catalogue request (ESPD Katalog) Innlevering BII 35 Advanced Tendering with pre-award catalogue (ESPD Tilbudskatalog Evaluering ESPD BII 56 VCD BII 58 Notify Avarding Tildeling Kontraktsinngåelse BII 59 Contracting BIS/ Katalog BIS/ Ordre og ordrebekreftelse BIS/ Faktura BIS/ kreditnota BIS/ Purring ISO baserte betalingsmeldinger Grad av utbredelse Høy Middels Lav eller ingen Middels Lav Konkurranse BII 22 Advanced Call for tender (ESPD) Konkurranse BII 47 Call for tenders Innlevering BII 12 Advanced Tendering (ESPD) Innlevering BII 54 Tendering BIS/ Pakkseddel BII: Standardformat fra CEN BII workshop PEPPOL BIS: Standardformat fra OpenPEPPOL : Elektronisk handelsformat Planlegging Kunngjøring Vise interesse Spørsmål og svar Konkurransegrunnlag Kvalifisering Innlevering Evaluering Tildeling Kontrakt Forespørsel Katalog Bestilling Leveranse Fakturering Kreditering Betaling Planlegging Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Faser og trinn i anskaffelsesprosessen

6 Digital teknologi Leverandører P r o fi l Aksesspunkt B Felles europeisk meldingsutveksling Elma Offentlig oppdragsgivere Aksesspunkt A Løsninger for Informasjon Kategorier Leverandører Produkter Kontrakt Arkiv Økonomi Analyse Bestilling Konkurransegjennomføring Kontraktsadministrasjon Faktura og betaling

7 Digital modenhet Modenhet er et mål på hvor langt en virksomhet har kommet i digitaliseringen innenfor flere dimensjoner, som for eksempel: Lederskap og strategi Brukertilfredshet Digitalisering av prosesser (digital informasjon) Digital teknologi Organisasjon og kultur

8 Digitalisering Leverandører Styring, ledelse og støtte Forberede anskaffelser Kontraktsoppfølgning Konkurransegjennomføring Felles europeisk meldingsutveksling Aksesspunkt B Elma Aksesspunkt A Offentlig oppdragsgivere Styring, ledelse og støtte Forberede anskaffelser Kontraktsoppfølgning Konkurransegjennomføring Gode (digitale) anskaffelser Informasjon Løsninger for Analyse Gjennomføring, forbedring, utvikling Kategorier Leverandører Produkter Kontrakt Konkurransegjennomføring Bestilling Arkiv Kontraktsadministrasjon Økonomi Faktura og betaling

9 er nøkkelen til digitalisering av offentlige anskaffelser er et verktøy for å standardisere og forbedre offentlige anskaffelsesprosesser Fra -støtte til enkeltprosesser til -støtte til fulldigitaliserte anskaffelsesprosesser -støtte til fulldigitalisert konkurransegjennomføring gis prioritet

10