Digital informasjonsflyt i konkurransegjennomføringen hvorfor, hva og hvordan. Vibeke Engesæth Prosjektleder elektronisk konkurransegjennomføring

Transkript

1 Digital informasjonsflyt i konkurransegjennomføringen hvorfor, hva og hvordan Vibeke Engesæth Prosjektleder elektronisk konkurransegjennomføring

2 Direktoratet for forvaltning og IKT Strategi for digitalisering av anskaffelser Prioriteringer Digital konkurransegjennomføring Europeisk egenerklæringsskjema (ESPD), dokumentasjonsbevis, digitale konkurransegrunnlag, elektronisk tilbudsinnlevering Digital kontraktsoppfølging Elektroniske bestillingsløsninger, fakturahåndtering, betalingsformidling, avtaleforvaltning

3 Difi muliggjør digitalisering av offentlige anskaffelser gjennom styring og tilrettelegging Hinder for digitalisering Difis rolle Eksempler Markedets løsninger snakker i liten grad sammen Standarder for informasjonsflyt Elektronisk handelsformat (EHF) Markedet mangler insentiver eller er forhindret fra å tilby visse fellestjenester Fellestjenester og nasjonale felleskomponenter Doffin Elektronisk meldingsformidling (edelivery) og adressering (ELMA) Mangel på ressurser og kompetanse Økt digital modenhet, anskaffelseskompetanse og lederinvolvering Anskaffelser.no Lederopplæring

4 Standardisert informasjonsflyt Gjenbruk av informasjon Samme info registreres bare én gang i hver konkurranse og kan også gjenbrukes fra konkurranse til konkurranse The once-only principle in the context of public sector, means that citizens and businesses should supply information only once, to a public administration in the EU. Økt effektivitet for både oppdragsgivere og leverandører Once Only Principle

5 Standardisert informasjonsflyt? Gjenbruk av informasjon Samme info registreres bare én gang i hver konkurranse og kan også gjenbrukes fra konkurranse til konkurranse Grunnlag for automatiserte prosesser Hente informasjon fra godkjente databaser Kvalifisering og evaluering Validering av dokumentasjonsbevis Once Only Principle Innkjøpsanalyser og styringsinformasjon Økt effektivitet for både oppdragsgivere og leverandører

6 Hvor er vi; - og hva må jobbes med Det finnes allerede digital konkurransegjennomføring. dette er proprietære løsninger Målbildet er løsninger som samsnakker, og hvor et informasjonselement betyr det samme i alle løsninger.

7 Hvor er vi; - og hva må jobbes med Det finnes allerede digital konkurransegjennomføring. dette er proprietære løsninger Målbildet er løsninger som samsnakker, og hvor et informasjonselement betyr det samme i alle løsninger.

8 Hvor er vi; - og hva må jobbes med Det finnes allerede digital konkurransegjennomføring. dette er proprietære løsninger Målbildet er løsninger som samsnakker, og hvor et informasjonselement betyr det samme i alle løsninger.

9 Hvor er vi; - og hva må jobbes med Det finnes allerede digital konkurransegjennomføring. dette er proprietære løsninger Målbildet er løsninger som samsnakker, og hvor et informasjonselement betyr det samme i alle løsninger.

10 Byggeklosser i konkurransegjennomføringen Informasjon om oppdragsgiver og konkurransen ADM. Informasjon om leverandøren Informasjon om ytelse Informasjon om evalueringsmodellen LEVERANDØREN YTELSEN EVALUERINGSMODELL

11 Kvalifikasjon av leverandør LEVERANDØREN ESPD inneholder Administrativ informasjon om leverandøren Krav til fravær av obligatoriske avvisningsgrunner - og leverandørens strukturerte svar på dette Nasjonale avvisningsgrunner blir innarbeidet i EHF ESPD Øvrige kvalifikasjonskrav - og leverandørens strukturerte svar på dette Kriterier for eventuell utvelgelse

