EHF, nøkkel til digitalisering av offentlige innkjøp. André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL

Transkript

1 EHF, nøkkel til digitalisering av offentlige innkjøp André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL

2 Agenda Digitalisering av offentlige anskaffelser Internasjonal forankring Eksisterende og fremtidige EHF-dokumenter Utbredelse og bruk Utfordringer

3 Hvorfor digitalisere anskaffelsesprosessene? Påstand 1: Digitalisering av anskaffelsesprosessen er en vesentlig forutsetning for forenkling både for kjøpere og leverandører Påstand 2: Kravet til digitalisering er den mest gjennomgripende endringen i det nye innkjøpsdirektivet og dermed i norske regler

4 Digitalisering av anskaffelsesprosesser Digitalisering av hele anskaffelsesprosessen vil innebære at alle aktiviteter i gjennomføringen av innkjøp understøttes av elektroniske løsninger og at digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av organisasjonene som er involvert. Gjenbruk av digitalt innhold internt i oppdragsgiverens organisasjon, i samhandling med leverandørene, som del av dokumentasjonsinnhentingen leverandører gjør fra offentlige myndigheter for å kunne levere tilbud.

5 Forenkling Gevinster ved digitalisering eksempel Full utnyttelse av nytt regelverk Dagens hovedregel Manuell håndtering Papir Trykket informasjon Fysisk håndtering Manuell arkivering (scanning) Minimumsløsning med nytt regelverk Manuell eller enkel elektronisk håndtering av digitale dokumenter Digitale dokumenter (f.eks pdf (også scannede dokumenter), word, excel) Elektronisk tilgjengelige konkurransegrunnlag Elektronisk støttet dialog med tilbydere Elektronisk tilbudsinnlevering og håndtering av tilbud «Papirbaserte rutiner gjennomført elektronisk» Elektronisk prosess fra start til slutt Elektronisk prosesserbar informasjon Informasjon i standardformat som kan overføres fra maskin til maskin og prosesseres. Digital informasjonsflyt gjennom tilbudsforberedelse, - innlevering, - evaluering og -arkivering. Elektronisk identifikasjon av tilbydere, innhenting av informasjon om tilbydere direkte fra kilde. Automatiske tilbakemeldinger til tilbydere under tilbudsetablering. Automatisering av tilbudsevaluering Effektiv gjenbruk av informasjon Integrasjon med fagsystemer og arkiv Gjenbruk av elektroniske produktkataloger i bestillingsprosessen Håndskrevet signatur Digital signatur Digital signatur Digitalisering av anskaffelsesprosessen

6 Elektronisk handelsformat (EHF) Muliggjør helhetlig digital informasjonsflyt gjennom anskaffelsesprosessen Er basert på EU-støttet implementeringsarbeid PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) Business Interoperability Specifications PEPPOL BIS Er basert på europeisk standardiseringsarbeid CEN Workshop on Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe (CEN WS/BII) Er basert på anerkjente internasjonale standarder OASIS UBL Universal Business language UN/CEFACT

7 Internasjonal forankring av EHF Et gyldig EHF instansdokument er også en gyldig forekomst i henhold til PEPPOL BIS, UBL som er en gyldig forekomst i henhold til CEN WS/BII, som er en gyldig forekomst i henhold til UBL CEN WS/BII PEPPOL BIS EHF

8 BII guides implementation of standards CEN WS/BII The focus of BII is on collecting European requirements and to provide guidance for consistent implementation of existing international developments. Standards UN/CEFACT SIMPLE, TRANSPARENT AND EFFECTIVE PROCESSES FOR GLOBAL BUSINESS. Global business goals and requirements Implementation guidance European business goals and requirements Implementations Community business goals and requirements 8

9 Consistency throughout the end-to-end procurement process CEN WS/BII Pre-awarding phases Post-awarding phases Notification identify need call for tender preparation Access esubmission Awarding Contract Ordering Fulfilment Invoicing Payment CWA enotification CWA etendering CWA ecatalogue CWA Post-award CWA Architecture 9

10 Eksisterende og fremtidige EHF-dokumenter Eksisterende Faktura/kreditnota Katalog Ordre/ordrebekreftelse Pakkseddel Meldingsbekreftelse (MLR) Fremtidige (BII3-basert) Kunngjøringsskjema Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonsdokumentasjon Produkt- og tjenestespesifikasjoner (kataloger) Innlevering av tilbud Tildeling DPS E-Auksjoner Betaling/avstemming

11

12 ELMA vokser Antall EHF mottakere mar.13 apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14

13 Fordeling offentlig og privat 11% 13% 89% private virksomheter

14 ELMA Kategori A Under Kategori B til Kategori C til Kategori D til Kategori E Over Norske kommuner % 90% 80 82% % % 0 A B C D E Kategori Kategori Kategori Kategori Kategori Kommuner Aktive kommuner

15 ELMA

16 Transaksjonsvolumet følger Antall fakturatransaksjoner apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14

17 Prognose 2014 Basert på framskriving av resultater fra siste 4 måneder fakturaer per måned totalt Prognose jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 jun.14 jul.14 aug.14 sep.14 okt.14 nov.14 des.14

18 Målbilde for e-handel i NAV Konkurransegjennomføring Kontraktsforvaltning Opprette kontraktsforvaltning i Oebs Grått: I drift Grønt: 2014 Lys grønt: 2015 Orange: 2016 E-bestilling Bestille Fra EHFkatalog Godkjenne EHF-ordre linjenivå EHF ordre- Bekreftelse linjenivå Varemottak Avrop mot kontrakt Godkjenne avrop Inngående elektronisk faktura EHF Ordrefaktura linjenivå Avvikshåndtering linjenivå Automatisk match linjenivå Regnskap/ utbetaling Utgående elektronisk faktura NAV, Side 18

19 Utfordringer Sikre økt utbredelse og økt bruk av EHF faktura 40% av faktura til staten skal være EHF-basert i 2014 Sikre økt bruk av nye EHF-dokumenter Katalog, ordre/ordrebekreftelse, pakkseddel og MLR Etablere nye EHF-dokumenttyper Muliggjøre helhetlig digital informasjonsflyt gjennom anskaffelsesprosessen

20 Sikre økt utbredelse og økt bruk av EHF faktura 40% av faktura til staten skal være EHF-basert i 2014 Sikre økt bruk av nye EHF-dokumenter Katalog, ordre/ordrebekreftelse, pakkseddel og MLR Etablere nye EHF-dokumenttyper Muliggjøre helhetlig digital informasjonsflyt gjennom anskaffelsesprosessen EHF er nøkkel til digitalisering av offentlige innkjøp

21 Takk for oppmerksomheten!