Kom i gang med digital samhandling

Transkript

1 Kom i gang med digital samhandling Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Digital samhandling, Difi Olav Astad Kristiansen

2 Agenda Digital samhandling Elektronisk handelsformat Infrastruktur ELMA Start å kreve EHF formatet

3 Difis rolle i digital samhandling Tilrettelegge for offentlige virksomheter PEPPOL myndighet Forvalte EHF formatene Forvalte ELMA

4 Hva er digital samhandling?

5 Digital samhandling Elektronisk handelsformat Et initiativ i regi av Difi for å bidra til effektivisering av innkjøp gjennom utveksling av standardiserte elektroniske forretningsdokumenter mellom virksomheter i Norge Offentlig sektor i førersetet Meldingsstøtte for hele innkjøpsprosessen En komplett løsning Forankret i Europeisk arbeid Difi utviklar offentleg sektor. Vi bidreg spesielt der det offentlege står ovanfor store og tverrgåande utfordringar. Difor er digitalisering av offentleg sektor og betre offentlege anskaffingar sentrale område i åra som kjem.

6 Leverandør Kjøper «Det gode innkjøp» - handelsprosessen Før avtaleinngåelse Etter avtaleinngåelse Identifiser behovet Forberede konkurranse grunnlag Utlysing Evaluering Kontrakts inngåelse Ordre plassering Mottak Kontrakts styring/ betaling Kontroll Laste inn dokumenter Doffin Anbudskatalog Katalog Bestilling og ordre bekreftelse Pakk seddel Faktura og kreditnota Purring Hente konkurransegrunnlag Salg og markedsføring Tilbud Kontrakts inngåelse Ordre mottak Vare og tjeneste håndtering Faktura kontroll Oppfølging

7 Tradisjonelle fakturaprosesser Motta Åpne Skanne Verifisere Arkivere Distribuere Godkjenne Kontere

8 E-handel for deg! Film vimeo.com/difi/kvinto

9 Hva er EHF (elektronisk handelsformat) EHF: Elektronisk handelsformat

10 HVORFOR STANDARDISERE OG FORENKLE?

11 Effektivisering Gevinster ved digitalisering av offentlige anskaffelser Full utnyttelse av nytt regelverk Dagens hovedregel Manuell håndtering Papir Trykket informasjon Fysisk håndtering Manuell arkivering (scanning) Minimumsløsning med nytt regelverk Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter Digitale dokumenter (f.eks pdf (også scannede dokumenter), word, excel) Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag Elektronisk støttet dialog med tilbydere Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud «Papirbaserte rutiner gjennomført elektronisk» Elektronisk prosess fra start til slutt Elektronisk prosesserbar informasjon Informasjon i standardformat som kan overføres fra maskin til maskin og prosesseres. Digital informasjonsflyt gjennom tilbudsforberedelse, - innlevering, - evaluering og -arkivering. Elektronisk identifikasjon av tilbydere, innhenting av informasjon om tilbydere direkte fra kilde. Automatiske tilbakemeldinger til tilbydere under tilbudsetablering. Automatisering av tilbudsevaluering Effektiv gjenbruk av informasjon Integrasjon med fagsystemer og arkiv Gjenbruk av elektroniske produktkataloger i bestillingsprosessen Håndskrevet signatur Digital signatur Digital signatur Digitalisering av anskaffelsesprosessen

12 Interoperabilitet i høysete <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <?xml-stylesheet type="text/xsl" href="ehf-faktura_no.xslt"?> <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonaggreg atecomponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonbasicc omponents-2" xmlns:ccts="urn:un:unece:uncefact:documentation:2" xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:commonextensi oncomponents-2" xmlns:qdt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:qualifieddatatyp es-2" xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:specification:unqualifieddatatypes SchemaModule:2" xmlns:xsd=" xmlns:xsi=" xsi:schemalocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:invoice -2 UBL-Invoice-2.0.xsd"> <cbc:ublversionid>2.0</cbc:ublversionid> <cbc:customizationid>urn: iicoretrdm010:ver1.0:#urn: <cbc:profileid>urn: cbc:profileid> <cbc:id>tosl108</cbc:id> <cbc:issuedate> </cbc:issuedate> <cbc:invoicetypecode listid="un/ece 1001 Subset" listagencyid="6">380</cbc:invoicetypecode> UBL <cbc:note languageid="en">ordered in our booth at the convention.</cbc:note> <cbc:taxpointdate> </cbc:taxpointdate> <cbc:documentcurrencycode listid="iso 4217 Alpha" listagencyid="6">nok</cbc:documentcurrencycode> <cbc:accountingcost>project cost code 123</cbc:AccountingCost> <cac:invoiceperiod> <cbc:startdate> </cbc:StartDate> <cbc:enddate> </cbc:EndDate> </cac:invoiceperiod> <cac:orderreference> BII PEPPOL BIS EHF UBL 2.1 Universal Business Language Et bibliotek av standardiserte forretningsdokumenter uttrykt som XML schema. Business Interoperability Interface for public procurement in Europe En workshop i regi CEN Profiler som beskriver forretningsprosesser og informasjonsinnhold Syntaksbinding til bl.a. UBL. PEPPOL EHF Europeisk pilotprosjekt, delfinansiert av EU Kommisjonen. PEPPOL BIS = Business Interoperability Specification En tilpasning til Norske forhold Et gyldig EHF dokument, skal være gyldig i hele Europa.