12 EHF Forespørselskatalog Kompetansekrav tjenester YTELSEN UNSPSC Gr.3 UNSPSC Gr.4 Egenskap 1 Egenskap 2 Kommentar Egenskaper kontorrekvisita UNSPSC Gr.4 Egenskap 1 Egenskap 2 Egenskap 3 Kommentar Koder og lenker til miljømerker må legges inn i EHF Tilbudskatalog Egenskaper meieriprodukter UNSPSC Gr.4 Egenskap 1 Egenskap 2 Kommentar Egenskap 3

13 Evaluering og tildeling / rangering EVALUERINGSMODELL Tildelingskriterier Beskrivelse Vekting Evalueringsmodeller Laveste pris Beste kvalitet (fast pris) Relative poengmodeller Prissetting av kvalitet Vil du vite mer om evalueringsmodeller? anskaffelsesfagligetemaer/tildelingskriterierutforming-ogevaluering/evalueringsmodeller

14 ADM. INFO Et voilà! OM LEVERANDØREN OM YTELSEN OM EVALUERINGSMODELL

15 Sammen mot målet Innspillsgrupper OM LEVERANDØREN Tidsplan Fra mai og ut 2017 OM YTELSEN Høst 2017 og vår 2018 EVALUERINGSMODELL Våren 2018 EHF- brukerforum som høringsinstans Info på Anskaffelser.no og mail til:

16

17 Lag gode EHF-vare og tjenestekataloger som grunnlag for gode kjøpsbeslutninger Jan Mærøe Seniorrådgiver

18 Hvordan legge til rette for at bestiller velge riktig vare eller tjeneste for sin virksomhet Hvordan kan leverandør tilby god og riktig informasjon om sine varer eller tjenester som stimulerer til avtalelojalitet

19 Få automatisert katalogprosessen I konkurransen bør oppdragsgiver stille tydelige og informative krav om elektronisk presentasjon av varer og tjenester via katalog. Samhandlingsavtalen versjon 3.1 kan benyttes. Oppdragsgiver må stille krav til sin systemleverandør om å støtte mottak og utsendelse av de EHF formatene som finnes og som kommer. Kravene er ivaretatt i anskaffelsesdokumentene som er lagt ut på Anskaffelser.no Oppdragsgiver bør informere potensielle leverandører hva kravene innebærer og hva forventningen er til katalogkvalitet. Tilrettelegg forespørselen så den er så enkel som mulig å besvare Leverandør bør sikre at deres system støtter effektiv katalogproduksjon i tilbudsfasen og gjennom hele avtaleperioden.

20 Oppdragsgiver: Automatisert anskaffelsesprosess La systemene gjøre jobben for deg Oppdragsgiver Konkurransegrunnlag Under planlegging Under utvikling Leverandør Tilbudsinnlevering EHF Forespørselskatalog eller EHF Tilbudskatalog EHF Konkurranseinformasjon EHF ESPD Forespørsel EHF ESPD Tilsvar EHF Konkurranseinformasjon

21 EHF Forespørselskatalog Kompetansekrav tjenester UNSPSC Gr.3 UNSPSC Gr.4 Egenskap 1 Egenskap 2 Kommentar Egenskaper kontorrekvisita UNSPSC Gr.4 Egenskap 1 Egenskap 2 Egenskap 3 Kommentar Egenskaper meieriprodukter Koder og lenker til miljømerker må legges inn i EHF Tilbudskatalog UNSPSC Gr.4 Egenskap 1 Egenskap 2 Egenskap 3 Kommentar CEN TC440 PEPPOL BIS / EHF forespørselskatalog

22 Forbered fremtidig standard EHF Forespørselskatalog ved å strukturere ditt prisskjema i dag Eksempel hentet fra Statens Innkjøpssenter s prisskjema EHF Tilbudskatalog Legg til rette for enklere besvarelses fra leverandører ved å benytte informasjon som kreves i EHF Tilbudskatalog og EHF Katalog (eks. ferdigutfylt UNSPSC versjon 18)

23 Hvorfor skal katalog skape utfordringer for leverandør? Er det kunden eller er det leverandøren som skal ha kontrollen? Påstander: Produksjon av eksterne kataloger (EHF) kan være like lett og billigere for leverandøren enn å lage og vedlikeholde en ekstern nettbutikk (punch-out) Eksterne nettbutikker kan ha konkurransevridende virkning ved at små leverandører mangler ressurser til utvikling og vedlikehold av ekstern nettbutikk Oppdragsgiver kan påføres mer kostnader i form av opplæringstid for sin organisasjonen ved å bruke flere bestillingsløsninger i form av ekstern nettbutikk Fare for svekket avtalelojalitet ved at varegrupper som ikke tilhører avtalen vises i ekstern nettbutikk Ved automatiserte uttrekk kan leverandøren i teorien sende oppdaterte kataloger til sine kunder hele tiden hvis varen eller tjeneste tilsier dette

24 GJENBRUK AV VARE OG TJENESTEINFORMASJON FRA LEVERANDØRENS SYSTEM MOT EKSTERNE BESTILLINGSSYSTEMER VIA EHF KATALOG

25 Leverandør: Automatisert katalogprosess La systemene gjøre jobben for deg Utenlandsk produsent Leverandør Oppdragsgiver EHF EHF

26 Søkbare tekster Det er viktig å legge opp gode og søkbare vare/tjenestetekster Eksempel: Forkortelser: Toa. Pap. 3 l. 20 m : Toalettpapir 3 lags 20 meter Forkortelser: Svart economy HP 78L Toner : Toner HP78L Svart economy Alle nettbutikker er basert på informasjonselementer og kobling mellom disse Formidlingslaget Varenummer Enhet Pris Valuta UNSPSC Varenavn MVA sats Produktbeskrivelse Nøkkelord Bilde Miljømerker Andre felter

27 EHF Katalog - Gjenbruk av informasjonselementer Alle informasjonselementer kan benyttes i EHF Katalog enten direkte eller lenket Generisk vare og tjenestebeskrivelser kan benyttes i leverandørs egen nettbutikk og i eksterne kataloger (eks. UNSPSC v18) Varenummer Enhet Pris Valuta UNSPSC Varenavn MVA sats Produktbeskrivelse Nøkkelord Bilde Miljømerker

28 EHF Katalog - Gjenbruk av informasjonselementer Alle informasjonselementer kan benyttes i EHF Katalog enten direkte eller lenket Varenummer Enhet Pris Valuta UNSPSC Varenavn MVA sats Produktbeskrivelse Varens egenskaper Bilde Miljømerker

29 EHF Katalog - Gjenbruk av informasjonselementer Konklusjon: Det meste av innholdet i en EHF katalog finnes allerede i leverandørens systemer. Oppgaven blir å få et automatisert uttrekk av informasjonen og forsendelse til oppdragsgiver i EHF katalogformat via EHF infrastruktur

30 Hvordan hente informasjon direkte fra leverandørens system på en enkel måte Offentlig bestiller Virksomhetens bestillingssystem

31 Automatisert katalogprosess La systemene gjøre jobben for deg Informasjonselementer fra produsent Innlegging i database Leverandør Tilbud til offentlige virksomheter EHF Tilbudskatalog EHF Katalog Oppdragsgiver Konkurranseverktøy Oversettelse Kontrakts oppfølging Innlegging i prissystem Midlertidig løsning EHF katalogmal Bestillingsverktøy Egen nettbutikk Ved automatisert EHF katalog xml uttrekk kan katalog sendes så ofte man ønsker

32 Automatisert katalogprosess er mulig. Still krav til din systemleverandør. Utenlandsk produsent Leverandør Oppdragsgiver EHF EHF

33