13 EHF faktura 2.0 EHF faktura og kreditnota 2.0 utgis for å imøtekomme krav fra markedet og økt samsvar med BII/PEPPOL. Representerer en videreføring av tidligere arbeid. Ny funksjonalitet Støtter fakturering av privatpersoner Fakturering i annen valuta- mva Utvidet varelinje informasjon Periode Produsent Opprinnelsesland

14 EHF Katalog EHF Katalog v1.0 EHF Katalog v1.01

15 Støtteverktøy for leverandører Ny versjon med korrigeringer v.10-6

16 Stor fokus på pre-award fra EU kommisjonen Et anbud skal leveres elektronisk Pre-award / Anbudskatalogen er en del av anbudet sammen med Catalogue template. CEN BII 3 jobber nå med å harmonisere feltene i Anbudskatalogen mot EHF Katalogen for å kunne benytte denne som base line mot EHF Katalog. CEN BII3 jobber også med å harmonisere felter mellom Catalogue template og pre-award katalogen.

17 EHF Ordre EHF Ordre v1.0 EHF Ordre v1.01

18 EHF Pakkseddel Ingen endringer Ansees som enkel av logistikkbransen Dekker pall, D-pak og F-pak

19 MLR - Meldingskvittering Ny dokumenttype Bruker må registrere mottak i ELMA 2 gyldige tilbakemeldinger: Jeg har mottatt og vil prosessere videre Jeg har mottatt og vil ikke prosessere videre feil melding

20 Hva er transport? (infrastruktur)

21 Transport - infrastruktur Leverandør SML Kjøper EHF BIS Mottakerregister ELMA EHF BIS Aksesspunkt A Aksesspunkt B

22 Hva er ELMA? (informasjon om mottaker) ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

23 Tradisjonell avtalehåndtering

24 ELMA Mottaker av faktura ber sitt aksesspunkt (økonomisystem) om å bli lagt inn i ELMA. I ELMA ligger det informasjon om: mottakers aksesspunkt adresse mottakers dokumenter som han kan motta. ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

25 Se: ELMA: Elektronisk mottaker adresseregister

26 Krev EHF EHF: Elektronisk handelsformat

27 Hvordan øke andel av EHF faktura Offentlige virksomheter 7 Krev EHF i alle kjøp 6 Informer leverandører om EHF kravet 5 Kjør målrettede kampanjer 4 Informer ansatte om EHF krav 3 Synliggjør EHF krav på web 2 Anskaff et aksesspunkt 1 Kunne håndtere EHF

28 Alle leverandører kan levere EHF Benytt nettbank Nei Velg komplett fakturaportal Benytt andre portaler 1. Benytter du ERP system? Nei 3. Er faktura volum stort? Nei Ja 2. Er ERP system aksesspunkt? Ja Ja Inngå bruker avtale Velg enkel fakturaportal Velg aksesspunkt Start sende EHF faktura Start sende EHF faktura Start sende EHF faktura Start sende EHF faktura

29 Økonomisystemer tilpasset EHF EHF: Elektronisk handelsformat

30 Web-fakturaportaler med EHF EHF: Elektronisk handelsformat

31 Send flere EHF dokumenter Begynn å sende! Kvalitetssikre EHF Kan du som leverandør produsere en korrekt EHF faktura? Send EHF EHF faktura Anskaffelser.no Vask manuelt eller helst automatisk Merk kundene som EHF mottakere Vask kunderegister Finn dine kunder på anskaffelser.no. WebService, oppslag eller fil.

32 1.januar 2015

33 Oppsummering

34 Oppsummering Krev elektronisk faktura med EHF EHF formater Aksesspunkt - transport infrastruktur EHF: Elektronisk handelsformat Aksesspunkt: Elektronisk postkontor transport av EHF faktura til mottaker

35 Digital samhandling Kjøper Leverandør Katalog Ordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura

36 Nyttige adresser Kontakt Difi på: eller Adresser: EHF diskusjon på LinkedIn

37 Takk for oppmerksomheten